Productiviteit

Je inbox leeg in 15 seconden

 

Zonder uren uitzoekwerk en zonder ook maar één berichtje weg te gooien kan ook jij binnen 15 seconden je inbox schonen. Zo kun je lekker opgeruimd 2012 in…

De meeste mensen die ik ondersteun in het slimmer werken met Outlook, zodat het programma vóór je gaat weken en niet tegen je, laten al hun emails in hun inbox staan. Het record aantal mails staat tot nu toe op ruim 12.000. Maar ook al vanaf twintig emailtjes in je inbox kun je jezelf niet meer wijs maken dat je grip en overzicht hebt op de status van deze email. Want, moet je er zelf nog iets mee, wacht je op een reactie van iemand anders, wil je het stuk als naslag bewaren of kan het eigenlijk gewoon weg?

Weer structuur brengen in je mailbox lijkt een geweldige klus, maar dat valt best mee. Helemaal als je je realiseert dat je hierna meer overzicht hebt over en minder stress hebt om je Outlook. Want vergeet niet, je emailprogramma is vaak ‘maar’ een hulpmiddel om je werkzaamheden uit te kunnen voeren, geen taak op zich!

Doe het in zes stappen
1. Ga naar je e-mail.
2. Maak een map aan die je ‘Ongesorteerd archief 2011’ noemt.
3. Bepaal een termijn waarvan je zeker weet dat je de email die ouder al door je is afgehandeld. Bijvoorbeeld; ‘alle mail die ouder is dan één maand, daarvan weet ik zeker dat ik die heb afgehandeld. Over alles tot en met vier weken weet ik niet zeker.’
4. Verplaats nu alle mail die ouder is dan, in dit geval, één maand naar de map ‘Ongesorteerd archief 2011’. Zo, die email ben je kwijt en hier hoef je nooit meer naar te kijken. Maar, mocht je het toch nog eens nodig hebben dan heb je het in ieder geval niet weg gegooid.
5. Er blijft nu nog een restje email over in je inbox. Als je vanaf nu iedere dag de tien onderste emails archiveert volgens onderstaande periode, dan ruim je ook het laatste restje op:

  • Archief stukken – Maak een map ‘Archief 2012’ aan en: plaats hierin alle email die je zeker weten wilt bewaren als naslag.
  • Nog af te handelen werkzaamheden – plaats in je takenlijst of agenda alle email die je nog af wilt handelen. Geef aan op welke datum je hiermee aan de slag wilt, stel je herinnering in en Outlook geeft je op het gewenste moment een berichtje. Hoef je zelf niets meer te onthouden.
  • Emailtjes waarop jij nog op een reactie van een ander verwacht – dezelfde instructies als ‘nog af te handelen werkzaamheden’. Maak er ook hier en taak/agendapunt van, zodat je grip houdt over acties die je bij anderen hebt uitgezet.
  • Afgehandeld en niet meer nodig – Weggooien! En vergeet niet om je map verwijderde items (automatisch) te legen; scheelt weer een hoop geheugen.

6. Email die vanaf nu binnenkomt na het lezen direct volgens stap 5 afhandelen. Zo voorkom je dat je mailbox binnen no-time weer gaat vollopen.

Laat even weten hoe het voelt om van die honderden (misschien wel duizenden) emails in je inbox af te zijn!

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

20 Reacties

  • Op zich met ik het helemaal met bovenstaande techniek eens! Het werkt niet lekker als je inbox vol is, dat heb ik zelf vroeger ook ervaren en zie het om mij heen nog steeds.
    Maar ik vind 1 map voor archief behoorlijk weinig. Als je dan iets zoekt in je archief ben je daar als nog weer veel tijd aan kwijt. Ik heb dus verschillende mappen in mn archief voor de verschillende projecten waar ik mee bezig ben. Want ik vertrouw nooit puur op de zoekfunctie van Outlook – je zal maar een email zoeken en niet precies weten welke woorden ze gebruikt hebben…

  • Helemaal waar en zoals Natalie al zei, meerder mappen.
    Ik gebruik zelf Gmail met zo’n 130 labels, maakt het zoeken een stuk makkelijker 😀
    Het enige extra onderhoud wat je dan houdt is af-en-toe kijken welke labels weg kunnen xD

    • Het schonen van mappen kan ook in 15 seconden! Maak ieder jaar eenmalig een nieuw archief voor dat jaar aan en hang daar gedurende het jaar al je losse archiefmappen in. Aan het begin van een nieuwe jaar maak je weer even een nieuwe mappenstructuur aan voor dat jaar. Zo kun je na een aantal jaar heel makkelijk, namelijk met 1 klik, een heleboel mappen tegelijk schonen; door de map van een ‘oud jaar’ in 1x weg te gooien. Want in 2012 kijk je wellicht toch nooit meer in de mappen van bijvoorbeeld 2000!

  • Op zich een prima actie. Ik vraag me wel af waarom er een aparte map voor Archief wordt gemaakt terwijl je ook standaard kunt archiveren en hiervoor ook regels kunt instellen. Mijn 2e vraag is – maar misschien heb je daar al aandacht aan besteed; je kunt ook heel veel puinruimen door “regels” in te stellen op de e-mail die binnenkomt waardoor je al meteen meer overzicht hebt.
    Dank je wel weer voor je tips, fijn opgeruimd 2012 in.

  • Een oplossing die voor mij ook prima werkt is het gebruik van Mailstore Home (gratis voor persoonlijk gebruik); zie http://www.mailstore.com . Met Mailstore maak je een archief mee, maar dan wel een waar je mails gewoon kunt lezen, printen en zo nodig terugzetten in Outlook; zoeken gaat razendsnel. Bijkomend voordeel: geen datalimietproblemen in je Outlook!

  • Je moet van je e-mailbox geen todolijst maken, al dan niet door middel van e-mails in je inbox te bewaren of in “speciale” mapjes.

    Ook je hele inbox verplaatsen naar een mapje is totale onzin. Je weet dat daar al die berichten in zitten dus daar ga je dan door heen neuzen.

    Het is heel simpel bij e-mail. 80% verwijder je direct nadat je het of binnen 2 minuten hebt afgehandeld of toegevoegd hebt aan je todolijst / gtd systeem. De overige 20% gaat naar een archief als evernote of eventueel in je e-mail zelf.

  • Helemaal eens met de 15-seconden-opschoon-techniek. Het kost je misschien even wat tijd om struktuur aan te brengen in je e-mailbox, maar daar je hebt later echt profijt van. Het gaat natuurlijk echt werken wanneer je het bijhoudt door bijvoorbeeld 1x per week een vast moment te nemen om je e-mails te archiveren.

  • Deze techniek werkt perfect voor mij, al een jaar. Ik pak het echter genuanceerd anders aan:

    – Alle mails waar ik nog wat mee moet doen, of op moet volgen: naar de map “follow-up”
    – Alle mails waar ik nog moet wachten op een antwoord: naar de map “wait”
    Af en toe zet ik mezelf op CC om de mail vervolgens naar “wait” te zetten.
    – Alle behandelde mails gaan naar een archief, gewoon een aparte PST

    Folders doe ik niet meer aan, ook niet in het archief: dat wordt een grote vergaarbak van onduidelijke folders. Outlook heeft inmiddels een prima zoekfunctie, waarmee ik vaak binnen de minuut een mail heb gevonden. En anders biedt Windows Desktop search soelaas.

    Verdere aanraders: Xobni plug-in. Hier kun je snel naar mails zoeken die je naar iemand hebt gestuurd. Vooral als je mails naar meerdere mensen stuurt, weet je niet meer wie als eerste op de TO list stond, dus kun je het vaak niet meer vinden. Xobni lost dat op.

    En gebruik Evernote of OneNote om verder papierloos te kunnen werken.

  • als je nu juist je inbox als jaarlijks archief gebruikt, hoef je minder te verplaatsen. Alleen de map afhandelen en wachten gebruik ik. Dus je inbox leegmaken hoeft niet om slim te werken.

  • Mijn mailbox is elke dag relatief leeg, mijn map verwijderde items boordevol, maar die wordt bij het afsluiten van Outlook leeggemaakt.
    Alle ongewenste mail die ik krijg maak ik direct een regel voor aan, bij binnenkomst verwijderen.
    Brengt heel wat rust met meer dan 10 email-adressen 🙂

    • Ik doe precies hetzelfde, oa bij alle mailtjes die ik zogenaamd van banken ontvangt. maar het valt me op dat dit de laatste tijd slecht werkt want ik krijg ze toch nog binnen in “ongewenst” terwijl dat niet de bedoeling is. Iemand enig idee hoe dat kan? Hoor het graag. groet van yvonne

  • ik zie in dit soort berichten weinig/nooit iets terug over categorieen in outlook. Deze werken ongeveer hetzelfde als labels in gmail. Het voordeel ervan is dat de categorie altijd gekoppeld blijft in welke map de mail ook zit (inbox, actiemap, archief). Zeker in combinatie met regels voor mij een goede manier om verschillende projecten te scheiden (en terug te vinden!).

  • Waarom opschonen in outlook? Outlook heeft prima opgeslagen selectie statements voor de zoekmappen. Daarnaast is zoeken prima geregeld.

    Mijn zoekmappen zijn:
    Ongelezen
    Afgelopen week
    Huidige maand
    Vorige maand
    Flagged (vlag op en ik hou hem in de picture)

    Daarnaast kan een mail omgezet worden naar taak.

    De rest is een kwestie van zoeken.

  • Leuk al deze reacties te lezen, hoe mensen min of meer worstelen met de afwikkeling van e-mails.
    E-mails kun je net als vroeger toen er gewoon schriftelijke of mondelinge vragen, opmerkingen, opdrachten op je af kwamen waar je wat mee moest doen.
    Ik gebruik de volgende werkmethode:
    1. Op een vast tijdstip ( kan ook meerdere tijdstippen op een dag zijn, mits ze maar vast zijn) je mailbox raadplegen.
    2. Beoordeel de binnengekomen mail op: kennisgeving, opdrachten, bewaar-, afwachtmails. Stel jezelf de vraag of je de mail direct binnen enkele minuten af kan handelen of er een langere afhandeling noodzakelijk is. In het eerste geval handeling je de mail ook af, of te wel je hebt lijm aan je handen. In het laatste geval een prioriteit aan geven, dit is vaak afhankelijk binnen welke termijn die moet zijn afgehandeld. Maak ieder dag hiervoor een tijdsperiode voor vrij om deze mails in alle rust af te handelen.
    3. Beslis of je de mail parkeert in verband met aanvullende informatie o.i.d. of verdere afwikkeling. Zolang de mail niet is afgewikkeld kun je een apart mapje in Outlook maken zodat de mail in beeld blijft. Archiveren: om het later nog te kunnen raadplegen. Verwijderen: omdat de mail is afgehandeld en het niet noodzakelijk is om te archiveren. Gebruik hiervoor de regels die jezelf hebt opgesteld of die je hebt opgelegd gekregen.
    4. Verwijder regelmatig de verwijderde mails in verwijderen mailbox , bijvoorbeeld per maand, als binnen maand blijkt dat de mail ten onrechte is verwijderd kun je hem nog terug te halen. Mijn ervaring is dat na een maand dat niet vaak meer voorkomt.
    5, Doe dit ook voor de verzonden e-mailsbox.
    6. Archiveren van mails doe je in principe niet in Outlook, maar op de D-schijf die je kunt koppelen aan een externe harde schijf, zodat bij een crash er altijd een copie is van de het bewaarde bestand. Het opslaan doe je in html, zodat je via verkenner direct de e-mail in de oorspronkelijke staat terug ziet wanneer je op het bestand dubbelklikt.
    7. Archiveren kun je op verschillende wijzen doen, maar het beste kun je een map aanmaken over een bepaald onderwerp waarin je jaarmappen aanmaakt. Het voordeel daarvan is als je je archief wilt opschonen bijvoorbeeld na 3 jaar snel kunt beoordelen of een bestand nog wilt of moet bewaren of verwijderd kan worden. Soms bestaan er wettelijke termijnen om iets te bewaren dan kan na het verstrijken van de termijn de gehele jaarmap worden verwijderd.

    Kortom Outlook en alle andere mailprogramma’s zijn in principe gemaakt om e-mails te ontvangen en te verzenden, om een agenda te kunnen bijhouden en er een bestand van contactpersonen kan worden bijgehouden. Hoewel Outlook steeds meer aanvullende functies heeft gekregen heeft de archief functie mij niet kunnen overtuigen om te archiveren in Outlook, de belangrijkste reden daarvoor is dat men dan handmatig via een exportbestand (.pst) een nieuwe backup moet maken. Terwijl ik via de automatische back-up van mijn harde schijf direct van alle mappen een copie heb.

  • […] hebt gedaan. En bedenken of dat niet efficiënter kan. Misschien doe je er wel erg lang over om je e-mail inbox leeg te maken, of ben je veel tijd kwijt met het uittypen van teksten. Als je dan in Google iets intypt als […]

  • mijn postvak zit zo vol dat ik die niet meer kan openen, dus ik kan geen mail verplaatsen naar mijn nieuwe map: ongesorteerd archief augustus 2018