DIY Persoonlijk Productiviteit Werk

Slimmer werken met een app, kan dat wel?

Door Jerre Lubberts en Mathieu van der Wal

Slimmer gaan werken, niet harder? Tijd besparen? Stress verminderen? Meer overzicht creëren? Makkelijker nieuwe gewoonten aanleren? Meer vanuit rust en balans gaan opereren? Ook langere termijn doelen behalen…? Kan een smartphone app je ondersteunen om de juiste dingen te doen? Dus ook dingen juist niet te doen? Misschien zelfs je werk/leven balans verbeteren? Ben je hierin ook geïnteresseerd?

Help mee hierover na te denken door hieronder je feedback en ideeën te plaatsen of door je op te geven voor de beta-test en zelf ervaren wat er al kan.

Waarom is deze vraag belangrijk?

Wij geloven dat werk veel beter kan, eigenlijk moet. We zien veel mensen moeite hebben om ‘goed’ te werken op een duurzame manier in balans met hun privé leven. Uit dit CBS/TNO onderzoek komt bijvoorbeeld naar voren dat één op de zeven Nederlanders last heeft van burn-out verschijnselen. Wij merken in de praktijk, en door onderzoek, dat ‘opbranden’ goed te voorkomen is. Bovendien kan, in sommige beroepen, de gemiddelde werkbelasting van 5 dagen naar 4 dagen worden gebracht door slimmer te gaan werken.

Echter, op dit moment helpen we maar een beperkte groep mensen; niet iedereen kan een training of een coaching abonnement betalen. We geven daarom al jaren kennis weg in de vorm van artikelen, gratis webinars en workshops. Vaak in ruil voor feedback wat wel/niet werkt en waarom. Deze valkuilen hebben we verzameld en we denken dat een goed ontworpen app heel goed kan ondersteunen om  slimmer te gaan werken. Daarom vragen we je om hulp.

Welke valkuilen zijn dan al bekend?

valkuilVeel mensen blijken veel meer te willen doen dan kan (op een dag of in een week) en voelen zich gestrest aan het einde van de dag of week als het dan niet gelukt is. Anderen hebben geen of onvoldoende overzicht, bijvoorbeeld omdat ze overal taken(lijstjes) hebben staan (post-its, telefoonlijstje, app, email naar jezelf, etc.) en deze niet goed bijhouden. Moeilijk prioriteiten kunnen stellen. Met de leuke zaken beginnen en de minder leuke te laat doen of helemaal niet afmaken. Moeite hebben met het halen van de lange termijn doelen. Geen nee durven zeggen. Niet goed kunnen plannen. Nauwelijks leren van fouten. Geen hoofd- van bijzaken kunnen onderscheiden. Zaken uitstellen. Niet kunnen omgaan met impulsen. Moeite hebben om de tijd in te schatten die nodig is om iets te doen. Snel afgeleid zijn. Weinig of niet reflecteren. Lastig kunnen focussen.

Er zijn toch al genoeg goede To Do apps? Waarom dan een Not To Do app?

Als je zoekt in de app stores kom je een grote groep apps tegen met bekende namen als Wunderlist, Todoist, Google Keep, Evernote, Remember the Milk, One Note, Any.do etc..

Waarom dan nog een nieuwe app gaan ontwikkelen? De drie belangrijkste redenen die we in gesprekken horen zijn:

  1. Dat mensen na een tijdje dit soort apps niet meer gebruiken, vaak omdat het te druk is (het ‘nu even niet syndroom’);
  2. Dat mensen deze apps alleen maar gebruiken als simpele takenlijstjes; er is onvoldoende bijdrage aan andere uitdagingen zoals beter overzicht, doelen halen die verderop in de tijd liggen, minder stress, meer tijd winnen en een betere werk/leven balans.
  3. Deze apps je niet stimuleren om stil te staan, te reflecteren, juist dingen niet meer te gaan doen.

Welke eisen moet je dan aan een slimmer werken app stellen?

We horen vaak dat mensen zenuwachtig worden van die groeiende takenlijstjes; wat moet je nu als eerste doen? Wat kun je juist schrappen? Hoe houd je een overzicht over alles en inzicht in wat écht belangrijk is (niet alleen wat dringend is)? En Hoe voorkom je dat je zaken gaat uitstellen die eigenlijk nu moeten? Hoe voorkom je dat de acties van elke dag in de weg gaan staan van je langere termijn doelen? Je hebt vaak meer rollen in je leven dan waar je elke dag bij stilstaat.

Hoe kun je organiseren dat je al je rollen in je leven ook de juiste aandacht geeft? Niet te weinig maar ook niet te veel. Hoe je beter kunt gaan plannen en prioriteren? Je werk/leven balans gaan verbeteren? Niet steeds in dezelfde valkuilen stappen? Bestaande slechte gewoonten doorbreken en nieuwe goede gewoonten aanleren? De eerste resultaten van de beta test wijzen in de richting dat een app wel degelijk ondersteunend kan zijn. Daarom willen we je vragen mee te denken en de laatste versie van de app te gaan testen.

Ontwerpprincipes: uit de waan van de dag en bereiken wat je wilt…

scrn-menuKort gezegd we willen graag een app ontwikkelen die je juist helpt om te komen tot meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer resultaat en plezier vanuit rust en balans. Die je ook stimuleert om meer te leren van anderen én te leren van hoe je de dingen zelf doet, door vaker te gaan reflecteren. Juist onbelangrijke dingen (op dat moment) niet doen (Not To Do)

We willen dat de app je helpt om in een ritme te komen zoals beschreven in deze drie Lifehacking artikelen; ‘Hoe kun je slimmer werken, maar dan ook elke dag?’ (Freelunch opname), Elke week (Freelunch opname) en elk kwartaal (Freelunch opname). Door o.a. bekende en minder bekende elementen op het gebied van slimmer tijd benutten, slim te combineren. Denk bijvoorbeeld aan de Eisenhower belangrijk/urgent matrix en de Pomodoro ‘time boxing’ techniek en het concept van Het Personal Dashboard. Maar ook de laatste neurowetenschappelijke inzichten toepast over hoe je nieuwe betere gewoonten kan aanleren. Dat is behoorlijk ambitieus. We denken dat de app daarom geavanceerde functies pas moet gaan ontsluiten als je langzaam maar zeker een ‘expert’ wordt in slimmer werken (niet harder). Daarom willen we graag je mening en je hulp met testen.

In fases van starter (I), naar ervaren gebruiker (II) tot en met expert (III) in Slimmer Werken.

We hebben het vrijkomen of vrijspelen van functies in de Not To Do app al gerealiseerd in een eerste prototype, te beginnen bij de starter. Als starter (I) kun je de app direct al gebruiken om snel en makkelijk (spraak en/of typen) je hoofd leeg te maken (brain dumpen), prioriteiten stellen en te gaan (om-)denken in de ‘stel twee dagdoelen methodiek.’

Nadat het je een aantal malen gelukt is om twee dagdoelen in te voeren komt een nieuwe functie vrij die ‘de ervaren gebruiker’ (II) ondersteunt om beter om te gaan met afleidingen en om meer gefocust gaan werken. De nieuwe functie faciliteert om bij het opkomen van allerlei gedachten (nieuwe ideeën, taakjes, ‘niet vergeten dingen’, doelen) deze direct vast te gaan leggen in hoofd- en bijzaken. Ook wordt de ervaren gebruiker bewust gemaakt en ondersteund bij het reflecteren waardoor deze sneller leert en makkelijker ‘op koers’ blijft. Na een tijdje krijgt de ervaren gebruiker toegang tot de ‘minidoelen module’ waardoor deze makkelijker nieuwe gewoonten kan gaan aanleren.

De expert (III) krijgt uiteindelijk toegang tot de ‘rollen en mijlpalen’ module waardoor het makkelijker wordt om langere termijn doelen te gaan behalen en de werk/leven balans te verbeteren. Bovendien kan de expert de export functie gaan gebruiken om de app aan te laten sluiten op het concept van het Personal Dashboard.

nottodo-gebruikersrollen

Wat kun je als starter nu al doen?

scrn-braindumpIn het ‘braindump’ scherm kan de starter zijn of haar hoofd leeg maken. Als starter zul je merken dat je een gevoel van rust krijgt als je wat in je hoofd steeds opkomt (elk taakje, niet vergeten dingetje en idee) direct makkelijk kan vastleggen door te typen of in te spreken.

Na enige tijd wordt de lijst echter (te) groot en kan de druk gaan toenemen omdat je niet meer weet waar je moet starten, hiervoor hebben de prioriteiten methode van Eisenhower ingebouwd. Je drukt op het knopje wat hiernaast is afgebeeld en dan kan je kiezen of iets belangrijk en dringend is (1), belangrijk en niet dringend (2), niet belangrijk en dringend 3) of niet belangrijk en niet dringend (4 : laat lekker gaan). Na enig gebruik komt er voor de starter een nieuwe functie vrij: het stellen van dagdoelen. Vanuit dagdoelen werken geeft veel rust en kan alleen als je na gaat denken over wat je wil bereiken in een week tijd. Dit is een sterke methode om meer vanuit rust en overzicht te gaan werken aan de juiste zaken,  in tegenstelling tot het elke dag ‘aftikken van (een wirwar van willekeurige) taakjes’.

Wat kun je als ervaren gebruiker gaan doen?

scrn-lijstjesAls ervaren gebruiker word je ondersteund en gestimuleerd in het werken in grotere ‘blokken’ tijd (i.c.m. de Pomodoro techniek). Dit begint al bij het vastleggen van alles wat in je hoofd zit. Als ervaren gebruiker denk je al meer vanuit doelen en ben je eerder geneigd om direct bij het vastleggen van zaken al in thema’s te gaan werken zoals ‘alles dat hoort bij de verbouwing van de badkamer’ een bepaalde klant of het ‘terugbel lijstje’. In deze fase is het mogelijk om reflecties vast te leggen waardoor je bewuster keuzes kunt gaan maken en je meer leert. Leerpunten kunnen worden vastgelegd in het leerlogboek waardoor je regelmatig een leerpunt kan worden geselecteerd om in acties te gaan omzetten. Bovendien wordt er gestart met de ‘minidoelen’ aanpak zoals beschreven in het artikel ’Slimmer werken, meer verdienen en een betere werk/leven balans?’ Hierdoor word je als ervaren gebruiker geholpen met het aanleren van nieuwe goede gewoonten. Uiteindelijke krijgt je als ervaren gebruiker steeds meer feedback over hoe het gaat. Deze inzichten en ‘confrontatie’ kan zinvolle feedback zijn voor je reflectiemomenten en nieuwe motivatie opleveren.

scrn-rapport

Rapportage

scrn-minidoelen

Minidoelen

scrn-leerpunten

Leerpunten

Statistieken

Statistieken

Wat kun je als expert gebruiker dan nog meer?

Als expert gebruiker heb je de behoefte om ook doelen die een stuk verder weg liggen te willen gaan bereiken, denk aan je goede voornemens. Je kunt die doelen opbreken of kleiner maken met behulp van een mindmap. Per rol in je leven (ouder, partner, sporter, vrijwilliger, projectleider, coach, kennisbaken, adviseur etc.) bedenk je wat je het komend jaar wil gaan bereiken wil gaan bereiken, vanuit je rollen en de daarbij behorende (jaar)doelen. Vervolgens ga je de ‘stepping stones’ ofwel mijlpalen definiëren en bepaal je wat je in de eerste week gaat doen om het proces te starten.

01-kwartalen1-770x502

scrn-instellingen-exportsAls gebruiker weet je dat je  expert aan het worden bent omdat op een gegeven moment de modules ‘rollen’ en ‘mijpalen’ in de app worden ‘vrijgespeeld’ en als extra opties in je scherm zullen gaan verschijnen. Bovendien krijg je als expert gebruiker toegang tot steeds meer webinars om je zo op verschillende gebieden verder te kunnen bekwamen (snellezen, omgaan met de informatielawine, uitstelgedrag tegengaan, slimmer met email omgaan, je denkkracht vergroten etc.). Na enige tijd verdien je als expert toegang tot 4 lesmodulen die je helpen een Personal Dashboard op te gaan zetten om zo meer de juiste dingen te gaan doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans. Vanuit de menukeuze ‘instellingen’ is het mogelijk een export te maken van alle info in de app naar een back-up of Personal Dashboard.

Wil je meehelpen de app te testen (en later gratis krijgen)?

Graag! Je kan een Beta test versie aanvragen via Academy of Minds. Als je eenmaal officieel tester bent dan kan krijg je toegang tot een speciale pagina met de voortgang van de test en veel gratis on-line interactieve trainingen (webinars) en andere trainingsmaterialen om steeds slimmer te gaan werken met én zonder de app.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

2 Reacties

  • Jerre en World of Minds hebben een interessante benadering van slimmer werken Door allerlei verschillende manieren van slimmer werken te vertalen naar een dag en weekritme waarin je de tips kan inzetten. Zelf heb ik een enorme database aan slimmer werken tips, groot en klein, in Evernote. De uitdaging echter is alle tips die op sites als lifehacking.nl te vinden zijn, daadwerkelijk systematisch te gaan gebruiken. Daarom is deze benadering boeiend.
    Kennis van de methode van dag- en weekritme is voor mij wel een voorwaarde voor het gebruik van de app. Een (teken)filmpje waarin de basis van de methode wordt uitgelegd kan heel goed helpen bij het eerste gebruik van de app.

    Zelf ben ik nu een dikke week bezig met de app en dagdoelen. Met name het benoemen van maximaal twee dagdoelen werkt voor mij erg goed. De app ondersteunt hierbij goed, vooral door de ingebouwde mogelijkheid om te reflecteren op het doel en op je manier van werken. Dat is in mijn ogen het sterke punt.

    Dat je in de app functies kan vrijspelen naarmate je meer ervaring hebt is een mooi streven. Ik denk echter dat daarin de app nu te snel functies vrijgeeft. In mijn ogen is het beter om aan te sluiten bij de methode, waarin je eerst een aantal weken focust op dagdoelen en daarna pas deze doelen gaat koppelen aan mijlpalen en rollen e.d. Ook wordt er geen onderscheid gemaakt in of je al ervaring hebt met ‘slimmer werken’ en bepaalde productiviteitstips al toepast.

    Ik moet zeggen dat de methode mij tot nu toe heel goed bevalt en mij rust geeft. De app is zeker ondersteunend, maar kan nog op veel punten verbeterd worden. Daar is het natuurlijk ook een beta-app voor. Ik zal mijn bevindingen via de app terug koppelen.

    Keep up the good work!

    Sjoerd

    • Super Sjoerd! 😉
      Dank je wel voor je reactie en goede feedback!!
      We horen veel enthousiaste reacties (maar nog niet onder het artikel).
      Daarom zetten we een community op voor de app testers en zijn er binnenkort diverse gratis webinars die je ook wat breder helpen slimmer te gaan werken (niet harder).
      Hoop je daar te zien!
      Vrgr. Jerre en team.