Iedereen die wel eens een managementboek leest of een cursus doet, zal bij het stellen van doelen als een soort Pavlov-reactie aan het woord SMART denken. Immers, doelen stellen moet concreet en dan helpt elke letter van het woord SMART (en zijn vele varianten) om het denken aan te scherpen. Uiteraard is het motiverend en nuttig om dat waar je naar streeft voor je te zien en voldoende helder te hebben om ernaar toe te kunnen werken. Toch is het te scherp formuleren van doelen niet productief. Vaagheid kan helpen om precies voldoende duidelijkheid te hebben en de nadelen van te scherpe doelen te voorkomen. Kortom, in praise of vagueness.

Vaag wil overigens niet zeggen dat het onduidelijk is wat je doel is, maar dat je toestaat dat er grensgevallen zijn. Zoals iedereen weet wat je bedoelt als je zegt dat je het weer fris vindt maar niemand precies weet of dat nu 8, 9 of 10 graden is. In een interview over Not Exactly: In praise of vagueness, Kees van Deemter stelt de auteur:

For people in my area of logic, it’s actually a much narrower phenomenon, such as the word “grey”. Some birds are clearly grey, some are clearly not, while others are somewhere in between. The fact that such birds exist makes “grey” a vague concept. The vagueness does not arise from insufficient information: some concepts are fundamentally vague.

Een interessant onderzoek over gewicht verliezen. Personen die meededen aan een test en gewicht moesten verliezen deden het beter als ze vage feedback kregen, dan wanneer ze de precieze kilo’s en grammen hoorden. Wie gewicht verliest is tevreden en gaat verder. Wie vijf kilo wil verliezen en er 4,65 verliest, is ontevreden en gaat door de negatieve feedback minder succesvol verder.

Stel dat je meer wilt schrijven, zou het dan handiger zijn om je voor te nemen méér te gaan schrijven of helpt het om een aantal te bepalen? Door bijvoorbeeld vijf blogs te willen schrijven, is de kans groot dat er vijf komen en niet meer. Maar bestaat de kans ook dat nummer vier en vijf wellicht niet écht top waren maar nu eenmaal moesten. Het is de vraag of het succes van het plaatsen van blog één en twee niet voldoende de kans op vervolg garandeert. Daarnaast kost het moeite om aantallen te bepalen en doelen SMART te maken.

In Durftevragen geven Nils Roemen en Fanny Koerts aan dat enige vaagheid de kans op meedenken groter maakt, dan wanneer je in je eentje een heel precieze vraag formuleert:

Bovendien: zelfs een vage vraag stellen is goed, want daarmee daag je mensen uit om mee te denken. Hierdoor wordt een vraag, droom of ambitie gedurende een gesprek steeds helderder.

In managementkringen is het sturen op key performance indicatoren populair. Je maakt doelen SMART en meet de indicator het gewenste en essentiele gedrag (de key performance). Vaak genoeg gaat dan alle aandacht naar de I in plaats van naar de KP. Een gesprek over een indicator kan kort zijn, (“Aantal klantbezoeken gehaald, dus oordeel is goed”) terwijl een gesprek over de key performance een interessante zoektocht is naar wat wel en wat niet goed ging. Jaap Peters heeft met de foto van een perron een mooi verhaal (#19) over hoe ontzield de KPI’s en SLA’s gedrag kunnen maken:

In juridische kringen is het volgende verhaal populair: een man komt met een lama bij een café. Op de deur staat “Verboden voor honden”. We zullen allemaal aannemen dat de lama onder de “honden” valt. Stond er op de cafédeur “Verboden voor honden, katten, cavia’s, hamsters, geiten”, dan is de kans zeer groot dat iemand aanneemt dat de precieze opsomming inhoudt dat lama’s van harte welkom zijn. In elk geval is de kans groot dat de bedoeling van de bewoording “honden” goed opgevat wordt door de -relatief- vage term.

De vraag bij het stellen van individuele doelen is wanneer het doel voldoende duidelijk is dat je er mee aan de slag kunt. “Meer schrijven” is erg vaag maar “Meer blogs op mijn eigen site schrijven over GTD en mailboxbeheer” geeft al behoorlijk richting. Soms is een aantal meer dan een aantal. Bijvoorbeeld het streven van bloggers als Erwin Blom om dagelijks te schrijven. Die verplichting en discipline voegt waarde aan het doel toe. Ook heeft het waarde om aspecten van SMART te gebruiken, zoals de vraag of een doel realistisch is. Ja of nee is dan minder interessant, dan wat je nodig hebt om het te laten slagen.

In Getting things done is doelen stellen een belangrijk deel. David Allen blijft daarbij weg van SMART en varianten daarop, maar stelt wel “Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens!” Oppassen met verfijnen maar wel het eind en de eerste stap helder hebben.

Kortom, wees voldoende precies in je doelen zodat ze voor jou duidelijk zijn én energie richten. Of is dat te vaag …

- Naar aanleiding van In Praise of Vagueness in Wired

- Afbeelding van lambertwm op Flickr

Er is veel te zeggen voor kenniswerkers om  op te ruimen. Het belangrijkste argument vóór is dat spullen om je heen afleiden. David Allen stelt in de inleiding van Getting things done dat wat aandacht kost vooral verwaarloosde verplichtingen zijn. Verwaarloosd zijn dan die zaken waar je nog geen beslissing over genomen hebt (de tandarts afspraak die gemaakt moet worden, de offerte die nog niet af is, de verwaarloosde afspraak). Die gaan spoken of schieten wortel in je geest, waardoor ze aandacht kosten terwijl je er niets aan doet. Opkomende gedachten worden makkelijker uitgelokt als je werkblad allerlei onaffe projecten bevat, je mailbox vol en half geordend is, je post die om actie vraagt om je heen hebt … Op het moment dat je er een beslissing over neemt, krijgen ze een plek en dat geeft rust. Op het moment dat je over een urgente deadline beslist dat je er pas aan begint als een andere actie af is, heeft die deadline een plek. Kortom, orde geeft overzicht, controle en voorkomt de spokende gedachten. Komt er een gedachte op, dan is het zaak die ergens te dumpen waar je ‘m later weer tegen komt, zoals een notitieblok, een memorecorder, (via Captio) naar een inbox  (jouw trusted system).

Daarnaast heb je doorgaans bij het werken allerlei spullen, bronnen en informatie nodig en is het handig als je die in één keer vindt. Sterker nog, zoeken kost niet alleen tijd maar kan ook een bron van ergernis zijn. “Waar heb ik dat nou gelaten” en andere zelfkwelling maakt zoeken niet alleen tijdrovend maar ook een bron van zelfverwijten en stapels goede voornemens. Door snel informatie te vinden, contactinfo op één plaats te hebben, snelkoppelingen, goede bookmarks en goed getagde notities werk je sneller en met minder stress.

Wat zijn dan de nadelen van opruimen?

1. Opruimen kost tijd. Dus hoe minder vaak en effectiever je het doet hoe beter.
2. Opruimen vraagt om een structuur. Immers, wie gaat opruimen moet in een beslismodus komen en alleen maar ordenen. Niet de kranten half beginnen lezen, de brief beginnen te scannen en met dat rare palletje dat al lang in de fruitschaal ligt een Google Goggles search gaan doen maar stapels maken en verdelen. Die beslismodus werkt het best als er een structuur is. Waar komen de te archiveren zaken, wat met de zaken waar een actie uitkomt, waar de boeken die retour bibliotheken moeten, … Een werkende structuur vraagt dat je vooraf nadenkt over hoe je later iets terug wil vinden. Is een grote reeks mappen handiger dan één stapel? Pile, don’t file of Pile File? Het is mogelijk dat het efficiënter is alles op één stapel te leggen en als je dan die ene bijlage bij de polis nodig hebt of dat ene garantiebewijs nodig dan te gaan zoeken in de stapel. Als dat maar zelden voorkomt, bespaar je tijd. Plus als je iets nodig hebt ben je gemotiveerder om er energie in te steken dan wanneer je je afvraagt waar je wat moet archiveren.
3. Opruimen kan leiden tot micromanagement of kan uitstelgedrag zijn: een te verfijnd systeem van mappen, tabbladen, folders, to do-lijsten dat dan ook weer periodiek ingewisseld wordt voor een nieuw systeem kost alleen maar energie en kan een manier van jezelf afleiden zijn.
4. Orde zet minder aan tot actie. Uit onderzoek (Consider it done! - Masicampo en Baumeister) is gebleken dat het verwerken van input naar een ordelijk systeem van acties (GTD!) een zodanig rustig en opgeruimd gevoel geeft dat je makkelijk vergeet de acties ook nog te doen. Uiteraard leidt een Post it! met een urgente actie af en zou je hem niet willen zien zolang je er niets aan doet. Anderzijds is die agitatie wel reden om de Post it! weg te werken.
5. Orde vermindert creatieve impulsen. Door allerlei items op en rond je werkblad te hebben, is de kans op een meanderende geest die toevallige combinaties maakt klein. Dat is ook juist de bedoeling als je in diepe concentratie een taak af moet maken maar is voor een wat lossere brainstorm of een zoektocht naar inspiratie voor een artikel juist wel behulpzaam. Uiteraard kun je in een ordelijke omgeving bijvoorbeeld je Evernote notes doorbladeren om die toevallige treffer op te zoeken en hoef je niet tot je enkels in rommel te zitten.

Kortom, opruimen heeft zijn nut en leidt tot meer focus maar houd er maat mee, want teveel schaadt een gevoel van actie en urgentie.

(Foto: Jeffrey Beall op Flickr)

GTD

Veel van wat hierna staat is gebaseerd op getting things done (verder: GTD). GTD is bedacht door David Allen. Met GTD is er voor kenniswerkers een aantal uitgangspunten geformuleerd die voor studenten -kenniswerkers bij uitstek- zeer handig zijn. Door zo te werken, is de kans groot dat je het opgeruimde gevoel vast houdt. So wie so is nadenken over hoe je studeert, je spullen ordent, taken en agenda bijhoudt al winst. Daarmee richt je je aandacht in plaats van te reageren op wat er langs komt (plotselinge deadline, opdracht waar je net zin in hebt, mails die binnenstromen). Aandacht voor aandacht is kortom al winst. Op Do-lectures is er een presentatie van David Allen daarnaast heeft David Allen vrij uitgebreidere presentatie voor Google verzorgd.

Wat word anders dit jaar?

Om het gevoel dat alles anders wordt concreet te maken, is de eerste vraag wat er precies anders wordt. Als je die vraagt kunt beantwoorden, heb je een helder beeld voor ogen. In GTD-termen is dat de vraag: what does done look like? Sommige coaches gebruiken hier de wondervraag voor.  Op zijn blok Oplossingsgericht werken legt Coert Visser de wondervraag uit.Hij citeert daar therapeur Insoo Kim Berg  die de vraag aan een cliënt voorlegt:

Mag ik je een vraag stellen die misschien een beetje vreemd is? Stel … dat nadat we ons gesprek beëindig jij naar huis gaat ….. en je dag afmaakt….. terwijl je doet wat je normaal doet… en dan ga je naar bed. En terwijl je slaapt … gebeurt er een wonder en de problemen waarvoor je hier nu zit zijn verdwenen. Maar je slaapt, dus je weet niet dat het wonder heeft plaatsgevonden. Als je morgen wakker wordt, wat zullen dan de eerste dingen zijn waaraan je merkt dat het wonder heeft plaatsgevonden?

Hoe scherper en concreter het beeld hoe beter. Dus liever concreet gedrag (“dan noteer ik deadlines in mijn agenda en maak ik er een project van in mijn to do-lijst”) dan algemene beelden (“dan ben ik opgeruimd”).

In Begin bij het eind lees je meer over hoe je dat eind omschrijven aanpakt en er vervolgens acties aankoppelt.

Systeem

Een van de zaken waar David Allen op hamert is dat je nadenkt over hoe je werkt (=studeert) en daar een manier voor vindt die perfect bij jou past. Hij vraagt je een trusted system te hebben, dat er voor zorgt dat je altijd weet waar je wat kunt vinden. Een agenda gebruikt iedereen en sommigen in aanvulling daarop een to do list. Maar wat met alle mails, aantekeningen, schriften, projecten en opdrachten, fysieke post, waar alle ook acties in zitten? Door alle verschillende inboxen op één plek naar projecten en acties te verwerken, zorg je ervoor dat je controle hebt over wat je moet doen.

Ik gebruik Evernote (uitgebreide uitleg en tips voor studenten) voor mail die ik wil bewaren, sites en bookmarks, artikelen (pdf’s), foto’s en plaatjes, foto’s van bibliotheekbonnetjes, et cetera en daarnaast Nozbe voor projecten en acties. Is iets actionable dan komt het altijd in Nozbe. Wil ik informatie ooit terug vinden, dan komt het in Evernote. Toevalig biedt Nozbe een koppeling met Evernote, waardoor ik alle Evernote-notities kan zien die bij een project horen.

Wat werkt voor jou? Wat gebruiken anderen? Een nieuwe start wordt meer een succes als je je workflow op orde hebt.

Verwerken en reviews

Een trusted system is mooi en de vele project- en takenprogramma’s geduldig. Het werkt alleen echt als je periodiek tijd inruimt om overzicht te krijgen. Dus van tijd tot tijd alles wat bij je binnenkort verwerken naar acties. Alle mail, post, telefoonnotities, to do-lijstjes en post its omwerken naar projecten en acties. En dus ook de acties die je gedaan hebt afvinden (ta da!). Daar zijn flow charts en stappen (vanaf minuut 23) voor maar kort en goed moet je periodiek opruimen, ordenen en besluiten nemen over wat je wel en wat je niet doet en wanneer.

Naast dat periodieke verwerken is het ook van belang om periodiek onderhoud te doen en vooruit en terug te kijken. David Allen noemt dat de review. In de review kijk je terug op wat lukt en wat niet, waarom, et cetera om daarna in de vooruitblik conclusies uit dat alles te trekken. Wat moet je dus meer of minder doen? Wat moet je anders doen? De een doet op maandagochtend een review, de ander vrijdagmiddag en weer een ander tweewekelijks. Het is niet voor iedereen makkelijk daar de tijd voor te nemen, maar dat is wel het moment dat GTD echt waarde krijgt.

Met nog wat meer afstand, bijvoorbeeld voor een vakantie of na een blok, is het waardevol om de review nog wat meer te verdiepen en ook eens alle projecten en persoonlijke doelen te evalueren. Hier vind je tips voor zo een wat grotere review.

Dus

• Als er dit jaar iets anders moet worden hoe ziet dat er dan precies uit

• Bedenk hoe je werkt op een manier die jou weinig aandacht kost en die je vertrouwt
• Neem tijd om alle input te verwerken en er besluiten over te nemen
• Evalueer en ga na of je nog op koers zit.

Laat weten wat jij doet om dit schooljaar anders te starten én dat vast te houden.

(Foto van ~merete op Flickr)

Input verwerken naar acties

Een van de sterke punten van GTD vind ik dat je je bij dat wat binnenkomt afvraagt of er een actie voor je inzit. Of het nu een telefoontje, een mailtje of een bijeenkomst met mensen is in al die settings komt er iets op je af en helpt de concrete vraag of er acties inzitten. Zo nee, dan verwijder of archiveer je de input. Zo ja, dan begint echte het denkwerk.

• Is de actie snel te doen, de één houdt korter dan één minuut aan en de ander legt de grens bij twee minuten, dan is het minder werk om de actie te doen, dan om er een taak van te maken. Snel doen en klaar. Micromanagement ligt op de loer als je van zo een kleine, concrete actie een taak gaat maken.
• Is de actie niet snel te doen maar wel concreet, bijvoorbeeld iemand bellen voor een afspraak of een mailverslag van een sessie maken, dan maak je een taak. De een schrijft het op een Post-It of in zijn to do-boek terwijl een ander een digitaal systeem gebruikt (Things, Omnifocus, Egretlist, Remember the Milk, Todo.txt (met Dropbox), Nirvana, Oh ja, Thymer, Toodledo, Wunderlist, …). Soms is er aan die taak een specifiek moment gekoppeld, dan wordt de taak tevens een agenda-item.
• Is de actie concreet maar niet voor jou, dan is delegeren of een verzoek doen jouw actie. Om die actie niet uit het oog te verliezen gebruiken veel GTD’ers een mapje Wachten op waarin ze bijhouden wat er aan vragen en verzoeken uitstaat.
• Is er wel een actie te doen, maar zie je niet meteen welke of zijn er meerdere acties te doen, dan wordt die kwestie een project. Stel je moet een voorstel voor een GTD-systeem schrijven of een presentatie rond een thema verzorgen dan is er meer denkwerk te doen. Voordat het echter een project is, moet er nog wat gebeuren. Immers, als er op je takenlijst staat “voorstel GTD-systeem schrijven” dan is de kans groot dat je niet meteen aan de slag kan in het bovengeschetste plots vrijgevallen uurtje. Ook bestaat de kans, omdat het project nog geen concrete acties bevat, dat het blijft liggen omdat je er nog eens goed over na moet denken en voor zo’n denkoefening moeilijker een goed moment te vinden is. In zo’n geval is het wijs om tijd te plannen om je project concreter te maken. Beter nog: maak je denken af (citaat David Allen) en ga na:

1. wat is er af als het project af is?
2. wat is de eerste stap?

In de woorden van David Allen geciteerd door Patrick Mackaaij: Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens. Good old Covey had het ook in zijn Seven habits of highly effective People verwerkt als eigenschap 2 start with the end in mind en eigenschap 3 put first things first. De eerste stap noemen we in GTD-termen de eerstvolgende actie. Door tenminste die te hebben, kun je aan de slag. Uiteraard zul je, denkend over projecten, meer acties noteren maar op elk moment is de eerstvolgende de belangrijkste want die zorgt voor de start én voortgang.

Door het project te definiëren met tenminste het eind voor ogen en een concrete eerste stap ontstaat er energie. Ook kan blijken bij de definiëring dat er met opdrachtgevers of anderen nog overlegd of onderhandeld moet worden. Het kan dat je een bespreking uitgaat met de vraag om voor klanten een leuk evenement te organiseren en dat jij doordenkend een invulling voor staat die niet iedereen leuk vindt. Een deliverable van een project moet dus concreet zijn en zodanig kleur hebben dat je er ook tegen kunt zijn
Bij het definiëren kan ook blijken dat prioriteit mist. Prima project, nuttig en leuk maar geen urgentie of prioriteit dus de vraag of het nú moet. Als er belangrijkere zaken zijn die wel urgent zijn dan kan een project naar het mapje Misschien/Ooit. Dat is niet een diskwalificatie maar betekent dat je het project in beeld houdt maar er nog niet aan werkt. Periodiek zie je je mapje Misschien/Ooit en ligt de vraag voor of een van die projecten nu wel gestart kan worden.

Plannen

Niet alleen bij acties die op je afkomen, is de vertaling naar projecten en acties van belangrijk. Dat is zeker zo belangrijk bij de ambities, dromen en doelen die je hebt. Ook die moeten op enig moment vertaald worden naar projecten en acties met tenminste één eerstvolgende actie. In een moment van “onderhoud” is het van belang daarover na te denken. Zeker omdat voor veel van ons de belangrijke maar niet urgente projecten het makkelijkst vaag blijven. In een blog over de zomerreview vind je wat suggesties voor een denkoefening over jouw ambities.

Verder

• In Making it all work (review) en Getting Things Done (ook de Nederlandse titels) zet David Allen zijn systeem uiteen
• Op video zet David Allen zijn werk uiteen in een Do lecture en bij Google.

Dus

Veel digitale GTD-systemen geven de mogelijkheid binnen projecten allerlei acties aan te maken. Door de eerstvolgende acties te markeren, kun je op die acties filteren. Kortom, een uur vrij is je GTD-systeem openen en alle eerstvolgende acties tonen en een keuze maken. Hoe kom jij van projecten en ideeën tot acties?

Foto: Carrissa GoodNCrazy

Image: Rawich / FreeDigitalPhotos.net

Onlangs was ik bij het GTD seminar van David Allen op Nyenrode. Ik was daar op uitnodiging en ging er eigenlijk alleen heen omdat het me leuk leek om hem een keer in levenden lijve te zien. Want hoewel ik mij zeker geen GTD specialist wil noemen, de theorie was mij duidelijk. Ik werkte ook al enige tijd min of meer volgens zijn methode en had daar wel voordeel bij. Nadeel was dat mijn lijstjes van tijd tot tijd zodanig vervuild raakten, dat ik al een paar keer volledig opnieuw begonnen ben. Daarbij kreeg ik mijn taken wel onder controle, maar door al mijn lijstjes kreeg ik het gevoel dat ik steeds meer te doen kreeg. Mijn eigen verklaring hiervoor was: “GTD is gaaf, maar niet helemaal mijn ding.” Ik had eigenlijk niet verwacht dat het na dit seminar anders zou zijn, maar daar heb ik mij in vergist.

Het leuke van een dergelijk seminar is dat een spreker, die zijn onderwerp totaal beheerst en zeer regelmatig spreekbeurten geeft, op zoek moet gaan naar verdieping. Dat heb je nodig om het interessant voor jezelf te houden en daarmee blijf je ook interessant voor je publiek. En dan krijg je als publiek dus dingen te horen die in de boeken on- of onderbelicht zijn gebleven. Ik heb een paar nieuwe dingen geleerd die dag, die voor mij een wereld van verschil maken.

“The mind can let go of things, only if there is a trusted plan or system”
Ik heb dit vast gelezen in zijn boek, maar er toen niet de waarde aan gehecht die het verdient. Maar toen hij het zei, had hij mijn aandacht wel te pakken. De essentie is dat je jouw GTD systeem voor 100% moet vertrouwen, anders werkt het niet. Het zit hem vooral in het woord vertrouwen. Hoeveel lijstjes je ook hebt, als je er niet op kan vertrouwen dat jouw acties op het juiste moment naar boven komen, blijft het gevoel van onrust, drukte en onmacht bestaan. Dat heeft niets te maken met de hoeveelheid aan taken, maar met het feit dat jouw implementatie van GTD onbetrouwbaar is, of is geworden.

“Your next action should be simple and reachable”
Reden? Omdat er anders acties op je lijstje blijven staan die er nooit van af gaan. En lijstjes die langzaam vol lopen zijn onbetrouwbaar. Het is een van de belangrijkste oorzaken van het ontstaan van wantrouwen ten aanzien van je eigen systeem. Al je taken die je op een actielijstje plaatst, moeten dus simpel en uitvoerbaar zijn. Voorbeeld: in plaats van “Boek schrijven” begin je met “Omslagtekst schrijven” of “Garage opruimen” met “inventariseren spullen” en daarna “lijst maken van wat weg kan” en daarna “dozen kopen”, etc. Op mijn lijstjes stonden na verloop van tijd veel te veel onuitvoerbare taken, die er dus ook niet meer vanaf gingen. Nu maak ik weer netjes simpele en uitvoerbare taken en als ik ze afstreep, bedenk ik de volgende simpele en uitvoerbare taak.

“Your maybe-later-list is NOT your bucket-list”
Deze hangt eigenlijk vrij nauw samen met de vorige, maar was voor mij een echte eye opener. Op je bucket list horen dromen te staan. En die horen daar te staan tot het moment dat je besluit om ze waar te maken en dan pas hoef je ze op te nemen in je GTD systeem. GTD gaat over de dingen waar je mee bezig bent. Over de actualiteit. Pas op het moment dat ik besluit om mijn droom om een reis naar Nieuw Zeeland waar te maken ook werkelijk ga uitvoeren, pas dan ga ik actie ondernemen. Maar ik weet ook dat dit de eerst komende paar jaar niet gaat gebeuren. GTD is voor nu en de komende 3 maanden. Maar niet voor over een jaar, daarover moet je dromen. En het leuke is, dat hoe beter je GTD systeem werkt, hoe meer tijd je hebt om te dromen.

“The Weekly Review is absolutely necessary”
Dit wist ik, maar hechtte er onvoldoende waarde aan. Het feit dat David maar bleef doorhameren op vertrouwen, deed mij inzien dat je dit echt moet doen. Je zorgt er voor dat je systeem betrouwbaar blijft. Je kijkt terug en je kijkt vooruit en je bepaalt je next actions. En als je dit niet met een vaste regelmaat doet (elke week, zelfde dag, zelfde tijd), dan creëer je binnen no-time een systeem waar je niet meer op kan vertrouwen.

Eigenlijk zijn het deze vier inzichten die voor mij het verschil maken tussen een goed en matig werkend GTD systeem. Misschien werkt jouw GTD systeem ook niet helemaal naar wens en helpen ze je ook een stap verder.

Het interview kondigt David Allen aan als een van de meest invloedrijke denkers in de wereld op het gebied van productiviteit. David Allen is erkend toonaangevend expert op het gebied van productiviteit, zowel persoonlijk als op organisatieniveau. Time Magazine noemde het boek “Getting Things Done” onherroepelijk uit tot boek van het decennium om jezelf vooruit te helpen om zakelijk succesvol te zijn. Het boek “Getting Things Done” is in tientallen talen vertaald. Het hielp al miljoenen mensen balans te brengen in hun leven en de overweldigende hoeveelheid informatie die we tegenwoordig verwerken tot succesvolle resultaten te brengen.

David vertelt dat we niet geboren worden met de vaardigheid om te gaan met de huidige hoeveelheid en de snelheid waarmee alles tegenwoordig op ons af komt. We kunnen het wel leren. En dat begint met schoon schip maken in de dagelijkse gang van zaken. Focus, een helicopterview, visie en doelstellingen zijn ook belangrijk maar, metaforisch, als je schip zinkt dan maakt het niet uit in welke richting het vaart. Psychologisch zijn veel mensen een zinkend schip, we hebben grote lekken van dingen die we niet hebben afgerond. Zorg er eerst voor dat je het gat dicht en grip op de zaak krijgt, dán maak je ruimte om alles in breder perspectief te bezien.

Get things under control, then get an appropriate focus. Eerst de dingen onder controle krijgen om vervolgens een juiste focus te krijgen.

In het dagelijkse leven word je afgeleid door allerlei gedachten die in je hoofd rondspoken. Zoals kleine boodschappen die je nog moet doen, projecten die je op het werk of thuis hebt laten liggen en je pensioen. Deze gedachten putten je uit en halen de vaart uit je bezigheden. De basisbeginselen van Getting Things Done zijn eenvoudig samen te vatten:

1. Write stuff down (capture it)
   Schrijf op wat je bezighoudt zodat je er over kunt denken in plaats van er aan.
2. Decide what it means (clarify)
   Denk na en beslis over wat je wilt bereiken en bedenk de eerstvolgende actie om dat in gang te zetten
3. Organise the results in some kind of coherent categories (organise)
   Organiseer deze resultaten in een systeem dat je vertrouwt
4. Step back and take a look at the whole picture (reflect)
   Bekijk het overzicht dat je nu hebt en…
5. Trust your intuition about what to do (engage)
   je intuïtie vertelt je welke stap je op dit moment op deze specifieke locatie het beste kunt doen

De eerste stap is dus domweg altijd direct opschrijven wat je te binnen schiet zodat het niet terug blijft komen. De gedachten komen altijd terug – inefficiënt toch? – en meestal niet op het moment dat je er iets mee kunt. Als je je laat coachen in Getting Things Done of deelneemt aan de meereffect training dan merk je hoeveel dingen je zo onbewust bezighouden. Met trigger lijsten weten de coaches je hoofd helemaal leeg te maken. Direct opschrijven van iets dat je te binnen schiet werkt ook prima als je ergens geconcentreerd aan werkt of als je in overleg bent – even noteren en je kunt je aandacht weer richten op waar je mee bezig was.

Tijdens de volgende stap maak je voor jezelf duidelijk wat je precies wilt bereiken met de gedachte. Als je er echt iets mee wilt dan benoem je de eerstvolgende concrete actie. Deze actie noteer je in een systeem dat je vertrouwt. Voor de een is dat pen en papier en voor een ander een tody-systeem met agenda of Microsoft Outlook. Op basis van het overzicht dat je dan hebt beslis je wat je op een bepaald moment doet – misschien wel lekker even helemaal niets omdat het kan!

David Allen staat ook bekend om de “2 minute rule” – als je hebt besloten iets te doen en de eerstvolgende actie kost minder dan twee minuten, doe het dan direct. Dat kost minder tijd dan het noteren en volgen in je systeem.

Voor gebruikers van Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” (of bestel direct in de Lifehacking boekenshop) waarmee je binnen een dag een goed begin maakt met Getting Things Done. Op de meereffect training maak je op een praktische manier kennis met het hele systeem. Ook op Lifehacking is er veel over Getting Things Done (GTD) te vinden.

Zelf luisteren? Positive Talk Radio interviews David Allen on the fundamentals of GTD and the value of a clear head and space (16:08).

Het gaat niet om de middelen, maar de mentaliteit om met GTD aan de slag te gaan.

1. Lijsten zijn hard werken – “[...] most big to-do lists have things grouped together on them that cannot be done in the context you are in at the time, and a lot of repetitive re-thinking (wasteful mental effort) is required to figure out what you actually have the opportunity to do in the moment versus what can’t be done until another place and time”
2. Lijsten zijn eng – “If a to-do on your list is not the very next physical visible action to be done, there is a gap between current reality and what you are looking at, and it can trigger a subtle but very real sense of being out of control with what to do about it”
3. Lijsten zijn teleurstellend – “People who try to work daily to-do lists usually have undone things at the end of the day that create guilt and the trouble of having to transfer them to the next day”

Zijn oplossingen?

1. Maak je lijsten compleet – Zet er alles in wat je nog moet doen
2. Maak je lijsten klaar voor actie – Maak elk item op je lijsten actiematig. Zorg dat er een fysieke actie in je item zit (bel met…, onderzoek op het web…, schrijf eerste tien regels van….)
3. Maak je lijsten los van je deadlines – Zet op je kalender alleen die zaken die echt op dat moment gedaan moeten worden, zet alle overige zaken in een lijst.

Lees het hele artikel bij Davidco.com.

Vooraf: veel systemen

Nozbe is niet enig in zijn soort, want andere manieren om digitaal je taken en projecten te ordenen zijn onder andere Things, Omnifocus, Egretlist, Remember the Milk, Todo.txt (met Dropbox), Nirvana, Oh ja, Thymer, Toodledo. En uiteraard zijn taken ook bij te houden in je moleskine of je hipster pda met allerlei setjes met kaartjes (art). Maar te lang met deze discussies bezig zijn, zou je volgens het GTD-Q assesments scoren als micromanager kwalificeren

GTD

• next action/eerste stap: een overzicht van alle taken die op de korte termijn af moeten
• due date: een overzicht deadlines terug wilt werken
• contexts: een overzicht gesorteerd op alle taken die je op een bepaalde plaats doet (kantoor, bibliotheek, thuis) of anderszins samenhangen (bellen, films kijken)
• wachten op: een overzicht van alle verzoeken, vragen en gedelegeerde taken die uitstaan en waarbij een ander een actie moet doen
• ooit: een overzicht van ideeën, potentiële projecten, kansen die je nog niet zo concreet zijn dat projectendat je er taken van gemaakt hebt, maar die je wel periodiek wilt zien om na te gaan of je er al actie op wilt nemen
• project: overzicht van alle taken die rond één project spelen
• inbox: een overzicht van alle notities en aantekeningen die je ingevoerd hebt, dan wel via Captio of Evernote of mail naar je inbox gestuurd hebt. Periodiek verwerk je die naar projecten, taken, archiveren.

Nieuwin Nozbe: Nederlands

Ready, aim, fire?

Niet iedereen zal de idee van een missie of gepland woord voor het nieuwe jaar aanspreken. Voor degenen die keuzes maken als ze zich aandienen of die niet teveel van plannen houden, zal het wat geforceerd aandoen. De terugblik, die als basis dient, kan echter ook voor de minder ‘blauwe‘ denkers aanspreken. Zo een moment van reflectie heeft waarde. Tom Peters beschreef al ooit het verschil tussen plannenmakers (Ready, aim, fire) en doeners (fire, fire, fire). Wellicht spreekt de niet zo strakke planners ook wel de formulering van Jim Collins aan: big, hairy, audacious goals (bhag’s).

Kort

De meerwaarde van een kort statement is het snoeien en selecteren. En hoe meer tekst, hoe groter de kans dat er minder krachtige woorden en minder heldere keuzes insluipen. Bekijk ter inspiratie even Guy Kawasaki, die mantra’s mission statements zeer aannemelijk maakt:

Woorden vinden
Om trefwoorden te vinden, is een mindmap (mindmap-tools of online met MindMeister) een mooi instrument. Noteer achter elkaar allerlei invallen, associaties, beelden, woorden en orden periodiek. Het hoeft niet in één keer af (zie ook de Evernote-tip hierna). Pas de mindmap aan, voeg toe, schrap net zo lang totdat er lijn ontstaat.

Vragen die je mindmap op gang kunnen helpen:

• wat wil ik doen?
• wat wil ik meer doen?
• wat wil ik niet doen?
• wat wil ik niet meer doen?
• voor wie wil ik aan de slag?
• met wie wil ik aan de slag?
• kippenvel krijg ik van …
• in flow werkte ik aan …
• wat ik goed kan, is …
• wat anderen in mij waarderen, is …
• routine dreigt als ik … doe
• in mijn BCG-portfolio onderscheid ik als star, cash cow, question mark en dog: …, …, … en …

Manieren om aan woorden te komen:

• gebruik kaartjes met woorden om te zien wat je aantrekt en wat juist niet. De waaier van wording is daar erg handig voor. Maar ook de kernkwaliteitenkaarten of een set kaarten uit de serie van Peter Gerrickens
• Stop je LinkedIn-profiel, je tweets van een periode et cetera in Wordle en kijk eens welke termen er boven komen drijven
• Vraag vooral ook anderen van wie je inbreng waardeert om je mindmap aan te vullen
• Zetvan alles in Evernote (voorbeeld) dat je associeert met het nieuwe jaar, doelen, dingen anders aanpakken. Gebruik bijvoorbeeld als tag 2011 voor deze notities, foto’s, clips, … Zo stel je een 2011 moodboard samen
• Bekijk de ondertitels van producten in de supermarkt. Iets voor je set trefwoorden? Zo heeft chorizo als ondertitel : “grof en pittig” en een bepaalde espresso: “vol en pittig”. Haal je daar inspiratie vandaan? Of wijnomschrijvingen? Of advertenties?
• Stop je trefwoorden in Flickr of Google Afbeeldingen en kijk eens wat eruit komt. Kijk eens welke tags er onder de gevonden afbeeldingen staan
• Welk woord of welke zinnetje uit gesprekken de afgelopen tijd is je bijgebleven? Welk citaat of motto staat je helder voor ogen? Gebruik woorden daaruit
• Wat voor soort sfeer moet je motto hebben? Martiaal, technisch, zenachtig, mondiaal, zakelijk, energiek, … Vind woorden die de sfeer weergeven
• Bekijk de lijst trefwoorden die talentenscouts gebruiken om brieven en CV’s op te controleren. Wil je meer strategisch advieswerk doen, kijk dan eens welke woorden je volgens talentenscouts moet gebruiken (ook veel clichés/jargon)

Heb je een motto voor 2011? Hoe vind jij de juiste woorden?

(afbeelding van Cuppini op Flickr.;Links uit deze blog hier verzameld)