Productiviteit

Met meer rust in Outlook werken

Geschreven door Arjan Broere

Veel kenniswerkers gebruiken Outlook voor mail, agenda en soms ook taken. Daarmee wordt Outlook een belangrijk onderdeel van je werk en een belangrijke bron van productiviteit maar ook potentiële afleidingen. Hierna vind je een aantal tips om meer rust te krijgen in hoe Outlook eruit ziet, waardoor je met meer aandacht je werk kunt doen. Laat bijvoorbeeld als je start niet je openingsscherm je postvak in zijn maar je agenda.

Outlook is nogal een druk programma om in te werken: taakbalken, werkbalken, een hele boomstructuur aan mappen en diverse knoppen om snel van het een naar het ander te kunnen. Het is daardoor mogelijk dat iemand die al jaren met Outlook werkt, pas de functie Regels ziet als hij of zij daarop gewezen wordt. Hartstikke handig en zit er al jaren maar nooit opgevallen.

Met een paar simpele handgrepen zorg je voor een rustiger weergave in Outlook en houd je je aandacht makkelijker bij je werk.

Open Outlook in de agenda- of taken-weergave. Standaard opent Outlook met Postvak in. Daarmee is het verleidelijk meteen in de mail te duiken en te reageren op dat wat er op je afkomt. Open je met je agenda of taken, dan zie je als eerste wat jij zelf bepaald hebt dat je wilde doen.

Outlook starten in

Klap zij-balken weg (links: alt-F1 en rechts: alt-F2) voor een rustiger weergave. Klap ook de bovenste balken weg. Met sneltoetsen kun je alle wisselingen toch snel maken. Je ziet op de schermafdrukken het verschil tussen een scherm met zij-balken.

Twee schermen

De navigatiebalk links bevat de iconen om tussen e-mail, agenda, taken en snelkoppelingen te switchen. Als je deze balk wegklapt of heel klein maakt, gebruik je sneltoetsen om tussen de verschillende onderdelen van Outlook te schakelen. Met control+1 bijvoorbeeld naar de e-mail. Er zit enige logica in, aangezien ctrl-1 het eerste icoon is dat je ziet en de nummering doorloopt. Met enige oefening schakel je zonder te spieken met sneltoetsen tussen de weergaven.

ctrl

Gebruik de snelkoppelingen-weergave voor een rustiger beeld. Een van de weergaven (ctrl-7) is de snelkoppelingenweergave. Maak hier alleen koppelingen naar de mappen waar je vaak mee werkt. Groepeer ze eventueel in agenda, taken, mail. Laat het Postvak in hier zeker niet in voorkomen. Immers, als die map erbij staat zie je het aantal ongelezen mail.

Laat de Windowsbalk zakken of werk in Mac OS met een volledig scherm. Je zult zien dat als je de andere programma’s niet ziet en de taakbalk weg is je veel geconcentreerder werkt. Of je nu in Outlook werkt of een andere omgeving het helpt om niet onderin beeld iconen te zien van programma’s die mogelijk afleiden.

Balk weg

Zet alle notificaties voor nieuwe mail uit. Niks is zo afleidend als een veranderende cursor én een geluidje én een envelop in beeld én een wolkje op je bureaublad met een weergave van de mail. Het kost je minuten concentratie op een dag en doorgaans voor mail die echt niet zo urgent is.
geluid uit

En de allerbelangrijkste: werk niet uit je inbox. Gebruik je inbox om mail die nieuw is in te verzamelen maar neem over alle mail een beslissing (een taak, een agenda-item, een idee voor later) en zet die op plaatsen die voor jou werken buiten het postvak in. Dat maakt dat je niet werkt uit de omgeving die volloopt en een helder verschil hebt tussen mail die je gezien en verwerkt hebt en de nieuwe mail. Wil je meer weten over hoe je dat handig aanpakt, lees dan Elke dag je hoofd en inbox leeg van Taco Oosterkamp. In dit boek verwerk je mail op basis van Getting Things Done.

Je hoeft niet de hele dag geconcentreerd te zijn of te werken maar als je dan toch aan de slag gaat, dan ook met volle aandacht.

(Fotocredits: Focus screen via Shutterstock)

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

3 Reacties