Productiviteit

Samenwerken zonder email

downloadIn het interview met Kim Spinder hier op Lifehacking brak Kim een lans voor werken en samenwerken zonder email. De push-eigenschap van mail, de volle inboxen, het bij elkaar puzzelen van mails rond één project, de diverse versies van bijlagen die in mailboxen blijven zitten, weinig transparantie over wie waarmee bezig is. In de podcast In Beta van Gina Trapani en Kevin Purdy interviewen zij Scott Berkun die 18 maanden bij WordPress werkte en er het boek The Year without Pants. Ze bevragen Berkun over de tools waarmee bij WordPress wordt samengewerkt. In de opvolgende podcast geeft Gina haar eigen voorkeuren voor samenwerken aan, en weer projectsites en to do-sites liever dan mail. Het kan dus, samenwerken zonder elkaar te mailen.

Rode draad: online samenwerken

Bij alle projecten is het belangrijkste dat de samenwerking online plaatsvindt. De bestanden staan online, de to do’s worden gedeeld, de chats worden opgeslagen en zijn doorzoekbaar. De hele samenwerking is gericht op transparantie en het voortdurend delen van alles wat voor het project relevant is.

Zeker als de communicatie verloopt via een takenmanager, dan is voortdurend de vraag: welke actie zit er voor de andere in? Dus niet een mail sturen dat er een update is maar de anderen vragen een review te doen.

iPadOnly via Nozbe

Overigens, in het boek #iPadOnly (review op Lifehacking) gaven de auteurs ook al aan elkaar geen mails te sturen maar via Nozbe te communiceren. De taken leggen de nadruk op communiceren via acties. De notities of toegevoegde bestanden kunnen referentie materiaal bevatten.

De WordPress-case

Bij Automattic, makers van WordPress, werd samengewerkt via:

  • Skype voor gesprekken en face-to-face onderhoud. Aangezien veel teamleden op afstand van elkaar werken, was er behoefte aan een kanaal waarbij je elkaar ziet en direct op elkaar kunt reageren
  • overleg via het WordPress-thema P2 voor discussies, snelle uitwisseling, formulieren
  • IRC voor chat en afstemming. Interessant is in zo een samenwerking de vraag of de chats opgeslagen worden en voor iedereen doorzoekbaar zijn. In dat geval is een kleine kantoorroddel niet zo handig.

De projecten van Gina Trapani

Trapani lanceert in het nieuwe jaar ThinkUp, een nieuwe manier om informatie uit sociale netwerken te halen. Voor die start werkt ze met drie groepen samen die alle een eigen tool gebruiken om te communiceren, en dus geen mail. Overigens, Gina geeft bij alle drie aan dat er bepaald plussen en minnen zijn. De tools. Zijn:

  • Basecamp van 37signals. 37signals oprichter Jasons Fried heeft met zijn boeken Rework en Remote ook laten zien een heldere visie op werken in deze tijd te hebben. Voor velen is Basecamp een bekende webomgeving voor samenwerking. Helder in zijn opzet en compromisloos in wat 37signals wel en niet toevoegt. Werken via deze site wil zeggen dat alle informatie over taken, de agenda en documentatie op de site te vinden is en niet via mail gedeeld wordt. Notificaties kunnen wel via mail binnenkomen en ook een reactie kan via mail naar de Basecamp-site.

recap-email-d946fae36535efccf7ce5f5ed393c4e4

  • Trelloo geeft taken en projecten weer op een soort bord met stapels. Elk project is een stapel taken
  • Asana als takenmanager met als claim “Teamwork without email”

Luister voor meer informatie de podcast, waarin Gina een en ander uit de doeken doet.

Samenwerken

Bij de start van een samenwerking nadenken over hoe je informatie gaat delen, elkaar op de hoogte houdt en elkaar ziet of spreekt is meer dan een tool uitzoeken. Door de aandacht van mail als communicatiemiddel te verschuiven naar gezamenlijk op één platform werken, kan er een andere sfeer in de samenwerking ontstaan. En de vertaling maken van mails naar acties maakt samenwerken dynamischer; geen lange mails vol info en mogelijke to do’s maar een to do op een site met daarbij toelichting.

 

Wat zijn jouw voorkeuren als het gaat om samenwerken?

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

6 Reacties

  • Ik ben helemaal voor kritisch kijken naar e-mail als medium en zeker ook voor het reduceren van het aantal platformen waar we op werken (met LinkedIn, facebook, Twitter, verschillende mailplatformen en to-do-lijsten is gewoon minder prettig werken), En toch wil ik ook graag een boom opzetten vóór email; ik denk dat we op dit gebied enorme slagen kunnen maken als we elkaar trainen in hoe we efficiënt kunnen mailen. Qua onnodige cc’s, overbodige ter-info’s en zeker ook de manier waarop mails worden opgesteld (wat is precies de vraag, CTA) kunnen we nog flinke stappen maken.

    Los daarvan gaaf om te zien waar men allemaal mee bezig is.:)

  • Vaak zorgt het gebruik van email voor samenwerking uiteindelijk voor onduidelijke communicatie en verwarrende afspraken. Als je naar een groep mailt reageert de één persoonlijk, de ander naar de hele groep en dan weet dus niet iedereen alles. Ik ben dan ook voor samenwerken via een gekozen platform. Zelf ben ik aan het experimenteren met Yammer en Google+. Ik merk dat het lastig is voor mensen om direct een extra netwerk erbij te gaan gebruiken. Omdat ze niet gewend zijn aan deze netwerken komen ze er niet dagelijks en vervalt men al snel weer op gebruik van de oude vertrouwde email. Discipline en juiste afspraken in het team zijn dus absoluut vereist. En ik ben ook zeer benieuwd naar ervaringen van anderen die wel succesvol afscheid nemen van email.