Productiviteit

Tekst verwerken? Importeer in mindmap!

Drawing
Mindmaps helpen gedachten te ordenen. Maar ze zijn ook prima om “bestaande” gedachten te ordenen. Een lastige mail met meerdere vragen en opmerkingen die nog op antwoord wacht? Een vragenformulier met memo-velden en allerlei tekst-input van respondenten? Een tekst met trefwoorden die verwerkt moeten worden? Importeer de tekst in een mindmap-programma en orden en sleep ze tot een geordend geheel en exporteer dat.

 

Import- en export-functies

Veel mindmap-programma’s hebben import- en exportfuncties. Dat maakt het mogelijk om uit bestaand materiaal een mindmap te maken maar ook om die mindmap in tekst, een plaatje of presentatie verder te gebruiken. Immers, de mindmap is doorgaans de basis voor inzicht of een beter besluit en niet het einddoel.

De importfunctie maakt het makkelijk om met materiaal dat al gemaakt is verder te werken.

Van formulieren naar een mindmap

Ik gebruik graag formulieren om voor trainingen input van deelnemers te krijgen. Dat kan soms met gesloten vragen maar ik gebruik ook open vragen. Om al die tekst te verwerken sla ik de spreadsheet waar die input in staat, of die kolommen, als tekst. Ik gebruik de omweg van Excel naar Word en converteer in Word de tabellen naar tekst (dat moet slimmer kunnen). Deze tekst importeer ik in MindMeister maar ook MindMapper kent die optie.

De titel of eerste regel van de geïmporteerde tekst wordt het centrale thema. Elke zin wordt een tak aan het centrale thema. Alle tekst is even een warboel maar al lezend en verslepend komt er langzaam orde in. Net zo lang tot de takken alle input samenvatten en een presenteerbaar geheel zijn (vanuit MindMeister of door de mindmap als pdf in Prezi te importeren bijvoorbeeld).

Soms komt er uit de antwoorden een mooie tweedeling, die heel zichtbaar is. De subtakken geven dan de letterlijke inbreng waardoor deelnemers herkennen dat het hun tekst is.

Overigens is er didactisch ook veel voor te zeggen deelnemers hun eigen inbreng te laten ordenen maar dat was nu niet de bedoeling van de voorbereidingsvraag.

Vragen ordenen

Ter voorbereiding van een video-interview kreeg ik een aantal vragen en opmerkingen om op te reageren. De vragen waren niet allemaal mooi nevenschikkend maar van alles wat. Omdat de video maar 3 a 4 minuten ging duren, leek het me handig daar wat meer orde in te brengen. Ik heb de mail als tekst opgeslagen en weer, zie hierboven, geimporteerd en verwerkt.

Later kwam er nog een aantal vragen bij die ik in MindMeister aan de hoofdtak heb geplakt. MindMeister stelt dat voor het blok tekst te “parsen” waardoor elke zin een aparte tak wordt en lastig copy-pasten niet nodig is.

De vragen heb ik, na ordening, in trefwoorden van antwoord voorzien in de mindmap. Ik kon toen ook wat makkelijker bepalen wat ik persoonlijk de essentie van de antwoorden vond.

Missie brainstorm

Een groep die een missie wilde vaststellen had een oud mission statement en daarnaast individueel trefwoorden genoteerd. Dat alles stopten we in een tekstbestand, bekeken even in Wordle of er opvallende woorden kwamen boven drijven, en hebben we vervolgens in MindMeister verwerkt.

Nogal eens zijn er woorden die ongeveer-maar-net-niet hetzelfde betekenen. Door die aan een tak te zetten, wordt duidelijk dat het gevoel uit die woorden in de uiteindelijke tekst moet maar het precieze woord nog bepaald moet worden. Ook is het mogelijk de woorden samen te vatten met “magneetwoorden” (zie de uitleg in Mind Performance Hacks, die de groep samenvatten. Daardoor is het ook interessant wat er níet staat tussen de trefwoorden.

En nadat uiteindelijk de woorden gekozen waren met een enkel tweede-optie-woord kon de tekst geëxporteerd worden voor definitieve redactie.

Dus …

Er zijn grenzen aan de hoeveelheid tekst die je kunt importeren en die nog een overzichtelijke mindmap levert maar het is wat mij betreft een prettige manier om overzicht te krijgen en input te verwerken.

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

1 reactie