Productiviteit

Tijd voor de Pomodoro ‘tijd benuttings techniek’!

Geschreven door Jerre Lubberts

Vorige week heeft Lifehacker.com haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Vergroot het succes van je team met de Google Top 5

Wat belooft de Pomodoro techniek?

De Pomodoro-techniek belooft nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker, belooft ons onder andere:

  1. Minder stress ervaren doordat je het concept van tijd anders gaat ervaren.
  2. Je focus en concentratie vergroten door het aantal interrupties te verminderen.
  3. Bewuster worden van je keuzes en besluiten.
  4. Je motivatie vergroten en constant houden.
  1. De vastberadenheid om je doelen te halen vergroten.
  2. Je schattingsvermogen verbeteren.
  3. De manier van werken en studeren verbeteren.
  4. Je vastberadenheid vergroten om het te blijven toepassen in complexe situaties.

 

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar de naam) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven.

over de auteur

Jerre Lubberts

Jerre Lubberts gelooft heilig dat 'werken' veel leuker en beter kan en vaak moet. Het is zijn passie hierbij te helpen. Hij deelt graag zijn kennis o.a. via spreekbeurten, artikelen en bijvoorbeeld in deze gratis webinars: http://www.academyofminds.com/training-workshop/gratis-webinars/
Jerre werkt als adviseur en verandermanager bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd en geld te besparen maar ook om te helpen sneller in te spelen op veranderingen en het werkplezier te vergroten. Door invoering van 'Slimmer Werken, Niet Harder' en door (denk)sessies te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een sessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennis-bijeenkomst zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres.
Zo heeft Jerre in teamverband geholpen een methode te ontwikkelen om met de inzet van 'visueel denken' moorden op te lossen, een regering te formeren, een dashboard te maken voor een Minister President en een kennismanagement 'best practice' voor een energie bedrijf wereldwijd in te voeren. Hij heeft diverse bedrijven (mede) opgericht waaronder BSO/Management Support Breda, Origin Desktop Outsourcing, InterimIC, de DHZ monitor, aHa!Coaching en World of Minds.
Jerre zet graag een lekker kopje koffie of thee voor je tijdens een goed gesprek aan de bar in het Hypershifterslab waar geëxperimenteerd wordt met nieuwe werkvormen, hij sessies faciliteert, (startende) ondernemers adviseert en ook trainingen geeft vanuit Academy of Minds.

Reageer

41 Reacties