Lifehacking

Zoals jullie weten zijn wij hier van lifehacking.nl een groot voorstander van tools en technieken die alle activiteiten die we toch al deden, efficiënter kunnen maken. Veel computergerelateerde activiteiten kunnen al efficiënter door simpelweg op een Mac te gaan werken Maar ook de iPhone is wat mij betreft een productiviteits-katalysator pur sang. En nu is ook een typen van langere teksten en ingewikkelde woorden op de iPhone een ‘piece of cake’!

Op lifehacking.nl is al vaker geschreven over handige applicaties als TextExpander, Type Pilot en Fingertips. Met dit stukje software kun je makkelijk hele teksten laten verschijnen op je scherm met slechts een paar letters. Een probleem met dit soort software is altijd dat het pas nuttig wordt als je er wat in hebt gestopt, daarom heb ik een lijst gemaakt van de 50 handigste TextExpander snippets.

Wanneer je in Outlook niet alleen je mail leest, maar ook je takenlijsten bijhoudt, zoals ik in mijn boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ (in december in de aanbieding) beschrijf, is het soms slim om standaard niet je ‘Postvak In’ terecht te komen bij het starten van Outlook.

Veel mensen merken dat het zien van nieuwe mails een groot beroep doet op hun zelfbeheersing, terwijl je eigenlijk met andere dingen bezig bent. Gelukkig kun je eenvoudig instellen met welke map Outlook je als eerste moet confronteren.

Hoe meer ik met een programma werk, hoe belangrijker alle kleine dingetjes en details worden. In Outlook bijvoorbeeld kan ik supersnel m’n mail verwerken en m’n Getting Things Done lijsten bijhouden, maar doordat dat zo snel gaat erger ik me des te meer aan die momenten waarop iets heel omslachtig moet. Neem bijvoorbeeld het body-veld van een Taak item. Dat is een veld wat ik toch vrij regelmatig gebruik, maar er is geen sneltoets om dat veld te selecteren. Ik kan dus heel snel een taak aanmaken, de begindatum invullen en de prioriteit bereiken, maar zodra ik meer gegevens wil opslaan heb ik m’n muis nodig om naar het Body veld te gaan. Totdat ik in Fingertips een afkorting ‘tb’ aanmaakte (to body). Nu kan ik op de onderwerpregel ergens ‘tb’ intikken …

We schrijven allemaal dagelijks teksten op een computer. Of het nu emails zijn, offertes, brieven of je bent bezig met een boek.Het meest vervelende is om repeterende teksten steeds te moeten typen of te moeten knippen en plakken uit eerdere berichten. Gelukkig zijn er kleine applicaties waarmee je snel en eenvoudig blokken tekst kunt automatiseren. Of het nu om je signature gaat of een helptekst die naar meerdere ontvangers moet. Heb je zelf een goede tip die er niet bij staat? De reactiepanelen staan open voor je.

Vrijwel iedereen heeft wel een aantal documenten die je veel vaker opent dan andere documenten. Om weer wat sneller en gemakkelijker te werken, kun je voor die documenten een afkorting maken in Fingertips. Nadat je Fingertips hebt geïnstalleerd, kun je eenvoudig eigen afkortingen definiëren voor documenten, programma’s, websites en alles waar je vaak heen wilt.
Een afkorting aan een document toewijzen
1. Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

2. Type de afkorting die je aan het document wilt toekennen. In dit voorbeeld gebruik ik de afkorting ‘Uren’.

4. Druk Alt + E, of klik op New rechtsonderaan. Dan verschijnt het Opties dialoog.

5. Druk Alt + B, of klik op Browse achter Filename/URL om het document te kiezen wat je voortaan wilt openen met de nieuwe afkorting ‘Uren’.

6. Zoek het document op en selecteer …

Als je je takenlijsten snel en efficiënt bij wilt houden in Outlook, loop je vrij snel tegen een paar problemen aan. Ik vind het bijvoorbeeld onhandig om voor alles wat ik op zo’n lijst wil zetten eerst Outlook te moeten starten, of er naar toe te moeten gaan.

Verder kun je met Ctrl+Shift+K vanuit vrijwel heel Outlook een nieuwe taak aanmaken, maar dat kan dan weer alleen in de standaard takenlijst. Niet in eigen takenlijsten die je zelf hebt aangemaakt, zoals een Wachten Op lijst of een Later/Misschien lijst.

Voor frequente Outlook takenlijstgebruikers is het daarom handig om met Fingertips te werken. Je kunt dan taken toevoegen aan je lijsten zonder eerst Outlook toe te gaan en je kunt speciale commando’s bedenken voor speciale taken met een bepaalde categorie, een andere takenlijst of standaardtekst in de taak.

Ik vind dat handig omdat ik op die manier zo …

Als je sneller wilt werken is het makkelijk om te weten hoe je Fingertips (Windows) kunt gebruiken om lange woorden, complete zinnen of hele lappen tekst in te voeren door slechts een afkorting in te tikken.

Tijdens onze trainingen laat ik vaak een korte demo zien van Fingertips. Omdat zo’n demo kort is – en mensen toch knap enthousiast worden van die paar minuten – wil ik hier op Lifehacking ook wat meer schrijven over het tooltje.

In dit artikeltje leg ik uit hoe je tijd kunt besparen met de Fingertype functionaliteit van Fingertips. Zo type ik bijvoorbeeld alleen maar “rte” in, om die vervolgens automagically te zien uitgroeien naar de complete routebeschrijving naar ons kantoor. Heel handig in e-mails.
Fingertips installeren
1. Als je Fingertips nog niet hebt geïnstalleerd, zal dat eerst nog even moeten gebeuren. Je kunt dit programma gratis downloaden van www.getfingertips.com.

2. Aan …

Het tweede axioma van Taco luidt als volgt: “Als iets me teveel moeite kost, dan doe ik het waarschijnlijk niet”. En dat idee kom het niet alleen bij mijzelf, maar ook bij heel veel andere mensen tegen.

Het leuke van moeite is dat je je eroverheen kunt zetten met discipline. Door maar flink veel discipline toe te voegen, kom je over (bijna) elke hobbel heen.
Een betere oplossing
Zelf vind ik de andere oplossing vaak aantrekkelijker: iets ombouwen zodat het minder moeite kost. Neem het verzamelen van benzinebonnetjes. Als dat me teveel moeite kost, doe ik het waarschijnlijk niet. Dus zorg ik ervoor dat ik één vakje in de auto heb waar alle benzinebonnetjes in verdwijnen. Nooit meer zoeken. Geen verloren bonnetjes. Een heel simpel systeempje wat alle moeite uit het proces haalt.
Tijdschrijven
Tijdschrijven is ook zo’n leuke. Ik heb een tijdlang opgeschreven hoeveel uur ik waarmee bezig …

Als je vaak de telefoon opneemt en klanten te woord staat, heb je waarschijnlijk een paar gegevens die je bij de hand wilt houden. Prijzen, data, noem maar op. Daar kun je natuurlijk een papiertje voor op je bureau leggen, maar digitaal is netter en vaak makkelijker aan te passen.

Bij ons op kantoor gebruiken we een wiki voor het bijhouden van dat soort gegevens, maar wanneer het om echte snelheid gaat is een wiki nog wat te traag. Dus hebben we in Notepad een heel simpel tekstdocumentje gemaakt met alleen de écht belangrijke informatie. Omdat Notepad razendsnel kan opstarten is het snel genoeg voor gebruik bij de telefoon.

Het enige wat we nog hoefden te doen is een commando aanmaken in Fingertips met de handige naam “help” (of “h”) en klaar is Kees.