Productiviteit

Kanbanflow: de ontbrekende schakel in slimmer samen doelen behalen?

De beste resultaten halen we samen in projectverband! Waarom gaat dit vaak zo moeizaam? Dat is niet makkelijk op één oorzaak te ‘pinnen’. Meestal is de combinatie van een aantal elementen de oorzaak van het ‘uit budget en tijd lopen’. Welke parameters spelen hierbij een belangrijke rol? Wat kan je daar aan doen? Hoe werkt dat in ‘de Cloud’? Kan dat op een ‘dichtgetimmerde’ IT infrastructuur?

Waar gaat het echt mis?

Natuurlijk moet er een goed projectplan worden gemaakt. Ondersteund het ene software pakket dit beter dan het andere, past de ene methodologie beter bij een bepaald type project dan de ander. En ja, er zijn projectmanagers die het projectplan managen i.p.v. het project! Natuurlijk gaat het ook mis als je alleen de mijlpalen probeert te behalen en geen rekening houdt met de politiek, de bestuurlijke agenda of verwachting van managers en andere stakeholders. Ieder voor zich zijn deze elementen al bepalend voor succes of ‘failure’ maar de combinatie is zeker ‘dodelijk’. Er zijn veel professionele projectleiders die bovenstaande elementen goed ingeregeld hebben en maar toch hun project zien uitlopen of zelfs mislukken. Hoe lastig is het dan wel niet voor de tienduizenden niet-professioneel opgeleide mensen die iedere dag weer (hele) kleine en ook wel grotere projecten moeten leiden?

De werkvloer is ‘key’!

Stel dat je de bovenstaande elementen op orde hebt, waar kan het dan nog mis gaan? En dan met name bij de kleinere projectjes of deelprojecten van grotere projecten? Inderdaad, op de werkvloer! In het NIET ‘gestructureerd projectmatig werken’ en onvoldoende afstemmen over wat wel/niet is gedaan. Waar zit em dat dan in? Immers niet iedereen die in een project werkt of die zelf een project(je) moet leiden heeft daarvoor een formele opleiding genoten. Als je in een project werkt dan zijn anderen van je afhankelijk. Ofwel dat de taken gedaan worden! Die taken moet ieder lid van het project gefocust en met de nodige discipline, naast al je andere (werk en privé) taken, op het juiste moment gedaan zien te krijgen. Dat is niet voor iedereen ‘weggelegd’. Je moet dan begrijpen hoe jouw taken passen in het geheel en dus wie zit te wachten om verder te kunnen nadat jij hebt opgeleverd wat je hebt afgesproken. Hoe eerder de ander dat kan zien, hoe beter het project zal lopen. En hoe minder moeite dat kost (en dus discipline!) des te eerder zal het gebeuren.

Hoe doe je dat dan precies?

Een goede tip om dit te ‘faciliteren’ is om een project(je) te starten met een simpele 5WplusH. Eventueel gewoon naast de verplichte formele ‘formulieren’. Een mindmap leent zich prima om dit snel en gestructureerd te doen (en kan dat formulier automatisch genereren). Wil je draagvlak? Doe dat dan gelijk ‘op de beamer’ (livemindmapping) en check dan regelmatig of je het ‘zo goed hebt opgeschreven’.

 extended 5WplusH voor projecten indeling Jerre

Na de Wat, Waarom, Wie, Wanneer en Waar (download hier een template met uitleg) is er dan voldoende informatie om ook de eerste ‘Hoe’ op te zetten. Dit is dan een eerste opzet van mijlpalen en achterliggende taken(paketten). Deze ‘break-down’ kan je prima doen met een mindmap. Dit helpt ieder teamlid te ‘zien’ waar zijn/haar taken ‘passen’. Dit kan tegenwoordig prima in ‘de cloud’ zodat updates in het plan en het behalen van mijlpalen direct zichtbaar zijn. Zo kan je een ‘Project Dashboard’ maken waar iedereen bij kan én als jij toestemming geeft hier ook in kan wijzigen. Hiervoor kan je tools als Mindmeister, Mindjet en dergelijke voor gebruiken. Een ‘level’ dieper op taakniveau kan je vaak beter een andere tool gebruiken. Zeker als je niet gefaciliteerd wordt in ‘BYOD’ (Bring Your Own Device) door de huidige IT infrastructuur.

Is de kanbanflow de missende schakel?

Kanbanflow is een gratis tool die draait op PC’s, Mac’s, Tablets en smartphones, werkt gewoon via de browser en is zeer simpel in gebruik. Je kan het makkelijk op maat maken. Wij hebben de volgende indeling daarvoor gemaakt:

kanbanflow voor projecten indeling Jerre

Je begint alle taken die achter een mijlpaal staan in de mindmap te ‘cut ’n pasten’ naar de ‘Master’ kolom. Hier kan je een naam van jezelf of een teamlid aan toevoegen. Vervolgens bepaal je wanneer je (of die ander) de taken gaat doen. Dit is voor iedereen zichtbaar en je kunt een taak gewoon slepen naar een andere kolom. Bijvoorbeeld als deze gedaan is naar ‘Done’. De kracht zit em in de kolommen. Alle werkdagen vormen een carrousel die ‘doorloopt’ zo hou je zicht op de korte termijn (in dit geval een werkweek) en blijf je gefocust op het behalen van taken op de korte termijn. Taken die buiten de carrousel vallen sleep je naar ‘Later’. Hierdoor is het minder moeilijk om de discipline en focus op te brengen. Vooral omdat je dit ook op je telefoon of tablet kunt blijven volgen en hiermee makkelijk gelijk taken aan kan toevoegen of op ‘Done’ zetten. Je hoeft dus niet meer te wachten op de wekelijkse team vergaderingen. Bovendien zit hierin ook de pomodoro techniek verwerkt. Super om je te helpen focussen, schattingen te verbeteren en je afleidingen te verminderen. Een keer per week check je de mindmap en werk je de kanbanflow bij. Als je dit combineert met een ‘begin van de dag’ vergadering, zal je zien dat je doelen makkelijker, leuker en sneller gaat behalen. Wil je meer tips mail me dan even voor een gratis webinar, volg me of laat een reactie achter.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts is oprichter van o.a. World of Minds, Academy of Minds en aHa!Coaching. Hij deelt graag kennis die hij en zijn team in de praktijk opdoen in allerlei verandertrajecten.

Help je mee kennis te delen? Zet dan jouw ervaring of ideeën onderaan een artkel en Jerre regelt vouchers voor je zodat je GRATIS mee kan doen aan een van deze webinars: http://academyofminds.com/nl/trainingen-workshops/webinars/

Jerre helpt om het leervermogen van mensen, teams en organisaties te vergroten en verandertrajecten te accelereren. Jerre is ervan overtuigd dat 'werken' veel leuker en beter kan. Vaak ook wel moet, omdat er anders mensen uitvallen (volgens CBS/TNO heeft 1 op de 7 werkers last van burn-out verschijnselen).

World of Minds is gespecialiseerd in Sociale Innovatie (Slimmer werken, - sturen en -organiseren) o.a. door de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties te versterken.
Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van Slimmer Werken programma's/ trainingen en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.

Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren.

Jerre is ook Barista en zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek op kantoor van World of Minds in Den Haag, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

18 Reacties

    • Trello ziet er mooi uit, ook gratis én beschikbaar voor iOS en Android zie ik.
      Hoe werkt Trello voor jou en voor de mensen met wie je boards deelt?

      Nadeel van KanbanFlow vind ik dat je niet makkelijk kunt filteren op je eigen taken (bijv. een eigen board met alle taken die je in andere boards hebt). Kan dat in Trello wel?

    • Dat kan prima. Je kunt elke context voor je ‘next action’ als kolom opnemen. Die zijn vrij te definiëren. Juist het leeg maken van je hoofd werkt prima door de simpele mobiele versie. Mijn start pagina staat standaard op de m.kanbanflow.com!

  • Allereerst GTD & Kaban zijn heel ander dingen, in mijn ervaring zijn die niet te combineren.

    Maar wil wel graag meer artikelen over Kaban lezen!

    • Je kunt deze kanbanflow wel ‘misbruiken’ om voor allerlei doeleinden geschikt te maken….
      PS over kaban weet ik niet veel 😉

  • Geen idee of het gratis moet zijn, maar als het een klein beetje per maand mag kosten; ben je voor projectmanagement en verdeling van taken, mijlpalen, doelen enzovoort op een visueel handige manier dan niet veel beter en professioneler af met Basecamp of ActiveCollab?

  • Wanneer ik taken moet gaan copypasten vanuit mijn projectdashboard (in Mindmanager) waarvan ik er meerdere jongleer, dan haak ik af.

    Wat ik nu in Mindmanager doe is ‘send to Outlook as task’ en gebruik iMExhange app op iPad en iPhone om takenlijst bij te houden. Trello/Kanban-achtige layout zou op zich super zijn, maar alleen als zoiets de taken zelf uit mijn mindmaps haalt (desnoods dus via de Exchangeserver).

    Dit vind ik het grote gebrek bij Mindjet Tasks… wordt gepresenteerd als een geweldige ‘suite’ maat staat op dit gebied eigenlijk los van elkaar

    • Heb Trello nog wat beter bekeken en ziet er wel erg goed uit. Begin te twijfelen of ik dagelijks takenmanagement niet uit mijn projectdashboards moet gaan verplaatsen naar Trello en alleen mijlpalen in de mindmaps laten… ;))

      • Hoi Michaël,

        We hebben inmiddels met het hele team de nieuwe Mindjet tasks getest (en uitelkaar getrokken ;-). We zijn onder de indruk. Automatisch vanuit je (WBD) mindmap naar je tasks in de cloud en met een extra mooie smartphone/tablet app.
        Mail me als je vragen hebt. Als we uitgetest zijn maak ik een rapportje.

        Gr. Jerre.

  • Other than face book, Google+ and You Tube, the Twitter has
    a main status in the network communities. Using a Twitter profile page, you can gather plenty of follow ups and prepare a better platform to get established on the site and web.
    For example, if today I have launched twitter application ‘ ‘make love relations’.

  • Howdy would you mind letting me know which hosting company you’re utilizing?
    I’ve loaded your blog in 3 different browsers and I
    must say this blog loads a lot quicker then most. Can you
    recommend a good internet hosting provider at a fair price?
    Thank you, I appreciate it!

  • Do you mind if I quolte a few off your articles as loing
    ass I provide credit and sources back to your site?

    My blog is iin the exact same area off interest as yours and my users would really benefit from
    a lot of the information yyou present here. Please let me know iif this ok with you.
    Cheers!