Taken beheren met Doit.im

 

Taakmanager Doit.im combineert de ondersteuning voor meerdere platformen met cloud sync die we kennen van Wunderlist met de slimme invoermogelijkheden van online taakbeheerder Thymer. Doit.im volgt de Getting Things Done terminologie van David Allen (lees meer over GTD op deze website) en kent Projects en Contexts. Doit.im is een gratis taakmanager.

Doit.im heeft native apps voor de platformen iPhone/iPad (zie onderstaand screenshot), Android, Windows en een mini versie voor de Mac.

Doit.im iPad

Daarnaast is er een Doit.im webinterface én een Doit.im mini-webinterface voor mobiel gebruik. Al je lijsten en taken worden gesynchroniseerd en zijn dus beschikbaar waar je ze nodig hebt. De verschillende interfaces lopen qua functionaliteit niet gelijk – met name de Windows-versie is sterk in ontwikkeling.

Doit.im Windows

Op de website van Doit.im staan de kleine verschillen in de functionaliteiten opgesomd.

Binnen Doit.im staan de volgende lijsten tot je beschikking:

  • Inbox
    De plek waar je snel even iets kunt noteren gedurende de dag. Dit is de stap “Capture/Collect” van Getting Things Done.
  • Today
    Taken die vandaag als start- of einddatum hebben.
  • Next
    Taken zonder specifieke start- of einddatum die je kunt oppakken zodra je tijd hebt.
  • Tomorrow (alleen in het web)
    Taken die morgen als start- of einddatum hebben. Op de clients staan deze taken in de lijst “Scheduled”.
  • Scheduled
    Taken met een startdatum in de toekomst. Deze verhuizen ‘s nachts uiteindelijk naar de lijst “Today”. Ook terugkerende taken staan in deze lijst.
  • Someday
    Taken zonder startdatum die op dit moment niet zo belangrijk voor je zijn. Het idee is dat je tijdens je periodiek tijdens je wekelijks onderhoud (Getting Things Done term) bekijkt of je de taak nu wel op wilt pakken.
  • Waiting
    Taken waarvoor je op input van anderen wacht. Bijvoorbeeld een vraag aan een collega of bestelling bij een leverancier. Je kunt ook taken naar andere Doit.im gebruikers sturen (Contacts).

Tip: Via Settings kun je een aantal van deze lijsten verbergen als je ze toch niet gebruikt: Next, Tomorrow, Scheduled en Someday.

Per taak kun je veel gegevens kwijt. Denk naast een titel en aantekeningen (notities) aan een start- en einddatum (deadline), project, context, prioriteit en reminder.

Doit.im Web - Add task

Vervolgens kun je je taken gegroepeerd op tijd, context of juist project weergeven. De tijdsweergave levert de lijsten op die ik hierboven heb opgesomd. Daarnaast kun je ook nog tags (labels) toevoegen aan een taak waar je op kunt filteren. In de webinterface kun je zelfs je eigen weergave samenstellen, rechtsboven via “Advanced”.

Doit.im Web - Filter box

Contexten en projecten zijn ook opgesomd in de linker zijbalk. Voorbeelden van contexten zijn Computer, Boodschappen, Thuis, Kantoor en Telefoon. Door een context mee te geven aan een taak en daar later op te filteren voorkom je dat je op kantoor taken ziet die je alleen thuis kunt doen en vice versa. Of je somt even alle af te handelen telefoontjes op om in één ruk door te plegen.

Projecten zijn bedoeld om taken aan elkaar te relateren. Binnen Getting Things Done is alles wat niet binnen één stap te voltooien is een project. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van een duur apparaat waarvoor je eerst wat onderzoek wilt doen, wellicht mensen raadplegen, prijzen vergelijken en dan pas tot aankoop over wilt gaan. De trainers van Meereffect geven als goede tip mee projecten waarvan de eerstvolgende actie logisch is gewoon als enkele taak te behandelen, bij een volgende stap pas je dan gewoon de beschrijving aan. Nadelen daarvan zijn dat je minder het gevoel hebt vooruit te komen, denk naast lekker afvinken aan een overzicht van wat je hebt gedaan.

Op een dag kijk je dus in Today wat je moet doen en in Next wat je zou kunnen doen. Aan het begin van de dag kun je taken met een ster markeren om ze van Next naar Today te verplaatsen (slepen met de muis werkt ook). Vervolgens concentreer je je op de taken die in Today staan. Tijdens je wekelijks onderhoud kijk je de andere lijsten ook even door. Als je een specifieke taak zoekt dan kun je rechtsboven zoeken binnen de huidige weergave (Current) of heel Doit.im (Global).

Doit.im heeft twee plekken voor taken die zijn afgerond:

  1. Completed
    Na het afvinken van een taak verhuist deze vanzelf naar deze lijst.
  2. Archiver (alleen in het web)
    Het archief is te vinden via Completed, klik op het schakelknopje rechtsbovenin. Afgeronde taken worden periodiek vanzelf gearchiveerd. Vanuit het archief kun je er handig per week of per maand doorheen bladeren. Zo kun je, gegroepeerd naar bijvoorbeeld datum, context of project zien wat je de afgelopen periode hebt gedaan.

Ik heb Doit.im voorgesteld het verschil tussen Completed en Archiver te laten vervallen, dat maakt het eenvoudiger. Het kan nu zo zijn dat je even door de weken wilt bladeren wat je hebt gedaan, bijvoorbeeld om dat door te nemen met je leidinggevende. Omdat er nog taken in Completed kunnen staan kun je die dan over het hoofd zien. Voordat je rapporteert kun je deze taken dan ook het beste handmatig uit Completed doorzetten naar Archiver met de knop “Archive”.

Doit.im heeft ook een maandweergave in de vorm van een agenda. In deze “Calender”-weergave kun je zien wat er in een maand allemaal op de rol staat. Deze weergave is te vinden onder Scheduled met het schakelknopje rechtsbovenin.

Tenslotte is er nog plek voor verwijderde taken (Trash). Deze prullenbak leeg je handmatig met de knop “Empty”.

Sneltoetsen en handigheidjes

De webinterface van Doit.im kent sneltoetsen à la Gmail. Denk aan j/k voor volgende/vorige taak. Toets Shift+? om ze te zien.

Doit.im Web - Keyboard shortcuts

Een taak met aantekeningen kun je netjes afdrukken door op het icoontje in de kantlijn van de aantekening te klikken.

Taken kun je tijdens het invoeren van de titel al voorzien van een context, project, tag, prioriteit en starttijd: task title @context #project *tag !priority ^start-time

(Doit.im geeft een pop-up met deze opsomming als je op het vraagteken achter het invoerveld klikt)

Toekomstige ontwikkelingen van Doit.im

Ideeën voor de verdere ontwikkeling kun je kwijt bij Doit.im Support. Blader voordat je een vraag stelt eerst even door de FAQ, hier staan al veel dingen uitgelegd.

Ik heb een aanzet gegeven voor de Nederlandse vertaling van Doit.im dus verwacht binnenkort een versie in onze taal. Verder heb ik nog wat ideeën aangedragen. Je kunt op dit moment taken verslepen naar een ander lijstje maar niet de volgorde bínnen een lijst veranderen wat weer net wat meer focus geeft bij Today. In de “Calendar”-weergave kun je kiezen voor “Tasks Completed” maar deze geeft geen taken uit Archiver weer. Volg het Doit.im blog of @doitim op Twitter om op de hoogte te blijven.

Ontwikkelaars kunnen hun programma’s integreren met de Doit.im API die is toegelicht in het Development Center.

Reacties

  1. zegt

    Ik ben superhappy met Things op de Mac na een poos Omnifocus gebruikt te hebben. Nadeel van Things is dat de ontwikkeling zo langzaam gaat en de “overtheair” sync alweer een hele ppos in beta is.

    Ik ga hier eens naar kijken ook voor onze klanten die de GTD training bij ons doen.

  2. Patrick vd Berg zegt

    Ik ben al enige tijd een fervent gebruiker van Doit.im. Ondanks dat je soms merkt dat het nog in ontwikkeling is (er is bijv. nog geen export of print functie beschikbaar), vind ik dat ze de GTD gedachte heel goed hebben toegepast. Daarnaast is het gebruik ook nog eens gratis, in tegenstelling tot bijvoorbeeld getitdoneapp.com.

  3. Patrick Mackaaij zegt

    Het verschil met Wunderlist staat in de eerste alinea van het artikel. Als je tevreden bent met Wunderlist: vooral blijven gebruiken want steeds van tool switchen is zonde van je tijd.

Trackbacks