Productiviteit

Mindmapping Software aanschaffen: waar moet je op letten?

Geschreven door Jerre Lubberts

Door: Jerre Lubbers en Mathieu van der Wal

De laatste jaren zijn er steeds meer mindmapping-softwarepakketten op de markt gekomen. Hierdoor is door de bomen het bos niet meer te zien en daarnaast beloven ze ook nog van alles. Van gratis varianten die de basisfuncties afdekken tot en met zeer professionele pakketten die bijna elk werkproces kunnen ondersteunen. Maar hoe kom je erachter welk pakket geschikt is voor jou en je organisatie?

Begin with the end in mind

Een goede aanpak is om jezelf eerst af te vragen welk deel van je werk(proces) je met een mindmapping-softwarepakket wilt ondersteunen en welke functies dan van belang zijn.

wordle

Echter, als je enkel uitgaat van je huidige behoefte, loop je het risico dat er mogelijkheden zijn die je zelf nooit zult ontdekken maar voor jou wel veel toegevoegde waarde hebben! Bovendien wil je goed kunnen blijven samenwerken met anderen en bestanden kunnen uitwisselen. Het maken van een goede keuze is dus geen sinecure. Wellicht ben je geneigd om uit gemaks- en kostenoverweging te kiezen voor een goedkope freeware-versie, maar grote kans dat je er na een leertraject van enkele weken achter komt dat dit pakket voor jou veel te beperkt is. Je ‘leertijd’ is hiermee verworden tot weggegooide tijd. Dan maar kiezen voor het meest uitgebreide pakket? Misschien een te dure grap. Alleen de webversie? Of liever toch de tabletversie? Wat als the end in mind een moving target blijkt te zijn?

De World of Minds Idee Realisatie Cyclus

Als hulpmiddel hebben we de processtappen gevisualiseerd die we normaal gesproken moeten doorlopen om een idee te realiseren of om werk gedaan te krijgen (en het de volgende keer beter te doen). We kunnen dan per processtap zien wat we doen en hoe een mindmapping-software pakket dat zou kunnen ondersteunen. In de praktijk merken we namelijk dat mensen met uiteenlopende functies in de basis vaak dezelfde activiteiten uitvoeren.

Of je nu zzp’er bent, werkt in het MKB of bij een multinational om een idee te realiseren of werk gedaan te krijgen begint dit vaak met het structureren van gedachten, dit bespreken met anderen, een besluit nemen, aan het werk gaan en bekijken wat je kunt leren voor de volgende keer.

IdeaCycle

WoM-Cyclus

In bovenstaand model zie je hoe die stappen elkaar opvolgen en wat je dan zou kunnen verwachten van goede mindmapping software. Deze World of Minds Idee Realisatie Cyclus, voor het gemak noemen we het de WoM-Cyclus, doorloopt de stappen van idee en (door)denken naar besluit, naar uitvoering, naar evaluatie. Hierdoor kunnen de lesson’s learned worden gebruikt bij de start van de volgende cyclus. Het is gebaseerd op leren volgens het deutero principe, een combinatie van single– en double loop learning. Oftewel, het leerproces leren verbeteren doordat je fouten sneller herkent en corrigeert (single loop) en een betere reflectie hebt van theorieën (double loop). Werkprocessen die op basis van de WoM-Cyclus zijn ingericht faciliteren het ‘slimmer werken’ en leiden in onze ervaring ook tot meer bruikbare innovaties.

Slimmer werken, niet harder

Veel gebruikers ervaren mindmapping-software als intuïtief en eenvoudig in het gebruik. Toch zeggen veel van onze cursisten en klanten dat ze het lastig vinden om een dusdanig gebruikersniveau te bereiken dat het óók lukt om hun werkproces in zijn geheel goed te ondersteunen met mindmapping software. Om efficiënter en effectiever te gaan (samen) werken. Om slimmer te gaan werken, niet harder.

Sociale innovatie dus. Vooral in deze tijd lijkt dat van belang, omdat we steeds vaker horen dat er meer werk moet worden gedaan met minder resources, en steeds meer mensen door de verhoogde werkdruk uitvallen. In welke stappen van je werkproces kan je slimmer gaan werken? Hoe kan de software je ondersteunen meer de juiste dingen te gaan doen in minder tijd met meer resultaat en plezier vanuit rust en balans?

Stap 1: Ideation

Bijna alles wat door mensen is gemaakt begint met een idee. Een idee dat in je hoofd blijft zitten is niet veel waard. Na het genereren van ideeën (Ideation) is het nodig om ze te structureren, om ideeën te ‘marineren’, te laten sudderen en de weg vrij te maken voor het diepere denken. Om de argumenten en feiten te achterhalen en om geselecteerde ideeën te verrijken en uiteindelijk te presenteren aan de groep mensen die wellicht wil helpen ze te realiseren.

Goede mindmapping-software kan je hierin op twee manieren ondersteunen. Enerzijds door met een blanco werkblad te starten, zodat je je vrije stroom aan ideeën kunt vastleggen. Door gebruik te maken van random inspiratiekaarten en zogenaamde floating topics wordt het genereren en marineren van ideeën en het groeperen in categorieën ervan gefaciliteerd. Daarna komt het structureren en verrijken, en kun je bovendien door een stemronde en het gebruik van templates een denk- c.q. oplossingsrichting makkelijker bepalen.

Aan de andere kant kan de software ondersteuning bieden door documenten, webdata, Excel-sheets (deels) automatisch om zetten in een overzichtelijke  mindmap-structuur met ‘sleutel informatie’, en kan zo de start van het brainstormproces worden gefaciliteerd. Hierdoor kan immers sneller en grondiger worden bepaald waarover en waarom je zou moeten gaan brainstormen. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen brainstormen over een nieuw te lanceren dienst (blanco aanpak) of over hoe we snel klanten weer kunnen laten bellen na het afbranden van het data center (snelle aanpak).

Stap 2: Presenteer je ideeën

Na de Ideation-fase is het vaak belangrijk om je ideeën ook aan anderen duidelijk te presenteren. Dus zowel het gehele plaatje van samenhang tussen de ideeën alsook de verschillende individuele ideeën (in– en overview). Zo kun je, gebruikmakend van andere (MS Office) programma’s, samen nieuwe invalshoeken bedenken. Daarbij wil je alle informatie die je al hebt niet opnieuw hoeven intypen. Ook wil je niet verplicht worden de mindmap-structuur te gebruiken als je de ideeën met anderen gaat bespreken. Je wilt op maat kunnen presenteren. De ene doelgroep wil bijvoorbeeld de ideeën graag in een slideshow zien terwijl een andere doelgroep liever een lijstje in Excel wil bekijken.

Sommige mindmapping-softwarepakketten en hun eventuele add-ins ondesteunen dit in meer of mindere mate. De ‘master mindmap’, die je hebt opgezet tijdens de eerste stap, vormt daarvoor de basis en kan (semi)automatisch worden omgezet naar andere business visuals, zoals oorzaak- en gevolgdiagrammen, Ishikawa-diagrammen, stakeholderkaarten, Excel-lijstjes, outline, slides, een klikbare mindmap-website, html-matrix , argumentenkaart , proceskaarten, et cetera. Informatie van je master mindmap hoef je dan niet opnieuw in te typen.

Stap 3: Besluit

Na de denk- en presenteerfase wil je de feedback integreren en het iteratieproces tussen analyse en synthese starten. Je gezichtspunten wil je nader onderzoeken door een oorzaak- en gevolg diagram of beslisboom te maken of meer achtergrondinformatie op te vragen, door informatie te ‘taggen’, te stemmen, relaties te leggen, te filteren en combineren. Goede mindmapping-software kan dit ondersteunen.

WoMCycle-MindMap

Stap 4: Voer uit en manage

Na de beslisfase ga je aan het werk om je ideeën te realiseren. Je start het project op, breekt het werk op, je gaat de mijlpalen en taken managen, en misschien zelfs wel een heel programma van projecten.

Het is dan handig als je master mindmap automatisch kan worden getransformeerd naar een project en/of persoonlijk dashboard, eventueel in de cloud. Je verwacht daarbij een maximale flexibiliteit ten aanzien van methodieken maar ook software, die je al gewend bent te gebruiken, zoals Excel, Outlook, Project, Google, et cetera. Je wilt de bestaande informatie van je bestaande master mindmap niet opnieuw hoeven in te typen.

Je wilt bijvoorbeeld automatisch een strokenplanning (Gantt Chart) in Excel kunnen genereren, waarbij eventuele wijzigingen in de Excel-sheet automatisch ook worden verwerkt in de mindmap, en vice versa. En na een (project)vergadering wil je bijvoorbeeld direct beschikken over een lijst met de acties en/of besluiten in Excel, of een lijstje met kritieke succesfactoren. Of de volgende mijlpalen. Of alle taken die niet zijn uitgevoerd omdat een teamlid plotseling (langdurig) ziek is. Enzovoort.

Soms moet je rapporteren, bijvoorbeeld aan stakeholders. Je wilt de rapportage graag op maat verzorgen. Sommigen willen een gedetailleerd rapport ontvangen, anderen enkel de meta-informatie. Er zijn enthousiastelingen die graag een mindmap willen zien, anderen zien liever een matrix met uitzonderingen in verschillende kleuren of met smileys.

De meer professionele softwarepakketten ondersteunen het opstarten en bewaken van projecten, het rapporteren hierover en het dagelijks managen van projecten, maar ook van processen en het finetunen hiervan.

Stap 5: Delen en leren

think-decide-do-learnNa de doe- en managefase wil je voorkomen dat je opnieuw wielen gaat uitvinden, in reeds bekende valkuilen tuimelt, dat kennis wegglipt, of dat je te veel tijd besteedt in kwadrant 1 van de Eisenhower-matrix  (aan zaken die zowel urgent als belangrijk zijn). Daarom heb je een dashboard nodig waar alle bronnen en connecties samenkomen met filteropties om reeds in de organisatie aanwezige kennis te ontsluiten en bovendien nieuwe inzichten en best practises te verkrijgen en deze te kunnen relateren aan actuele uitdagingen. Je wilt graag een overview waarin je kunt zien waar je welke kennis kunt vinden en waar je die bovendien direct kunt toepassen.

Zodoende kun je wat je hebt geleerd weer gebruiken als je een nieuwe brainstorm- en denkfase ingaat en bovendien het deutero-principe ondersteunen (terug naar stap 1).

 

In een vervolgartikel bespreek ik aan de hand van de methodiek hoe de top-7 mindmapping-pakketten per fase en functie scoren in specifieke werkprocessen als brainstormen, projecten opzetten en managen, vergaderen et cetera. en geef ik meer adviezen over waarop je moet letten voordat je tot aanschaf overgaat. Heb je al vragen? Stel ze hier of neem contact met me op. Ik beantwoord ze graag!

PS Heb je ervaring een bepaald pakket met een of meerdere proces stappen laat me dan s.v.p. weten hoe je dat bevalt.

 

Fotocredits: Shutter_M via Shutterstock

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

2 Reacties