Ik geef advies. Doe projecten. Verhuur mijzelf. Gemiddeld genomen heb ik niet veel facturen te versturen – tussen de 3 en 7 per maand – maar deze facturen vereisen wel de nodig aandacht. Projecten uitgesplitst, verschillende uurtarieven, budgetnummers, je kent het wel waarschijnlijk. Omdat ik mijn boekhouding uitbesteed heb (jaja) gebruik ik zelf geen boekhoudpakket zoals King of Davilex of iets dergelijks. Daarom werden mijn facturen gewoon in MS Word opgesteld, met een (al zeg ik het zelf) zeer nette excel import om mijn inspanningen voor de klant om te zetten in een totaalbedrag dat – liefst binnen 14 dagen – overgeschreven kan worden op mijn bedrijfsbankrekening.

Wat een werk!

Zoals ik al zei, als de factuur eenmaal verstuurd is geeft dat een goed gevoel. Tevreden klant, en de beloning voor je werk. Maar de weg ernaartoe, daar werd ik minder warm van. Mijn persoonlijke actielijstje voor 1 (via e-mail) verstuurde factuur:

1. Oude factuur van dezelfde klant opzoeken en openen
2. Excelsheet met uitgaande facturen openen en het volgende factuurnummer opzoeken
3. Factuurnummer aanpassen
4. Snel bestand ‘Opslaan als’ om niet de originele factuur te overschrijven
5. Factuurgegevens zoals datum, tijdstip, ‘Betreft:’ etc veranderen
6. Mijn excel import openen en aanpassen aan de te factureren werkzaamheden
7. Excel afsluiten, lay-out controleren omdat die daarna altijd weer verziekt is
8. Totaal controle
9. Opslaan als PDF voor verzending per e-mail
10. E-mail opstellen met tekst en attachment
11. Versturen

en dan… bewaking! Elke week (of maand) in de gaten houden of de uitstaande facturen al betaald zijn. Ik heb dit wel als ‘repeating event’ in mijn GTD (Things) staan, maar toch schiet het er soms bij in.

Hoe het ook anders kan

Dus… ik ben me gaan verdiepen in de wereld van online factureren. Na vergelijking van een aantal aanbieders zoals facturen.net, digitalefactuur.nl en moneybird viel mijn oog op factuursturen.nl. Voor mij persoonlijk is dit de meest aantrekkelijke omdat deze aanbieder kosten berekent per factuur, en niet per maand en de gebruikersinterface zeer intuïtief en ‘Web2.0′ is. En voor mensen die minder dan 25 facturen per maand versturen zijn zij met 40 ct per factuur en maximaal 10 euro per maand (ongeacht het aantal facturen) toch de goedkoopste aanbieder, zeker voor mijn 5 facturen per maand. Bij de meeste aanbieders zit je toch vast aan een maandelijks bedrag van tussen de 10 en 25 euro. Ik beperk me in dit artikel dan ook tot factuursturen.nl omdat ik met dit systeem gewoonweg de meeste ervaring heb. Ik ga ervan uit dat het gros van de aangeboden functionaliteit ook bij andere aanbieders aanwezig is, al dan niet met specifieke verschillen.

Het principe van online factureren is simpel: je voert online je factuurgegevens in, het systeem doet de rest. Voor mij betekent dit dat uit bovenstaand lijstje de punten 1, 2, 3, 4, 7, 9, en 10 zijn komen te vervallen. Met andere woorden:

1. Inloggen
2. Klant selecteren en nieuwe factuur aanmaken (1 handeling)
3. Factuurgegevens zoals ‘Betreft:’ etc invullen (datum, tijdstip, factuurnummer zijn als door systeem ingevuld)
4. Te factureren werkzaamheden invullen
5. Totaal controle
6. Versturen

Een tijdswinst van zo’n 80% per factuur. Naast het versturen wordt zo ineens het opstellen van de facturen ook weer leuk werk! En voor maandelijks/wekelijks/jaarlijks terugkerende facturen (webhosting, detachering etc) kan je periodieke facturen opgeven waar je helemaal geen omkijken naar hebt.

Handige functionaliteiten

Het systeem van factuursturen.nl biedt naast de basis functionaliteit nog wat andere handige functies:

• Je kunt het factuurnummer aanpassen als je toch ook via andere systemen facturen verstuurd. Op deze manier blijven je factuurnummers elkaar (wettelijk verplicht) opeenvolgen;
• Je kunt per klant standaard factuurteksten invullen (waardoor voor sommige klanten punt 3 ook komt te vervallen);
• Je kunt per klant de betalingstermijn veranderen;
• Je kunt de uitgaande e-mail voor versturen nog personaliseren op basis van de door jezelf opgegeven standaardtekst;
• Je kunt automatisch na verstrijken van je betalingstermijn een herinnerings e-mail laten versturen;
• Verstuurde facturen komen BCC naar jezelf, zodat je de PDF’jes ook direct in je eigen administratie kunt zetten;
• Dashboard. Na inloggen direct inzage in omzet, openstaande facturen, gemiddelde betalingstermijn etc.;
• Je kunt ook nog bijlagen toevoegen aan je factuur zoals specificaties, algemene voorwaarden, noem maar op;
• Producten zijn zeer flexibel. Je kunt kiezen uit de vaste (door jezelf gedefinieerde) productenlijst maar je kunt ook direct op de productregel gaan typen om iets afwijkends te plaatsen.

Een functie die factuursturen.nl (nog) niet aanbiedt die mij zeer ook handig zou lijken is het aanbieden van een dienst waarmee ook facturen per post door hen verstuurd kunnen worden. Voor die paar klanten die nog graag hardcopy ontvangen ipv PDF. Scheelt me ook weer vouw- en likwerk en een wandeling naar de postbus (ja ik ben liever slim dan moe, dat is toch lifehacking? )

Demo’s

• Als je het systeem van factuursturen in werking wilt zien kijk dan hier: http://www.factuursturen.nl/probeer-gratis
• Voor het systeem van facturen.net (uitgebreider maar in mijn optiek minder intuïtief) kijk hier: http://www.facturen.net/demo/factureren.htm
• Voor digitalefactuur.nl kijk je hier: http://www.digitalefactuur.nl/index.php?id=1042
• Voor de demo van Moneybird kijk je hier: http://www.moneybird.nl/tour

Voor een verdere vergelijking van systemen kijk op http://www.onlinefactureren.net/ Deze vergelijkingssite is weliswaar gemaakt door factuursturen.nl maar biedt toch een objectief overzicht van functionaliteiten.

Ondersteuning

Last but not least moet ik toch nog even melden dat ik erg gecharmeerd ben van de support en reactiesnelheid van de heren van factuursturen.nl. Ik ben een zeer kritisch gebruiker en heb veel wijzigingen aan het systeem aangedragen die mij zouden helpen in mijn workflow. De ervaring leert dat als deze zaken door andere gebruikers ook zijn opgemerkt ze binnen een paar dagen met een nieuwe release geïmplementeerd zijn.

Graag zou ik in de reacties jullie ervaringen horen met online factuursystemen. Wat zijn de voordelen nadelen en ontwikkelingen?

Al jaren wordt er gesproken over het papierloze kantoor, maar dat lijkt nog steeds een utopie. Een papierloos huis lijkt echter wel in de nabije toekomst mogelijk te zijn. Het artikel in de NY Times verhaalt over een Google medewerker die zijn huis praktisch papierloos heeft. Een mooi vooruitzicht, maar is het haalbaar? Wat zijn jullie ervaringen?

(Via Web Worker Daily)

Een paar vragen die mij te binnen schieten

• Moet je alles inscannen? Ook rekeningen? Betalingsherinneringen? Of alleen de echt belangrijke papieren?
• Hoe ga ik de bestanden noemen? Datum invoegen? Naam van de verzender? Soort document?
• Opslag op naam, directory, datum?
• Is het handig om documenten te taggen? Ik heb er eerlijk weinig ervaring mee.
• Is er goede (gratis) scansoftware waarmee je per scan een bestandsnaam kunt geven (HP doet dat automatisch en is niet uit te zetten) en waarmee je opslag en organisatie kunt regelen?

Alle antwoorden, ervaringen en tips op dit gebied zijn welkom!