Productiviteit

Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote

Ondanks het artikel “Nooit meer iets vergeten: Evernote” van Mischa Coster (hier op Lifehacking.nl) krijg ik regelmatig de vraag waarom Evernote handig is. Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden.

evernote-logo

De visie van Evernote is dat mensen over een aantal decennia beschikken over een geïmplanteerde chip via welke zij altijd alles terug kunnen vinden wat ooit hun aandacht trok. Tot die tijd wil Evernote fungeren als jouw externe geheugen (als een olifant, het logo van Evernote). Evernote doet dit door je in staat te stellen alles wat je je wilt herinneren op te slaan op een manier waarom je het snel weer terug kunt vinden, waar je ook bent. Evernote streeft ernaar ieder apparaat waar je gebruik van kunt maken (zoals PC’s, mobiele telefoons, fototoestellen en PDA’s) te verbinden met jouw externe geheugen.

Het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities door indexeren

Evernote is sterk in het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities op de computer. Hiervoor indexeert Evernote afbeeldingen. Indexeren verschilt daarin van OCR waarbij afbeeldingen worden omgezet naar tekst. Evernote maakt de oorspronkelijke notities vindbaar. Zo heb ik bijvoorbeeld een screenshot gemaakt van een filmpje waarin de CEO van Evernote zijn laptop toonde. In Evernote kon ik dit screenshot terug vinden door te zoeken op tekst die op het scherm van de laptop werd getoond.

Evernote was in beginsel populair onder gebruikers van tablet PC’s (waar je op kunt schrijven). De specialiteit van Evernote was toen de handgeschreven tekst goed weergeven maar ook herkennen (indexeren). Zo kun je bijvoorbeeld een foto van een whiteboard maken en deze terugvinden door te zoeken op woorden die je op het whiteboard had geschreven. Kunstletters zoals graffiti werken minder goed.

Naast handgeschreven tekst werken gedrukte letters natuurlijk nog beter. Deze kom je tegen op visitekaartjes, bonnetjes, vliegtickets, screenshots maar ook t-shirts. In een video met Robert Scoble laat Phil Libin (eigenaar van Evernote) zien dat hij alle foto’s die hij tijdens een evenement heeft gemaakt een bepaalde tag heeft gegeven. Dit gaat natuurlijk eenvoudig door al deze foto’s te selecteren en op een tag te slepen. Vervolgens zocht hij in Evernote iemand van een bepaald bedrijf. De naam van het bedrijf werd in de notities van Phil Libin gevonden aan de hand van de bedrijfsnaam op het t-shirt van de medewerker danwel op de badge van het evenement. De foto’s hoeven daarvoor niet eens kwalitatief goed te zijn. Phil Libin bewaart foto’s van visitekaartjes in Evernote die hij bijvoorbeeld neemt met de in zijn laptop geïntegreerde webcam.

Evernote clients

Om je overal toegang te geven tot Evernote worden er diverse programma’s (clients) ter beschikking gesteld. Het idee is dat je overal waar je toegang hebt tot een computer, PDA, telefoon of fototoestel gebruik kunt maken van Evernote. Daarbij wil Evernote dat het zo intuïtief mogelijk werkt zodat je je niet druk hoeft te maken over technische zaken zoals synchronisatie en dergelijke.

Evernote luxe clients voor Windows en Mac

Achter de PC beschik je voor Windows en Mac over een luxe clients waarmee je ook zonder Internet verbinding gebruik kunt maken van Evernote. De client voor de Mac is momenteel beter dan die voor Windows maar daar komt dit jaar verandering in. Met een luxe client kun je nieuwe notities eenvoudig aanmaken door bestanden (PDF documenten, gescande teksten) in Evernote te slepen. Ook kun je ze natuurlijk snel terugvinden.

Evernote in de webbrowser

Evernote is ook te gebruiken via de webbrowser. Vanuit de webbrowser kun je ook gebruik maken van een webclipper. In de webclipper log je eenmalig in. Vervolgens stel je in wat je wilt clippen als je, zonder tekst te selecteren, klikt op de webclipper. Je kunt ervoor kiezen om de hele pagina te clippen maar ook alleen de URL. Zelf clip ik liever de hele pagina zodat ik deze kan lezen op mijn Windows Mobile Evernote client en de pagina altijd voor mij beschikbaar blijft (de website kan de pagina verplaatsen/aanpassen/verwijderen). Bij het clippen geef je aan in welk notebook je de notitie op wilt slaan. Ook kun je naar wens een korte notitie en tags meegeven (de clipper vult de tags automatisch aan tijdens het typen).

Doordat alles in Evernote goed doorzoekbaar heb ik mijn Delicious bookmarks overgezet naar Evernote.

Evernote mobiel

Als je niet achter je PC zit dan kun je met een modern toestel en een Internet verbinding ook gebruik maken van Evernote. Zo zijn er Evernote clients voor Windows Mobile en de iPhone. Als het toestel beschikt over GPS dan bewaart Evernote ook de locatie zodat je daar ook op kunt zoeken. Phil Libin gebruikt deze eigenschap om na een bezoek aan het buitenland zijn auto terug te vinden op het vliegveld en om een hotelkamer terug te vinden.

evernote-op-windows-mobile-225x300

 

 

Met een minder luxe of modern toestel kun je informatie e-mailen naar je Evernote account of later bij je PC toevoegen. Als jouw toestel beschikt over IMAP dan kun je op die manier door je notities bladeren. Evernote werkt hard aan het uitbreiden van de clients voor diverse mobiele toestellen (zoals momenteel die van Blackberry en Nokia). Tot die tijd kun je op diverse apparaten al gedeeltelijk uit de voeten via de mobiele website http://www.evernote.com/m/. Via deze mobiele variant van Evernote kun je door je notities bladeren en een tekstuele quick note maken. Als tussenstap naar een specifieke (“native”) client optimaliseert Evernote de interface van de mobiele website voor een mobiel apparaat (zoals momenteel voor Google Android).

Evernote en audio/video

Video wordt momenteel niet ondersteund maar Phil Libin heeft aangegeven ook hieraan te werken. De bottleneck is hier vooral dat de netwerk infrastructuur er nog niet klaar voor is.

In de auto kun je eenvoudig een audio notitie aanmaken met een Evernote Mobile client. Deze zal echter niet vindbaar zijn want Evernote indexeert momenteel geen audio. Je kunt wel het bericht uitluisteren.

Audio omzetten naar tekst met Dial2Do

Met een andere dienst, Dial2Do, kun je audio wel omzetten naar tekst. Dial2Go ziet er wel veelbelovend uit. Je kunt er bijvoorbeeld ook e-mail mee versturen of tweeten. Berichten werden bij mij binnen twee minuten verwerkt. En direct na inschrijving kreeg ik netjes een SMS bericht met het telefoonnummer.

Dial2Do is er op het moment nog niet helemaal klaar voor. Nederlandstalige berichten worden momenteel helaas niet herkend door Dial2Do. Je krijgt deze als “(cannot transcribe)” of met Engelstalige woorden die lijken op wat je hebt gezegd binnen. Wel voorzien van een link naar het audio bestand en in het door jou aangegeven standaard Evernote notebook. Wat dat betreft kies ik dan liever voor een opname via de Windows Mobile client van Evernote zodat je het audio bestand direct al bij de hand hebt. Bij het versturen van e-mail liep ik er tegenaan dat Outlook de e-mailberichten van Dial2Go classificeerde als “Ongewenste e-mail” (dus voeg “donotreply@dial2do.com” even toe aan de je adresboek als je dat wilt voorkomen).

Mocht je met Dial2Do willen experimenteren in combinatie met Evernote maak dan een account aan (“Register”). Onder “do more” kun je je Evernote “Incoming email adres” noteren. Vervolgens:

  1. Bel je +31208903824.
  2. Neemt Dial2Do op met “What would you like to do”?
  3. Spreek je “Evernote” in.
  4. Wacht je op de herkenning van Evernote en het verzoek “Please record your message”.
  5. Spreek je duidelijk je bericht in (Engelstalig dus).
  6. Als je vervolgens even stil bent dan rapporteert Dial2Do: “That’s done” waarna je de verbinding verbreekt.

Soortgelijke diensten zoals Jott, Spinvox en reQall werken momenteel niet in Nederland.

Gratis (free) of premium account

Evernote biedt een gratis account aan waarmee je iedere 30 dagen opnieuw 40 MB mag inbrengen. Hiermee kun je flink vooruit als je weinig foto’s en audio inbrengt en vooral webpagina’s en tekst wilt inbrengen. Je kunt met een gratis account niet alle documenten typen naar Evernote slepen, alleen afbeeldingen, audio en PDF. Natuurlijk kijkt Evernote of dit model voor inkomsten kan zorgen door advertenties te vertonen en toont het af en toe een popup om je te attenderen op het feit dat je richting de 40 MB gaat. In 40 MB passen bijvoorbeeld 20.000 tekst notities of 270 clips van webpagina’s maar 11 hoge resolutie foto’s of 40 audio notitites. In ieder geval is het ruim voldoende om ervaring op te doen met Evernote. Overigens heeft Evernote de vertrouwelijkheid hoog in het vaandel staan en worden de advertenties bijvoorbeeld niet getoond op basis van de notities die je schrijft.

 

evernote-current-monthly-usage-vol

Als je “Current Monthly Usage” er ruim voor het einde van de maand uitziet zoals rechts dan kun  je voor $5 per maand of $45 per jaar je account omzetten naar een Evernote Premium account, dan:

  • wordt de tekst in je afbeeldingen binnen 10 seconden geïndexeerd (gratis accounts sluiten achter in de rij aan waardoor indexeren, afhankelijk van de drukte, 10 minuten of langer kan duren);
  • ben je niet meer gelimiteerd in de documenttypes die je in Evernote kunt slepen;
  • kun je iedere 30 dagen tot 500 MB inbrengen. Als je al je papieren een keer zou willen inscannen dan loop je overigens tegen deze limiet op 🙂
  • is de verbinding met de Evernote servers versleuteld via SSL;
  • kun je ondersteuning verwachten;
  • kun je de advertenties uitschakelen;
  • kun je binnenkort meer premium features verwachten.

evernote-current-monthly-usage-leegVoor een premium account betalen kan momenteel alleen via Google Checkout of Paypal. De upgrade is gelukkig binnen een paar minuten geregeld waarna je “Current Montly Usage” er zo uit ziet.

Als je de betaalmethodieken Google Checkout of Paypal nog niet gebruikt dan kan een Evernote gebruiker je ook voor $45 een jaaraccount cadeau geven.

Hoe ik mijn Evernote account heb ik gericht

Ik heb gekozen voor een Evernote Premium account. Doordat ik als vanzelf bestanden in Evernote sleepte liep ik tegen de beperking van de bestandstypen aan. Als ik het me goed herinner betrof het een Microsoft Word document. Daarbij hield ik in het begin altijd een stukje maand over aan het einde van mijn Evernote 😉

De krachtige manier van zoeken in Evernote maakt het eigenlijk overbodig om informatie te categoriseren in hiërarchische structuren. In Evernote kun je notities toch organiseren in notebooks. Aan individuele notities kun je tags en opmerkingen toevoegen. Per notebook kun je instellen of je deze voor jezelf wilt houden (dit is standaard) of dat je deze publiekelijk wilt delen. Zoekopdrachten die je vaker gebruikt kun je bewaren als “saved search”.

Zelf maak ik gebruik van een standaard notebook, Inbox, welke ik niet heb gedeeld. Hier komen notities terecht die ik nog niet heb verwerkt.

Vanaf mijn Windows Mobile client sla ik soms snapshots op in mijn notebook Public. Deze gebruik ik bijvoorbeeld om foto’s van een whiteboard direct te kunnen laten downloaden door klanten.

Ook heb ik een notebook Lees/kijkvoer met artikelen en video’s die ik gedurende de week op pik maar niet direct wil lezen/bekijken. De video’s tag ik om ze zo uit te kunnen sluiten van mijn Windows Mobile. Ik heb daarvoor in het notebook “Lees/kijkvoer” gezocht op “-tag:video” en daar een “Saved Search” van gemaakt met de naam “Leeslijst”. Deze zoekopdracht kan ik op mijn Windows Mobile client uitvoeren.

Verder gebruik ik notebooks om notities te groeperen rondom werk-, privé- en weblogprojecten. Voor http://www.eenmanierom.nl/ verzamel ik notities om uit te werken tot een artikel zoals dit artikel over Evernote. Om de notes te groeperen gebruik ik een tag per artikel. Dus dit artikel is gebaseerd op vele notes met de tag Evernote in het notebook Een manier om.

Tenslotte heb ik een notebook Archief waar zaken in staan waar ik enkel aan hoef te kunnen refereren, zoals bookmarks.

Evernote, Getting Things Done en de Inka Pen

Evernote gebruik ik ondersteunend aan mijn Getting Things Done systeem. Voor de Eerstvolgende acties, Wachten op en Projecten maak ik gebruik van Microsoft Outlook. Daarnaast gebruik ik, omdat het activeren van de PDA en Evernote, dan krabbelen/een snapshot maken en wachten op uploaden mij soms toch net iets te lang duurt, de Inka Pen in combinatie met een gevouwen gelinieerd A4’tje. De Inka Pen heb ik aan mijn sleutelbos altijd bij me zoals ik eerder beschreef in “Een manier om overal aantekeningen te maken met de Inka Pen”.

Over Evernote

Rond de eerste verjaardag in 2009 rapporteerde Evernote 800.000 gebruikers te ondersteunen met 26 medewerkers. Evernote richtte zich in eerste instantie op de Amerikaanse markt maar er was al snel belangstelling vanuit andere Engelstalige gebieden, Japan en Nederland. Evernote richt zich in het tweede jaar vooral op internationalisering en parnerships.

Evernote geeft aan het betrouwbare externe geheugen te willen zijn. Werken aan vertrouwen doet Evernote door je notities goed te beveiligen. Zo is informatie zo te versleutelen dat alleen de eigenaar de notities kan inzien en draagt Evernote zorg voor een backup. Ook werkt Evernote met open standaarden zodat je altijd je eigen notities kunt im- en exporteren zonder dat je hiervoor van Evernote als leverancier afhankelijk bent.

Momenteel kun je publieke notebooks als widget tonen in je website/blog/facebook account. Ook kun je ze via RSS benaderen. Heb je wat meer technische affiniteit dan kun je acties voor de Evernote client ook scripten via de Windows client of Mac. Partnerships kunnen zich ook ontwikkelen via de Evernote services API. Zo komt Evernote zelf voorlopig niet toe aan een Linux client maar wil zij wel graag samenwerken met mensen die daar energie in willen steken.

Ook kunnen we integratie verwachten met GTD systemen zoals Nozbe. Want hoewel Evernote met de mogelijkheden om overal aantekeningen te maken (“Ubiquitous capture”) naadloos aansluit bij Getting Things Done is het niet met GTD, productiviteit of lifehacking in het achterhoofd ontworpen. Je kunt ook checklists aanmaken in een notitie. Het vinkboxje maak je in de Windows client met CTRL+SHIFT+C (of klik met de muis terwijl je de ALT toets ingedrukt houdt) 😉

Verdere ontwikkelingen en tips en trucs

De richtingen die Evernote uitgaat heb ik afgeleid uit interviews met Phil Libin door Robert Scoble (2008) en Martijn Aslander (2009). Als ik mag kiezen:

  • Verbeter de Windows client zodat je handiger met notities om kunt gaan zoals op een Mac.
  • Verbeter ook de herkenning van tekst door lokalisatie en het zelf indexeren van audio.
  • Maak notebooks ook deelbaar tussen Evernote gebruikers (nu kun je een notebook alleen voor jezelf gebruiken of wereldwijd inzichtelijk maken).

Ik blijf op de hoogte van de ontwikkeling van Evernote en tips en trucs over het gebruik via:

Evernote zet zelf alles nog eens handig op een rij op de pagina What is Evernote? vanwaar je ook een account kunt aanmaken (“Create an account”).

So much stuff to keep track of, just throw it in Evernote, your external brain!

Deze tekst is in onderhoud op mijn weblog Eenmanierom.nl als (onderdeel van) het artikel “Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote“.

over de auteur

Patrick Mackaaij

Patrick Mackaaij deelt als blogger hier en op zijn weblog Eenmanierom.nl kennis over slimmer werken, timemanagement en Getting Things Done. Neem contact op met patrick@eenmanierom.nl als je efficiënter wilt werken of als je op basis van opbouwende kritiek de gebruikservaring van je product of dienst wilt optimaliseren.

Volg Patrick op Twitter, LinkedIn, Google+ of Facebook.

Reageer

21 Reacties

  • Héél interessant artikel, maar één ding mis ik nog: wat als je Evernote enkel lokaal wil gebruiken en dus geen gebruik wil maken van ruimte op de Evernote-webpagina?

    Ik merk dat je verplicht ben om toch een account te maken wanneer je Evernote wil gebruiken.

    Bestaat er een makkelijke manier om enkel lokaal te werken, waarbij je zelf kan kiezen waar de databestanden worden opgeslagen?

  • @Herman: Wat ik wel heb gezien is dat je bij het aanmaken van een nieuw Notebook kunt aangeven of het een lokaal of gesynchroniseerd notebook moet worden. Met “Note: You cannot change this type after creation.”.

    Als ik uitlog uit mijn Evernote Windows client via “Tools>Sign out” dan kan ik niet meer in Evernote totdat ik ben ingelogd. De OK knop blijft grijs. Dus ik denk dat je inderdaad verplicht bent om een account aan te maken, ook als je Evernote enkel lokaal gebruikt.

    Misschien dat een andere lezer hier nog meer details van weet?

    Je zou op zich bij Evernote kunnen vragen waarom je het niet enkel lokaal zou kunnen gebruiken, misschien dat ze dat een keer meenemen. Onlangs werd er b.v. een nieuwe webclipper geïntroduceerd en n.a.v. de feedback van Evernote gebruikers enkele dagen opnieuw met extra functionaliteiten. Evernote luistert dus goed naar wensen van gebruikers.

  • Ik gebruik zelf sindskort Evernote ook (2 clients), alleen ik heb af en toe toch nog wel wat synchronisatie-problemen. Zaken die ik op client 1 heb verwijderd, worden (zonder tag) toch weer geshowd in client 2. Voor de rest prima!

  • @Mark: Is dat ook nadat je gesynchroniseerd hebt? Zoiets heb ik zelf nog niet gezien namelijk. Wel dat het scherm met notities in de huidige Evernote Windows client niet ververst maar de teller met het aantal notities wel. Als ik dan even een ander notebook aanklik en dan weer terug dan is het goed.

    Dergelijke zaken meld ik altijd zo reproduceerbaar mogelijk in het Engels aan bij Evernote via: http://evernote.com/about/contact/support/#inquiry (zodat ze er iets aan kunnen doen).

  • “Nooit meer iets vergeten: Evernote” van Mischa Coster

    Deze hyperlink, zoals in het artikel opgenomen, is zeker niet in Evernote opgeslagen 😉 Want het klikken ervan leidt tot een 404-scherm

  • Ik zet Evernote op dit moment in bij het schrijven van mijn scriptie. Het is nog nooit zo relaxed geweest om in academische termen te “snowballen” en met een klik van de muis een artikel op het web door te knallen naar mijn online account. Het scheelt zoveel handelingen! Bovendien wordt alle informatie automatisch geindexeerd. Ook afbeeldingen met text, waarbij een OCR programma zorgt dat ook deze worden geindexeerd.

    Echt een aanrader voor studenten

  • Ik heb Evernote gevraagd over het uitsluitend lokaal gebruiken van Evernote, maar het antwoord was dat het programma daar niet voor gemaakt is en nog minder voor dient. Dit was het antwoord:

    “The basic use of Evernote is to allow the sharing of information over various platforms. In addition the indexing software has grown and is no longer included on a local machine. Without syncing your notes to the server you will not be able to search your notes. Once your notes are indexed you can search your notes even if you put them on a local folder. You can adjust the location of your database, but not individual folders. ”

    Ik zal dus toch een ander programma moeten zoeken dat hetzelfde doet maar ook lokaal flexibel kan worden gebruikt. Enige suggesties?

  • @Herman: Helaas geen andere suggesties (probeer eens “evernote offline alternative” in Google?). Ik heb van Microsoft OneNote gehoord maar deze niet geëvalueerd. De producten van Microsoft werken echter juist vaak offline goed. Daarmee introduceer je dan wel synchronisatieproblematiek als je er toch bij meerdere machines bij je notes wilt komen.

    Ik vind de reactie van Evernote wel netjes en begrijpelijk. Nu je het zo schetst heb ik inderdaad bij een laatste release note gelezen dat de indexatie sinds kort op de server wordt toegevoegd. En natuurlijk is het logisch dat als Evernote je overal toegang tot je externe geheugen wil bieden de connectiviteit voorop staat.

  • Ik denk dat het beste alternatief Firefox Scrapbook is – uiteindelijk kan je ontzettend veel in je browser openen en alles op die manier bewaren.

    Bovendien kan je bij deze extensie kiezen waar je je data-bestand plaatst (wat synchroniseren tot een makkie herleidt) en kan je ook meer meerdere ‘scrapbooks’ maken.

  • Ik beschrijf mijn probleem hier maar, misschien dat iemand een oplossing weet?

    Ik heb een update gedaan naar internet explorer 8 en sindsdien werkt clip to evernote niet meer. Had ik die update maar niet gedaan, wat een ramp is die beveiliging zeg. Nou weet ik niet wat ik ‘toelaatbaar’ moet maken om evernote weer te kunnen laten werken. Iemand suggesties?

  • Hallo,

    Ik wil graag informatie koppelen aan een plek.
    Dit betekent dat ik graag op een kaart wil aanduiden welke informatie er bij welke plek hoort.
    Dit in functie van gidswandelingen.
    Ik wil dus ook graag thuis kunnen aanduiden bij welke plek de info hoort, ook als ik niet op die plek ben.
    Kan dit?

    Annelies

  • @Annelies: Als je een notitie maakt met iPhone, Android of iPad dan bewaart Evernote standaard locatie informatie bij de notitie. In Evernote op de iPad kun je die dan mooi grafisch weergeven, zie deze video: http://www.youtube.com/watch?v=Zkn4FSOTrXc#t=49s – ik weet even niet of dat ook op andere clients kan.

    Ik weet niet precies wat je zoekt, misschien is Google Maps met eigen punten iets http://maps.google.com/ of BatchGeo: http://www.eenmanierom.nl/locaties-zoals-adressen-postcodes-en-plaatsnamen-vanuit-een-spreadsheet-grafisch-weergeven-in-google-maps-met-batchgeo/

  • Ik ben over mijn maximum heen in mijn gratis account nu blijft er een venster continu geopend met de vraag of ik wil upgraden?
    Hoe kan ik dit venster sluiten, via taakbeheer lukt het niet?

  • ik ben niet altijd online met mijn smart phone, daarom wil ik ook graag offline mijn notitie’s in Evernote
    beheren, is dit mogelijk en hoe gaat dit dan. (ik ben nog een leek op dit gebied.)