In ieder geval een waarschuwing: LastPass zal niet voor iedereen  een oplossing zijn en je moet erop kunnen vertrouwen dat jou wachtwoorden in de cloud staan. Vertrouw je het niet, dan kan je kijken naar bijvoorbeeld alternatieven zoals 1password of roboform.

Veiligheid

Eerst over een stukje veiligheid van LastPass: de service is een kluis waarin je al je inloggegevens die je online gebruikt kan bewaren. Gegevens worden versleuteld en alleen gesynchroniseerd met je online account over een beveiligde verbinding. Omdat LastPass niet beschikt over de sleutel van de data kunnen zij geen misbruik maken van jou inloggegevens.

Als je bovenop LastPass een extra laag beveiliging wilt bouwen is dat mogelijk met behulp van een YubiKey of een Multifactor Grid. De Yubikey heb ik nog niet geprobeerd, maar een Multifactor Grid is gratis uit te printen en dus een prima optie als extra beveiliging.

Opzetten van LastPass

Tijdens het aanmaken van je account word er gevraagd om een master-password. Dit is het wachtwoord dat in combinatie met de sleutel ervoor zorgt dat alles goed beveiligd is. Het is dus belangrijk om een goed lang wachtwoord met verschillende tekens en cijfers te bedenken (voor alle wachtwoorden gaat dit trouwens op!). Hierna kan je een browser add-on installeren, bijna alle browser worden ondersteund. Bij firefox krijg een knop rechts bij de url-balk, als je daarop klikt kan je inloggen met je email en master-password:

Beheer van wachtwoorden

Als je bent aangemeld bij LastPass en je logt in op een site, dan herkent LastPass dit automatisch. Daarna vraagt LastPass of je de inloggegevens wilt opslaan in de kluis. Je kan alle gegevens bevestigen in een nieuw tabblad en opslaan. De gegevens worden opgeslagen in de kluis en jij kan verder met surfen. Wijzig je een wachtwoord, dan moet je bij de kluis. Een kluis open je door op het LastPass symbool te klikken en in te loggen:

In de kluis vind je al je wachtwoorden en kan je groepen aanmaken zodat alles netjes blijft. Ook kan je daar wachtwoorden aanpassen en eenvoudig delen met andere mensen. Vanuit je kluis kan je ook handmatig gegevens toevoegen, maar de browser plugin op firefox, safari en chrome kan dit een stuk makkelijker!

Het synchroniseren van gegevens gebeurd vrijwel direct. Op het moment dat ik op een computer mijn wachtwoord aanpaste was hij op de andere computer al beschikbaar. Doordat ik LastPass mijn wachtwoorden heb laten genereren hoef ik alleen nog maar mijn master-password te onthouden en zijn alle websites beveiligd met wachtwoorden langer dan 15 tekens.

Extra opties

Naast het beheren van inloggegevens verzorgt LastPass een aantal handige andere dingen:

• Generatie van wachtwoorden
• Invullen van formulieren
• Beveiligde notities maken in de LastPass omgeving
• Op de iPhone/iPad en veel platform is ondersteuning van LastPass
• Eenmalige wachtwoorden

Voor mij is LastPass een goede oplossing omdat ik in vele browsers en computer mijn werk doe. Omdat de synchronisatie goed werkt is dit voor mij een oplossing. Maak jij gebruik van een wachtwoord beheer applicatie of heb jij een ander systeem om wachtwoorden te onthouden?

Ik geef advies. Doe projecten. Verhuur mijzelf. Gemiddeld genomen heb ik niet veel facturen te versturen – tussen de 3 en 7 per maand – maar deze facturen vereisen wel de nodig aandacht. Projecten uitgesplitst, verschillende uurtarieven, budgetnummers, je kent het wel waarschijnlijk. Omdat ik mijn boekhouding uitbesteed heb (jaja) gebruik ik zelf geen boekhoudpakket zoals King of Davilex of iets dergelijks. Daarom werden mijn facturen gewoon in MS Word opgesteld, met een (al zeg ik het zelf) zeer nette excel import om mijn inspanningen voor de klant om te zetten in een totaalbedrag dat – liefst binnen 14 dagen – overgeschreven kan worden op mijn bedrijfsbankrekening.

Wat een werk!

Zoals ik al zei, als de factuur eenmaal verstuurd is geeft dat een goed gevoel. Tevreden klant, en de beloning voor je werk. Maar de weg ernaartoe, daar werd ik minder warm van. Mijn persoonlijke actielijstje voor 1 (via e-mail) verstuurde factuur:

1. Oude factuur van dezelfde klant opzoeken en openen
2. Excelsheet met uitgaande facturen openen en het volgende factuurnummer opzoeken
3. Factuurnummer aanpassen
4. Snel bestand ‘Opslaan als’ om niet de originele factuur te overschrijven
5. Factuurgegevens zoals datum, tijdstip, ‘Betreft:’ etc veranderen
6. Mijn excel import openen en aanpassen aan de te factureren werkzaamheden
7. Excel afsluiten, lay-out controleren omdat die daarna altijd weer verziekt is
8. Totaal controle
9. Opslaan als PDF voor verzending per e-mail
10. E-mail opstellen met tekst en attachment
11. Versturen

en dan… bewaking! Elke week (of maand) in de gaten houden of de uitstaande facturen al betaald zijn. Ik heb dit wel als ‘repeating event’ in mijn GTD (Things) staan, maar toch schiet het er soms bij in.

Hoe het ook anders kan

Dus… ik ben me gaan verdiepen in de wereld van online factureren. Na vergelijking van een aantal aanbieders zoals facturen.net, digitalefactuur.nl en moneybird viel mijn oog op factuursturen.nl. Voor mij persoonlijk is dit de meest aantrekkelijke omdat deze aanbieder kosten berekent per factuur, en niet per maand en de gebruikersinterface zeer intuïtief en ‘Web2.0′ is. En voor mensen die minder dan 25 facturen per maand versturen zijn zij met 40 ct per factuur en maximaal 10 euro per maand (ongeacht het aantal facturen) toch de goedkoopste aanbieder, zeker voor mijn 5 facturen per maand. Bij de meeste aanbieders zit je toch vast aan een maandelijks bedrag van tussen de 10 en 25 euro. Ik beperk me in dit artikel dan ook tot factuursturen.nl omdat ik met dit systeem gewoonweg de meeste ervaring heb. Ik ga ervan uit dat het gros van de aangeboden functionaliteit ook bij andere aanbieders aanwezig is, al dan niet met specifieke verschillen.

Het principe van online factureren is simpel: je voert online je factuurgegevens in, het systeem doet de rest. Voor mij betekent dit dat uit bovenstaand lijstje de punten 1, 2, 3, 4, 7, 9, en 10 zijn komen te vervallen. Met andere woorden:

1. Inloggen
2. Klant selecteren en nieuwe factuur aanmaken (1 handeling)
3. Factuurgegevens zoals ‘Betreft:’ etc invullen (datum, tijdstip, factuurnummer zijn als door systeem ingevuld)
4. Te factureren werkzaamheden invullen
5. Totaal controle
6. Versturen

Een tijdswinst van zo’n 80% per factuur. Naast het versturen wordt zo ineens het opstellen van de facturen ook weer leuk werk! En voor maandelijks/wekelijks/jaarlijks terugkerende facturen (webhosting, detachering etc) kan je periodieke facturen opgeven waar je helemaal geen omkijken naar hebt.

Handige functionaliteiten

Het systeem van factuursturen.nl biedt naast de basis functionaliteit nog wat andere handige functies:

• Je kunt het factuurnummer aanpassen als je toch ook via andere systemen facturen verstuurd. Op deze manier blijven je factuurnummers elkaar (wettelijk verplicht) opeenvolgen;
• Je kunt per klant standaard factuurteksten invullen (waardoor voor sommige klanten punt 3 ook komt te vervallen);
• Je kunt per klant de betalingstermijn veranderen;
• Je kunt de uitgaande e-mail voor versturen nog personaliseren op basis van de door jezelf opgegeven standaardtekst;
• Je kunt automatisch na verstrijken van je betalingstermijn een herinnerings e-mail laten versturen;
• Verstuurde facturen komen BCC naar jezelf, zodat je de PDF’jes ook direct in je eigen administratie kunt zetten;
• Dashboard. Na inloggen direct inzage in omzet, openstaande facturen, gemiddelde betalingstermijn etc.;
• Je kunt ook nog bijlagen toevoegen aan je factuur zoals specificaties, algemene voorwaarden, noem maar op;
• Producten zijn zeer flexibel. Je kunt kiezen uit de vaste (door jezelf gedefinieerde) productenlijst maar je kunt ook direct op de productregel gaan typen om iets afwijkends te plaatsen.

Een functie die factuursturen.nl (nog) niet aanbiedt die mij zeer ook handig zou lijken is het aanbieden van een dienst waarmee ook facturen per post door hen verstuurd kunnen worden. Voor die paar klanten die nog graag hardcopy ontvangen ipv PDF. Scheelt me ook weer vouw- en likwerk en een wandeling naar de postbus (ja ik ben liever slim dan moe, dat is toch lifehacking? )

Demo’s

• Als je het systeem van factuursturen in werking wilt zien kijk dan hier: http://www.factuursturen.nl/probeer-gratis
• Voor het systeem van facturen.net (uitgebreider maar in mijn optiek minder intuïtief) kijk hier: http://www.facturen.net/demo/factureren.htm
• Voor digitalefactuur.nl kijk je hier: http://www.digitalefactuur.nl/index.php?id=1042
• Voor de demo van Moneybird kijk je hier: http://www.moneybird.nl/tour

Voor een verdere vergelijking van systemen kijk op http://www.onlinefactureren.net/ Deze vergelijkingssite is weliswaar gemaakt door factuursturen.nl maar biedt toch een objectief overzicht van functionaliteiten.

Ondersteuning

Last but not least moet ik toch nog even melden dat ik erg gecharmeerd ben van de support en reactiesnelheid van de heren van factuursturen.nl. Ik ben een zeer kritisch gebruiker en heb veel wijzigingen aan het systeem aangedragen die mij zouden helpen in mijn workflow. De ervaring leert dat als deze zaken door andere gebruikers ook zijn opgemerkt ze binnen een paar dagen met een nieuwe release geïmplementeerd zijn.

Graag zou ik in de reacties jullie ervaringen horen met online factuursystemen. Wat zijn de voordelen nadelen en ontwikkelingen?

Hoe vaak gebeurt het niet dat je je iets bedenkt, iets ziet, iets hoort of iets leest wat je niet direct wilt ‘verwerken’ maar wilt opslaan voor een ander moment? Vaak gaat dat soort informatie verloren door de selectiviteit van het kortetermijn geheugen. Evernote biedt hiervoor een oplossing. Het is een systeem waar je dit soort zaken kunt ‘parkeren’.

Evernote werkt als volgt:

1. Je ziet iets wat je wilt onthouden
2. Je selecteert het (webpagina), spreekt het in (idee) of neemt een foto ervan (artikel/document etc)
3. Nu stuur je het naar Evernote. Dit kan via e-mail, bijvoorbeeld via je mobiele telefoon met camera (je krijgt een apart e-mail adres) of via je browser. Evernote heeft een heel handige ‘bookmarklet’ die een popup genereert om te vragen in welke ‘map’ je het geselecteerde stukje tekst wilt opslaan
   

   Uiteraard heeft Evernote ook clients (er zijn programma’s beschikbaar voor Windows, Mac, Windows Mobile en iPhone. Java versie is in ontwikkeling) waarin je direct je note kwijt kunt. Als laatste kan je ook nog direct via de web interface je note opslaan.

4. Synchroniseer met de Evernote server zodat je nieuwe stukje informatie zowel op je lokale client als via de web-interface beschikaar is.

Mogelijkheden

Evernote laat je je informatie opslaan in ‘mappen’ of ‘notebooks’. Het systeem werkt met keywords en metatags zodat je zowel notebooks als stukjes informatie (notes) kunt ‘taggen’. Daarnaast geeft Evernote je de mogelijkheid om bepaalde notes te delen met anderen via een ‘publieke map’. Er zijn zelfs widgets of internet te vinden die een soort van mini-evernote op je homepage plaatsen waarin jouw publieke stukjes informatie zichtbaar zijn voor de rest van de wereld.

Ongetwijfeld een van de meest indrukwekkende functies van Evernote is de tekstherkenning. Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden! Dit is de feitelijke kracht van het systeem; stel je leest een leuk artikel over waar mensen zich mee ontspannen. Je maakt er met de Smartphone een foto van en stuurt deze naar Evernote. Bij thuiskomst start je je Evernote client op, die direct gaat synchroniseren. Vervolgens type je in het zoekbalkje bijvoorbeeld ‘Slapen’ en met een geweldige animatie komt het artikel naar boven waarin zich het woord ‘slapen’ bevindt..

Toegang tot Evernote

Grofweg gezegd kan je Evernote op 2 manieren ‘gebruiken’: via de web 2.0-interface of via een client. Het voordeel van de client is dat alle informatie gesynchroniseerd is en dus ook offline beschikbaar. Bovendien biedt de client wat meer functionaliteit dan de web-interface. Het voordeel van de web-interface is (uiteraard) dat hij altijd toegankelijk is en dat hij dezelfde uitstekende tekstherkenning biedt als de client. Sterker nog, de tekst wordt op de Evernote server herkend en als meta-informatie tijdens het synchroniseren weer meegegeven aan de client.

Evernote biedt een aantal clients:

• Mac client
• Windows client
• iPhone client
• Java client is in ontwikkeling

Daarnaast heeft Evernote ook een mobiele versie van de web-interface ontwikkeld, geschikt voor de meeste telefoons. Ik gebruik hem prima op mijn N95. Naast de aparte client voor de iPhone is er ook een iPhone-versie van de web-interface ontwikkeld.

Ook nog leuk om te noemen is dat Evernote op de Mac volledig integreert met Spotlight en dat je direct vanuit de client foto’s met je iSight kan nemen. Heel handig voor visitekaartjes, adreswijzigingen etc die je niet binnen 2 minuten wilt / kunt invoeren.
Als je een stukje tekst oid kopieert (bijvoorbeeld uit een website of document) kan je dit door het handige menubalk ikoontje op de Mac ook direct in Evernote plaatsen.

Ook aardig is de nieuwe feature waarbij foto’s die via de iPhone client worden gesynchroniseerd automatisch geotagging meekrijgen.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van Evernote kijk hier.

Toepassingen

Naast bovengenoemde voorbeelden zijn er voor Evernote nog legio andere toepassingen te bedenken:

• Interessante artikelen uit tijdschrift of krant
• Straatnamen, bezienswaardigheden, auto’s, nummerborden, winkels
• Ideeën (Evernote accepteert ook audio bestanden)
• Websites, in plaats van bookmarken (dan komen ze vaak in de ‘grote bak’ terecht)
• Screenshots (functionaliteit zit in de client)
• PDF documenten worden ondersteund, dus die kan je er zo ‘in slepen’
• Recepten, handleidingen, productinformatie etc etc (je kunt namelijk ook delen van website ‘clippen’ zodat je niet een hele webpagina hoeft te doorzoeken in Evernote)

Verbeterpunten

Ondanks het zeer innovatieve karakter van Evernote en de uitstekende uitvoering van het concept, blijft er altijd wat te wensen over. Zo is er nog geen client voor Symbian en kan je je Evernote informatie op de Mac enkel via Mail versturen, nog niet via Entourage of Outlook binnen een Parallels/Windows omgeving.

In de (wellicht verre) toekomst zou het ook mooi zijn als de opgeslagen audiofragmenten via stemherkenning op sleutelwoord doorzocht kunnen worden. Makkelijk om die ene opmerking tijdens de vergadering te achterhalen!

Kosten

Evernote is momenteel nog in beta en is gratis voor basis gebruik. Het enige verschil met de betaalde versie is de maandelijkse upload limiet die standaard op 40 MB staat. Voor de meeste mensen zal dit echter voldoende zijn. Als je dan toch meer wilt uploaden dan kost dit $ 45 per jaar. Je krijgt dan 500 MB upload ruimte en de advertenties bij je publieke notebook worden verwijderd.

Conclusie

Evernote is een geweldig systeem. Iedereen die wel eens wat vergeet of zaken multimediaal wil opslaan (vergeet niet dat je ook voice notes kan opslaan) heeft met Evernote een efficiënt verlengstuk van het brein gevonden. Je moet even wennen aan het gebruik ervan. Niet zozeer de gebruikersvriendelijkheid, dat zit wel goed, maar gewoon het feit dat je dus dingen gaat clippen/fotograferen/opslaan op deze manier. Ik gebruik het systeem nu een aantal maanden en ben eraan gewend geraakt. Sterker nog, het maakt voor mij een essentieel deel uit van mijn GTD proces, het is een aanvulling op mijn Moleskine, N95 en MacBook Pro.

Evernote website

Evernote is ook op Twitter te vinden met updates en tips.