Productiviteit

Presentatiehacks: Windows 7 & PowerPoint 2010

Als je niet weet dat het bestaat, dan ga je er ook niet naar op zoek.

Jaren terug liep ik tegen deze regel aan toen ik in WordPerfect 4.2 een werkstuk typte, en daar paginanummers aan toe wilde voegen. Heel nauwkeurig plaatste ik precies boven de stippellijn die de paginaovergang aangaf met de hand het juiste paginanummer. En natuurlijk ging dat fout als ik in de tekst daarboven wat aanpaste.

Wist ik veel dat WordPerfect zelf die paginanummers kon plaatsen en bijhouden? (Shift F8, 2, 6, 3. Is spiergeheugen niet wonderbaar?)

Bij veel presentaties zie ik iets soortgelijks gebeuren.

Er is gepruts met de samenwerking tussen projector en laptop. De presentator heeft een stapel slides op papier uitgeprint zodat-ie weet wat er aan komt. De presentator kijkt steeds op z’n horloge om de tijd in de gaten te houden (of, erger, heeft de tijd in ’t geheel niet in de gaten). De schermbeveiliger maakt de presentatie opeens zoek.  En ook leuk: middenin de presentatie komt er een melding van Outlook langs dat er nog een afspraak moet worden gemaakt met de tandarts.

Maar de combinatie van Windows 7 + Powerpoint 2010 kan meer dan veel mensen — kennelijk — doorhebben.

 

Laptop + beamer = ellende?

Bijvoorbeeld: om je projector aan je laptop te knopen hoef je niet langer in obscure, fabrikantafhankelijke configuratieschermen rond te dwalen. Met een druk op de combinatie Windows-toets + P komt een venster te voorschijn waarin je kunt kiezen waar je het beeld wilt hebben:

  • alleen op je laptop;
  • een kopie van je laptopscherm op de beamer;
  • alleen op de projector; en
  • uitgebreid.
Schermafbeelding Windows-P

Schermafbeelding Windows-toets + P; klik voor een grotere afbeelding.

 

Die laatste optie houdt in dat beamer en laptopscherm als het ware één groot beeldscherm vormen, waarbij wat je ziet op je laptop anders kan zijn dan wat je op de projector toont. Met je muis kun je dan ook van de linker- of rechterrand van je laptopscherm afschaatsen en verder gaan op de projector.

 

Kippig? Vergrootglas!

In mijn trainingen wissel ik regelmatig tussen uitgebreid en gedupliceerd.

Tijdens demo’s (“Zo doe je dit het handigst in Outlook, bijvoorbeeld…”) kies ik voor gedupliceerd. Dat zorgt er voor dat wat ik op mijn laptopscherm zie ook op de projector te volgen is. Om te zorgen dat ook de mensen achterin de zaal kunnen volgen op welke knop ik klik gebruik ik daarbij het programmaatje Vergrootglas (Magnifier), dat standaard in Windows 7 aanwezig is, en dat ik aan m’n taakbalk heb vastgepind. Met Windows-toets en dan + of – kun je in- en uitzoomen, en Windows-toets + Esc sluit het Vergrootglas weer af. Meer over het vergrootglas vind je bij Microsoft.

Vergrootglas Windows 7

Vergrootglas Windows 7 in actie in de Outlook agenda. Klik voor een grotere afbeelding.

 

Presentatorweergave

Tijdens de presentatie zelf schakel ik naar uitgebreid. In PowerPoint kun je dan namelijk gebruik maken van iets dat Presentatorweergave genoemd wordt. Je presentatie wordt dan vertoond op het de projector, en op je laptopscherm zie je je aantekeningen of script, de huidige tijd plus hoe lang je al bezig bent, de dia’s die er aan staan te komen, en nog wat andere handige toeters en bellen.

Presentatorweergave

Presentatie links, presentatorweergave rechts. Andersom kan ook. Klik voor een grotere afbeelding.

Je moet PowerPoint dan wel vertellen dat je gebruik wilt maken van de presentatorweergave. Die optie kun je vinden op het lint bij het tabblad Diavoorstelling.

Presentatorweergave in PowerPoint 2010

De Presentatorweergave in Powerpoint 2010. Klik voor een grotere afbeelding.

Meer over de presentatorweergave vind je weer hier bij Microsoft.  Overigens kun je de presentatorweergave ook bij oudere Windows- en Powerpointversies gebruiken: zolang je maar de beschikking hebt over meerdere “beeldschermen”.

 

Presentatiemodus

Tot slot zit er in Windows 7 (en ook in Vista) nog de Presentatiemodus. Als je Windows-toets + X gebruikt komt het Mobiliteitscentrum te voorschijn:

Windows 7 Mobiliteitscentrum

Windows 7 Mobiliteitscentrum; schakel hier presentatieweergave aan en uit. Klik voor een grotere afbeelding.

Als je nu de presentatiemodus inschakelt zal:

  • Tijdelijk de schermbeveiliger uitschakeld worden;
  • De laptop wakker blijven, ondanks de energiebesparingsinstellingen;
  • Windows systeemmeldingen onderdrukken (nieuwe mail van je baas: “Succes met je presentatie! Er hangt veel van af!”)
  • De achtergrondafbeelding tijdelijk worden aangepast, zodat het publiek niet wordt afgeleid door die hot babe of dat hilarische zelfportret. Om in te stellen wat er dan wel wordt vertoond, klik op Start, en type presentatie. Of: ga naar het Configuratiescherm > Hardware en geluiden > Windows Mobiliteitscentrum > Instellingen aanpassen

 

En als de dan de technische kant van je presentatie goed voor elkaar hebt kan er niets meer mis gaan. Hoogstens met de inhoud. 🙂

 

over de auteur

Bert Plat

Bert Plat is freelance IT architect, Lean consultant en time management trainer, en zit zo mooi in het midden van People, Purpose en Process. Zijn doel is om mensen en organisaties efficiënter en effectiever te maken, zodat je met aandacht bezig kunt zijn met de dingen die belangrijk voor je zijn. Voor Lifehacking.nl focust hij zich daarom op kleine praktische dingen die je leven makkelijker maken.

Reageer

13 Reacties

  • Het leuke is dat ik tijdens een aantal studieavonden een aantal keren presentaties heb gered omdat mensen niet weten hoe hun eigen laptop werkt. Het aansluiten van een extern scherm is geen probleem, maar de instellingen maken hoe het beeld er op te krijgen weet men niet.

    Als aanvulling op deze post zou je dus kunnen stellen: zorg dat je weet hoe je eigen laptop of computer werkt. Probeer ruim van te voren eens uit hoe je je presentatie netjes op de beamer krijgt zodat je niet op het moment van presenteren voor schut staat en staat te klungelen.

  • Handige tips in het artikel! En het antwoord van @Sypie is een zinnige aanvulling daarop.

    Aanvullend zou ik willen zeggen dat mijn ervaring met sprekers is dat als het mis gaat, dit vaak lijkt te liggen aan een slechte voorbereiding. Zoals Sypie al zegt: ken je laptop, weet hoe alles werkt. Eigenlijk is dat ook wat Bert Plat aangeeft: zorg dat je zowel je besturingssysteem als je presentatiesoftware kent.

    Daarnaast blijft voor mij staan dat je ook de presentatie goed moet voorbereiden. Schrijf/teken/knip/plak je presentatie naar hartelust in elkaar, maar ga daarna gewoon eens voor de muur van je kantoor staan en DOE de presentatie. Hardop. En doe dat een aantal keren. Zo maak je je de materie eigen, en zo raak je bekend met je eigen presentatie. Zie je de ruimte voor een grapje of een kwinkslag. Je leert de timing van je presentatie kennen.

    Als je hierna je presentatie hebt bijgesteld, doe je presentatie dan nog eens één of twee keer voor collega’s. Die zijn vast behulpzaam genoeg om er even voor te gaan zitten. Vraag ze na afloop om (opbouwende) kritiek.

    Zo kun je je presentatie fine-tunen, kun je reacties van je publiek inschatten.

    En belangrijkst van alles: zo kom je goed voorbereid voor de dag.

  • Handige tech tips! De aanbeveling om de presentatie te oefenen heeft mij ook al een aantal keer erg goed geholpen en je leert je eigen tools goed kennen.

    Let wel op bij een presentatie gaat het het wel om het verhaal wat je te vertellen hebt dus zorg dat je niet afhankelijk bent van je tools!

    Ik heb al een aantal keer gehad (verkoop praatje) dat toen ik vroeg wat de klant nu eigenlijk van mij wilde weten dat m’n laptop gewoon dicht kon blijven 🙂

  • Nog een kleine aanvulling, wat meer met de inhoud dan met de software te maken heeft: zet niet je verhaal op het scherm. Wanneer je dat wel doet kun je net zo goed een filmpje maken van je verhaal en deze per mail opsturen. Scheelt je veel tijd en geld. Daarnaast maakt het jou als spreker overbodig, het publiek zit te lezen in plaats van naar jou te luisteren.

  • […] "Als je niet weet dat het bestaat, dan ga je er ook niet naar op zoek.   Jaren terug liep ik tegen deze regel aan toen ik in WordPerfect 4.2 een werkstuk typte, en daar paginanummers aan toe wilde voegen. Heel nauwkeurig plaatste ik precies boven de stippellijn die de paginaovergang aangaf met de hand het juiste paginanummer. En natuurlijk ging dat fout als ik in de tekst daarboven wat aanpaste.   Wist ik veel dat WordPerfect zelf die paginanummers kon plaatsen en bijhouden? (Shift F8, 2, 6, 3. Is spiergeheugen niet wonderbaar?)   Bij veel presentaties zie ik iets soortgelijks gebeuren.   Er is gepruts met de samenwerking tussen projector en laptop. De presentator heeft een stapel slides op papier uitgeprint zodat-ie weet wat er aan komt. De presentator kijkt steeds op z’n horloge om de tijd in de gaten te houden (of, erger, heeft de tijd in ‘t geheel niet in de gaten). De schermbeveiliger maakt de presentatie opeens zoek. En ook leuk: middenin de presentatie komt er een melding van Outlook langs dat er nog een afspraak moet worden gemaakt met de tandarts. Maar de combinatie van Windows 7 + Powerpoint 2010 kan meer dan veel mensen — kennelijk — doorhebben…"  […]

  • Loop toevallig tegen dit artikel aan, maar wat mij betreft is er nog iets wat niet mag ontbreken: een presenter. Dus zo’n ding die je in de hand kan houden waarmee je door kunt klikken naar de volgende dia. Anders moet je steeds teruglopen naar je laptop om door te klikken. En het kost hooguit drie tientjes.

  • Handig en nuttig!

    Zeker ook van belang even vooraf te oefenen met de instellingen. Als je zelf geen beamer hebt, kun je ook met n vga-kabel je laptop aan een digitale tv zetten en oefenen.

    Een afstandsbediening is wat mij betreft ook erg handig én je eigen lange stroom snoer. Je komt anders op de gekste plekken te staan.

    En met die presentatie weergave is Powerpoint nog altijd voor op Prezi, waar dat nog altijd een gewenste feature blijft 🙂

  • Maar goed dat Lifehacking de reacties opslaat in m’n afwezigheid 🙂

    @sypie: inderdaad is het handig als je de tools kent waar je gebruik van maakt, maar niet iedereen is het de tijd-en-moeite-investering waard. Altijd een afweging die je moet maken. En op je tweede opmerking: ik zou juist *wel* het verhaal op het scherm zetten. Zet alles wat je wilt (of moet) vertellen op de dia, en maak zo je presentatie af.

    En als je ‘m dan af hebt, maak dan een nieuwe presentatie, en kopieer dan al die tekst dan naar je speaker notes. En vervolgens haal je uit je notes de 3 belangrijkste punten en neem die op in je presentatie zelf. 🙂

    @Paul: een goede voorbereiding is inderdaad meer dan het halve werk, maar ik ken bedrijven zat waar je ’s ochtends te horen krijgt of je ’s middags even een presentatie over die nieuwe procedure wilt geven. Dan komt er van voorbereiden niet zo veel meer. Helaas.

    @Michel: een mooi boek over het verhalende aspect van presentaties is “Presentation Secrets” van Alexei Kapterev: http://www.bol.com/nl/p/presentation-secrets/1001004011005845 . Ook de weblog Presentation Zen kan ik van harte aanraden: http://www.presentationzen.com/

    @André: zo’n presenter is inderdaad heel handig. Een aantal beamers (waaronder mijn Optoma) hebben tegenwoordig zo’n ding meegeleverd: usb kabeltje tussen beamer en laptop, en gaan met die pisang. Wel even de afweging maken of het infrarood kan (moet je soms wel goed mikken, zeker in heldere lichtomstandigheden) of dat je radiografisch werkt (in mijn ervaring niet altijd even betrouwbaar).

    @Arjan: check voor wat betreft dat verlengsnoer. Ik heb altijd een kabelhaspel van 10 meter mee. (Naar opdrachten dan. Niet naar het zwembad of zo 🙂

  • Overigens: Mac gebruikers hoeven zich niet achtergesteld te voelen. Op de Mac met Keynote (en wellicht ook met Powerpoint voor de Mac) kan het ook.

    Als je de beamer hebt aangesloten ga je naar Systeemvoorkeuren > Beeldscherm, en je zet Synchrone weergave UIT. Vervolgens kun je in Keynote voorkeuren aangeven dat je het tweede beeldscherm wilt gebruiken voor de speaker notes en dergelijke. En zie ook: http://www.onemorething.nl/2009/11/snel-tussen-schermen-wisselen-tijdens-keynote-presentatie/

  • Handige ondersteuning van de presentator, maar … het werkt blijkbaar niet altijd.
    Combinatie laptop (Win8 Pro / PowerPoint 2010) en externe high-resolution via vga-kabel monitor werkt perfect. Combinatie zelfde laptop met XGA beamer via vga-kabel of draadloos vga werkt niet.
    Scherm dupliceren is probleemloos, maar bij scherm uitbreiden start de dia presentatie niet.
    Enig idee waar dat aan kan liggen?