Lifehacking

In mijn nieuwste boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg‘ beschrijf ik hoe je elke dag supersnel en efficiënt je inbox leegmaakt in Outlook. Maar als je een paar weken op vakantie bent geweest, kun je wel wat paardenmiddelen gebruiken voor de eerste dag na je vakantie. Mijn Outlook ging in elk geval 3200 mails binnenhalen toen ik terugkwam – en ik was blij dat ik een paar van onderstaande trucjes al kende:

• Zoek eerst uit hoe je mails kunt sorteren en groeperen in jouw mailreader. In Outlook kan dat onder andere via het Weergavemenu.
• Sorteer dan alle e-mails in je inbox op onderwerp. Op die manier zal veel spammail die niet door je spamfilter is verwijderd zich alsnog clusteren. Je kunt dan vrij eenvoudig alle mails die beginnen met Cyrillische tekens verwijderen en ook alle spam met steeds hetzelfde onderwerp herken je zo.
• Sorteer …
  Lees meer …

Wanneer je een paar foto’s per e-mail naar familie en vrienden wilt sturen, zijn zij waarschijnlijk minder blij met bestanden van 2 tot 8 Megabyte (of meer!). Gelukkig kan Outlook eenvoudig foto’s voor je verkleinen, zodat ze nog wél goed zichtbaar zijn, maar niet meer zo groot.

Voer de volgende stappen eenmaal uit en Outlook zal je voortaan even vragen of je plaatjes die je als bijlage aan een mail toevoegt wilt verkleinen.

1. Start Outlook op en maak een nieuw e-mailbericht aan (Ctrl+Shift+M).

2. Voeg een plaatje toe als bijlage aan dit mailtje (Invoegen | Bestand).

3. Klik op Invoegen |Bijlageopties (Dit is echt een mini knopje; zie de screenshot hieronder.).

4. Er verschijnt een kolom aan de rechterkant van het mailtje, waarin je kunt aangeven hoe groot je je plaatjes wilt hebben.

5. Vink de optie Weergeven bij het toevoegen van bestanden aan, …

Als je regelmatig dezelfde mails moet sturen, is het handig om daar een sjabloon van te maken. Dat kan veel tijd schelen. Ik gebruik dat bijvoorbeeld om nieuwe koffiebonen te bestellen, dat doe ik vaak genoeg om het te willen automatiseren, en te weinig om alles uit m’n hoofd te willen weten.
Maak een sjabloon in Outlook
1. Open een nieuw mailtje (Ctrl + N).

2. Geef bij Aan het emailadres op waar de bestelling heen moet.

3. Geef bij Onderwerp een onderwerp op.

4. Typ de inhoud van het mailtje wat je standaard in dit sjabloon wilt gebruiken.

5. Druk daarna op de ronde Office knop helemaal linksboven in het scherm.

6. Selecteer Opslaan als.

7. Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen. Het is handig om de sjabloon op je Bureaublad op te slaan, of om een map aan te maken waar je al je sjablonen bij elkaar hebt …

Als je maar -stel- 50 Megabytes mag opslaan op de Exchange server, loop je in no-time vast met het archiveren van e-mails. Je kunt natuurlijk een nieuwe systeembeheerder zoeken, of de oude omkopen, maar je kunt ook een zogenaamd PST bestand aanmaken en daar je archief in opslaan.

Tijdens de Outlook avondsessies die ik regelmatig geef onder het motto “Elke dag je inbox leeg!” hoor ik veel mensen verzuchten dat ze steeds weer tegen de grenzen van hun ruimte aanlopen. Dreigende mails van systeembeheer, het niet meer kunnen verzenden of ontvangen van e-mails, het klinkt allemaal niet fijn.

En dat terwijl e-mail één van de belangrijkste communicatiemiddelen aan het worden is voor kenniswerkers.

Gelukkig is er voor veel mensen een omweg; je kunt namelijk in Outlook een PST bestand aanmaken, waarin je zoveel data kunt opslaan als je maar wilt. Een PST is een bestand op je …

Voor mensen die veel, heel veel e-mails binnenkrijgen elke dag, kan het handig zijn om in één oogopslag te zien of ze de geadresseerde zijn van een e-mail, of dat het alleen een CC-tje is.In Outlook kun je dat als volgt instellen.

1. Zorg dat je in Postvak In staat.

2. Kies via het hoofdmenu Extra | Indelen. Er verschijnt dan een extra venstertje vlak boven de lijst met e-mails.

3. In dat venstertje zie je links drie opties, de middelste is “Kleuren gebruiken”. Kies die optie door erop te klikken.

4. Helemaal rechtsboven in dat schermpje vind je een beetje een verstopte knop met de titel “Automatische Opmaak…”. Druk op die knop. Je krijgt dan het volgende schermpje:

5. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe regel aan te maken.

6. Geef deze nieuwe regel …

Ik word er zo moe van wanneer iemand vindt dat zijn mailtje urgenter is dan de tientallen andere mails die ik die dag in m’n inbox krijg. En helemaal bij totaal niet urgente (soms zelfs ongevraagde) nieuwsbrieven kan het me mateloos irriteren als er zo’n rood uitroeptekentje voor staat.

Omdat ik werk met Getting Things Done, heb ik elke dag mijn inbox wel één keer leeg, dus zo’n urgentie-verklaring voegt sowieso weinig toe; ik zie het mailtje toch wel snel. Nee, als iemand me echt dringend nodig heeft, dan is de telefoon het aangewezen medium.
Ik ben niet de enige
Ik ben blijkbaar niet de enige. Tijdens één van de Outlook trainingen die ik de laatste tijd gaf, vroeg een deelneemster me of er niet wat te doen was aan dat uitroeptekentje. Al pratend kwamen we er samen achter, dat dat wel degelijk kan. Je kunt …

3mindme.com is een aardige service om via e-mail reminders te krijgen. De datum en tijd van de reminder zit in het e-mailadres. Dus een e-mail naar  tomorrow at 3mindme.com zorgt er voor dat je over 24 uur een reminder krijgt. Of met het mailadres  5minutesbeforeJanuary1st2008 at 3mindme…. om het nog exacter te maken. Handige dienst als je geen gebruik maakt van Google Calendar of als je even snel een reminder naar jezelf moet mailen via bv mobiel.

(dank aan Kaj Rietberg voor de tip)

Joe Robinson, “work-life coach” en auteur van het boek: “Work to Live, The Guide to Getting a Life.” schreef (al in jan. ’06) een enigszins ludieke “declaratie van E-communicatierechten van de mens“.

Het komt erop neer dat mensen het recht moeten hebben om bewust om te gaan met de eindeloze stroom digitale (en andere) communicatie. We voelen ons allemaal wel eens overdonderd door de hoeveelheid communicatie die op ons afkomt. Je kan zelf veel doen om dit te kanaliseren en de macht over je inbox en je telefoon terug te nemen. Vanaf het moment dat jij er voor kiest om heel bewust om te gaan met je communicatie kies jij er dus voor om je tijd, aandacht en focus zo te gebruiken dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan gedoe, en zoveel mogelijk aandacht kan schenken aan de dingen die er …

Je kunt in Outlook allerlei items kopiëren van de ene map naar de andere. Zo kun je bijvoorbeeld een e-mail kopiëren naar je takenlijst, of naar je kalender.

Wanneer je een e-mail kopiëert naar je contactenlijst, maakt Outlook een nieuw contact aan met de naam en het e-mailadres van de afzender van die e-mail.

Het kopiëren van zo’n item gaat het snelste met een sneltoets: Ctrl+Shift+Y. Je krijgt dan een dialoogje om de map te kiezen waar je die mail naar toe wilt kopiëren. Door de eerste letter of letters van de naam van die map in te tikken spring je er razendsnel heen. Een druk op de Enterknop en je contact is klaar.

Nu nog onthouden welke adressen al wel in je contactenlijst staan en welke nog niet…

E-mail is kampioen productiviteitskiller. Er zijn uiteenlopende cijfers, maar een algemene conclusie is dat mensen veel meer tijd kwijt zijn aan het lezen, filteren en beantwoorden van e-mail dan ze zelf denken. E-mail is erg inefficiënt als communicatiemiddel. Spam, geintjes, priveberichten en project-kritische berichten komen allemaal in één inbox binnen, tenzij je zelf je e-mail programma zo inricht dat ze in mapjes terecht komen. Maar als je dát doet, loop je weer het risico dat je dingen over het hoofd ziet.

In het boek “Lifehacker, 88 tech ticks to turbocharge your day” van Gina Trapani staat een hoofdstuk over effectief mailverkeer. Hack 43 is: “Craft effective messages”. Haar tips, aangevuld met mijn eigen gedachten en ervaringen, plaats ik hieronder. Wanneer je hierover afspraken kan maken met de mensen waar je veel mee te maken hebt, kan je het volume van je e-mail omlaag brengen en …