Lifehacking » excel

Handig: tabbladen in Office-programma’s

Freerk Terpstra — Tue, 08 Nov 2011 08:34:28 +0000

Lifehacker.com schreef hier al eerder over. Aangezien het mij veel plezier geeft, hier met enige vertraging een artikel over Office Tabs.

Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs

Google Cloud Connect brengt Office documenten in the cloud

Frank Meeuwsen — Sat, 26 Feb 2011 09:00:00 +0000

Documenten direct vanuit je favoriete Microsoft Office opslaan in Google Docs? Het is nu mogelijk met de nieuwe Google Cloud Connect plugin. Met deze plugin voor Google Apps gebruikers is het mogelijk om gelijktijdig met meerdere personen aan één Office document te werken, of dat nu Word, Excel of Powerpoint is. Versiebeheer is geïntegreerd in Google Cloud Connect. Voorheen had je hier onder andere Sharepoint voor nodig. Niet meer. Een Google Apps account is voldoende.

In onderstaande video worden de mogelijkheden en de voordelen netjes op een rij gezet

Google Cloud Connect werkt erg simpel in Office. Na de installatie zie je in Word of je andere Office producten een nieuwe balk met de vraag om in te loggen

Je kunt direct inloggen in je Google Apps account en hierna de voorkeur geven hoe je je documenten wilt synchroniseren

Na elke synchronisatie met Google Docs krijg je direct de URL te zien waar het document online is te vinden. Natuurlijk kun je het document ook vanuit Office delen met anderen via de Google Cloud Connect. Al met al een erg krachtige plugin die het voor Microsoft en hun Office360 dienst lastig kan gaan maken. De vraag is dan ook hoe lang het gaat duren voor Microsoft stappen onderneemt tegen deze “inval” van Google.
Op Googles Enterprise Blog kun je meer lezen over deze stap, inclusief hun grotere plan om bedrijven met jaren ’90 technologie (lees: alles pre-Office 2003) over te laten stappen op Google. Dit doen ze via de 90 Day Appsperience. Als er lezers zijn die hier aan mee gaan doen, laat het ons weten! We zijn erg benieuwd naar de ervaringen!

Snel optellen in Excel zonder formules

Robert Ilbrink — Fri, 20 Feb 2009 08:40:43 +0000

Als je snel (tijdelijk) wilt weten hoeveel een aantal cellen bij elkaar opgeteld zijn, kun je natuurlijk een formule gebruiken. Vaak is mij dat te veel werk en helemaal niet nodig, zeker als ik alleen snel even wil weten hoeveel dat bij elkaar is.

Mr. Excel

Jaren geleden leerde ik van Mr. Excel dat als je met je muis een aantal cellen markeert, dat dan rechts onderin je scherm de som van die cellen staat. In dit plaatje is de som van de geselecteerde cellen 380. Ik gebruik Excel dagelijks sinds 1991 (daarvoor was het Lotus 123) maar tot een paar jaar geleden kende ik deze truc niet.

Meerdere losse cellen selecteren

Meestal selecteer je met je muis een deel van een kolom of een groepje cellen waarvan je het totaal wilt weten, maar je kunt ook verschillende losse cellen aanklikken door je [Ctrl] toets ingedrukt te houden terwijl je iedere specifieke cel aanklikt die je in de optelling wilt meenemen.

Niet alleen de som maar ook andere berekeningen

Als je met je rechter muistoets op het antwoord rechts onderin klikt kun je instellen of je de som wilt of het gemiddelde, het aantal cellen, de minimum of de maximum waarde etc.

Permanent (wel met een formule)

Als je niet tijdelijk maar permanent ergens de som van een aantal cellen wilt hebben ga je natuurlijk gewoon op de cel staan waar je het antwoord wilt hebben en druk je op het Sigma (Σ) teken in de werkbalk. Daarna kun je een aaneensluitende reeks cellen selecteren, of losse cellen door eerst de [Ctrl] toets in te drukken (en ingedrukt te houden) terwijl je op de verschillende cellen klikt).

Ik gebruik dit handige trucje bijna dagelijks!

Snel grote Excelsheets aanpassen

Joost Plattel — Thu, 04 Dec 2008 19:34:41 +0000

Als je in Excel werkt met grote sheets en heel veel data, en je wilt data veranderen in een kolom, zoals bijvoorbeeld telefoon nummers die anders geordend zijn dan je graag zou willen, hoe pas je dat dan toe op de gehele sheet? Je kan het uiteraard allemaal handmatig gaan veranderen. Niets voor lifehackers

Web 2.0 maakt dat al een stuk makkelijker. Bij CleanUpData kan je zelf een excelsheet of csv bestand uploaden. En vervolgens kan je de veranderingen in een veld maken en die voor de hele kolom gebruiken!

Een voorbeeld hoe het werkt kan je hier bekijken of je kan zelf experimenteren met de data hier.

Absolute aanrader voor mensen die veel met Excel werken!

Content: Martijn Aslander

Handige tools bij het verwerken van veel gegevens

Taco Jan Osinga — Mon, 18 Aug 2008 12:12:33 +0000

Als programmeur, maar ook als docent, krijg ik heel vaak te maken met teksten/data die ik moet verwerken of aanpassen. Een paar voorbeelden:

Ik kreeg laatst van mijn opleiding een lijst met gebruikersnamen van studenten. Daar moest @nhl.nl achter om er e-mail adressen van te maken.
Van een klant van mijn eigen bedrijf kreeg ik digitaal een menulijst met prijzen. Deze moest ik verwerken in zijn website.

Nu kun je alle data, elke regel, met de hand aanpassen, maar hier zijn hele handig tools voor. Wat dat betreft houd ik mezelf altijd voor: als je een handeling vaker moet verrichten, dan moet je het automatiseren.

Twee programma’s zijn daarbij voor mij essentieel, namelijk een spreadsheetprogramma en een krachtige teksteditor. Toen ik deze blogpost eerder op mijn eigen blog schreef, waren dat Excel en UltraEdit. Inmiddels ben ik overgestapt naar de Mac en gebruik ik in plaats van UltraEdit nu Coda als teksteditor. Er zijn er natuurlijk meerdere pakketten.

Excel
Veel mensen zijn niet echt bekend met Excel en eigenlijk is dat jammer, want het is heel krachtig. Naast de rekenkundige aspecten is het ideaal om data met meerdere kolommen snel te sorteren. Maar het is ook ideaal als je snel lijstjes moet maken. Als je de getallen 1 – 100 nodig hebt, dan volstaat het door in het eerste kolom 1 te typen en daarna het vakje “uit te trekken”. Als je maar 1 cel uittrekt, dan moet je CTRL in drukken tijdens het slepen om het doortellen te realiseren.

Ook met tijden werkt dit in Excel goed. Schrijf twee tijden onder elkaar, met bijv. een kwartier verschil, selecteer beide cellen en sleep deze met de muis naar onderen. Excel zal dezelfde interval gebruik om door te rekenen.

UltraEdit
UltraEdit is echt een killerapp: kladblok met ontzettend veel functionaliteit. Met dit programma werkte ik het meeste, vooral vanwege het programmeren. Er zijn diverse vergelijkbare pakketten, bijv. Coda en TextMate voor de Mac, ieder met zijn eigen vergelijkbare oplossingen.

De twee functies die ik binnen UltraEdit het meest gebruik zijn: Kolom selectie en “Replace”.

Met kolom selectie selecteer je geen regels, maar een blok tekens. Je kunt dan dat blok bijv. verwijderen en/of nieuwe tekst typen die op elke regel erbij komt. Het is erg wennen om deze manier van selecteren te gebruiken, maar als je het even probeert en ermee leert werken,dan scheelt dat vaak veel tijd.

Met de Replace functie, die overigens ook in Word en Kladblok zitten, kun je tekst vervangen door andere tekst. In UltraEdit zijn de mogelijkheden groter door reguliere expressies (complex verhaal dat ik je bespaar). Handig daarmee is dat je bijv. met “^p” een “Enter” bedoeld. Als je dan “^p” vervangt voor “@nhl.nl^p”, dan komen aan het einde van elke regel @nhl.nl. Handig als je dus van gebruikersnamen een e-mail adres moet maken.

Data verwerken is vooral goed nadenken over hoe je dergelijke handigheidjes kunt gebruiken om snel te werken. Vaak kun je de tools ook gecombineerd gebruiken. Bijvoorbeeld een lijst met tijden maken in Excel, die copy-pasten naar UltraEdit of Word en er daar verder mee werken.

Makkelijk URL’s uit Excel verwijderen

Frank Meeuwsen — Sat, 21 Jun 2008 14:00:17 +0000

Microsoft’s Excel heeft de nare gewoonte om iets teveel zelf na te denken. Als je in een Exceldocument een URL plaatst maakt hij hier automatisch een klikbaar adres van. Soms handig, maar niet altijd. Als je meerdere URL’s of emailadressen in je Exceldocument hebt staan kun je deze heel handig in één keer verwijderen. Typ in een lege cel in je document het cijfer 1. Copieer die cel. Selecteer de cellen met de links en emailadressen. Als je ze allemaal hebt geselecteerd, kies dan Bewerken > Plakken Speciaal… en selecteer de optie “Bewerking > Vermenigvuldigen” en je bent klaar!