“Als er geen invloed wordt uitgeoefend op een voorwerp beweegt het niet.”

Dat dit wel blijft hangen komt door Hazel, één van de handigste gereedschappen waar je je Apple Mac van kunt voorzien (Windows gebruikers: blijf lezen!) De ontwikkelaar, “Mr Noodle”, had geconstateerd dat de eerste wet van Newton net zo goed geldt voor je computer. Documenten en andere bestanden blijven namelijk gewoon dáár staan waar je ze plaatst. En, noem het gemakzucht, noem het gebrek aan organisatie, maar vaak is dat niet waar ze eigenlijk zouden moeten staan. Kijk maar eens bij je collega’s op het bureaublad, of in de Downloads-map.

Hazel is een soort van bestandskabouter die zich in je Mac nestelt, en vervolgens je harde schijf in de gaten houdt, en opschoont en organiseert volgens de regels die je instelt.

Zo kun je items in de Downloads-map automatisch na een bepaalde periode verwijderen. Of je prullenmand laten doorzoeken en items ouder dan een maand voorgoed weggooien. Of je foto’s automatisch verplaatsen naar mappen afhankelijk van datum. Of MP3s automatisch importeren in iTunes. Of bittorrent bestanden automatisch van je laptop via Dropbox verplaatsen naar je thuiscomputer zodat ze gedownload zijn wanneer je weer thuis komt. Of, als je nog gelooft in het papierloze kantoor, ingescande documenten automatisch voorzien van de juiste bestandsnaam en verplaatsen naar de juiste archiefmap. Of videobestanden automatisch converteren voor je iPhone. Zeker als je overweg kunt met AppleScript zijn de mogelijkheden schier eindeloos.

Voordat je nu denkt dat Mac-gebruikers weer eens mazzel hebben met mooie software: voor Windows is er Belvedere. En het logo mag dan een stuk minder fraai zijn, Belvedere is wél mooi gratis; Hazel kost 22 dollar.

Hazel kun je hier downloaden en 14 dagen uitproberen. Tips en trucs en coole voorbeelden vind je hier op het Noodlesoft forum.

Belvedere kun je hier downloaden. Op Youtube staat een leuk filmpje over hoe je Belvedere kunt gebruiken.

Van Gmail naar GDocs

Sinds kort schiet ik semi-automatisch al mijn mails met bijlagen richting Google Docs. Tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden omgezet in Google Docs, zodat ze online ook bewerkt kunnen worden. Met het, nog niet zo oude, Google Docs OCR kun je zelfs foto’s of afbeeldingen met tekst om laten zetten in Google Docs.

Pixelpipe

Ook weten hoe? Geheim van de smid  is de online dienst Pixelpipe. Misschien ken je Pixelpipe wel om al je social media sites tegelijkertijd te voorzien van jouw nieuwste foto’s. Maar de dienst kan tegenwoordig met alle bestanden overweg en heeft links met zo’n 60 verschillende diensten.

Stappen

Twee van die diensten zijn Google Docs en Google Docs OCR. En hier kunnen we wat mee. De stappen die je moet doorlopen om je mails met bijlagen vanuit Gmail in Google Docs te krijgen:

• Maak een Pixelpipe account aan
• Maak 2 pipes aan (Add Pipes):
  • Google Docs
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs
    • Voer de volgende waarden in:

• • Google Docs OCR
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs OCR
    • Voer de volgende waarden in:

Klaar! Dit is alles wat je nodig hebt.

Van Gmail naar Google Docs (OCR)

De rest is nu een makkie. Als je bij Pixelpipe naar het tabblad Free Software gaat staat er gelijk onder de kop Mobile de Email/MMS tool. Als je op [Tell me more] druk krijg je jouw persoonlijke emailadres te zien. Met dit adres kun je bestanden naar jouw pipes sturen.

We nemen dus een mailtje met een bijlage:

Zoals je ziet staat in het Aan: veld het persoonlijke “Pixelpipe” mailadres. Ook heb ik in als onderwerp de tag @gdocs meegegeven. Hierdoor weet Pixelpipe dat deze mail doorgestuurd moet worden naar Google Docs (Dit is de routing tag die je hebt ingesteld).

Dit kun je natuurlijk verder uitbreiden. Met een eenvoudige filter kun je alle binnenkomende mailtjes met bijlagen direct doorverwijzen naar Pixelpipe en met Syncplicity geinstalleerd op je thuiscomputer komen al je bijlagen bij elkaar in een map in je computer te staan. Mogelijkheden zat. Natuurlijk kun je deze truc trouwens met elk emailprogramma uitvoeren.

Eigen systeem

Persoonlijk vind ik het makkelijker om altijd met de zelfde applicaties te werken, dus ben ik begonnen om uit te zoeken hoe ik dit voor elkaar kon krijgen. Dit begon met meezeulen van mijn privé laptop. Dit was van korte duur, omdat het met eigen apparatuur vaak niet mogelijk is om op het beveiligde netwerk te komen.

Portable apps

Volgende stap was het meenemen van portable apps op een USB stick en zelfs het portable maken van veel gebruikte applicaties. Omdat de snelheid van een USB stick soms wel te wensen overlaat werden de applicaties al snel geparkeerd in het enige “eigen” stukje hardeschijf bij de opdrachtgever: Mijn Documenten. Al een stuk sneller, maar dit was ook afhankelijk van de snelheid van het systeem waar je achter zit.

De cloud

Laatste stap was dus duidelijk en zou het verschil moeten maken. Weinig afhankelijk van het systeem waar je achter zit en zelf geen apparatuur nodig. Ik ging de overstap maken naar de cloud!

Web applicaties die je via een browser kunt benaderen zijn er al jaren, maar de laatste jaren wordt de keus steeds groter en de applicaties steeds beter. Het is niet moeilijk om waardige alternatieven te vinden op het internet voor veel gebruikte thuis applicaties. Voordeel is dat je niets hoeft te installeren en dat je overal toegang hebt tot je favoriete toepassingen.

Het enige dat ik nog nodig heb is een portable versie van Firefox met Flash en Java geinstalleerd. Deze hoef ik niet eens op USB stick mee te nemen, want ik laat deze in de cloud staan, zodat ik deze ook altijd bij me heb.

Webdesign:

• Kodingen -  Een web based development platform waarin je oneindig veel projecten aan kunt maken en toegang hebt tot jouw FTP servers. In de toekomst kun zelfs je eigen webservers toevoegen. De ideale tool als je veel in een team werkt of veel op verschillende werkplekken.
• Aviary – In mijn ogen één van de beste web based images editors. Voor Firefox heb ik ook de addon geinstalleerd om heel eenvoudig mooie screenshots te kunnen maken. Naast de image editor (Phoenix) zijn er nog meer applicaties te vinden onder de paraplu van Aviary, waar onder een sound editor en een video editor.
• A-Drive – Voor de opslag van mijn webprojecten heb ik wel wat ruimte nodig, dus maak ik gebruik van de gratis 50 GB van A-Drive die ik via mijn browser kan benaderen.

Bookmarks:

• Read It Later – Soms lees je een artikel op het net dat meer aandacht nodig heeft. Met Read It Later creëer je een lijst met websites en artikelen die je later wilt lezen.
• Delicious – Om websites op te slaan, voor als ik inspiratie nodig heb.Evernote – Voor het bewaren van handige stukjes code.

Muziek:

• Last.fm – Gebruik ik niet om muziek mee te luisteren, maar om nieuwe muziek mee te ontdekken.
• Grooveshark – Gratis alternatief voor Last.fm en Spotify. Goede kwaliteit muziek en een hele fijne interface. Er is ook een versie voor mijn Android telefoon, maar die kost $3 per maand.

Video:

• Youtube – Wie kent het niet. Hier zet ik zelf filmpjes op en zoek hier naar filmpjes met tutorials als ik deze nodig heb.
• TVGorge – Alle bekende TV-series rechtstreeks vanaf het net te kijken. Het is geen HD kwaliteit, maar makkelijk zonder omwegen te bekijken hier in Nederland. Geen proxy’s, niets, gewoon achterover leunen en genieten.

Tip

Een tip om snel te kunnen werken met web apps. Als je vaak werkt met verschillende apps op het zelfde moment kun je deze apps als bladwijzers opslaan in de zelfde bladwijzermap. Door een rechtermuisklik op de map en te kiezen voor: “Alle bladwijzers openen” openen alle bladwijzers in verschillende tabbladen en je kunt aan de slag.

Zoals je ziet is er bijna voor elke applicatie die je offline gebruikt ook wel een versie online te vinden. Dit zijn de applicaties die ik gebruik, maar voor elke applicatie is wel een alternatief te vinden.

Tip om deze alternatieven te vinden? Type de naam van de applicatie in de zoekbox van Google gevolgd door vs. Kans is groot dat je een aantal mooie alternatieven aangeboden krijgt.

Nadeel

Werken in de cloud heeft veel voordelen, maar ook nadelen. Het grootste nadeel in mijn ogen is dat al je bestanden ergens staan waar jij niet rechtstreeks controle over hebt. Als er iemand achter de web applicatie zit met kwade bedoelingen kunnen zo al je al dan niet vertrouwelijke bestanden openbaar worden. Hier ga ik dan ook heel voorzichtig mee om. Vertrouwelijke bestanden gaan niet de cloud in, maar moeten toch offline gebruikt worden.

Conclusie

Ondanks dit nadeel hoop ik dat ik met dit artikel heb laten zien hoeveel er mogelijk is op het internet. Al je documenten bij elkaar en altijd de juiste tools tot je beschikking om je werk uit te kunnen voeren. Ik ben helemaal in de wolken met deze manier van werken.

Allereest, wil je weten wat Google Wave nu eigenlijk is, bekijk dan deze korte video.

• Lifehacker.com – Google Wave First Look: “Right now, like all collaboration tools, Wave is only as good as how many of the people you work (and play) with have it.”
• TechCrunch – Google Wave starts rolling: “While Wave is a product, the larger goal for the project is to make it into a communications platform.”
• The Next Web – 6Rounds brings video conversation to Google Wave: “6Rounds does things differently, letting you browse websites together, watch movies, play games and interact on a level really not seen before.”
• Bijgespijkerd – Google Wave: Een eerste indruk: “Zodra meer mensen Waves gaan gebruiken en andere partijen extenties gaan ontwikkelen kan het een zeer waardevol platform voor discussie en interactie worden.”
• Marketingfacts – Marktplaats aanbod op Google Wave: “Voor Marktplaats ontwikkelden we een bot: een virtuele gesprekspartner die je aan een Wave toevoegt en waarmee je op heel eenvoudige manier samen kunt zoeken in het aanbod op Wave.”
• Mashable – How to get started with Google Wave: “Google Wave is far from a complete product. They will add new features, tweak the interface, and change entire chunks of it based on user feedback and the data they gather from this initial release.”
• Scobleizer – Google Wave on beach of overhype: “But this service is way overhyped and as people start to use it they will realize it brings the worst of email and IM together: unproductivity.”
• Louis Gray – Google Wave hits shore, flash flood warning in effect: “But if you’re diving into this new technology, expect do be exerting a lot of energy to stay on top of it, because messaging just got accelerated.”

Daarnaast hebben we ook een aantal video’s over Google Wave verzameld (Met dank aan SearchCowboys)

We verwachten één deze dagen een invite voor Google Wave te hebben zodat we meer kunnen vertellen èn laten zien, natuurlijk met wat handige screencasts. Links naar meer reviews zijn welkom in de comments! Je kunt trouwens ook al een passend shirt dragen als je nog een Wave-invite wilt…

Of zo lijkt het toch op het eerste zicht, want eigenlijk zijn dit ook gewoon labels!

Op Google Operating System is namelijk te lezen dat documenten in meerdere mappen geplaatst kunnen worden zonder onnodige kopieën te creeëren.

Dit doe je door een document naar een map in je zijbalk te slepen vanuit de “Alle items”-weergave. Let wel op dat je dit niet moet doen als je al in een map zit, dit zal het document namelijk verplaatsen.

Hoewel Google Documenten het aanmaken van submappen wel ondersteunt (kies Nieuw => Map als je je in een map bevindt), is er nog geen ondersteuning voor in de zijbalk. Het is dan ook niet mogelijk om een document te “labelen” met een submap.

Ondanks deze beperking is dit een goede ontwikkeling. Er is altijd veel discussie geweest tussen liefhebbers van mappen aan de ene kant, en liefhebbers van labels aan de andere kant. Misschien heeft Google hier de eerste stap gezet naar een systeem waar beide partijen tevreden mee kunnen zijn.

Een afkorting aan een document toewijzen

1. Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

2. Type de afkorting die je aan het document wilt toekennen. In dit voorbeeld gebruik ik de afkorting ‘Uren‘.

4. Druk Alt + E, of klik op New rechtsonderaan. Dan verschijnt het Opties dialoog.

5. Druk Alt + B, of klik op Browse achter Filename/URL om het document te kiezen wat je voortaan wilt openen met de nieuwe afkorting ‘Uren’.

6. Zoek het document op en selecteer het.

7. Klik nu op de Openen knop.

8. Geef bij Description (Alt + I) een beschrijving op. Die zie je voortaan staan in het commandoschermpje van Fingertips, wanneer je die nieuwe afkorting intikt.

9. Druk Alt + O, of klik op de Ok knop om deze afkorting vast te leggen.

En voila, voortan kun je met de afkorting ‘Uren‘ in Fingertips eenvoudig (en zonder muis!) de spreadsheet met je urenregistratie openen. Dat scheelt net weer – en als het je teveel moeite kost doe je het waarschijnlijk niet.

Eén van mijn tips is om je documenten een versienummer te geven. Ik doe dat zelf meestal door de document-naam te laten beginnen met de letter ‘v’ van versie, plus een nummer.

Bijvoorbeeld:

v3 The Happy Outlook Book.doc

Zo voorkom ik dat als er iets misgaat ik alles kwijt ben of van mijn back-up terug moet halen. Maar het is ook knap handig om later nog materiaal wat ik ondertussen heb verwijderd, terug te kunnen halen uit een oudere versie van het document.