Evernote gebruik ik tegelijk als digitale schoenendoos, backup, knipselarchief, boekenkast, papierstapel, memorecorder, documententas, hangmap, ordner of vergaderdossier. Deze webservice bewaart de references bij mijn toepassing van GTD. Het is een deel van mijn geheugen geworden. Dankzij Evernote werk ik bijna papierloos. Alles wat ik vroeger op papier, harde schijf, bedrijfsnetwerk of USB-stick had staan, bewaar ik nu met Evernote. Ik heb Evernote altijd bij de hand op alle computers en de telefoon. Eenvoudig handig. Het is geen toeval dat we hier op Lifehacking vaker over Evernote schrijven.

Eigen e-mailadres bij Evernote

Bij Evernote krijg je een eigen uniek e-mailadres. Het ziet er ongeveer uit als [gebruikersnaam].12345@m.evernote.com. Je kunt dit e-mailadres vinden bij de accountinformatie van Evernote.

• Lees hoe en waar je dit e-mailadres kunt vinden.

E-mailadres van Evernote gebruiken

Om het e-mailadres van mijn Evernote-account te gebruiken heb ik het gekopieerd vanuit mijn accountinformatie in Evernote en in mijn digitale adresboek geplakt. Vanuit de instellingen van Evernote iOS kun je dit nu ook doen met de knop ‘Toevoegen aan Contacten’. Ik gaf meteen dit lange e-mailadres een makkelijk te onthouden naam: @Evernote. Door deze spelling verschijnt het ergens bovenin de alfabetische lijst van mijn contacten. Je kunt dit Evernote-adres in meerdere adresboeken zetten, behorend bij verschillende e-mailaccounts. Het adres werkt altijd, ongeacht de afzender. Je kunt het adres dus ook delen met anderen. Bij misbruik (spam) kun je het adres zelf met een reset in Evernote wijzigen.

Verstuur je een e-mail aan Evernote, dan worden zowel de tekst als de bijlagen geplaatst in een notitie in je standaardnotitieboek. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van de notitie en de inhoud van de e-mail de tekst van de notitie. Bijlagen bij de e-mail worden in de notitie geplaatst. Je kunt achteraan de onderwerpregel ook nog metadata plaatsen. Zo kun je met een @ een ander notieblok dan jouw standaardnotieblok als bestemming meegeven. En je kunt met een # een of meerdere tags toevoegen. Mits de tag al bestaat in jouw Evernote wordt deze aan de notitie toegevoegd.

• Lees hier hoe je een bestemming (notitieboek) en tags kunt toevoegen aan de e-mail naar Evernote.

Ik neem meestal meteen even de tijd om een duidelijke titel en tags in de onderwerpregel van de e-mail aan Evernote te typen. Dan hoef ik dat later niet in Evernote alsnog te doen. Wanneer ik een e-mail zonder tags naar Evernote stuur, dan weet ik dat ik in dienotitie in Evernote later nog wat wijzigingen en tags wil aanbrengen. Ik kan die notitie terugvinden in Evernote met een (opgeslagen) zoekopdracht ‘Nog geen tags’: -tag:

Tien tips voor het gebruik van Evernote en e-mail

Wat ik per e-mail kan versturen, kan ik nu ook naar Evernote sturen. Daar wordt het een evernote-notitie, naar eigen keuze gevuld met tekst, bestanden en tags. Ik kan echt van alles wat digitaal is via e-mail opslaan in Evernote. Ik geef tien voorbeelden.

1. Afbeeldingen e-mailen vanaf schijf of vanuit fotoalbums. Zo bewaar ik in Evernote een enkele afbeelding of een album in een notitie.
2. Documenten e-mailen vanaf schijf of vanuit readers en tekstverwerkers. Zo bewaar ik in Evernote tekst, downloads en eBooks.
3. E-mails direct na ontvangst doorsturen vanuit mijn Postvak IN. Zo bewaar ik in Evernote per e-mail ontvangen vergaderdossiers en andere e-mails, die ik niet meteen afhandel of verwijder. Dit helpt me om mijn mailbox dagelijks leeg te werken.
4. Knip-en-plak selecties uit bestanden en vanaf het web in een e-mail. Zo bewaar ik in Evernote gedeeltes tekst of afbeeldingen uit documenten, e-mails en websites.
5. Knipsels e-mailen vanuit een feedreader. Zo bewaar ik in Evernote webberichten vanuit Google Reader.
6. Notities schrijven direct per e-mail of geschreven in een tekstverwerker naar keuze. Zo bewaar ik in Evernote eigen tekst in de door mij gewenste opmaak.
7. Presentaties e-mailen direct na productie. Zo bewaar ik in Evernote presentaties vanuit Google Docs.
8. Scans e-mailen vanaf de scanner. Zo bewaar ik in Evernote scans van papier, flipover of whiteboard. Brieven die nog af en toe per slakkenpost op de zaak binnenkomen laat ik daar scannen en per e-mail toezenden.
9. Tweets e-mailen vanuit Twitter. Zo bewaar ik in Evernote tweets waar ik later nog wat mee wil doen
10. URL’s vanuit een browser. Zo bewaar ik in Evernote bookmarks. Daarna verzamel ik deze in Egretlinks.

Heb jij nog andere voorbeelden?

Evernote en e-mail passen goed bij elkaar bij elkaar. E-mail is beschikbaar met clients en vanuit veel software en apps op alle mogelijke computers en smartphones. Snel en gemakkelijk.

In de Evernote Galerij staat een overzicht van een beperkte, maar groeiende verzameling hardware, software en apps, vanwaaruit je gegevens direct in Evernote kunt opslaan, zonder tussenkomst van e-mail.

Meer informatie

• Evernote Galerij over Evernote en e-mail
• Evernote Knowledge Base over Evernote en e-mail
• Evernote Blog over Evernote en e-mail met metadata
• Video: Email things to Evernote
• Evernote over Evernote
• Lifehacking.nl over Evernote

Zelf werk ik bijvoorbeeld met een ‘follow-up’ map die ik 2-3 keer per week verwerk. Dan ga ik even goed zitten voor mijn mail en verwerk ik alles in één keer, in één batch. Zelf doe ik dat graag in de trein, waar ik wekelijks in zit. Van Groningen naar het zuiden zit ik dan lekker mijn mail te verwerken.

Helaas moest ik hiervoor mijn iPhone gebruiken (niet aan te raden), want Gmail zelf kon niet offline! Gelukkig is daar nu verandering in gekomen.

Offline Gmail verwerken

Nu Google inmiddels een Chromebook heeft gelanceerd waarbij gebruikers niets installeren en alles op internet werken, besloten ze waarschijnlijk dat ze ook iets offline moesten kunnen. Daarvoor heeft Google nu in Chrome een extension gemaakt waarmee je Gmail offline kunt gebruiken!

Voor nu is het alleen nog voor Gmail, maar er komt ook offline voor Google Docs en Google Calendar aan, dus dan zijn je favoriete diensten ook offline te gebruiken.

De offline email ziet er nu uit zoals je die ook ziet in op een iPad in landscape view, dat betekent een ander uiterlijk, maar ook preview (!) wat je normaal alleen met Google Labs voor elkaar krijgt.

De mail moet naar wat ik nu gemerkt heb wel online geladen worden, maar dat is niet meer dan logisch. Wat ik nu persoonlijk doe is vlak voordat ik wegga even offline aanklikken, (laten laden,) vervolgens laptop dichtklappen en (bijvoorbeeld) de trein in! Vervolgens alle mailtjes verwerken offline en op het moment dat ik weer verbinding heb wordt alles afgehandeld!

Na het installeren van offline gmail  moet je toestemming geven, maar dan is het ook gelijk klaar. Dan staat de app tussen de andere apps wanneer je een nieuw tabblad opent!

Uiteraard is deze dienst nog in bèta, maar gewoon te installeren in Google Chrome! Hoe ga jij deze dienst gebruiken?

Ik heb twee tips om de tijd die je kwijt bent aan e-mail drastisch te verminderen.

1. Zet e-mail standaard uit, en kies zelf 1 of 2 momenten op de dag dat jij er naar wilt kijken. Als je er dan naar kijkt verwerk je alles, zodat je inbox weer op 0 staat voor de volgende keer.
2. Verwerk je e-mail met behulp van: The Email Game

Deze post gaat vooral over punt 2: The Email Game. Dit is een simpel tooltje waarmee je van email verwerken een spel maakt. Inclusief bonus punten voor snel (kort en krachtig) reageren, en beslissingen nemen.

The Email Game (http://emailga.me/) is een simpel idee, maar heeft een bijzonder krachtig effect. De theorie is simpel: Alles wat leuk is doe je beter. Als je The Email Game start maak je van Email verwerken een race tegen de klok, en als je net zo competatief bent als mij is dat extreem motiverend.

Persoonlijk wil ik altijd winnen en ook daar houdt The Email Game rekening mee, je krijgt namelijk punten voor wat je doet. Beantwoord jij binnen 2 seconden een mailtje dan krijg je meer punten dan wanneer je 20 seconden blijft twijfelen over wat je er mee moet, zo wordt je dus getraind in je snelheid. Doe je er te lang over dan kost het je punten. Kies je ervoor om een mailtje over te slaan, dan krijg je geen punten (en geen bonus tijd).

Nadeel aan The Email Game vind ik dat het qua e-mail verwerken erg beperkt is, er wordt vanuit gegaan dat je eigenlijk op (bijna) alles een antwoord zou moeten geven en dat het dan klaar is. Daarna zul je dus handmatig nog een keer naar je mail moeten gaan om alles te archiveren, of filters aan te maken.

Via de notificatietab in de settings van Twitter.com  kun je precies aangeven waar je wel en geen mail van wilt ontvangen

Zoals je ziet kun je eveneens aangeven of je email wilt ontvangen als iemand van je tweet een favoriet maakt of als je tweet wordt geretweet.

Wil je in Gmail even snel je Inbox opruimen met alle Twitter-gerelateerde berichten? Gebruik onderstaande zoekterm. Je krijgt nu alle berichten op een rij. Met de volgende toetscombinatie kun je alles lekker snel archiveren: Shift-8, a, e.

Happy Twittering!

Door middel van een browserplugin voor Firefox en Chrome zal het mogelijk worden om snel door je mailarchief te zoeken. Mashable over de plugin: “The Gmail version has also been loaded with fresh Xobni goodies. The sidebar shows the user’s relationship history with an email contact and lists out the other parties who also frequently email with that contact. Plus, a multimedia module has been added to show social updates and insights from the user’s network.”

Speciaal voor Lifehacking hebben we 100 uitnodigingen voor de beta van Xobni for Gmail. Je kunt je hier inschrijven met de code XOBNI-LIFENL. De eerste 100 krijgen  dan toegang tot de beta, de overigen zullen op de wachtlijst komen. De exacte verschijningsdatum van de plugin is vooralsnog onbekend.

Update: We merken dat de code niet 100% werkt. We hebben het Xobni team op de hoogte gebracht en zullen ons melden als alles in orde is. Tot die tijd is de code niet bruikbaar. Excuses voor het ongemak. De code werkt nu! First come first served!

Met ifttt koppel je twee webservices zonder programmeren aan elkaar. Zo kun je bijvoorbeeld Delicious bookmarks met de tag “tweet” publiceren op Twitter. Dat ziet er dan in de interface zo uit:

De triggers en actions van ifttt zijn gekoppeld aan bekende webservices (channels) uit onderstaande afbeelding. De grijze iconen zijn inactief omdat ik die webservices niet heb ingesteld in ifttt.

Mogelijke triggers en actions per channel

Om je een idee te geven van de mogelijkheden staan hieronder per webservice  wat triggers en actions:

• Date & Time
  • Triggers: iedere uur of iedere dag, dag van de week, maand of jaar.
• Delicious
  • Triggers: nieuwe bookmark toegevoegd (eventueel met specifieke tag).
  • Action: nieuwe bookmark toevoegen
• Email
  • Triggers: e-mail gestuurd naar trigger@ifttt.com vanaf jouw e-mailadres (eventueel met specifieke tag).
  • Action: stuur e-mail naar jouw e-mailadres
• Evernote
  • Actions: notitie aanmaken in een notebook, of juist alleen een met een afbeelding.
• Facebook
  • Triggers: nieuwe status, link, foto (of getagged) of profielwijzing.
  • Actions: status updaten, link plaatsen, foto uploaden in album ifttt
• Feed
  • Trigger: nieuw item
• ffffound!
  • Triggers: nieuwe afbeelding toegevoegd of aanbevolen.
• Flickr
  • Triggers: nieuwe foto(‘s) toegevoegd (eventueel met specifieke tag).
  • Action: foto uploaden
• Google Reader
  • Trigger: item gedeeld, liked of starred.
  • Action: abonneren op URL
• Instapaper
  • Action: bewaren om later te lezen
• Phone Call – werkt alleen in de Verenigde Staten
  • Trigger: ifttt telefoonnummer gebeld
  • Action: bel jouw telefoonnummer
• Pinboard
  • Trigger: nieuwe bookmark toegevoegd (eventueel met specifieke tag).
  • Action: nieuwe bookmark toevoegen
• Posterous
  • Trigger: nieuw artikel toegevoegd (eventueel met specifieke tag).
  • Action: nieuw artikel toevoegen
• Read It Later
  • Action: bewaren om later te lezen
• SMS – werkt alleen in de Verenigde Staten
  • Trigger: ifttt telefoonnummer SMS gestuurd (eventueel met specifieke tag).
  • Action: jou een SMS bericht sturen
• Stocks
  • Trigger: aandelen boven of beneden een bepaalde waarde
• Tumblr
  • Trigger: nieuw artikel geplaatst (door jou of iemand die je volgt) of liked.
  • Actions: nieuw artikel plaatsen.
• Twitter
  • Triggers: nieuwe tweet geplaatst (of een met een link), eventueel met specifieke tag door jou of iemand die je volgt. Of trigger op favoriet, mentions en direct messages.
  • Action: nieuwe tweet plaatsen
• Vimeo
  • Trigger: video liked.
• Weather – werkt theoretisch alleen in de Verenigde Staten maar accepteert wel Nederlandse plaatsnamen
  • Trigger: temperatuur boven of beneden een bepaalde temperatuur, wisseling  (regen, sneeuw, bewolkt, onbewolkt) of pollen.

Tip: Momenteel kijkt ifttt iedere 15 minuten of er een trigger in werking gesteld moet worden. Als je net een taak hebt aangemaakt dan kun je via “Inspect task” de taak direct uitvoeren met “check now”.

Niet alle mogelijkheden van webservices worden benut maar als iets net niet lukt dan kun je eenvoudig onderaan de pagina feedback achter laten. Bovenstaande channels, triggers en actions worden regelmatig uitgebreid en je kunt je eigen koppelingen als “recipe” delen met anderen.

Volg @ifttt op Twitter om op de hoogte te blijven.

De website FindBigMail.com biedt een zeer eenvoudige service om snel je grootste mails in Gmail in kaart te brengen. Je logt in met je Gmail account via Google Accounts. Binnen enkele minuten zie je de eerste resultaten op het scherm verschijnen.

Labels in Gmail

Je Gmail mails worden gelabeld:

• ‘My Big Mail’ mailtjes van 100,000 en 500,000 bytes.
• ‘My Really Big Mail’ mailtjes van 500,000 en 2,000,000 bytes.
• ‘My Ultra Big Mail’ mailtjes groter dan 2,000,000 bytes.

Inzicht via de mail

Na het scannen ontvang je een mailtje, met daarin een mooi overzicht van jouw inbox.

Veiligheid

Er wordt gebruik gemaakt van OAuth, daarmee kun je ook direct de toegang weer opheffen. Op de website zelf zijn ze daar ook heel open over:

However, please don’t take our word for it. Because we use OAuth and get a token from Google for temporary access, you can verify that we’ve removed the token at https://www.google.com/accounts/IssuedAuthSubTokens. If you still see FindBigMail listed there, then we’re either in the middle of scanning for large emails, or some sort of error occurred that we’re not aware of. If we’re done (check the status link in the first email we send you to be sure), definitely revoke the token, and please let us know what email address you were scanning so we can find out what went wrong. (We’ll run it through our one way hash and then examine the logs).

Gratis

De tool is gratis, wel wordt er gevraagd om een kleine donatie. Deze is niet verplicht, maar voor hetgeen ze leveren wel het overwegen waard.

Je hoeft bij Captio geen onderwerp in te voeren en dus alleen maar de body tekst te typen. Wel kun je een vast onderwerp in de instellingen zetten.
Een emailadres opgeven hoeft ook niet: deze heb je ook van te voren ingesteld. Als je hier een “dropbox-emailadres” (bijvoorbeeld van Evernote of Remember The Milk) instelt kun je hier heel gemakkelijk taken of notities heen sturen. Door je eigen emailadres in te stellen kun je jezelf reminders sturen. Of stel het emailadres van je partner in om snel korte mailtjes te kunnen sturen in plaats van een SMS.
In combinatie met TweetByMail zou je het zelfs kunnen gebruiken als simpele Twitter-client!

De applicatie start heel snel op, omdat er weinig ingeladen hoeft te worden. Een probleem met bijvoorbeeld Evernote is vaak de tijd tussen het bedenken wat je wilt opschrijven en het daadwerkelijk kunnen opschrijven. Met Captio kun je vrijwel direct beginnen, omdat de applicatie heel snel opstart en je daarna direct de gelegenheid geeft om te typen.

Er is ook een mogelijkheid om bijlages toe te voegen, in de vorm van een foto. Dit kan door een foto te selecteren uit je foto-bibliotheek of door er ter plekke één te maken met de camera.

Als je bericht niet verzonden kan worden blijft deze automatisch bewaard op je iPhone en wordt deze later alsnog verstuurd.
Tijdens het testen van de app waren er wat problemen met de server, maar de ontwikkelaar (van Nederlandse bodem, overigens) was via Twitter gelukkig goed te bereiken en de problemen zijn snel opgelost. In de tussentijd bleek dat de berichten gewoon bewaard waren op mijn iPhone en achteraf succesvol werden verzonden.

Ten slotte nog een kleine noot over privacy: de emails worden verzonden via de server van Boonbits. Nu heb ik er alle vertrouwen in dat de ontwikkelaar geen kwade bedoelingen heeft, maar als je heel gevoelige data hebt kun je het wellicht beter niet via Captio versturen.

Ik ben benieuwd wat voor emailadres jullie koppelen aan Captio; in de reacties is er de mogelijkheid om dit met elkaar te delen.

1. Zet als het enigszins mogelijk is gedurende de dag je email programma uit. “Maar dan ben ik niet meer bereikbaar, help!” Juist, en da’s precies de bedoeling Controleer hooguit een paar keer per dag op nieuwe email. Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze email te zien (behalve wanneer het je werk is, op een helpdesk bijvoorbeeld). Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?
2. Op die momenten dat je nieuwe email verwerkt, neem er dan meteen een besluit over: korte antwoorden schrijf je meteen, lange komen op een actielijst of in je agenda. Nog geen idee wat te doen? Dan gaat de email naar een bezink lijst. Iemand anders kan dit beter? Meteen doorsturen, en de verzonden email op de Afwachten lijst zetten.
3. Er zijn nog altijd mensen die een bliepje, geluidje of flikkerend scherm voor hun kiezen krijgen bij iedere nieuwe email. Alsof de postbode met iedere nieuwe brief of reclamefolder apart langskomt, en iedere keer even aanbelt. Mijn voorstel: zet het uit, dit geeft je een hoop rust (als je de nieuwsbrief al een tijdje ontvangt, hoor je me dit vast niet voor het eerst roepen…)
4. Zeker wanneer je Inbox overvol zit is het lastig om overzicht te krijgen. Probeer zover te komen dat de inbox aan het eind van de dag leeg is. Het werk is niet af, maar je weet welke mail je ontvangen hebt, en wat ermee dient te gebeuren.
5. Als je vrij bent, probeer dan echt geen (werk)mail te lezen. Doe je dat toch, dan wordt je als vanzelf het werk ingetrokken. Zo wordt je vrije dag een verkapte werkdag.
6. Wees niet te bang: gooi weg! De meeste mensen slaat de angst om het hart wanneer ik deze suggestie doe. Echter, veel oude emails zijn al lang ingehaald door de realiteit (niet meer nodig, documenten zijn bijgewerkt, iemand anders heeft een verzoek al uitgevoerd). Bedenk eens eerlijk wat er zou gebeuren wanneer je alle email ouder dan een week zou weggooien? Misschien wel minder dan je denkt… en als je dit nog echt niet aandurft: maak eens een map ‘oude emails’ aan, waar je al die oude emails naartoe verplaatst. Ik ben benieuwd hoe vaak -of weinig!- je daar nog naar moet uitwijken.
7. Meld in je out-of-office reply dat je de mail op het moment niet kunt lezen, maar er na je vakantie op terug zult komen. Op die manier weet de verzender waar zij aan toe is. En jij hebt niet meer dat onrustige knagende gevoel in je achterhoofd dat er misschien wel iemand iets van jou wil. Voor de hand liggend: ja, maar ik merk dat lang niet iedereen die hier baat bij heeft deze melding al (goed) toepast.
8. De laatste, maar zeker niet onbelangrijkste tip: stel regels in (filters worden ze door sommige email programma’s genoemd) om mail bij binnenkomst af te vangen. Op deze manier komen ze niet in de Inbox terecht maar direct in het juiste mapje. Nieuwsbrieven en automatische meldingen vanuit een systeem lenen zich hier bijzonder goed voor. Dit scheelt jou tijd en houd je inbox overzichtelijk. Belangrijke email valt zo niet weg tussen allerlei leuke linkjes en LinkedIn verzoeken

Taco Oosterkamp heeft nog een aantal tips op een rij gezet om je Inbox weer snel leeg te krijgen. Welke strategie hanteer jij?

Foto bron: Flickr / Jason The Person

Maakt het je efficiënter? Misschien bij Trival Pursuit. Maakt het je werkdag simpeler? Het brengt hooguit wat verlichting bij de koffiemachine. Maar het is wel leuk. En dat mag wel eens op een mooie zomerdag als deze. Hopelijk laat de actie tegelijkertijd de kracht van digitale media zien. Plus de kritiek. Want hoe makkelijk is het nu om onware weetjes de wereld in te slingeren? En hoe makkelijk is het om die weer te corrigeren? De Dag van de Weetjes heeft twee kanten: Het vieren van de kracht van social en digitale media (en dat op Social Media Day!) en het nadenken over verantwoord gebruik van die kracht. Een paar hoogtepunten tot nog toe: