Lifehacking » e-mail

Evernote: overzicht van alles wat we er over schreven

Oskar van Rijswijk — Fri, 03 Feb 2012 09:00:53 +0000

Evernote. Jouw digitale geheugen. Het is een van onze favorieten. Wij hebben dan ook hier op Lifehacking.nl regelmatig over Evernote geschreven. Evernote verbetert en groeit flink. Ook in Nederland. Tijd dus voor Het Grote Overzicht van al onze posts over Evernote.

Binnenkort én gedurende de komende maanden gaan wij nog veel meer over Evernote publiceren…! We vernemen graag jouw suggesties voor onderwerpen.

Lijst van onze posts over Evernote

2008

2009

2010

2011

2012

Meer Evernote-hacks (Engelstalig)

Heb jij suggesties of wensen voor onderwerpen over Evernote? Wat heb je altijd al willen weten over Evernote, maar nooit durven vragen? Laat het ons weten met een Reactie onderaan deze pagina. Wij zullen er graag over schrijven.

Evernote en e-mail

Oskar van Rijswijk — Tue, 03 Jan 2012 08:30:00 +0000

Evernote is mijn digitale archief. Mijn eigen Evernote-adres is inmiddels mijn meest gebruikte e-mailadres. Ik bewaar webpagina’s met de populaire webclipper. Minder bekend is dat je Evernote ook eenvoudig met tekst en documenten kunt vullen via e-mail. Hoe doe ik dat en waarvoor is het handig? Ik leg het uit en geef 10 tips voor het gebruik van Evernote en e-mail.

Evernote gebruik ik tegelijk als digitale schoenendoos, backup, knipselarchief, boekenkast, papierstapel, memorecorder, documententas, hangmap, ordner of vergaderdossier. Deze webservice bewaart de references bij mijn toepassing van GTD. Het is een deel van mijn geheugen geworden. Dankzij Evernote werk ik bijna papierloos. Alles wat ik vroeger op papier, harde schijf, bedrijfsnetwerk of USB-stick had staan, bewaar ik nu met Evernote. Ik heb Evernote altijd bij de hand op alle computers en de telefoon. Eenvoudig handig. Het is geen toeval dat we hier op Lifehacking vaker over Evernote schrijven.

Eigen e-mailadres bij Evernote

Bij Evernote krijg je een eigen uniek e-mailadres. Het ziet er ongeveer uit als [gebruikersnaam].12345@m.evernote.com. Je kunt dit e-mailadres vinden bij de accountinformatie van Evernote.

Lees hoe en waar je dit e-mailadres kunt vinden.

E-mailadres van Evernote gebruiken

Om het e-mailadres van mijn Evernote-account te gebruiken heb ik het gekopieerd vanuit mijn accountinformatie in Evernote en in mijn digitale adresboek geplakt. Vanuit de instellingen van Evernote iOS kun je dit nu ook doen met de knop ‘Toevoegen aan Contacten’. Ik gaf meteen dit lange e-mailadres een makkelijk te onthouden naam: @Evernote. Door deze spelling verschijnt het ergens bovenin de alfabetische lijst van mijn contacten. Je kunt dit Evernote-adres in meerdere adresboeken zetten, behorend bij verschillende e-mailaccounts. Het adres werkt altijd, ongeacht de afzender. Je kunt het adres dus ook delen met anderen. Bij misbruik (spam) kun je het adres zelf met een reset in Evernote wijzigen.

Verstuur je een e-mail aan Evernote, dan worden zowel de tekst als de bijlagen geplaatst in een notitie in je standaardnotitieboek. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van de notitie en de inhoud van de e-mail de tekst van de notitie. Bijlagen bij de e-mail worden in de notitie geplaatst. Je kunt achteraan de onderwerpregel ook nog metadata plaatsen. Zo kun je met een @ een ander notieblok dan jouw standaardnotieblok als bestemming meegeven. En je kunt met een # een of meerdere tags toevoegen. Mits de tag al bestaat in jouw Evernote wordt deze aan de notitie toegevoegd.

Lees hier hoe je een bestemming (notitieboek) en tags kunt toevoegen aan de e-mail naar Evernote.

Ik neem meestal meteen even de tijd om een duidelijke titel en tags in de onderwerpregel van de e-mail aan Evernote te typen. Dan hoef ik dat later niet in Evernote alsnog te doen. Wanneer ik een e-mail zonder tags naar Evernote stuur, dan weet ik dat ik in dienotitie in Evernote later nog wat wijzigingen en tags wil aanbrengen. Ik kan die notitie terugvinden in Evernote met een (opgeslagen) zoekopdracht ‘Nog geen tags’: -tag:

Tien tips voor het gebruik van Evernote en e-mail

Wat ik per e-mail kan versturen, kan ik nu ook naar Evernote sturen. Daar wordt het een evernote-notitie, naar eigen keuze gevuld met tekst, bestanden en tags. Ik kan echt van alles wat digitaal is via e-mail opslaan in Evernote. Ik geef tien voorbeelden.

Afbeeldingen e-mailen vanaf schijf of vanuit fotoalbums. Zo bewaar ik in Evernote een enkele afbeelding of een album in een notitie.
Documenten e-mailen vanaf schijf of vanuit readers en tekstverwerkers. Zo bewaar ik in Evernote tekst, downloads en eBooks.
E-mails direct na ontvangst doorsturen vanuit mijn Postvak IN. Zo bewaar ik in Evernote per e-mail ontvangen vergaderdossiers en andere e-mails, die ik niet meteen afhandel of verwijder. Dit helpt me om mijn mailbox dagelijks leeg te werken.
Knip-en-plak selecties uit bestanden en vanaf het web in een e-mail. Zo bewaar ik in Evernote gedeeltes tekst of afbeeldingen uit documenten, e-mails en websites.
Knipsels e-mailen vanuit een feedreader. Zo bewaar ik in Evernote webberichten vanuit Google Reader.
Notities schrijven direct per e-mail of geschreven in een tekstverwerker naar keuze. Zo bewaar ik in Evernote eigen tekst in de door mij gewenste opmaak.
Presentaties e-mailen direct na productie. Zo bewaar ik in Evernote presentaties vanuit Google Docs.
Scans e-mailen vanaf de scanner. Zo bewaar ik in Evernote scans van papier, flipover of whiteboard. Brieven die nog af en toe per slakkenpost op de zaak binnenkomen laat ik daar scannen en per e-mail toezenden.
Tweets e-mailen vanuit Twitter. Zo bewaar ik in Evernote tweets waar ik later nog wat mee wil doen
URL’s vanuit een browser. Zo bewaar ik in Evernote bookmarks. Daarna verzamel ik deze in Egretlinks.

Heb jij nog andere voorbeelden?

Evernote en e-mail passen goed bij elkaar bij elkaar. E-mail is beschikbaar met clients en vanuit veel software en apps op alle mogelijke computers en smartphones. Snel en gemakkelijk.

In de Evernote Galerij staat een overzicht van een beperkte, maar groeiende verzameling hardware, software en apps, vanwaaruit je gegevens direct in Evernote kunt opslaan, zonder tussenkomst van e-mail.

Meer informatie

Je inbox leeg in 15 seconden

Zoontraining — Wed, 14 Dec 2011 08:30:14 +0000

Zonder uren uitzoekwerk en zonder ook maar één berichtje weg te gooien kan ook jij binnen 15 seconden je inbox schonen. Zo kun je lekker opgeruimd 2012 in…

De meeste mensen die ik ondersteun in het slimmer werken met Outlook, zodat het programma vóór je gaat weken en niet tegen je, laten al hun emails in hun inbox staan. Het record aantal mails staat tot nu toe op ruim 12.000. Maar ook al vanaf twintig emailtjes in je inbox kun je jezelf niet meer wijs maken dat je grip en overzicht hebt op de status van deze email. Want, moet je er zelf nog iets mee, wacht je op een reactie van iemand anders, wil je het stuk als naslag bewaren of kan het eigenlijk gewoon weg?

Weer structuur brengen in je mailbox lijkt een geweldige klus, maar dat valt best mee. Helemaal als je je realiseert dat je hierna meer overzicht hebt over en minder stress hebt om je Outlook. Want vergeet niet, je emailprogramma is vaak ‘maar’ een hulpmiddel om je werkzaamheden uit te kunnen voeren, geen taak op zich!

Doe het in zes stappen
1. Ga naar je e-mail.
2. Maak een map aan die je ‘Ongesorteerd archief 2011’ noemt.
3. Bepaal een termijn waarvan je zeker weet dat je de email die ouder al door je is afgehandeld. Bijvoorbeeld; ‘alle mail die ouder is dan één maand, daarvan weet ik zeker dat ik die heb afgehandeld. Over alles tot en met vier weken weet ik niet zeker.’
4. Verplaats nu alle mail die ouder is dan, in dit geval, één maand naar de map ‘Ongesorteerd archief 2011’. Zo, die email ben je kwijt en hier hoef je nooit meer naar te kijken. Maar, mocht je het toch nog eens nodig hebben dan heb je het in ieder geval niet weg gegooid.
5. Er blijft nu nog een restje email over in je inbox. Als je vanaf nu iedere dag de tien onderste emails archiveert volgens onderstaande periode, dan ruim je ook het laatste restje op:

Archief stukken – Maak een map ‘Archief 2012’ aan en: plaats hierin alle email die je zeker weten wilt bewaren als naslag.
Nog af te handelen werkzaamheden – plaats in je takenlijst of agenda alle email die je nog af wilt handelen. Geef aan op welke datum je hiermee aan de slag wilt, stel je herinnering in en Outlook geeft je op het gewenste moment een berichtje. Hoef je zelf niets meer te onthouden.
Emailtjes waarop jij nog op een reactie van een ander verwacht – dezelfde instructies als ‘nog af te handelen werkzaamheden’. Maak er ook hier en taak/agendapunt van, zodat je grip houdt over acties die je bij anderen hebt uitgezet.
Afgehandeld en niet meer nodig – Weggooien! En vergeet niet om je map verwijderde items (automatisch) te legen; scheelt weer een hoop geheugen.

6. Email die vanaf nu binnenkomt na het lezen direct volgens stap 5 afhandelen. Zo voorkom je dat je mailbox binnen no-time weer gaat vollopen.

Laat even weten hoe het voelt om van die honderden (misschien wel duizenden) emails in je inbox af te zijn!

Hoe laat verwerk je je inboxen?

Bert Plat — Fri, 18 Nov 2011 08:30:33 +0000

Het verwerken van je inboxen mag wel het hart van de Getting Things Done methode genoemd worden.

Opfrisser (GTD-ers: sla dit over)

Even een kleine opfrisser: in die inboxen (mailbox, voicemail, inbakken) verzamel je alles wat er aan vragen, opmerkingen, opdrachten, verzoeken, informatie en andere data jouw kant opgestroomd is. Vervolgens werk je regelmatig die inboxen helemaal leeg; het doel van dat leegwerken is een complete inventaris op te maken van alles wat je op je bordje hebt liggen. En het doel dáárvan is dat je zelf de juiste keuze kunt maken wat prioriteit verdient, in plaats van gestuurd te worden door wat het hardste schreeuwt of het recentst binnengekomen is. Een postbode gaat ook niet elke brief in volgorde van binnenkomst bezorgen; hij inventariseert eerst hoeveel post er is, van welk type, en voor welke wijken.

Dat is de theorie.

Theorie vs. praktijk

In de praktijk valt het regelmatig leegwerken van die inboxen vaak niet mee. Dat heeft nogal eens te maken met een onvoldoende organisatie daarachter: je kunt het wel weg willen werken, maar dan moet wel helder en eenduidig zijn waar naar toe je het weg kunt werken. Als de postbode geen bakken zou hebben voor elke wijk of soort post valt het wegwerken van al die poststukken ook niet mee.

Maar zelfs als de organisatie er achter voldoende is ingericht wil het nog wel eens lastig zijn om de inbox leeg te krijgen.
Bij het verwerken van je inboxen neem je namelijk voortdurend beslissingen — wil ik hier iets mee doen, zo ja: wát wil ik hier mee doen — en het menselijk vermogen tot het nemen van beslissingen blijkt nogal beperkt te zijn.

Uit verschillende recente onderzoeken komt steeds weer naar voren dat de ‘executive function’ van het menselijk brein — het beslisorgaan, zeg maar — snel uitgeput raakt.

Sokken vs. huiswerk

Mooie voorbeelden hiervan geeft Roy Baumeister in het fascinerende (e-)boek Willpower: Rediscovering the greatest human strength. Zo blijkt er bij studenten een zwaar negatieve correlatie te liggen tussen het hebben van schone sokken, en het tijdig inleveren van opdrachten. Of ze hebben schone sokken, of ze leveren hun opdrachten tijdig in: beide tegelijk levert een te zware belasting van hun beslisorgaan op. En waar ze in tentamentijd baat zouden hebben bij regelmatig sporten, gezond eten en matig drinken, gaan ze juist voor sigaretten, junkfood en alcohol. Niet omdat ze opeens denken dat dat helpt bij het studeren, maar omdat het (blijven) studeren teveel van hun beslisorgaan vergt om ook nog van de sigaretten, junkfood en alcohol af te blijven.

Je beslisorgaan draait op glucose

Het beslisorgaan gebruikt glucose als brandstof. Uit de vervolgonderzoeken van Baumeister en anderen komt dan ook naar voren dat je het beslisorgaan helpt als je rekening houdt met wat en wanneer je gegeten hebt. Lastige beslissingen kun je beter nemen als de glucose-voorraad net is aangevuld.

Overigens wil dat niet zeggen dat je anders geen beslissingen kúnt nemen; maar met een uitgeput beslisorgaan is de kans groter dat je gaat voor de ‘veilige’ beslissing (bijvoorbeeld uitstellen) dan voor de goede maar wellicht harde beslissing.

En dat brengt ons met een ruime omweg weer terug bij de titel van dit artikel: hoe en wanneer verwerk je je inboxen?

Vuistregels

Regel 1: doe het als je glucose-voorraad hoog is. Bij een goede gezonde maaltijd (met een lage glycemische index) is je glucose-voorraad ongeveer 60-90 minuten later op z’n piek. Direct na de lunch je inboxen aanvallen is dus misschien niet zo’n goed idee. Voor een snelle boost kun je iets innemen met een hoge glycemische index (koffie met extra suiker, bijvoorbeeld), maar pas op: dat levert een snelle, hoge piek op, maar die wordt gevolgd door een diep dal. Meer informatie over de glycemische index vind je op de site van het Voedingscentrum; een overzicht welk voedsel welke waarde heeft kun je hier vinden.

Regel 2: Doe het niet te lang achter elkaar. Hoe lang precies is lastig te zeggen. Zelf heb ik gemerkt dat ik een inbox-sessie van zo’n 40 minuten kan volhouden, beginnend anderhalf uur na het ontbijt of de lunch; daarna begin ik de neiging te krijgen om voor de gemakkelijke keuze te gaan, en verhuis ik items sneller naar de ooit/misschien lijst. Het hangt natuurlijk af van wat je eet, hoe lastig de beslissingen zijn en hoe zo’n ervaren beslisser je bent.

Probeer het zelf eens: graag hoor ik wat jullie ervaringen zijn!

(Met dank aan Ursela Norbart voor de feitelijke controle.)

Houd je e-mail inbox leeg tijdens je vakantie

Gastauteur — Thu, 21 Jul 2011 08:00:28 +0000

Wanneer je nu lekker op vakantie gaat, wil je er vast nog niet aan denken, maar er komt een moment dat je weer terug op je werk komt. Waar je dan niet op zit te wachten is een overvolle inbox. Neem nu vast maatregelen om na de vakantie een prettige start te kunnen maken. Uiteraard doe je geen e-mail in je vakantie. Gewoon uit laten die apparaten! Vakantie is vakantie en wil je echt los komen van je werk dan moet je gewoon een paar weken niet je e-mail checken! Bovendien is de kans groot dat je op vakantie met name berichten leest en niet afhandelt. Na de vakantie kun je ze dan nogmaals lezen en alsnog afhandelen: dubbel werk en dat is zonde van je kostbare vakantietijd!

Zo houd je je inbox leeg:

1) Voorkom zo veel mogelijk onnodige e-mail. Meld je af voor reclame e-mails van bedrijven en van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Laat ook je sociale media zoals Facebook, Linkedin en Hyves je geen e-mail sturen. Je kunt in je instellingen aangeven dat je geen e-mails wilt ontvangen.

2) Meld tijdig bij collega’s en klanten wanneer je afwezig zult zijn en probeer zo veel mogelijk werkzaamheden en vragen voor je vakantie weg te werken. Zorg ook voor een goede vervanging in de tijd dat je afwezig bent.

3) Zorg voor een goede boodschap in je afwezigheidsassistent. Bijvoorbeeld:Ik ben afwezig tot 3 augustus. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met: collega@voorbeeld.nl. Ik zal de door u verstuurde e-mail niet in behandeling nemen. Mocht u toch een reactie van mij wensen dan verzoek ik u opnieuw een bericht te sturen na 3 augustus. Met vriendelijk groet…..

(Wellicht ben je op 1 augustus al terug van vakantie, maar om eerst een paar dagen rustig te kunnen werken, meld je uiteraard dat je pas 3 augustus terug bent….).

4) Maak een map met de naam: ‘Ontvangen in vakantie’ en plaats hier, na je vakantie, alle ontvangen e-mail in. Je inbox is nu leeg! (mits deze leeg was toen je vertrok ten minste.) Zoals aangegeven in je afwezigheidsassistent wens je belangrijke berichten opnieuw te ontvangen. Nu maar afwachten wat er binnen komt! Fijne vakantie!

Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar. Annemiek geeft werkplektrainingen en persoonlijk advies over werkplekorganisatie, efficiënt e-mailen en werken. Zij is trainer bij Het Betere Werken en aangesloten bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers. Daarnaast is zij auteur van Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor. www.toporde.nl

Werken is fantastisch. Zonder e-mail.

Zoontraining — Mon, 09 May 2011 07:56:05 +0000

Misschien kan jij het uitleggen. Waarom klaagt ‘iedereen’ over de hoeveelheid e-mail die dagelijks binnenkomt maar hoor ik nooit iemand zeggen “ik verstuur veel e-mail”? Geef anderen niet langer de schuld van je uitpuilende inbox. Je kunt er namelijk zelf prima voor zorgen dat je minder e-mail ontvangt.

Laten we meteen een mini-onderzoek doen. Ga direct eens naar je verzonden items en tel hoeveel e-mails jij over, laten we zeggen de afgelopen twee werkdagen, hebt verzonden. Je kunt ervan uit gaan dat je op 75% van deze verzonden e-mails een reactie terug krijgt. Nu kan jij berekenen hoeveel e-mail de komende dagen minimaal in je inbox zal stromen…
Beetje bijgekomen van de schrik nu je weet hoeveel e-mail je gaat ontvangen? Zorg er dan meteen voor dat je niet in de valkuil blijft stappen van ‘snel even een mailtje sturen’.

Wanner je beter niet kunt mailen
Het klinkt als een open deur; verminder je e-mail door niet te mailen. Toch even de moeite waard om verder te lezen.

De afgelopen jaren heeft het mailen twee andere belangrijke vormen van communicatie overgenomen; bellen en even langslopen. Het lijkt sneller en makkelijker om digitaal je boodschap over te brengen. Maar pas op, dat is het vaak niet!

Grote afwezige bij e-mail is de non-verbale communicatie. Terwijl deze voor zestig procent bepalend is voor het overbrengen van je boodschap. Intonatie vertelt dertig procent van je boodschap. Slechts de laatste tien procent zeg je met woorden. Hier zit dus een probleem; je kunt niet non-verbaal communiceren via de e-mail (met uitzondering van het plaatsen van een paar smilies in je bericht, maar of dat altijd zo professioneel is…). De kans dat je berichtje voor onduidelijkheden en misverstanden zorgt is dan ook erg groot.

Hoeveel e-mails worden er soms niet tussen jou en de ander heen en weer gezonden voordat duidelijk is wat jullie nu eigenlijk van elkaar willen? Zou het niet en sneller en efficiënter zijn geweest als jullie elkaar gesproken hadden? Waarschijnlijk wel!

Bedenk dus voordat je een mailtje verstuurt of dit het beste communicatiemiddel is, of dat je beter persoonlijk contact kunt opnemen.

Wanneer je wel kunt mailen
Natuurlijk zijn er ook een aantal zaken die je prima via de e-mail kunt afhandelen. Zoals het versturen van documenten (naar externen), het stellen van eenvoudige vragen of voor korte mededelingen zoals ‘Ik heb je gebeld maar ik kreeg geen gehoor, zou je me terug willen bellen’.

In alle andere gevallen; pak die telefoon of loop even langs bij je collega… Wat krijg jij een lege inbox!

Waarom begin jij je werkdag met het lezen van je email?

Zoontraining — Wed, 09 Mar 2011 08:34:57 +0000

Stap uit je routine!

Ben jij vandaag bij de aanvang van je werkdag als eerste je email gaan lezen? Met 95% zekerheid durf ik te stellen dat je deze vraag met ‘ja’ hebt beantwoord. Het antwoord op de volgende vraag laat zich ook raden; waarom heb je ervoor gekozen om als eerste taak van de dag je email door te spitten? En waarom is dit wellicht niet alleen vandaag zo, maar al je werkdagen achter elkaar? Antwoord: routine. Hoogste tijd om hier dan eens kritisch naar te kijken. Want, is het wel zinvol om je werkdag altijd te beginnen met het lezen van je digitale post?

Gewoonten. Ze zijn handig doordat ze structuur en routine aan je leven geven. Fijn, want het zou lastig zijn als je iedere dag opnieuw dingen zou moeten bepalen. En het schiet ook niet echt op als je iedere dag na moet denken over de manier waarop je je gebit reinigt. Er zit echter ook een andere kant aan routinehandelingen. We doen ze omdat we ze altijd zo gedaan hebben waarbij we vergeten met enige regelmaat kritisch te kijken of deze gewoonte nog wel zo goed past bij wat we willen. Zoals je werkdag starten met het lezen van berichten.

Bewuste keuze?
Kan jij je herinneren wanneer jij bewust de keuze hebt gemaakt om als eerste dagactie mail te gaan lezen? Wellicht niet. Dit is zeer waarschijnlijk geen bewuste keuze van je geweest. Iedereen om je heen doet het, dus jij doet het ook. En op den duur heb je het altijd al zo gedaan, dus waarom zou je het nu opeens anders gaan doen?

Check jezelf
Een mooi moment om wel eens kritisch te kijken naar deze routine door jezelf de volgende vraag te stellen: is het urgent en belangrijk voor de uitvoering van mijn functie dat ik dagelijks als eerste actie mijn mail lees? Wees bij het beantwoorden van de vraag vooral kritisch en eerlijk naar jezelf!

Kerntaak of hulpmiddel
Voor een aantal functionarissen onder ons zal het inderdaad zo zijn dat het werk via de email binnenkomt. Denk aan helpdeskmedewerkers waarbij storingen via de mail worden gemeld. Dan is één van jouw primaire taken het afhandelen van je email. Echter, in de meeste functies staat het afhandelen van mail niet als kerntaak omschreven, maar meer als een hulpmiddel om je werk uit te kunnen voeren. En dan is het dus helemaal niet noodzakelijk om meteen aan het begin van de dag ijverig berichtjes af te handelen.

Wat dan?
Maar, wat moet je dan doen als je met een verse kop koffie op een nieuwe werkdag achter je bureau duikt? Kijk eens naar wat voor jou de meest efficiënte werkzaamheden zijn om je dag mee te beginnen. Misschien start je vroeg en kun je de rustige ochtenduurtjes juist prima gebruiken om aan lastige stukken te werken zonder gestoord te worden. Of wellicht ben je net fris op kantoor juist lekker scherp en gebruik je die energie om je nieuwe ideeën verder uit te werken.

Soort werkzaamheden en bioritme
Kortom; stem de indeling van je ochtend af op de soort werkzaamheden die je die dag wilt gaan doen en op je bioritme. Niet op automatisme. En als er toch iets naars dreigt te gebeuren als je je mail een uurtje later leest dan kan de ander je gewoon ouderwets opbellen om je even in te lichten.

Verwerken van je e-mail; maak van wachttijd werktijd

Zoontraining — Thu, 03 Feb 2011 12:57:58 +0000

Je kent het wel; heb je een e-mail verstuurd, krijg je daarop maar geen reactie. Dus stuur je later nog maar eens een berichtje en misschien nog één. Enig idee hoeveel tijd en ergernissen we onnodig kwijt zijn met dit soort acties? Teveel!

Geef daarom zelf het goede voorbeeld: geef de emailer direct een reactie nadat je zijn nieuw binnen gekomen mail hebt doorgenomen.

Korte actie: gelijk afhandelen
In je in-box bevindt zich een nieuwe e-mail. Je leest hem en je realiseert je dat het beantwoorden ervan een ‘korte actie’ is. Een korte actie is een activiteit die je binnen twee minuten kunt afhandelen. Heb je een mail die een korte actie vraagt, dan is het advies de mail direct af te handelen. Het kost je immers meer tijd dan twee minuten als je een volgende keer weer dezelfde mail moet openen en weer opnieuw door moet lezen.

Met alleen inplannen ben je niet ‘klaar’
Het kan ook zijn dat het beantwoorden van het bericht je meer tijd kost dan een paar minuten. Omdat je iets op moet zoeken, omdat je iets uit moet werken of om welke andere reden dan ook. Plan dan voor jezelf in wanneer je met deze taak aan de slag gaat. Meestal vinden we dat we hiermee het e-mail bericht voor dit moment voldoende hebben afgerond. Niet dus! Vergeet niet om de zender van de email een berichtje terug te sturen waarin je aangeeft wanneer je verwacht een reactie terug te sturen.

‘Is mijn mail aangekomen?’
Als verzender van de email weet je immers niet dat het bericht al gelezen is en wanneer je een reactie kan verwachten als je daarover niet wordt ingelicht. Wat ik dan zelf na een week geneigd ben om te doen is nogmaals een mailtje sturen met de vraag of het eerste bericht in goede orde is aangekomen. Dit is natuurlijk altijd zo, aangezien er anders een foutmelding binnen was gekomen. Het is echter mijn verkapte manier om te vragen of er al iets mee gedaan is, en zo niet wanneer het wel gaat gebeuren.

Vertel wanneer je reageert
Als ik binnen een redelijke termijn (zo’n 48 uur) een mail retour had ontvangen waarin staat aangegeven dat mijn email is gelezen en dat ik rond die en die datum van een antwoord word voorzien, dan was ik helemaal tevreden geweest. Het geeft mij duidelijkheid over de status van het bericht. En het voorkomt dat ik opnieuw ga mailen of zelfs ga bellen om te vragen hoe het met de mail staat. Hierdoor hoef ik de ontvanger niet extra lastig te vallen.

Wachten met een doel
Met andere woorden; maak van de wachttijd werktijd. Krijg je een email binnen die je later gaat beantwoorden, licht de ander dan in en vertel wanneer je met de e-mail aan de slag gaat. Zo wordt wachten meteen een heel stuk minder vervelend…

Mail je bestanden naar Dropbox

Freerk Terpstra — Mon, 31 Jan 2011 08:28:26 +0000

Op Lifehacking wordt vaker over Dropbox geschreven. Vorige week plaatsten we een blogpost over hoe je gratis 2 GB extra Dropbox ruimte krijgt. Sommige werkgevers staan het niet toe om Dropbox te downloaden. Om niet alles via de online interface te moeten uploaden, maakt Send To Dropbox het mogelijk om je bestanden naar je Dropboxmap te mailen.

Het koppelen is gemakkelijk: ga naar Send To Dropbox, klik op de link Connect To Dropbox en log in op je eigen Dropboxaccount. Hierna krijg je een e-mailadres waarnaar je voortaan je bestanden kunt versturen. In dit scherm kun je tevens aangeven in welke Dropboxmap het bestand moet worden opgeslagen en of de e-mail in tekst bijgevoegd moet worden.

Wil je dat al je bijlagen die je krijgt in Dropbox worden geplaatst? Maak dan een regel in je e-mailprogramma die elke binnenkomende e-mail doorstuurt naar het Dropboxadres.

Geen volle inbox met acties door Laytr

Thalita Van Heems — Fri, 28 Jan 2011 08:30:57 +0000

Soms zijn er van die tools waarvan je denkt “had ik die maar eerder ontdekt”. Laytr is zo’n (gratis) tool. Als je al je acties als bericht in je inbox bewaart, kunnen er wel eens berichten zijn waar je actie op moet ondernemen en die vervolgens aan je aandacht ontsnappen of verdwalen tussen alle andere berichten in je inbox.

Ik ben fan van de Getting Things Done methode en Laytr sluit er goed bij aan. Het houdt je inbox lekker leeg.

Hoe werkt het?
Stel, je ontvangt een bericht waar je een week later pas iets mee wilt doen. Je stuurt het bericht naar Laytr met de datum erbij wanneer je aan het bericht herinnerd wilt worden. Vervolgens archiveer je het bericht in je inbox zoals je anders ook zou doen. Laytr stuurt het bericht op de gekozen datum weer naar je inbox.

Er zijn allerlei trefwoorden die je kunt gebruiken zoals bijvoorbeeld: november.11@laytr.com of tomorrow@laytr.com, maar zelfs may28.1330@laytr.com wordt herkend en zal op de genoemde dag en tijd weer in je inbox terecht komen. Bij het testen bleek deze ook echt op de correcte Nederlandse tijd wordt verzonden. De datum dient in het Engels gespeld te worden, anders wordt het bericht niet herkend. Doe je dit wel dan ontvang je een bericht retour met de melding dat de opdracht niet uitgevoerd kan worden. Uiteraard ook handig als je een spellingsfout maakt. Er is een volledige lijst beschikbaar met trefwoorden die je kunt gebruiken.

Persoonlijk vind ik het een prettige manier om aan berichten herinnerd te worden waar je tot een bepaalde datum geen tijd voor hebt en er dan ook niet meer aan hoeft te denken.

Daarnaast kan Laytr ook het bericht doorsturen naar andere personen op een genoemde datum, waar je na de tekst van het onderwerp, tussen haakjes, de e-mailadressen zet van de personen waar je het bericht heen wilt sturen. De ontvanger zal niet Laytr, maar jezelf als afzender ontvangen.

Tip: Zet bij registratie op de website, gelijk de notificaties uit, anders ontvang je een bevestiging voor elk bericht dat je naar Laytr stuurt.