Productiviteit

Versimpelen: spelenderwijs tot de kern komen

Geschreven door Arjan Broere

Met het boek Versimpelen. Projecten realiseren zonder gedoe heeft Jan-Peter Bogers een glashelder boek afgeleverd dat duidelijk maakt dat er zo veel gerealiseerd kan worden als je maar weet wat je wilt en daar dicht bij blijft. In tal van cases en met de nodige instrumenten laat Jan-Peter de lezer ervaren dat de donkere paden van politiek, bureaucratie, narcisme, drukdoenerij en dwarsliggerij eigenlijk geen belemmmering hoeven zijn voor wie er met heldere eenvoud omheen weet te werken. De illustraties van Bas Bakker voegen nog extra helderheid toe aan het boek.

Wanneer is iets simpel?

Het duidelijkst wordt de kracht van versimpelen in de cases die in het boek beschreven worden. Een individu wil iets en begint een project. Niet veel later is het project opeens complex: budgetten, regels, allerlei personen die invloed uitoefenen, formaliteiten en tijdrovende afhankelijkheden. Wat brengt verlichting? De kernvragen die herhaaldelijk aan de orde komen in het boek. De kernvragen dwingen degene die het project gestart is terug te gaan naar wat nu eigenlijk de bedoeling was. De vijf kernvragen zijn:

  1. Waarom doe je wat je doet?
  2. Wat heb je écht nodig?
  3. Wie heb je écht nodig?
  4. Wat heb je (nog) niet nodig?
  5. Hoe kom je aan de juiste Wat en Wie?

Stel je bent gemeentesecretaris van een deelgemeente en je wil dat kinderen veilig naar school fietsen. Wat doe je dan? Fietsen controleren, boetes uitdelen, opnieuw controleren, boetes incasseren, et cetera enzovoort. Resultaat zijn drukke ambtenaren, kostbare inspecties, boze ouders maar niet per se veiliger fietsende kinderen. Door zichzelf de kernvragen te stellen, kwam de gemeentesecretaris er al snel achter dat het anders moest. Nu geeft de deelgemeente tijdens een zomerfestival fietsen weg. Resultaat: veilige fietsende kinderen, minder kosten en blije ouders.

Een glansrijk voorbeeld van hoe een deelgemeente zijn taak doet en -misschien controversieel- kosten bespaart en doelen realiseert door fietsen weg te geven.

De vragen leiden tot het opnieuw vaststellen waarom het allemaal draaide: het doel. Een ander belangrijk kenmerk van versimpelen zit in de definitie van versimpelen in het theoretisch blok:

Simpel gebruik ik als tegenovergestelde van complex. Het betekent dat (…) de kern weer zichtbaar wordt. De bedoeling van versimpelen binnen projecten is dat het tot actie en resultaat leidt.

Iets is simpel als je weet wat je wilt bereiken en tot actie kunt komen. In Getting Things Done-termen: je kent je Gewenste Uitkomst en de Eerstvolgende Actie. Iedereen kent waarschijnlijk het frustrerende gevoel niet verder te kunnen. Wat is nu de volgende stap? Het omgekeerde is ook waar: als de eerstvolgende stap glashelder is, geeft dat een gevoel van controle.

Overigens is het theoretisch kader niet overal sterk versimpeld. Zo vind ik het als lezer lastig het precieze verschil tussen gedoe en onnodig gedoe te zien. Daar waar de aspecten van complexiteit aangepakt worden (deel II) of aangepakt worden met een goed gevulde toolbox (deel III) is de tekst concreter en duidelijker, wat mij betreft.

Hoe versimpel je?

De kracht van het boek is de hoeveelheid instrumenten die aangereikt worden.

  • Versimpel door een andere mindset te ontwikkelen en anders te kijken naar projecten
  • Versimpel door de vijf kernvragen te stellen en daardoor (weer terug) naar de kern te gaan
  • Versimpel door de gedoe-factoren aan te pakken. Dat is soms zo eenvoudig als besluit er anders naar te kijken en in minder dan 1 seconde met een budget van 0 euro is er iets veranderd
  • Versimpel door een denkoefening te doen aan de hand van de werkvormen en games uit de toolbox
  • Versimpel door het tienstappenplan te gebruiken
  • Versimpel door je te laten inspireren door de vele cases.

De rode draad bij al die aanpakken is dat je met een open blik, gericht op je doel en creatief aan de slag gaat. Door niet mee te doen aan politiek of manipulaties maar vooral helder te denken, ontstaat een eenvoudige lijn van acties.

Als je gedoe tegenkomt in een project kun je er twee dingen mee doen: accepteren of aanpakken. Als je gedoe accepteert, moet je dat voor de volle honderd procent doen. (…) Als je gedoe wil aanpakken, ga er dan ook helemaal voor.

De toolbox

Een interessant onderdeel is de toolbox. Tal van denkoefeningen, vragen, manieren om te visualiseren zijn opgenomen in het hoofdstuk. In eerdere delen van het boek wordt de link gelegd naar de tools die je kunnen helpen uit een bepaalde kwestie te komen. De aanpak doet wat denken aan Gamestorming.

Een voorbeeld van de toolbox zijn oefeningen om dat wat je wilt aan te scherpen met opdrachten als denk zwart-wit (breng alles opties terug naar een keuze tussen twee “X of Y?”), maak een kwadrant (zet twee bepalende krachten elk op een as, zet de krachten aan en uit en zie welke kwadranten dat oplevert), duidelijk taal (spoor alle vage woorden op en vind er scherpe definities voor of maak er een stelling van).

Dus …

Het boek is een aanrader voor iedereen die projecten doet of probeert iets van de grond te krijgen en daarbij de weg kwijt raakt in gedoe-factoren. Wie anderen wil helpen met versimpelen, kan te rade bij de toolbox en werkvormen daaruit inzetten. Het boek is realistisch en erkent alle gedoe-factoren maar geeft onbevangen adviezen die vooral denkkracht en creativiteit mobiliseren.

Zoals Martijn Aslander -ook verantwoordelijk voor het voorwoord- op de achterflap schrijft:

Eigenlijk zou dit boek verplicht moeten zijn voor iedereen die zich met projecten en moeilijk gedoe qua organiseren bezig houdt.

Meer op:

over de auteur

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

3 Reacties