Productiviteit

Lifehacking in de praktijk deel 1; slimmer leven

In een recente poll over hoe je slimmer kan werken, stemt 59 procent van de 171 respondenten (stem mee) voor de volgende definitie: Werken met meer resultaat en plezier – door in minder tijd en plaatsonafhankelijk de juiste dingen te doen – vanuit een goede balans tussen werk en privé en de verbinding op basis van sterkten. Interessant, maar hoe kunnen we dit in de praktijk brengen? In een serie van drie delen beschrijf ik hoe je het ‘slimmer werken en leven’ in de praktijk kan operationaliseren aan de hand van deze definitie. Niet te veel theorie, maar vooral ‘hands on tips & tricks’.

Wat is het verband tussen waarde en doel?

Laten we beginnen met laatste deel van de definitie: ‘…de juiste dingen te doen vanuit een goede balans tussen werk en privé en de verbinding op basis van sterkten’. Je kunt je leven eenvoudiger maken door je zo veel mogelijk te laten leiden door dingen die er écht toe doen. Maar wat doet er nu écht toe? Weet jij wat je belangrijk vindt in het leven? Hoe streef je dat na? Je kunt je leven niet volledig regisseren. Er zijn altijd onvoorziene gebeurtenissen. Wel kun je een aantal leidende waarden kiezen. Het risico op een stuurloos, stressvol bestaan is dan kleiner. Er is immers een basis waarop je een koers kunt uitzetten, beslissingen nemen en slimmer met je tijd omgaan. Een waarde is echter geen doel.

Één dag per maand aan vrijwilligerswerk besteden is een doel, maar de achterliggende waarde is dat je het belangrijk vindt om belangeloos iets voor een ander te doen. Tip: Bij deugdenproject.nl kun je meer lezen over hoe je achter je eigen waarden kunt komen en hoe je dit bijvoorbeeld in de opvoeding van je kinderen kunt meenemen.

Veel mensen die zich niet laten leiden door hun waarden, reageren vaak op wat urgent is of lijkt. Dat geeft stress en onrust en kan zelfs verslavend werken (test hier je verslaving aan urgentie). Tip: schrijf eens op wat je de afgelopen week allemaal hebt gedaan en in de kolom ernaast welke waarden daaraan ten grondslag liggen. Je krijgt dan meer inzicht in je waarden en ontdekt dat je ook stress krijgt van dingen doen die niets of weinig met je waarden van doen hebben. Heel aardig is om dezelfde oefening na een tijdje te herhalen en in een derde kolom erbij te schrijven waat je ook daadwerkelijk hebt kunnen doen. Tip: als je merkt dat dat behoorlijk uit elkaar loopt bestudeer dan eens hier de pomodoro techniek.

Hoe kan je makkelijker prioriteiten stellen en ‘behalen’?

Als je weet wat je waarden zijn, kun je prioriteiten stellen. Je hebt keuzes gemaakt: je hebt misschien een baan, kinderen en een partner of juist niet, je studeert, sport, doet vrijwilligerswerk, et cetera. Wil je meer vanuit je waarden gaan handelen? Vraag je dan regelmatig af: waarom doe ik dit? Als je doordenkt, kom je bij je waarden uit. Bij dit doordenken hoort dus ook (zelf)reflectie. Je ontdekt niet alleen je waarden, maar kunt ook je handelen verder verbeteren. In lijn met je waarden dus.

Het lastige is dat je bepaalde waarden niet nastreven door slechts één doel te stellen of één taak af te maken. Jezelf ontwikkelen, je kind goed opvoeden, de processen in je afdeling verbeteren, sneller adequaat reageren op veranderingen zijn voorbeelden hiervan. Tip: bewust kiezen en tijd inplannen voor de kwadrant II zaken (de belangrijke, zij het minder urgente zaken; zie hier Eisenhower-diagram) vermindert stress en het gevoel van onvermogen.

Maak één overzicht van je doelen en waarden en geef prioriteiten!

Jaarplanning waarden Het Nieuwe Werken werkend (Deel 1)Een handige ‘truuk’ hierbij is om één overzicht van rollen en doelen te maken, waarbij je je waarden in beeld houdt, terwijl je je privé- en werkdoelen scheidt. Tip: hang je overzicht waar je hem kan zien. Vervolgens kun je je doelen verder splitsen naar subdoelen voor een kwartaal en elke maand. En die weer naar week- en zelfs dagdoelen. Mensen plannen vaak te veel op één dag en voelen zich (ondanks dat ze heel veel hebben gedaan) aan het eind van de dag ‘onvervuld’. Ze hebben (weer) niet alles kunnen doen wat ze wilden. En dus iedere dag weer stress. Enkele tips die hierbij kunnen helpen zijn:

  • stel maximaal twee doelen per dag vanuit je week (en jaar-) planning. Dat kan in drie simpele stappen:
    1. Vraag jezelf af; stel dat ik maar aan twee zaken/doelen zou kunnen werken vandaag, welke zouden dat moeten zijn?
    2. Schrijf ze in koeienletters op één A4.
    3. Hang deze op bij je werkplek , zodat jij en anderen hem kunnen zien (en proactief voor je kunnen zijn).
  • gebruik technieken om makkelijk te blijven focussen en minder uit te stellen. Lees hiervoor de tips van Rita Emmett in ‘The Procrastinator’s Handbook’ (Tip: download hier de mindmap samenvatting).
  • zorg dat je zo min mogelijk discipline nodig hebt om je doelen aan je waarden te blijven koppelen en overzicht over je taken en activiteiten te houden. Dat lukt beter als je je jaarplanning-mindmap koppelt aan je persoonlijke dashboard.

Ontdek je sterkten en je talentgebieden…

Naast je waarden is het minstens zo belangrijk je sterkten te kennen. Als je weet wat je doelen, waarden en sterkten zijn heb je de basis gelegd om ook in teams veel productiever te zijn (je kunt anderen aanvullen op hun sterkten) en beter samen te werken. Hier beschrijf ik waarom dat belangrijk is. Als je snel inzicht in je vijf belangrijkste talenten wilt krijgen, adviseer ik je het boek ‘Ontdek je sterke punten‘ te kopen. Tip: met de code aan de binnenflap kun je op de website van de Gallup-organisation een vragenlijst invullen, waarna je een rapport van je sterktegebieden (talenten) ontvangt.

In deel 2 ga ik in op technieken om te kunnen blijven focussen en minder uit te stellen, geef ik je een ontwerp van een sjabloon om iedere dag overzicht te houden op wat je belangrijk vindt en ga ik verder in op het eerste deel van de definitie.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts is oprichter van o.a. World of Minds, Academy of Minds en aHa!Coaching. Hij deelt graag kennis die hij en zijn team in de praktijk opdoen in allerlei verandertrajecten.

Help je mee kennis te delen? Zet dan jouw ervaring of ideeën onderaan een artkel en Jerre regelt vouchers voor je zodat je GRATIS mee kan doen aan een van deze webinars: http://academyofminds.com/nl/trainingen-workshops/webinars/

Jerre helpt om het leervermogen van mensen, teams en organisaties te vergroten en verandertrajecten te accelereren. Jerre is ervan overtuigd dat 'werken' veel leuker en beter kan. Vaak ook wel moet, omdat er anders mensen uitvallen (volgens CBS/TNO heeft 1 op de 7 werkers last van burn-out verschijnselen).

World of Minds is gespecialiseerd in Sociale Innovatie (Slimmer werken, - sturen en -organiseren) o.a. door de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties te versterken.
Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van Slimmer Werken programma's/ trainingen en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.

Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren.

Jerre is ook Barista en zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek op kantoor van World of Minds in Den Haag, waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

3 Reacties

  • Jerre dank voor je heldere verhaal, inspirerend en enthousiasmerend. Juist omdat het hier niet alleen om tools maar ook om tracks & targets gaat. Samen met anderen werken aan zo’n ontdekkingstocht van jezelf en aan het leggen van een persoonlijke spoorlijn met stations-van-aandacht lijkt me dé manier om deze visie in de stof te zetten. Om te beginnen: de lijst met werkzaamheden en waarden, jouw eerste tip!

    • Dank voor je compliment Maria.

      Zeker slim om met een groepje (collega’s) dit te gaan doen. Een tip daarbij is om dan jullie leerervaringen in de cloud bij te houden bijvoorbeeld in een mindmap van Mindmeister.

      Dan kan je bijvoorbeeld ook de verbanden tussen de verschillende elementen visualiseren en bepalen welke voor jou de meeste impact hebben.

      Jerre.