Ik geef advies. Doe projecten. Verhuur mijzelf. Gemiddeld genomen heb ik niet veel facturen te versturen – tussen de 3 en 7 per maand – maar deze facturen vereisen wel de nodig aandacht. Projecten uitgesplitst, verschillende uurtarieven, budgetnummers, je kent het wel waarschijnlijk. Omdat ik mijn boekhouding uitbesteed heb (jaja) gebruik ik zelf geen boekhoudpakket zoals King of Davilex of iets dergelijks. Daarom werden mijn facturen gewoon in MS Word opgesteld, met een (al zeg ik het zelf) zeer nette excel import om mijn inspanningen voor de klant om te zetten in een totaalbedrag dat – liefst binnen 14 dagen – overgeschreven kan worden op mijn bedrijfsbankrekening.

Wat een werk!

Zoals ik al zei, als de factuur eenmaal verstuurd is geeft dat een goed gevoel. Tevreden klant, en de beloning voor je werk. Maar de weg ernaartoe, daar werd ik minder warm van. Mijn persoonlijke actielijstje voor 1 (via e-mail) verstuurde factuur:

1. Oude factuur van dezelfde klant opzoeken en openen
2. Excelsheet met uitgaande facturen openen en het volgende factuurnummer opzoeken
3. Factuurnummer aanpassen
4. Snel bestand ‘Opslaan als’ om niet de originele factuur te overschrijven
5. Factuurgegevens zoals datum, tijdstip, ‘Betreft:’ etc veranderen
6. Mijn excel import openen en aanpassen aan de te factureren werkzaamheden
7. Excel afsluiten, lay-out controleren omdat die daarna altijd weer verziekt is
8. Totaal controle
9. Opslaan als PDF voor verzending per e-mail
10. E-mail opstellen met tekst en attachment
11. Versturen

en dan… bewaking! Elke week (of maand) in de gaten houden of de uitstaande facturen al betaald zijn. Ik heb dit wel als ‘repeating event’ in mijn GTD (Things) staan, maar toch schiet het er soms bij in.

Hoe het ook anders kan

Dus… ik ben me gaan verdiepen in de wereld van online factureren. Na vergelijking van een aantal aanbieders zoals facturen.net, digitalefactuur.nl en moneybird viel mijn oog op factuursturen.nl. Voor mij persoonlijk is dit de meest aantrekkelijke omdat deze aanbieder kosten berekent per factuur, en niet per maand en de gebruikersinterface zeer intuïtief en ‘Web2.0′ is. En voor mensen die minder dan 25 facturen per maand versturen zijn zij met 40 ct per factuur en maximaal 10 euro per maand (ongeacht het aantal facturen) toch de goedkoopste aanbieder, zeker voor mijn 5 facturen per maand. Bij de meeste aanbieders zit je toch vast aan een maandelijks bedrag van tussen de 10 en 25 euro. Ik beperk me in dit artikel dan ook tot factuursturen.nl omdat ik met dit systeem gewoonweg de meeste ervaring heb. Ik ga ervan uit dat het gros van de aangeboden functionaliteit ook bij andere aanbieders aanwezig is, al dan niet met specifieke verschillen.

Het principe van online factureren is simpel: je voert online je factuurgegevens in, het systeem doet de rest. Voor mij betekent dit dat uit bovenstaand lijstje de punten 1, 2, 3, 4, 7, 9, en 10 zijn komen te vervallen. Met andere woorden:

1. Inloggen
2. Klant selecteren en nieuwe factuur aanmaken (1 handeling)
3. Factuurgegevens zoals ‘Betreft:’ etc invullen (datum, tijdstip, factuurnummer zijn als door systeem ingevuld)
4. Te factureren werkzaamheden invullen
5. Totaal controle
6. Versturen

Een tijdswinst van zo’n 80% per factuur. Naast het versturen wordt zo ineens het opstellen van de facturen ook weer leuk werk! En voor maandelijks/wekelijks/jaarlijks terugkerende facturen (webhosting, detachering etc) kan je periodieke facturen opgeven waar je helemaal geen omkijken naar hebt.

Handige functionaliteiten

Het systeem van factuursturen.nl biedt naast de basis functionaliteit nog wat andere handige functies:

• Je kunt het factuurnummer aanpassen als je toch ook via andere systemen facturen verstuurd. Op deze manier blijven je factuurnummers elkaar (wettelijk verplicht) opeenvolgen;
• Je kunt per klant standaard factuurteksten invullen (waardoor voor sommige klanten punt 3 ook komt te vervallen);
• Je kunt per klant de betalingstermijn veranderen;
• Je kunt de uitgaande e-mail voor versturen nog personaliseren op basis van de door jezelf opgegeven standaardtekst;
• Je kunt automatisch na verstrijken van je betalingstermijn een herinnerings e-mail laten versturen;
• Verstuurde facturen komen BCC naar jezelf, zodat je de PDF’jes ook direct in je eigen administratie kunt zetten;
• Dashboard. Na inloggen direct inzage in omzet, openstaande facturen, gemiddelde betalingstermijn etc.;
• Je kunt ook nog bijlagen toevoegen aan je factuur zoals specificaties, algemene voorwaarden, noem maar op;
• Producten zijn zeer flexibel. Je kunt kiezen uit de vaste (door jezelf gedefinieerde) productenlijst maar je kunt ook direct op de productregel gaan typen om iets afwijkends te plaatsen.

Een functie die factuursturen.nl (nog) niet aanbiedt die mij zeer ook handig zou lijken is het aanbieden van een dienst waarmee ook facturen per post door hen verstuurd kunnen worden. Voor die paar klanten die nog graag hardcopy ontvangen ipv PDF. Scheelt me ook weer vouw- en likwerk en een wandeling naar de postbus (ja ik ben liever slim dan moe, dat is toch lifehacking? )

Demo’s

• Als je het systeem van factuursturen in werking wilt zien kijk dan hier: http://www.factuursturen.nl/probeer-gratis
• Voor het systeem van facturen.net (uitgebreider maar in mijn optiek minder intuïtief) kijk hier: http://www.facturen.net/demo/factureren.htm
• Voor digitalefactuur.nl kijk je hier: http://www.digitalefactuur.nl/index.php?id=1042
• Voor de demo van Moneybird kijk je hier: http://www.moneybird.nl/tour

Voor een verdere vergelijking van systemen kijk op http://www.onlinefactureren.net/ Deze vergelijkingssite is weliswaar gemaakt door factuursturen.nl maar biedt toch een objectief overzicht van functionaliteiten.

Ondersteuning

Last but not least moet ik toch nog even melden dat ik erg gecharmeerd ben van de support en reactiesnelheid van de heren van factuursturen.nl. Ik ben een zeer kritisch gebruiker en heb veel wijzigingen aan het systeem aangedragen die mij zouden helpen in mijn workflow. De ervaring leert dat als deze zaken door andere gebruikers ook zijn opgemerkt ze binnen een paar dagen met een nieuwe release geïmplementeerd zijn.

Graag zou ik in de reacties jullie ervaringen horen met online factuursystemen. Wat zijn de voordelen nadelen en ontwikkelingen?

Zeker in het huidige tijdperk van ‘social networking’ valt er (vaak te veel) informatie over nietsvermoedende ‘slachtoffers’ te vinden voor diegene die de moeite neemt om goed te zoeken. Dit kan resulteren in vervelende situaties:

• Inbraak en diefstal
• Nieuwsgierige ‘binnenkijkers’
• Vernieling van eigendom rondom uw huis
• Identiteitsdiefstal

Maar ook schade door brand, noodweer, stroomuitval of bijvoorbeeld vuilnis dat niet opgehaald is zijn natuurlijk vervelend. Wat kan je er tegen doen?

Voorzorgsmaatregelen

Er zijn een aantal voorzorgsmaatregelen die je kunt nemen, zowel online als offline. Hieronder volgen een paar praktische tips. Voor een volledige lijst verwijs ik naar het PDF document dat je onder de tips kunt vinden. Let wel: het is een volledige opsomming. Dit kan nogal overdreven of zelfs paranoïde overkomen. De bedoeling van dit artikel is echter om je bewust te maken van een aantal mogelijkheden om binnen de situatie zoals die voor jou geldt, de beveiliging van je huis en alles eromheen zo optimaal mogelijk te maken.

Zichtbaarheid

• Zorg ervoor dat de buren je huis goed kunnen zien. Wellicht die heg in de voortuin even wat lager knippen en een automatisch lampje buiten voor als het donker wordt.
• Als je je luxaflex dicht doet tijdens vakantie vanwege de warmte, doe dit dan al een week voordat je weggaat. Zodoende zullen nieuwsgierigen dit zien als ‘normaal’ gedrag van uw huis.
• Zorg ervoor dat waardevolheden buiten zicht liggen mochten nieuwsgierigen toch naar binnen kunnen kijken door een raampje of deurvenster.
• Zet het volume van je telefoon of antwoordapparaat uit of zeer laag. Dit zorgt ervoor dat nieuwsgierigen niet via een ‘telefoontest’ kunnen horen dat je niet thuis bent.
• In tegenstelling tot wat velen doen: gebruik geen automatische (willekeurig getime-de) lichten. Dieven weten inmiddels echt wel dat die dingen gebruikt worden en hebben andere manieren om te checken of de wisselingen in lampen echt zijn of automatisch: ze luisteren naar voetstappen en kijken naar schaduwpatronen van lopende mensen. Ontbreken die consistent, dan is het niet moeilijk om te raden dat niemand thuis is. Bovendien verminder je door het niet gebruiken van automatische lampen het risico op kortsluiting en de mogelijke gevolgen daarvan. Gewoon je huis donker houden, het is al licht genoeg in deze zomermaanden.

Vertrouwen

• Vraag buren die je vertrouwt om je huis in goede (bewoonde) staat te houden. Geen pakketjes op de stoep, stapels post achter de deur.
• Vraag een goede vriend(in) of 1 of 2 keer langs te komen om je huis te controleren. Dit kan uiteraard ook dezelfde buur zijn.

Toegang

• Vergeet niet je ramen op slot te doen als dat kan.
• Als je je auto thuis laat: goed op slot, ook het handschoenenkastje. Laat niet alles open staan met een briefje ‘geen buit aanwezig’ in de auto, want de kans is groot dat de dief je aan je adres kan koppelen en zodoende toch kan zien dat je weg bent.

Beveiliging

• Verberg al je waardevolle spullen in een niet-opvallende en niet-voor de hand liggende plaats. Onthoudt wel waar je ze hebt verstopt, dat is handig voor als je weer thuiskomt
• Zet je modem en/of router UIT als je een verborgen draadloos netwerk (SSID) hebt. Als je draadloze netwerk zichtbaar is, zorg er dan voor dat je goede beveiliging gebruikt (WPA/WPA2 encryptie).
• Verander de code van je alarm en eventueel kluis. Zorg wel dat je buur of goede vriend(in) deze code heeft om binnen te kunnen komen.

Zaken die door moeten gaan

• Ruim je koelkast uit en gooi bederfelijke zaken weg.
• Laat geen fruit of brood in de keuken liggen.
• Maak een back-up van je computerbestanden. Zet deze op een externe drive en laat deze (uiteraard beveiligd met encryptie) achter bij een vertrouwd persoon. Of nog beter, maak een online back-up met een dienst zoals KPN Backup of Mozy.
• Maak kopieën van je creditcards, paspoorten en andere waardevolle zaken. Geef deze aan een zeer vertrouwd persoon (familielid?) zodat deze ook thuis actie kan ondernemen mochten je waardevolle spullen op vakantie gestolen worden.
• Zoek alvast de telefoonnummers van de lokale politie, brandweer, ambulance en vliegveld op voordat je weggaat naar je bestemming.
• Schaf een UPS (ononderbreekbare krachtbron) aan voor die ene computer die moet blijven draaien tijdens je afwezigheid.
• Neem een oude (volledig opgeladen) GSM mee met een pre-paid kaart zodat je altijd kunt bellen. Bewaar deze tijdens je vakantieverblijf op een veilige plaats.

Informatiebeveiliging

• Versleutel (encrypt) je gegevens als je een laptop meeneemt. Een goed programma hiervoor is bijvoorbeeld TrueCrypt.
• Zorg ervoor dat je je e-mail programma instelt dat je beveiligd je e-mail kunt ophalen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld SPOP en secure SMTP, indien je provider dit ondersteunt.
• Versnipper vertrouwelijke informatie die nog thuis in de papierbak ligt
• Zorg ervoor dat alle vuilnisbakken buitenshuis leeg zijn; deze zijn extreem waardevol voor bijvoorbeeld identiteits-dieven.

Het is een hele lijst. Uiteraard zal niemand alles volgen, het is echter de bedoeling om je bewust te maken van een aantal risico’s en gevoelige punten in je beveiliging tijdens de vakantieperiode. Gebruik wat je aanspreekt en als laatste: Een heel plezierige en veilige vakantie!

Bron beveiligingslijst: The Home Security Methodology Vacation Guide (Pete Herzog, ISECOM)