DIY Persoonlijk Productiviteit Thuis Werk

Hoe werk je slimmer, maar dan ook echt elk kwartaal?

Geschreven door Jerre Lubberts

Geschreven door Jerre Lubberts en Ronald Vijfhuizen

Stel je werkt nu elke dag slimmer en ook elke week. Je ervaart minder stress, hebt meer overzicht, je reflecteert en leert meer, je bent meer ontspannen en haalt niet alleen dagdoelen maar ook sprintdoelen en/of mijlpalen die wat verderop in de tijd liggen. Maar….  Hoe balanceer je de verschillende rollen in je leven? Haal je ook je lange termijn doelen per rol? Ofwel hoe kan je én een goede levenspartner én goede ouder zijn én goede vriend(in) én sporter én vrijwilliger én student én lid van je familie én goede collega én serieuze blogger et cetera.

In het circus zijn er artiesten die wel twaalf bordjes op houten stokjes kunnen laten spinnen maar hoe doe je dat in je dagelijkse leven? En wat als er een bordje kapot valt en dat is de relatie met je levenspartner of een van je kinderen? Om niet achter de gebeurtenissen aan te lopen, reactief te leven, hebben we weer een infographic voor je gemaakt om elk kwartaal slimmer te gaan werken/leven en een infographic die de ‘elke dag’ ‘elke week’ en ‘elk kwartaal’ met elkaar verbindt.

Waarom een infographic?

In elke dag en elke week hebben we besproken dat het er niet om gaat het complexe te versimpelen; het gaat juist om het complexe begrijpbaar te maken door het te visualiseren. Het is immers niet simpel. Een infographic kan gebruikt worden als een soort visuele kapstok om de samenhang tussen alle elementen weer te geven in een twee kwartalen ritme zodat je de complexiteit beter kunt begrijpen en daardoor eerder de eerste zaken kan gaan toepassen. De ‘regel van 2’ infographic gaat de elke dag , elke week en de elke kwartaal aan elkaar verbinden. Die ‘2’ komt als visuele marker terug in elke infographic om je de verbinding te helpen zien.

Stap in de helikopter

Neem een clipboard mee en schrijf op welke rollen je allemaal in je leven ziet. Het zijn er vaak meer dan je denkt. Doe dit anders samen met je partner of een goede vriend(in). Als je alle rollen op één rij hebt zet ze dan in een digitale mindmap (Tip: je kan hier een 30 dagen trial downloaden). Maak dan per rol een opbrekiKwartalenplanning v2ng van langere termijn doelen naar de kwartalen, maanden en weken. Zowel voor je privé rollen als je werk rollen.

Ook in je werk heb je vaak meer rollen dan je denkt! Je bent misschien officieel projectmanager maar misschien coach je wel iemand en houd je kennis bij op een bepaald vlak en ben je adviseur voor een bepaald onderwerp of organiseer je altijd het personeelsuitje of zorg je altijd voor een taartje en iets leuks als iemand jarig is. Per rol kan je doelen bedenken, ook voor de informele rollen. Bijvoorbeeld zorgen voor een goede samenwerking en gezellige sfeer, kennis up-to-date houden of nieuwe mensen snel inwerken et cetera. Hiernaast tref je voorbeeld aan van een dergelijke opbreking.

Laat je doelen per rol terugkomen in de weken en dagen

poster

Dit doe je door een vast tijdstip te kiezen om na te denken over hoe het gaat in je leven en of het wel gaat zoals je wilt. Doe dit bijvoorbeeld op de 3e vrijdag van de 3de maand. Vraag jezelf af:

  • Welke kwartaal doelen zijn wel/niet gelukt en waarom?
  • Welke rollen hebben voldoende aandacht gekregen en welke niet en waarom?
  • Wat heb ik geleerd en wat ga ik hiermee doen?
  • Wat wil anders, wat ga ik bijstellen?

Deze momenten van refelectie zijn erg belangrijk volgens diverse onderzoekers en zijn daarom in elke infographic opgenomen als een van de sleutelelementen. Een ander element wat juist in de kwartaal inforgraphic van belang is het ‘even verder kijken’. Dat kan je ook vaker doen maar als je daar elk kwartaal een uurtje of twee voor uittrekt en een mindmapje bijhoudt en elke keer aanvult met antwoorden op vragen als:

Wat zijn er voor ontwikkelingen die mij kunnen raken op:

  • de werkvloer;
  • beleidsniveau;
  • mijn vakgebied;
  • privégebied of anderszinds?

Als je dit hebt gedaan en je volgt de ‘2’ (van linksboven tot rechtsonder) in de infographic kom je bij de herbezinning op je kwartaal doelen. Je neemt het bovenstaande mee en bekijkt hoe druk je het gaat hebben. Wees niet te ambitieus en check dit door je doelen te verdelen over ‘blokken’ van bijvoorbeeld 2 weken. Deze zijn goed te overzien en je kan makkelijker inschatten wat je in 2 weken kan doen dan in 2 maanden.

Ga dus in stappen van 2 weken naar de komende 2 kwartalen kijken. Bekijk daarna wat je de komende 2 weken denkt te kunnen gaan realiseren. Welke projecten of sprints moet je gaan starten om verder te komen. Reserveer in je agenda blokken tijd om bijvoorbeeld een eerste 5W+hH (wat, wie, waarom, wanneer, waar en hoe) opzetje te maken van je project, je artikel of je nieuwe idee. Bedenk hoeveel pomodoro’s je daarvoor nodig hebt. Vul daarna je agenda verder aan met reflectiemomenten, sport, witte blokken ofwel niets in je agenda zetten (bufferruimte,  effectief tegen stress), bedenk of je team of afdeling Hoshin (langere termijn doel) nog haalbaar is en plan een Verbeter Kata in om de volgende verbeterstapjes te gaan maken en een Kaizen voor dat hardnekkige probleem waar je maar niet vanaf komt.

onderkant kwartaal

De link met de elke week infographic

De link met de elke week poster (zie deze blogpost met download) zit in de ‘elke 2 weken check’ waarbij je je afvraagt ben ik mijn doelen per rol aan het bereiken, moet ik iets bijstellen, waar je hulp nodig hebt en waar je snel actie op moet nemen. Plan ook een een ‘thermometer momentje’ met je team om het stress niveau vast te stellen. Dan kan je op tijd ingrijpen en hulp bieden aan elkaar. Vul elkaar als team en help je collega’s met plannen en nee zeggen als ze dat lastig vinden. Werk in pomodoro’s. Zo voorkom je burn-outs.

Krommunicatie?

Als iets veel fouten, stress en geld kost is het wel slechte communicatie. Lean elementen als een dagstart zijn prima maar link die dan wel aan de grotere doelen en dus de andere communicatie momenten zoals de team vergadering, sprint meets, Stand Up Meetings (SUMs) en andere voortgangsvergaderingen. Gebruik de 6 denkhoeden om de denkkracht te vergroten, de 5W+H in project-start ups en team vergaderingen en probeer altijd eerst te begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden.

Werk vanuit double loop learning of nog beter deutero leren (gebruik de Think-Decide-Do-Learn methodiek) en zorg voor een uitgebalaceerd team door alle talenten die je nodig hebt in je team te borgen (Insight, Kleuren methode, Drijfveren methode, MBTI of Tip: ontdek je sterkte punten met gratis rapport van je 5 talenten). Evalueer met de PMI methode van de Bono (Positive, Minus and Interesting) ofwel wat was goed, wat kon beter en wat was interessant (die laatste is vaak de sleutel naar nieuwe creatieve denkwegen). Houd een team leerlogboek bij in je digitale team dashboard en vul deze aan tijdens elke dagstart, team vergadering en/of project evaluatie.

De regel van twee

regel van 2De regel van twee luidt; werk 2 dagen, 2 weken en 2 kwartalen vooruit! Deze regel verbindt de elke dag, elke week en de elk kwartaal infographic. De samenvatting van elke infographic tref je aan de linkerkant van de regel van 2 inforgraphic en rechts zie je van de kleine tweetjes aan de onderkant per twee dagen de verbinding naar het moment dat je de volgende twee weken overdenkt en plant en het moment een maal in het kwartaal waarin de komende twee kwartalen overdenkt vanuit je rollen en doelen kwartalenplanning mindmap.

Hulp bij het implementeren? Meer tips?

Het belangrijkste van de regel van 2 methodiek van Academy of Minds is dat je heel klein kan beginnen maar toch ‘het eindplaatje’ in de gaten kan houden. Dit is heel belangrijk om slimmer te gaan werken en leven ook echt stapje voor stapje te kunnen gaan implementeren. Een belangrijk aspect hierin is het aanleren van nieuwe gewoonten. Binnenkort meer hierover.

  • Wil je hulp hierbij? Probeer 20 mensen te verzamelen en we helpen ook al heb je geen budget.
  • Tip: integreer deze manier van werken in een Personal Dashboard. Zie dit artikel.
  • Kijk ook eens op http://gratis-leren.nl/ Daar staan ook onze gratis webinars over slimmer werken niet harder.
  • Als je de beide infographics in hoge resolutie wilt ontvangen, ga dan naar de site van Academy of Minds om ze te downloaden.

Succes!

 

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

2 Reacties