Productiviteit

Nummer je opmerkingen in je mail

Geschreven door Arjan Broere

1175522045_c8929daf65_bJe stuurt een mail met een aantal vragen of opmerkingen en krijgt een reactie op enkele van die vragen of opmerkingen. Niet handig, want de kans is groot dat de ander de mail als afgewerkt ziet en jij moet er weer overheen gaan mailen. Handiger is om in je mail de opmerkingen of vragen die je hebt te nummeren. De ontvanger ziet bijvoorbeeld jouw vijf items in de mail en weet dat hij of zij vijf keer input te geven heeft.

Maak de nummering niet academisch of perfect met subnummers en letters, want dat roept wellicht weer vragen op. Recht-toe-recht-aan de items van één tot de laatste aan toe nummeren.

Uiteraard helpt een duidelijke onderwerpregel, die uitlegt wat je verwacht en een heldere inleidende zin in de mail ook. Alles wat het voor de ontvanger duidelijk maakt, vergroot de kans op een antwoord. Zie ook Slimmer werken vanaf nu van Anja Wassenaar.

Overweeg daarnaast voor input een formulier te gebruiken of geen mail meer te sturen maar online samen te werken. Maar als je dan toch in mail werkt, dan maar klip-en-klaar.

Afbeelding Funtik op Flickr.

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

4 Reacties

  • Het is veel beter om per vraag één e-mail te sturen met één onderwerp. Dan heb je niet dat er een antwoord vergeten wordt. Een belangrijke factor is of je de antwoorden in één tijdseenheid kunt beantwoorden, of dat je voor het ene antwoord iets moet uitzoeken en bij het andere meteen kunt antwoorden. Combineer je zulke vragen in één e-mail, dan vraag je ook om een e-mail feuilleton i.p.v een goed in een keer bruikbare reactie.

    • Ik stuur regelmatig status update mails over verrichte werkzaamheden en ontvang deze ook regelmatig. Hierin staan meestal ook nog meerdere vragen. Ik zou er niet vrolijk van worden als iemand dan per vraag een mail aan mij gaat sturen en die persoon kan er dan ook zeker op rekenen dat er geen mail terug gaat komen. Lijkt me dus allesbehalve handig, hiermee bereik je alleen maar dat je nog meer mails binnen krijgt.