Productiviteit

Presenteren met het tweede scherm

Avatar
Geschreven door Arjan Broere

Het is een kunst om een goede presentatie te houden. Zeker als je wilt dat er écht contact tussen jou als spreker en je gehoor is, dan heb je wat puzzels op te lossen. Om te zorgen dat je daar met je volle aandacht bij bent, moet je er voor zorgen dat je geen aandacht hoeft te besteden aan de techniek. Gedoe met laptops en beamers maken jou en je gehoor nerveus en dan moet je nog beginnen … Bert Plat schreef al een blog met een aantal presentatiehacks die we hier nog eens terughalen. Immers, nog te vaak leidt gedoe met techniek af! Laat de techniek voor je werken en concentreer je op jouw verhaal (oh ja, en vertel een verhaal!).

Tweede scherm

Een eerste hack die Bert presenteert is er één die veel voordelen oplevert: presenteer op een tweede scherm of breid je scherm uit. In Windows doe je dat door Uitbreiden aan te klikken als je met de beamer verbindt:

Hier vind je een filmpje met de instructie.

Als je je beeldscherm direct doorzet naar de beamer kan iedereen meekijken met wat je doet. Dus als je een map opent, ziet iedereen je bestanden. Als tijdens je presentatie er een pop up verschijnt, komt die ook voor de kijkers in beeld (vooral leuk als het die Outlook-wolkjes met een snippet van je mail zijn). Notificaties zijn zelden handig maar zeker niet in je presentatie. Overigens, screensavers kunnen eigenwijs oppoppen, maar met Caffeïne blijven ze weg.

Daarnaast biedt Powerpoint je extra opties als je presenteert in Presentatorweergave. Als je de optie Presentatorweergave aanvinkt en je presenteert op een tweede scherm, dan krijg je de dia te zien die je presenteert én de dia’s als filmrol onder in beeld én je notitiescherm én enkele bedieningsknoppen. Kortom, niet meer klikken en tegelijk met het gehoor de dia zien maar vooruitkijken welke komt. Snel naar een andere dia toe? Via de filmrol aanklikken in plaats van gehaast naar voren of naar achteren klikken.

Helaas heeft Prezi de presentatorweergave weer uit het programma gehaald. Na veel zeuren van velen op forums was de presentatorweergave er eindelijk en net zo snel is de feature weer verdwenen.

Zwart

Als we ervan uit mogen gaan dat je niet de hele presentatie dia’s volgt, wil je ook af en toe een leeg scherm. Door in Powerpoint tijdens de presentatie op B (van black) of de punt te duwen, krijg je een zwart scherm. Heb je een Nederlandse versie, dan gebruik je de Z (van zwart). Duw je op W (van wit) of komma, dan krijg je een blanco scherm. Meer handige toetsen voor Powerpoint tijdens je presentatie vind je hier (bijvoorbeeld 1+enter geeft dianummer 1).

Afstand

Als je een zaal waar je gaat presenteren niet kent, is het altijd een verrassing waar de beamer staat en waar je je hardware kwijt kunt. Niet zelden zijn aansluitingen, stroom et cetera aan de achterkant van de zaal. Mocht je niet met je eigen technicus reizen, dan is dat niet handig. Makkelijker op afstand werken, doe je met een afstandsbediening (muis of toetsenbord op afstand, afstandsbediening of een app als Remote). Dat vraagt wel dat je je presentatie erg goed kent en niet al te veel knoppen moet bedienen. Daarnaast zorg je voor ruimte voor jezelf als je een stevige verlengkabel voor stroom en een lange VGA-kabel bij je hebt.

Sneltoetsen zijn handig áls je bij je laptop kunt. Hoewel ook veel afstandsbedieningen een knop hebben voor een zwart scherm.

Zaalindeling

Waar je staat en waar het gehoor is ten opzichte van jou en het scherm bepaalt ook veel van de dynamiek. Wil je een U-vorm of carré, zodat iedereen elkaar -enigszins- kan zien of juist een kring zonder tafels? Een cabaretopstelling, waar groepjes van circa 6 personen rond een tafel zitten. In die laatste variant is groepswerk aan de tafel af te wisselen met een centraal gesprek. Twee helften voor bijvoorbeeld voor- en tegenstanders of een ja- en nee-vak. Presenteren in een kring en daarna in een carrousel of world café langs tafels? Een theater- of panel-opstelling, waarbij iedereen naar het centrale gestoelte kijkt? Kortom, de opstelling en werkvorm die je kiest kan je ook erg helpen om het scherm de aandacht te geven die het toekomt en niet meer.

Contact vooraf

Door vooraf contact te hebben met degenen die de zaak organiseren, kun je in elk geval de grootte van de ruimte en de indeling ervan bespreken. Dan weet je in elk geval waar je terecht komt en kun je nog aanpassingen laten doen.

Gebaseerd op: presentatiehacks voor Windows 7/Powerpoint 2010 door Bert Plat

(Fotocredits: Vereshchagin Dmitry via Shutterstock)

over de auteur

Avatar

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

8 Reacties

  • En wat doe je, als je niet met Powerpoint maar met PDF werkt (bv. omdat je LaTex gebruikt)? Voor de Mac heb ik splitshow gevonden. Die is redelijk oud en niet onderhoud, maar doet het toch prettig.

    • Als je je beeldscherm uitbreidt, dan kun je elk bestand naar dat tweede scherm slepen. Je trekt het bestand uit je scherm en op het geprojecteerde scherm. Je kunt het daar behandelen, zoals je dat zou doen op je eerste scherm. Enige nadeel is dat je toetsen op je laptop gebruikt, terwijl je naar het tweede scherm moet kijken om te zien wat je doet.

      Ik gebruik pdf’s en foto’s van flip over graag in een Prezi om er iets meer presentatie van te maken (hier uitlgelegd).

  • Mensen onderschatten inderdaad de mogelijkheden van techniek bij presentaties. Toe te geven: als je er niet in thuis bent dan lijkt het al snel een wirwar van draadjes, knopjes en instellingen waar je als leek niet uit komt. Maar een beetje hulp en tips kunnen je al een heel eind brengen. Goed om de shortcuts van simpele instellingen zoals zwart scherm hier te delen. Denk dat heel veel mensen daar wat aan hebben. Een tip van mijn kant: Een presentatie draait niet alleen op beeld maar veelal speelt ook op geluid een rol. Immers, zonder een microfoon en andere geluid ondersteunende middelen is een presentatie minder goed verstaanbaar en compleet. Wellicht een idee om daar ook eens over te schrijven? Ben benieuwd!

  • Is er een handige sneltoets om tijdens een presentatie een foto (of je bureaublad maar dan zonder inhoud) weer te geven, zodat je op je gemak in bijvoorbeeld de finder het juiste bestand kunt zoeken op een mac? En dan ook weer een sneltoets om wel je scherm naar de beamer te dupliceren… #dtv

    • Wat te denken van een gebruiker aanmaken waar je enkel je presentatie onder doet? Als je tijdens je presentatie andere documenten nodig hebt dan ben je niet goed voorbereid… Dit scheelt ook dat je onder een leeg account geen pop-ups krijgt van mails en dergelijke.