Productiviteit

Rittenadministratie op de iPhone

Je hebt een eigen onderneming, een auto van de zaak en wilt geen bijtelling voor de belasting… het is een voorbeeld van een situatie waarin je een gedegen rittenadministratie bij moet houden. De Belastingdienst wil in deze situatie per rit van je weten:

  • de datum
  • de begin- en de eindstand van de kilometerteller
  • vertrekpunt, aankomstadres
  • het doel van de reis (bespreking, interview, afleveren goederen)

Bij deze hack maken we gebruik van Google Docs en de iPhone. Off we go…

Stap 1: ga vanuit Gmail naar Documenten

Stap 2: kies ‘Nieuwe maken’, ‘Formulier’

Stap 3: maak velden aan voor de eindstand van de kilometerteller (de beginstand is de eindstand van de vorige rit), het vertrekpunt en aankomstadres en het doel van het adres. Voor mijn eigen rittenadministratie heb ik nog een veld aangemaakt voor ‘klant’, zodat ik later per klant gemaakte ritten in rekening kan brengen. Als je steeds direct na de rit registreert hoef je geen datumveld aan te maken. Google Docs registreert bij elke invoer namelijk automatisch een Tijdstempel (datum en tijd).

Stap 4: kies een overzichtelijke grafische weergave (Thema) voor je formulier.

Stap 5: kopieer de URL van het formulier (onderaan de webpagina) en mail die naar jezelf. Open de betreffende mail op je iPhone en klik op de link. Het formulier opent nu in Safari op je iPhone.

Stap 6: zoom in op het formulier en verschuif horizontaal en verticaal voor een optimale weergave. Klik dan op de + onderin de display en kies ‘Zet in beginscherm’. Druk op ‘Voeg toe’ en het formulier wordt bereikbaar als ware het een door jezelf ontwikkelde iPhone app. Let op: je iPhone onthoudt de zoom-instellingen, dus is het belangrijk eerst in te zoomen.

Je ‘app’ is nu klaar voor gebruik. Vanaf hier registreer je na elke rit de gegevens op je iPhone. Via het Google Docs-formulier komen de gegevens in een Google Spreadsheet. Vanuit dit spreadsheet kun je een overzicht maken voor in je administratie, de gegevens sorteren of overplakken in een Excel-bestand.

Nog enkele tips:

  • Heb je vooral vaste adressen waar je naartoe moet, kies dan bij het maken van het formulier voor Meerkeuze of Kiezen uit een lijst voor een snellere invoer van gegevens.
  • Heeft je onderneming twee of meer auto’s, maak dan een extra veld aan waarin de gebruiker aangeeft om welke auto het gaat.
  • Gebruik je de auto ook privé, maak dan een extra veld aan waarin je aangeeft of het een privé- of een zakelijke rit betrof. Bij gemengde ritten wil de Belastingdienst weten hoeveel privé omrijd-kilometers er gemaakt zijn.

over de auteur

Erno Mijland

Erno Mijland (1966) verzorgt teksten, presentaties en workshops over nieuwe media in het onderwijs. Lifehacking is voor Erno vooral het vinden van creatieve oplossingen om het alledaagse leven en werken leuker en efficiënter te maken. Erno is mede-auteur en -eindredacteur van de Malmberg leergang Slimmerkunde. Contactgegevens, portfolio en actuele activiteiten vind je op Erno’s weblog Alles kan altijd beter…

Reageer

12 Reacties

  • Ha Erno,

    Er zijn bestaande apps hiervoor oa Ritmeester en SmartDriver.
    Dit zoek ik dus niet!
    Ik ben zelfstandig ondernemer en en heb een auto.
    Alleen de kilometers die ik zakelijk rijdt geef ik door aan de accountant. Hoef dus niet alles bij te houden.
    Met welke app kan je incidentele kilometers bijhouden?

    Dank en grtj, Edith

    • Dag Edith,

      Heb je ooit al iets gevonden op je vraag ? Dit is nl. ook wat ik zoek.
      Ik hoef niet alle kilometers door te geven, alleen de zakelijk gereden kilometers.

      Verneem graag, alvast dank.

  • @Edith Het mooie van Google Docs is dat je e.e.a. helemaal op maat kunt maken. Verder is het helemaal gratis en kun je doen met de gegevens wat je wilt. Grappig detail: op dezelfde manier heb ik ook een dagboekje gemaakt om mijn hardloop-trainingen bij te houden.

  • Ik gebruik auto log book. Hiermee kan ik eenvoudig de gewenste data opslaan zodat ik altijd bij ben. Zo kan ik ervoor kiezen een
    rit naar een contact in mijn adresboek te maken. Als ik de app wegdruk zie ik of er nog een rit openstaat of niet. Ik kan de data maandelijks exporteren en dan in excel bewerken tot een prachtig overzicht voor de belastingdienst. Heel eenvoudig.

  • Beste Erno,

    Het is een oude topic maar blijft ook actueel tegelijkertijd.
    Klinkt goed, die Google docs, maar ik heb er nooit mee gewerkt en ben al een paar uur bezig om uit te vogelen wat je precies bedoelt met velden maken, hoe je dat doet enz. Ik kom er niet verder mee. Ben geen formulierenopmaker dus het zou handig zijn als er een heldere uitleg bestaat over het opmaken van zo’n km.reg.formulier of dat er een bestaand standaardform. te downloaden is.
    Kun je me verder helpen?
    Alvast dank.

  • Zelf gebruik ik geen app maar een webapplicatie. net zo handig. De gratis rittenadministratie MKB – Ritten & Uren, daarmee kun je op handige wijze je ritten en uren registreren voor latere facturering of administratie. Handig als kilometerregistratie maar ook voor als je je ritten administratie met terugwerkende kracht wil reconstrueren http://www.mkb-ritten.nl