Persoonlijk Productiviteit Werk

Slimmer gesprekken voeren door ‘livemappen’

Geschreven door Jerre Lubberts

Elke dag besteden we veel tijd aan gesprekken. Één op één gesprekken, brainstorms, vergaderingen, strategiesessies, project start-ups, evaluatiesessies, online vergaderingen, de dagstart, weekblik en meer. Vaak hebben we het gevoel dat we onze tijd verdoen, er meer uitgehaald kan worden, er niet geluisterd wordt, er geen draagvlak voor besluiten ontstaat, energie weglekt, de politiek overheerst, de zaken in feite complexer zijn, fouten worden gemaakt, projecten uitlopen en niet iedereen zich gehoord voelt. Hoe komt dat en kan dat slimmer? We bespreken eerst 4 oorzaken en vervolgens wat je er aan kunt doen.

Door Jerre Lubberts en Sander Kamp

Oorzaak 1: We hebben allemaal een andere blik op de werkelijkheid

binoculars-100590_1920Vaak denken we dat als we iets zeggen dat de ander er eenzelfde betekenis aan verbindt. Dit dit niet zo is blijkt vaak pas later in het gesprek of in andere gesprekken. Zeker als we containerbegrippen gebruiken als; “de organisatie”, “onze cultuur”, “strategie” et cetera. Het ontdekken van verschillen in perceptie kost vaak tijd, als het al gebeurd, en kan leiden tot verkeerde beslissingen en gespannen situaties. In veel gesprekken wordt bovendien niet vooraf even stil gestaan bij wat het doel van het gesprek of vergadering is en wie de doelgroep is.

Oorzaak 2: We zitten vaak vast in een discussie

dialoog-nlBij een discussie heeft iedere gesprekspartner vaak zijn of haar mening al gevormd en zal die niet snel aanpassen. Men wisselt meningen en soms argumenten uit en gaat tegen elkaar in. Er wordt niet naar een doel gewerkt. Het probleem is dat er niet echt naar elkaar wordt geluisterd. Men vraagt weinig door naar de argumenten. Je hoort vaak “ja, maar…”. Men wacht vaak beleefd, ja knikkend, op een pauze om daarin de eigen mening naar voren te brengen. Soms wacht men niet eens op een pauze, maar wordt de spreker onderbroken. Het gevolg is dat de deelnemer aan de discussie steeds fanatieker met (dezelfde) argumenten blijft komen. Zich rebels gaat gedragen: “nu moet je eens even naar mij luisteren…” of: “en nu wil ik iets zeggen…”. Of zich juist slachtoffer voelt en zegt: “laat maar, ik kom er toch niet tussen” of: “je luistert toch niet naar mij” en zich zelfs persoonlijk aangevallen voelt. Dan houdt het gesprek op en is er weinig constructiefs gebeurd.

In tegenstelling tot een discussie wordt er tijdens een dialoog wel echt naar elkaar geluisterd. Bij de dialoog staat het luisteren naar en spreken met elkaar centraal. Bij het luisteren probeer je ook de ander echt te begrijpen, wanneer iets niet duidelijk is vraag je door tot het voor iedereen wel duidelijk is. Je gaat niet steeds tegen in maar vraagt door naar argumenten en feiten. Je probeert elkaar eerder aan te vullen. In plaats van “ja, maar…” hoor je vaak “ja, en…”. Er ontstaat een gevoel van echt begrepen worden van alles kunnen zeggen. Een gevoel van vrijheid. Om te zorgen dat een dialoog ook echt een dialoog blijft, en geen discussie of debat wordt, is er een aantal gesprekstechnieken die je helpen.

Oorzaak 3: We vinden het lastig verder te kijken dan 2 à 3 argumenten

In een goede dialoog gaan deelnemers dieper in op elkaars standpunten. Vanuit meningen wordt doorgevraagd naar argumenten en subargumenten. Een mening wordt op die manier onderbouwd tot en met het niveau van feiten of het niveau dat er geen feiten beschikbaar zijn en een deelnemer aangeeft te geloven dat het zo zit. Tijdens een dialoog is het voor veel deelnemers lastig om alles in het hoofd op een rijtje te zetten. Zowel de details kunnen blijven volgen alsook het grote plaatje blijven zien.

Oorzaak 4: We proberen de complexiteit plat te slaan

confused-kleiner-500Als het over een complex onderwerp gaat wordt het nog lastiger. Dan moet je per mening, invalshoek, idee alle elementen in je hoofd sorteren en met elkaar in samenhang zien. Veel deelnemers haken dan af of je hoort deelnemers iets zeggen als: “Dat moeten we even plat slaan” of “Dat is gewoon te complex, laten we het even simpel maken”. Helaas zijn veel zaken complex. De omgeving waarin wij acteren met alle ontwikkelingen (politiek, economisch, sociaal, technologisch, etc.) die we in de gaten moeten houden om te bepalen welke daarvan ons gaan raken.

Veranderprocessen en projecten zijn vaak complex omdat er vele elementen zijn (weerstand, budget, tijd, historie, bemensing, et cetera) die we in ogenschouw moeten nemen om succesvol te kunnen zijn. Simpele oplossingen blijken niet te werken. Dan Roam zegt in zijn boek; ‘On the back of napkin’; “Probeer de complexiteit niet te versimpelen maar deze begrijpbaar te maken door deze te visualiseren”. Vandaar de opkomst van de infographics. In onze ervaring werkt dit nog beter als je de complexiteit samen interactief visualiseert door middel van ‘livemindmapping’ of ‘livemappen’.

Wat is live(mind)mappen?

De naam zegt het al. Bij livemappen maken we à la minute een kaart, een plaatje, een weergave van de inhoud van een bijeenkomst, van het gesprek. Alles wat deelnemers zeggen wordt direct door een facilitator en een ‘livemapper’ op een groot scherm visueel vastgelegd. Dit koppel bewaakt het proces, de doelstelling en de tijd, stuurt zo min mogelijk en checkt regelmatig of elke deelnemer zich gehoord voelt en of dat wat op het scherm staat ook in zijn of haar ogen goed is opgeschreven.

livemindmap-scherm

Samen met de groep wordt er dus een weergave gemaakt van hoe die groep kijkt naar een bepaald onderwerp. Men ziet letterlijk de gedachten stappen in beeld en in samenhang met elkaar. Bekijk voor een indruk van dergelijke gesprekken dit filmpje over livemapping om te komen tot een strategisch plan. Men kan continu het grote plaatje voor ogen houden en toch op detail niveau inzoomen en weer terug uitzoomen. Dit kan met groepen tot circa 800 deelnemers (en online zelfs met duizenden). In dit filmpje over livemapping wordt het publiek betrokken bij het maken van een plan. Het kan niet alleen leiden tot een beter begrip van complexiteit maar ook leiden tot het maken van meer associaties en zien van meer verbanden. Dit is wat deelnemers zeggen over livemappen.

Waarom Livemappen?

Een beter begrip van elkaars standpunten levert betere beslissingen op, kost minder geld, bespaart tijd, geeft energie en vergroot het reactievermogen of concurrentievermogen. Voor bedrijven en overheden is alleen al het laatste de belangrijkste reden om te investeren in het live gaan visualiseren van gesprekken. Ieder team, bedrijfsonderdeel, afdeling of (kleine) organisatie zou over een eigen ervaren facilitator en livemapper moeten kunnen beschikken ‘op afroep’. Zo kun je snel de kwaliteit van iedere vergadering, gesprek of bijeenkomst vergroten. Het is een goede manier om bovenstaande oorzaken aan te pakken.

tips-voor-livemindmapping-sessies

Door tijdens het livemappen niet alleen woorden gebruiken om zaken te visualiseren maar ook symbolen, relatiepijlen, plaatjes, kleuren, foto’s, kaarten et cetera stimuleren we de samenwerking tussen verschillende gebieden in onze hersenen vergroten we onze creativiteit toe, kunnen we makkelijker overzicht houden, de rode draad blijven zien, zaken die bij elkaar horen groeperen, nieuwe verbanden zien, makkelijker zaken onthouden en neemt ons probleemoplossend vermogen toe.

event-lab-uitleggen

 

Het letterlijk in beeld brengen van wat iedereen bedoeld leidt tot betere inzichten en draagvlak. Mensen voelen zich graag gehoord. Iedere spreker kan tijdens het in beeld brengen de weergave of samenvatting direct controleren en corrigeren. Andere deelnemers kunnen doorvragen en achterhalen wat precies de perceptie is van de spreker (oorzaak 1). De facilitator kan gaan sturen op het ‘ophalen’ van argumenten en feiten door door te vragen (oorzaak 2). Door deze met elkaar in beeld te brengen en ook verbanden te gaan visualiseren wordt de complexiteit stap voor stap begrijpbaar gemaakt (oorzaak 3 en 4).

Juist door samen interactief aan de live map bij te dragen ontstaat een mooie ‘bijvangst’:
– iedere deelnemer aan de dialoog blijft ‘bij de les’ (door zowel uit eigen beweging of gevraagd door de moderator bij te dragen aan het gezamenlijk product).
– er wordt een gezamenlijke prestatie geleverd, hetgeen in een groep verbindend werkt.
– zo wordt ook de basis gelegd voor praktische werkrelaties die uit de dialoog kunnen voortvloeien.
– het mappen van de dialoog geeft ook tussentijds en aan het slot de gelegenheid om even te reflecteren en eventueel zaken toe te voegen, te verwijderen of elders te plaatsen.

Hoe kun je dit leren?

soorten-mappenEr zijn drie manieren om te gaan livemappen. De eerste noemen we de blanco manier. Hierbij begin je met een leeg (digitaal) vel en begin je alle input van de deelnemers op willekeurige plekken in te tikken. Daarna ga je groeperen. Deze manier is vooral geschikt voor brainstormen. De tweede manier noemen we chronologisch livemappen. Je legt in volgorde van de tijd vast wat je hoort. Je focust op de hoofd en bijzaken. De hoofdzaken tik je in met een verbinding aan het midden. De bijzaken verbind je met de hoofdzaken waar ze bij horen en laat je uitwaaieren naar de buitenkant van je map. Bij de derde manier gebruik je een sjabloon, een vooraf gedefinieerde structuur. Bijvoorbeeld een zogenaamde 5W+H, de zes denkhoeden structuur, de stappen van het Business Canvas of de OGSM aanpak, de Concept fan et cetera.

Je kunt jezelf leren livemappen door veel te gaan oefenen en gebruik te maken van een goed infomapping, businessmapping of mindmapping softwarepakket. Begin met het leren van mindmappen als schrijftechniek. Livemappen is niet hetzelfde als notuleren. Je legt niet alles vast. Alleen de rode draad in hoofd- en bijzaken. Let dus op zelfstandige naamwoorden en zogenaamde signaal- en sleutelwoorden. Probeer eerst een filmpje of korte documentaire live te mappen. Je kunt dan terugspoelen en checken of je de belangrijkste zaken hebt kunnen opschrijven. Na veel oefenen merk je dat je steeds beter in staat bent om tijdens een gesprek de hoofd- en bijzaken te scheiden en in steekwoorden op te schrijven.

Als je wilt, helpen we je hiermee op weg tijdens onze gratis webinar waarin we de combinatie van het livemappen met een aantal andere technieken behandelen om effectiever te gaan vergaderen, kwalitatief goede gesprekken te voeren en betere bijeenkomsten te houden.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer