Tungle is een (gratis) systeem waarbij je je agenda kunt koppelen aan een online agenda die door middel van software op je Mac of PC synchroniseert. Tot zover nog redelijk bekend, er zijn meerdere systemen die dit doen zoals ook Plaxo etc.

Basisfunctionaliteit

Bij Tungle kan je ook contactpersonen uitnodigen om je agenda te bekijken of zelfs bewerken. Het systeem werkt met een mooie interface met 5- of 7 daags overzicht:

Als je met iemand een afspraak wilt maken klik je ofwel op de knop ‘Schedule Meeting’ of je selecteert direct in de agenda een aantal voorstellen voor data en tijden. Vervolgens vul je details in, uitgenodigden etc:

Tot zover niet veel nieuws onder de zon, wel mooi uitgevoerd. Een verzoek tot een meeting kan je ook via Outlook / iCal / Entourage / Google / Yahoo versturen. Het interessante zit hem wel in het direct kunnen voorstellen van meerdere data, een functie die je ook bij Datumprikker, Doodle en When Is Good ziet. Maar dan gecombineerd.

Wat wel heel netjes is aan Tungle is dat het systeem ook daadwerkelijk door de agenda-programma’s herkende vergaderverzoeken genereert. Het kopieer- en plakwerk wordt daardoor tot een minimum teruggebracht.

Afspraak met mij?

Een functie in Tungle die ik echter nog niet bij andere systemen ben tegengekomen is de selectieve publieke agenda. Via het domein http://tungle.me/<gebruikersnaam> stel je agenda op en voor derden die een afspraak met je willen plannen. Op jouw voorwaarden!

Als ik even voor mijzelf spreek heb ik namelijk altijd wel moeite gehad met die gedeelde Exchange agenda’s. Dat is iets van mij, maar toch. Ik vind gewoon mijn privacy belangrijk en, aangezien ik mijn agenda zowel zakelijk als prive gebruik, vind ik het niet nodig dat collega’s kunnen zien wanneer ik ‘s-avonds en in het weekend weg ben. Ook al is de afspraak als ‘prive’ gemarkeerd, toch geef je inzicht in je levensschema.

Tungle heeft dit heel vernuftig opgelost. Via het systeem kan je zelf precies aangeven welke tijden jij wilt ‘delen’ met de rest van de wereld. Bijvoorbeeld enkel werktijden, of zelfs enkel bepaald dagen waarop je je agenda vrij hebt voor afspraken. Er zijn veel Z(Z)P’ers die bijvoorbeeld op vaste dagen op een mobiele werkplek zitten (bijvoorbeeld bij Seats2Meet) en het dan leuk vinden om met anderen af te spreken. Deze feature is pas net (afgelopen week) vrijgegeven in het systeem! Zie de blog van Tungle

Het systeem werkt ook psychologisch interessant: Het laat niet de tijdstippen zien dat je bezet bent, maar juist wanneer je tijd beschikbaar hebt! Op deze manier blijft je ‘levensschema’ verborgen terwijl je toch anderen de mogelijkheid geeft om (beperkt) in jouw agenda te kijken voor een afspraak.

Daarnaast kan je ook nog zelf instellen hoe lang je per afspraak beschikbaar wilt stellen. Als je bijvoorbeeld afspraken van maximaal een uur wilt, geef je dat in je instellingen op:

Afspraak maken

Mensen die een afspraak met je willen maken voeren een omschrijving en en kiezen vervolgens een beschikbare ‘slot’ op basis van de lengte van de afspraak:

Vervolgens krijg je via e-mail een melding dat iemand een voorstel met meerdere opties heeft gedaan. Je gaat via de e-mail link naar je Tungle agenda en kiest de optie die jou het beste uitkomt. Daarna stuur je de bevestiging:

Uitnodiging

Alle deelnemers krijgen netjes een officiele meeting request in hun e-mail die je kunt accepteren waardoor het event ook voor de niet-Tungle gebruikers direct digitaal vastgelegd wordt.

Hier is nog een aantal demo-video’s te vinden op de website van Tungle.

Conclusie

Een topsysteem als je het mij vraagt, en een directe concurrent voor de ‘gevestigde orde’ wat betreft agenda-aanbieders! En… er is ook een iPhone applicatie beschikbaar. Tot 5 december gratis, dus wees snel!

Zoals al eerder op lifehacking.nl beschreven in diverse posts (waaronder hier en hier) zijn er programma’s voor zowel Mac als Windows te verkrijgen waarmee je supersnel kunt typen door veelgebruikte woorden en zinnen onder een soort ‘snelcode’ te zetten. Als je deze code typt wordt hij automatisch vervangen door een geheel woord, zin of zelfs plaatje. Op de iPhone was deze functionaliteit echter helaas nog niet aanwezig. Dit heeft te maken met het feit dat dit soort programma’s altijd ‘op de achtergrond’ in de gaten moeten houden wat je aan het typen bent. En helaas, op de iPhone mogen geen programma’s ‘op de achtergrond’ draaien. De makers van TextExpander hebben een poging gedaan maar deze was suboptimaal. Om dit te omzeilen zijn er iPhone-gebruikers die een ‘jailbreak‘ hebben uitgevoerd op hun iPhone, waardoor er ineens wel programma’s op de achtergrond kunnen draaien.

WAARSCHUWING

Jailbreaken is een technisch verregaande procedure (ondanks dat er tools zijn ontwikkeld die het met 1 muisklik kunnen) en heeft impact op de snelheid, stabiliteit en beveiliging van je iPhone.

MAAR

Als je je iPhone al hebt gejailbreakt en je weet waar je mee bezig bent is onderstaande informatie wellicht heel handig voor je.

Xpandr

Net zoals TextExpander voor Mac en Fingertips voor Windows is er nu Xpandr voor iPhone.

Xpandr werkt net zoals de andere programma’s met door de gebruiker zelf gedefinieerde snelcodes met daarachter een lap tekst. Het programma beperkt zich nu nog tot tekst maar is dan ook wel in alle apps beschikbaar. Zo kan je voor zowel e-mail, SMS als andere apps de snelcodes gebruiken.

Hieronder een videootje dat ik heb gemaakt over het gebruik van het programma:

[HTML1]

Zoals je ziet is het programma snel en effectief. Het enige dat je nu nog moet doen is denken over veel voorkomende woorden/informatie/teksten en de snelcodes onthouden.

Snelteksten

Voor zowel dit programma als voor TextExpander en Fingertips kan je allerlei snelcodes bedenken. Een aantal die ik gebruik zijn:

• Zakelijk gegevens (KvK, BTW, Bank, Adres, Routebeschrijving, Disclaimer etc etc)
• Veel voorkomende replies (“Bedankt voor je mailtje! Ik kom er zo snel mogelijk op terug” of “Bij deze stuur ik je de informatie waarover we spraken. Graag hoor ik van je of deze informatie voor jou waarde heeft toegevoegd!”)
• Veelgestelde vragen (“Biertje?”, “Binnenkort weer eens koffie drinken?”, “Hoe laat ben jij er” etc) Deze zijn vooral handig voor SMS’jes
• Complete verhalen en invullijsten (Routebeschrijving, Adresboek extra info zoals ‘Waar ontmoet’, ‘Welk netwerk’, ‘Via wie’ etc)
• Moelijk te typen woorden die automatisch verbeterd worden

In de post van Martijn Engler staan veel handige ‘snippets’ opgenoemd. Let op: Dit is niet alleen voor iPhone gebruikers handig maar ook voor gebruikers van bovengenoemde programma’s!!!

Quick Add maakt (nog) gebruik van de engelse taal. Het belangrijkste patroon wat je dan ook moet onthouden om iets aan gCal toe te voegen is

What(title)-When-Who(invitee list)-Where

What en When zijn verplicht om in te vullen. De rest is optioneel

• What: Dit is de titel van je agenda-item.
• When: De datum of tijd. Dit kun je op allerlei manieren invoeren, maar hou in elk geval rekening met het verschil tussen de europese (dd/mm/yyyy) en amerikaanse (mm/dd/yyyy) datuminvoer. Door tussen What en When de term “at” of “on” te gebruiken kun je de scheiding verduidelijken.
• Who: Dit begin je met de term “with“ gevolgd door een lijst met emailadressen. Deze worden aan de gastenlijst toegevoegd van het event.
• Where: Ook dit kan weer elke tekst zijn, voorafgegaan door “at” of “in”. 

Dus een afspraak kan als volgt zijn (de [] zijn ter verduidelijking, verplichte velden zijn vet)

[Lifehacking Academy] on [5/26/2009] with [naam@providerx.nl, naam@providery.nl] at [Groningen].

Het “When” gedeelte kun je ook gebruiken voor terugkerende evenementen. De expressie bestaat dan uit drie onderdelen: De start, de periode en het einde

[Lifehacking Academy] on [5/26/2009 every two months for five months] with [naam@providerx.nl, naam@providery.nl] at [Groningen].

[Tuin sproeien] on [Saturday 10am repeats weekly for 8 weeks]

Quick Add kan verschillende vormen begrijpen voor terugkerende evenementen. Een aantal voorbeelden:

• [Weekbespreking every Monday at 2pm]
• [Voetballes Tuesday 7pm to 9pm weekly]
• [Administratie doen on the first Tuesday of every month]
• [Kapper on 9/1 every month]
• [Verjaardag moeder June 19 yearly]

Een tip: Als je een terugkerend evenement toevoegt,zet de locatie dan niet in de tijdsexpressie. Dus schrijf niet [Voetballes every Tuesday on de voetbalclub at 8pm] maar maak ervan [Voetballes on de voetbalclub every Tuesday 8pm].Wil je een echte commandline interface voor Google Calendar? Kijk dan eens naar Gcalcli!