Lifehacking

Laatst zat ik eens door mijn Gmail archief heen te bladeren en het viel me op hoeveel mails met bijlagen er nog in stonden. Sommigen hadden helemaal niet in het archief moeten staan, maar waren geschikt voor de prullenbak. Maar er zaten ook bijlagen bij die ik helemaal vergeten was en die zeker de moeite waard waren om te bewaren. Maar is het Gmail archief dan wel de beste plek?
Van Gmail naar GDocs
Sinds kort schiet ik semi-automatisch al mijn mails met bijlagen richting Google Docs. Tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden omgezet in Google Docs, zodat ze online ook bewerkt kunnen worden. Met het, nog niet zo oude, Google Docs OCR kun je zelfs foto’s of afbeeldingen met tekst om laten zetten in Google Docs.
Pixelpipe
Ook weten hoe? Geheim van de smid  is de online dienst Pixelpipe. Misschien ken je Pixelpipe wel om …

Het Nieuwe Werken is helemaal hot en ik word er als gedetacheerde steeds vaker mee geconfronteerd. Bij mij valt het op zich wel mee, maar het kan zo zijn dat je in de detachering van opdracht naar opdracht hopt. Elke keer een nieuwe werkplek, elke keer andere applicaties en elke keer een ander systeem.
Eigen systeem
Persoonlijk vind ik het makkelijker om altijd met de zelfde applicaties te werken, dus ben ik begonnen om uit te zoeken hoe ik dit voor elkaar kon krijgen. Dit begon met meezeulen van mijn privé laptop. Dit was van korte duur, omdat het met eigen apparatuur vaak niet mogelijk is om op het beveiligde netwerk te komen.
Portable apps
Volgende stap was het meenemen van portable apps op een USB stick en zelfs het portable maken van veel gebruikte applicaties. Omdat de snelheid van een USB stick soms wel te wensen overlaat werden de applicaties al snel geparkeerd in het enige “eigen” stukje hardeschijf bij de opdrachtgever: Mijn Documenten. Al een stuk sneller, maar dit was ook afhankelijk van de snelheid van het systeem waar je achter zit.
De cloud
Laatste stap was dus duidelijk en zou het verschil moeten maken. Weinig afhankelijk van het systeem waar je achter zit en zelf geen apparatuur nodig. Ik ging de overstap maken naar de cloud!

Afgelopen woensdag explodeerde Twitter zo’n beetje door de komst van Google Wave. Deze nieuwe dienst integreert e-mail, chat, documentbeheer en fotouitwisseling in één dienst, waarin gebruikers live kunnen werken aan documenten, kunnen chatten en door middel van widgets met elkaar kunnen communiceren. Zoals Google het zelf zegt: We hebben email opnieuw uitgevonden. Vanaf die dag was het mogelijk om één van de 100.000 uitnodigingen te krijgen en er werd flink om gesmeekt, geretweet en geveild. Nu is de storm wat gaan liggen en zien we her en der wat eerste reviews verschijnen van Google Wave. We zetten er een paar op een rij

Gebruikers van Google’s mail-applicatie GMail hebben altijd hun conversaties al in kunnen delen met labels in plaats van mappen. Was dit eerst ook nog zo bij Google Documenten, nu worden hier “ouderwetse” mappen gebruikt.
Of zo lijkt het toch op het eerste zicht, want eigenlijk zijn dit ook gewoon labels!

Vrijwel iedereen heeft wel een aantal documenten die je veel vaker opent dan andere documenten. Om weer wat sneller en gemakkelijker te werken, kun je voor die documenten een afkorting maken in Fingertips. Nadat je Fingertips hebt geïnstalleerd, kun je eenvoudig eigen afkortingen definiëren voor documenten, programma’s, websites en alles waar je vaak heen wilt.
Een afkorting aan een document toewijzen
1. Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

2. Type de afkorting die je aan het document wilt toekennen. In dit voorbeeld gebruik ik de afkorting ‘Uren’.

4. Druk Alt + E, of klik op New rechtsonderaan. Dan verschijnt het Opties dialoog.

5. Druk Alt + B, of klik op Browse achter Filename/URL om het document te kiezen wat je voortaan wilt openen met de nieuwe afkorting ‘Uren’.

6. Zoek het document op en selecteer …

Als je vaak met wat grotere documenten werkt, is het helemaal geen gek idee om even na te denken over hoe je al dat materiaal goed beschermt.

Eén van mijn tips is om je documenten een versienummer te geven. Ik doe dat zelf meestal door de document-naam te laten beginnen met de letter ‘v’ van versie, plus een nummer.

Bijvoorbeeld:
v3 The Happy Outlook Book.doc
Zo voorkom ik dat als er iets misgaat ik alles kwijt ben of van mijn back-up terug moet halen. Maar het is ook knap handig om later nog materiaal wat ik ondertussen heb verwijderd, terug te kunnen halen uit een oudere versie van het document.