Zoals al eerder op lifehacking.nl beschreven in diverse posts (waaronder hier en hier) zijn er programma’s voor zowel Mac als Windows te verkrijgen waarmee je supersnel kunt typen door veelgebruikte woorden en zinnen onder een soort ‘snelcode’ te zetten. Als je deze code typt wordt hij automatisch vervangen door een geheel woord, zin of zelfs plaatje. Op de iPhone was deze functionaliteit echter helaas nog niet aanwezig. Dit heeft te maken met het feit dat dit soort programma’s altijd ‘op de achtergrond’ in de gaten moeten houden wat je aan het typen bent. En helaas, op de iPhone mogen geen programma’s ‘op de achtergrond’ draaien. De makers van TextExpander hebben een poging gedaan maar deze was suboptimaal. Om dit te omzeilen zijn er iPhone-gebruikers die een ‘jailbreak‘ hebben uitgevoerd op hun iPhone, waardoor er ineens wel programma’s op de achtergrond kunnen draaien.

WAARSCHUWING

Jailbreaken is een technisch verregaande procedure (ondanks dat er tools zijn ontwikkeld die het met 1 muisklik kunnen) en heeft impact op de snelheid, stabiliteit en beveiliging van je iPhone.

MAAR

Als je je iPhone al hebt gejailbreakt en je weet waar je mee bezig bent is onderstaande informatie wellicht heel handig voor je.

Xpandr

Net zoals TextExpander voor Mac en Fingertips voor Windows is er nu Xpandr voor iPhone.

Xpandr werkt net zoals de andere programma’s met door de gebruiker zelf gedefinieerde snelcodes met daarachter een lap tekst. Het programma beperkt zich nu nog tot tekst maar is dan ook wel in alle apps beschikbaar. Zo kan je voor zowel e-mail, SMS als andere apps de snelcodes gebruiken.

Hieronder een videootje dat ik heb gemaakt over het gebruik van het programma:

[HTML1]

Zoals je ziet is het programma snel en effectief. Het enige dat je nu nog moet doen is denken over veel voorkomende woorden/informatie/teksten en de snelcodes onthouden.

Snelteksten

Voor zowel dit programma als voor TextExpander en Fingertips kan je allerlei snelcodes bedenken. Een aantal die ik gebruik zijn:

• Zakelijk gegevens (KvK, BTW, Bank, Adres, Routebeschrijving, Disclaimer etc etc)
• Veel voorkomende replies (“Bedankt voor je mailtje! Ik kom er zo snel mogelijk op terug” of “Bij deze stuur ik je de informatie waarover we spraken. Graag hoor ik van je of deze informatie voor jou waarde heeft toegevoegd!”)
• Veelgestelde vragen (“Biertje?”, “Binnenkort weer eens koffie drinken?”, “Hoe laat ben jij er” etc) Deze zijn vooral handig voor SMS’jes
• Complete verhalen en invullijsten (Routebeschrijving, Adresboek extra info zoals ‘Waar ontmoet’, ‘Welk netwerk’, ‘Via wie’ etc)
• Moelijk te typen woorden die automatisch verbeterd worden

In de post van Martijn Engler staan veel handige ‘snippets’ opgenoemd. Let op: Dit is niet alleen voor iPhone gebruikers handig maar ook voor gebruikers van bovengenoemde programma’s!!!

Op lifehacking.nl is al vaker geschreven over handige applicaties als TextExpander, Type Pilot en Fingertips. Met dit stukje software kun je makkelijk hele teksten laten verschijnen op je scherm met slechts een paar letters. Een probleem met dit soort software is altijd dat het pas nuttig wordt als je er wat in hebt gestopt, daarom heb ik een lijst gemaakt van de 50 handigste TextExpander snippets.

1. Een lijstje van de projecten waar je bij betrokken bent: zo expand “lhn” hier bijvoorbeeld naar lifehacking.nl

2. De steden waar je veel komt, bijvoorbeeld:

   • ro => Rotterdam
   • ams => Amsterdam
   • ut => Utrecht

3. Afkortingen die je vaak gebruikt, die niet per se duidelijk zijn voor andere mensen:

   • s2m => seats 2 meet
   • atm => at the moment (of “op het moment”)
   • fyi => for your information (of “ter informatie”)
4. Je eigen naam, bij mij expand n naar “Martijn Engler”

5. Contactgegevens (eventueel kun je deze opdelen in werk en privé)

   • tel => je telefoonnummer
   • adr => je adres

6. Email-handtekeningen

   • mvg => Met vriendelijke groeten,

     jenaam

   • gro => Groetjes,

     jenaam

7. rek => je rekeningnummer

8. KVK => je KVK-nummer

9. BTW => je BTW-nummer

10. li => Een link naar je profiel op LinkedIn

11. mi => Een link naar je profiel op Mindz

12. hv => Een link naar je profiel op Hyves

13. opt => Openingstijden van je kantoor

14. Adressen + Google Maps links van dingen waar je veel komt:

    • seats 2 meet
    • je favoriete café
    • je kantoor
    • je huis-adres

15. “Templates” voor dingen die je vaak gebruikt:

    • Martijn Aslander heeft een template voor nieuwe contacten
    • Ik heb templates voor een forum wat ik beheer (met teksten als “Ik heb je topic verplaatst naar ….”)
16. Een uitleg over hoe, waar en wanneer je het best te bereiken bent
17. bed => bedankt voor je bericht
18. hza => hierbij, zoals afgesproken …
19. bgv => bijgevoegd vind je ….
20. wsh => wanneer schikt het?
21. zas => zullen we afspreken op …
22. kof => zullen we een keertje koffie gaan drinken?
23. hpe => zullen we een keertje ergens wat eten?

24. soc => een uitleg waarom je iemands uitnodiging op een social network niet wilt accepteren, bijvoorbeeld:

    • Ik verbind alleen met mensen die ik ook in het echt ontmoet heb
    • Ik wil mijn privé en zakelijk netwerk graag gescheiden houden, daarom wil ik niet met je verbinden op LinkedIn/Mindz/Hyves. Een uitnodiging op LinkedIn/Mindz/Hyves wil ik wel van je accepteren. (doorhalen wat niet van toepassing is )
    • Ik accepteer alleen mensen met wie ik regelmatig contact heb in mijn social network

25. Een standaard tekst als doorverwijzing als mensen je vaak mailen over dingen die jij zelf niet doet:

    Hoi,

    Helaas kan ik je hier zelf niet mee helpen, maar ik verwijs je graag door naar …

Natuurlijk zullen deze tips niet voor iedereen van toepassing zijn en ik hoop dat jullie zelf ook nog aanvullingen hebben voor de lijst. Laat ze horen in de reacties om hier de beste lijst van snippets van te maken.

(Foto: Corey Fariello)

Veel mensen merken dat het zien van nieuwe mails een groot beroep doet op hun zelfbeheersing, terwijl je eigenlijk met andere dingen bezig bent. Gelukkig kun je eenvoudig instellen met welke map Outlook je als eerste moet confronteren.

• Kies via het hoofdmenu: Extra | Opties | Overige
• Druk dan op de knop ‘Geavanceerde Opties’
• Bovenaan het volgende dialoog staat waarschijnlijk ‘Postvak IN’ in het vakje ‘Opstarten in deze map’. Als je op de knop ‘Bladeren…’ ernaast druk, kun je zelf een andere map kiezen, bijvoorbeeld je takenmap.
• Druk op OK en nog eens op OK om weer terug te keren naar Outlook.
• De volgende keer dat je Outlook start, opent hij niet meer meteen je e-mail, maar de map die je net zelf hebt gekozen.

Als je wilt dat de Snelkoppelingen in het Navigatiedeelvenster meteen getoond moeten worden kan dat ook, via een instelling in het Windows Register.

En in Fingertips kun je voor elke map die je wilt openen een apart commando maken (bijvoorbeeld ‘i’ voor je inbox en ‘t’ voor je takenlijst). Je kunt dan zelfs instellen dat meteen ook de Snelkoppelingen getoond worden, door in het Opties scherm ‘Display Outlook shortcuts with each command’ aan te vinken.

Neem bijvoorbeeld het body-veld van een Taak item. Dat is een veld wat ik toch vrij regelmatig gebruik, maar er is geen sneltoets om dat veld te selecteren.

Ik kan dus heel snel een taak aanmaken, de begindatum invullen en de prioriteit bereiken, maar zodra ik meer gegevens wil opslaan heb ik m’n muis nodig om naar het Body veld te gaan.

Totdat ik in Fingertips een afkorting ‘tb’ aanmaakte (to body). Nu kan ik op de onderwerpregel ergens ‘tb’ intikken en springt de cursor naar het body veld.

1. Installeer de nieuwste versie van Fingertips (www.getfingertips.com). Versie 1.3 is net uit.
2. Open het commandoschermpje met Ctrl+`.
   1. Tik de afkorting in met een punt ervoor: ‘.tb’.
3. Druk op Alt+E voor New of Edit.
4. Zet ‘Kind’ op ‘Script’.
5. Zorg dat ‘Phrase’ de volgende tekst bevat: ‘{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}{TAB}’.
6. Check even of op het vierde tabje ‘Use Fingertype’ aan staat.
7. Druk op de OK knop om je instellingen op te slaan.

That’s it. Voortaan vervangt Fingertips ‘tb’ plus een spatie door 9 tabaanslagen die je snel van het onderwerp naar de body brengen. Een beetje omslachtig misschien, maar het werkt voor mij beter dan m’n muis pakken.

Autohotkey

Autohotkey (Windows, gratis) is niet direct het meest visueel vriendelijke programma. Maar als je de programmeertaal en de macro’s eenmaal doorhebt, kun je zelf erg snel blokken tekst aan een afkorting of een toetscombinatie koppelen. Zo zorgt de code

::mvg::Met vriendelijke groet

er voor dat elke keer als je de tekst mvg intypt, deze automatisch wordt gewijzigd in “Met vriendelijke groet”. Je begrijpt dat je dit enorm kunt uitbreiden.

Textexpander

Textexpander (Mac, $29,95) is een Mac applicatie om veelgebruikte stukken tekst makkelijk te typen. Daarnaast biedt TextExpander ook Snippetgroups voor HTML en CSS code aan.

Fingertips

In Fingertips (Windows, gratis) zit de optie om Fingertype aan te zetten. Hiermee kun je direct brokken tekst afkorten en sneller in je document plakken. Taco Oosterkamp heeft een fraaie handleiding geschreven waarin je stap voor stap leert je afkortingen te maken.

Typeitin

Met Typeitin (Windows, $19,95) werk je niet direct met afkortingen maar met buttons. Achter deze buttons zitten de meestgebruikte stukken tekst. Dit kunnen ook weer emailhandtekeningen, formuliervelden en wachtwoorden zijn. De Pro-versie biedt de mogelijkheid om teksten over een netwerk met elkaar te delen.

Activewords

Naast tekstvervanging kan Activewords (Windows, $50,00) nog zoveel meer. De rijke scripttaal zorgt er voor dat je de taken op je Windows PC sneller en efficiënter kunt doen. De tekstvervanging werkt prima in alle programma’s. Het opnemen en opslaan van tekstblokken gaat sneller en intuïtiever dan met Autohotkey, maar de prijs is er ook naar. Activewords kun je wel 60 dagen geheel kosteloos uitproberen.

Gebruik je zelf een ander programma op Windows, Mac of Linux? Of op je mobiel? Wat zijn jouw favoriete tekstvervangings-afkortingen? We zijn benieuwd, laat het ons weten in de reacties!

(Foto: Watchreport)

Een afkorting aan een document toewijzen

1. Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

2. Type de afkorting die je aan het document wilt toekennen. In dit voorbeeld gebruik ik de afkorting ‘Uren‘.

4. Druk Alt + E, of klik op New rechtsonderaan. Dan verschijnt het Opties dialoog.

5. Druk Alt + B, of klik op Browse achter Filename/URL om het document te kiezen wat je voortaan wilt openen met de nieuwe afkorting ‘Uren’.

6. Zoek het document op en selecteer het.

7. Klik nu op de Openen knop.

8. Geef bij Description (Alt + I) een beschrijving op. Die zie je voortaan staan in het commandoschermpje van Fingertips, wanneer je die nieuwe afkorting intikt.

9. Druk Alt + O, of klik op de Ok knop om deze afkorting vast te leggen.

En voila, voortan kun je met de afkorting ‘Uren‘ in Fingertips eenvoudig (en zonder muis!) de spreadsheet met je urenregistratie openen. Dat scheelt net weer – en als het je teveel moeite kost doe je het waarschijnlijk niet.

Verder kun je met Ctrl+Shift+K vanuit vrijwel heel Outlook een nieuwe taak aanmaken, maar dat kan dan weer alleen in de standaard takenlijst. Niet in eigen takenlijsten die je zelf hebt aangemaakt, zoals een Wachten Op lijst of een Later/Misschien lijst.

Voor frequente Outlook takenlijstgebruikers is het daarom handig om met Fingertips te werken. Je kunt dan taken toevoegen aan je lijsten zonder eerst Outlook toe te gaan en je kunt speciale commando’s bedenken voor speciale taken met een bepaalde categorie, een andere takenlijst of standaardtekst in de taak.

Ik vind dat handig omdat ik op die manier zo min mogelijk tijd kwijtraak aan het bijhouden van m’n takenlijsten. Bovendien raak je geen concentratie kwijt bij het heen en weer switchen tussen pak ‘m beet Word, Excel of een ander programma waar je mee bezig bent – en Outlook.

Open het Fingertips schermpje

Zodra je Fingertips eenmaal hebt gedownload en geïnstalleerd, kun je het Fingertips schermpje altijd en overal in Windows openen om een commando te geven. Voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst werkt dat als volgt:

- Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen. De Grave zit meestal linksboven op je toetsenbord, of anders links naast de spatiebalk.

Geef het commando

- Typ na met daarna de omschrijving van de taak die je wilt aanmaken.

“na” staat voor Next Action, de term die we in Getting Things Done gebruiken voor een actie die je op je takenlijst wilt zetten. Standaard kent Fingertips “na” als commando voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst. Je kunt zelf nog eindeloos veel andere commando’s toevoegen, of ze een andere naam geven.

Fingertips maakt de taak voor je aan

- Fingertips zal nu een taak aanmaken in Outlook met als onderwerp de tekst die je achter na hebt ingetypt. Mocht Outlook nog niet gestart zijn, dan zorgt Fingertips daar automatisch voor.

Vervolgens krijg je die taak te zien. Zo kun je nog extra informatie toevoegen, of bijvoorbeeld een categorie aan je taak toewijzen. Wanneer je helemaal geen extra informatie aan de taak wilt toevoegen, kun je ook meteen een puntkomma ( ; ) zetten in Fingertips – helemaal aan het eind van de regel. Fingertips voegt dan wèl de taak toe, maar laat ‘m niet eens aan je zien:

Zo kun je met minimale onderbreking weer verder met je werk.

Wanneer je het commando “na” intikt en op de tekst “Edit” rechtsonder klikt (Alt+E), krijg je allerlei instellingen te zien voor het commando. In dat instellingenschermpje kun je nieuwe commando’s aanmaken, standaard teksten of categorieën toevoegen voor bepaalde commando’s, of de map (folder) veranderen waar de nieuwe taak moet worden aangemaakt.

Succes!

Tijdens onze trainingen laat ik vaak een korte demo zien van Fingertips. Omdat zo’n demo kort is – en mensen toch knap enthousiast worden van die paar minuten – wil ik hier op Lifehacking ook wat meer schrijven over het tooltje.

In dit artikeltje leg ik uit hoe je tijd kunt besparen met de Fingertype functionaliteit van Fingertips. Zo type ik bijvoorbeeld alleen maar “rte” in, om die vervolgens automagically te zien uitgroeien naar de complete routebeschrijving naar ons kantoor. Heel handig in e-mails.

Fingertips installeren

1. Als je Fingertips nog niet hebt geïnstalleerd, zal dat eerst nog even moeten gebeuren. Je kunt dit programma gratis downloaden van www.getfingertips.com.

2. Aan het eind van de installatie kun je aanvinken dat je Fingertips meteen wilt starten, doe dit.

Fingertips instellen

Om Fingertype te gaan gebruiken, moeten we het eerst even aanzetten in Fingertips.

1.  Druk Ctrl + Grave om het Fingertips schermpje te tonen (Het Grave teken (`) staat vaak op de toets links van het cijfer 1 of links van de spatiebalk. Vaak staat de Grave op dezelfde toets als het golfje ~).

Je krijgt nu het volgende dialoog van Fingertips te zien:

2. Druk op Alt + E voor setup.

3. Druk daarna op Alt + 4 om naar de Miscellaneous pagina te gaan.

6. Vink daarop de volgende optie aan:

• Use Fingertype

Je kunt ook meteen “Start Fingertips automatically when Windows starts” aanvinken, maar let op: als je op Vista te weinig rechten hebt kan Fingertips die instelling niet opslaan. Daar krijg je dan netjes een melding van.

7. Druk Alt + O voor Ok

Uiteindelijk kun je nog op Escape toets op je toetsenbord drukken om het nog openstaande Fingertips dialoogje weg te laten gaan.

Maak een afkorting voor een stuk tekst

1. Selecteer de tekst die je een afkorting wilt geven in je webbrowser, in een e-mail of een tekstdocument en druk op Ctrl + C om die tekst naar het klembord te kopiëren. Ik doe dat zelf vaak vlak nadat ik ‘m voor de zoveelste keer heb ingetikt en bedenk dat ik er nu toch echt een afkorting voor wil maken. Bijvoorbeeld:

Vriendelijke groet,
Jouw eigen naam

2. Druk Ctrl + Grave om Fingertips te activeren.

3. Type in Fingertips de afkorting in die je wilt gaan gebruiken, maar dan met een punt ervoor. Bijvoorbeeld:

.vg 

4. Druk dan op Alt + E voor Edit.

In het dialoog wat je dan ziet zijn zowel de afkorting als de tekst die je met de afkorting wilt oproepen al ingevuld.

5. Druk Alt + O voor Ok.

6. En druk weer op je toetsenbord op de Escape toets om het nog openstaande Fingertips dialoog te sluiten.

Het gebruik 

Overal waar je nu vg intypt met een spatie erachter (de punt hoeft er dus niet voor), zal dit door Fingertips vervangen worden door de hele tekst die je aan die afkorting hebt gehangen. Handig bij het schrijven van e-mails, maar het werkt ook in Word, in Kladblok en op allerlei andere plaatsen in Windows.

Op de één of andere manier doet Internet Explorer 7 wat moeilijk. Dat omzeil ik vaak door het Fingertips schermpje te openen met Ctrl+Grave, dan een punt plus de afkorting in te tikken en dan op Enter te drukken. Dan gaat het meestal wel goed. En anders kun je daarna de hele tekst met Ctrl+V van het klembord plakken.

Zelf probeer ik afkortingen zoveel mogelijk zo te verzinnen dat ik ze eenvoudig kan onthouden omdat ze kloppen bij de inhoud van de afkorting.

idd -> inderdaad

vg -> Vriendelijke groeten

meurl -> de URL van de me(ereffect) website

Ik gebruik Fingertype zelf ook om snel naar een bepaalde map te navigeren waar ik bestanden wil opslaan, zie ook mijn eerdere artikeltje daarover hier op Lifehacking.nl. 

Enjoy!

Het leuke van moeite is dat je je eroverheen kunt zetten met discipline. Door maar flink veel discipline toe te voegen, kom je over (bijna) elke hobbel heen.

Een betere oplossing

Zelf vind ik de andere oplossing vaak aantrekkelijker: iets ombouwen zodat het minder moeite kost. Neem het verzamelen van benzinebonnetjes. Als dat me teveel moeite kost, doe ik het waarschijnlijk niet. Dus zorg ik ervoor dat ik één vakje in de auto heb waar alle benzinebonnetjes in verdwijnen. Nooit meer zoeken. Geen verloren bonnetjes. Een heel simpel systeempje wat alle moeite uit het proces haalt.

Tijdschrijven

Tijdschrijven is ook zo’n leuke. Ik heb een tijdlang opgeschreven hoeveel uur ik waarmee bezig was, om maar facturen te kunnen sturen. Als dat me teveel moeite kost, doe ik het waarschijnlijk niet. Dus loop ik een tijdje te dubben en bedenk ik een manier van tijdschrijven die ik wél handig vind en die bij mij past. Probleem de wereld uit.

Archiveren

En wat dacht je van archiveren? Ook al zo’n activiteit die bij veel mensen veel meer moeite kost, dan dat ze ervoor over hebben. Daarom zie je overal stapels papier liggen en verdwijnt binnen een paar weken elk overzicht uit je werk. Als je dan vraagt hoe archiveren beter zou kunnen, hoor je vrijwel altijd een antwoord wat in de buurt komt van discipline, terwijl ik zelf het archiveren gewoon makkelijker, sneller en leuker heb gemaakt. En dat bevalt me prima – zo’n leeg bureau.

Minder muizen

Last case in point: ik werd helemaal gek van alle muisbewegingen die ik moest maken om in Windows een programma op te starten, een document te openen, naar een favoriete website te surfen en (vooral) informatie toe te voegen aan m’n diverse taaklijsten in Outlook. Veel van dat soort acties kosten me teveel moeite en vooral teveel tijd. Ze hinderen me in het bereiken van flow.

Fingertips

Dus heb ik een klein tooltje, Fingertips, gemaakt om dat voor me op te lossen. Ik kon een stuk vlotter werken en was weer happy. Tot ik 1,5 jaar geleden een lezing gaf voor 400 softwareontwikkelaars die me na afloop vroegen of ze Fingertips niet ergens konden downloaden. Ik heb er een website voor gemaakt en ben in de loop van de tijd verder gegaan met het ontwikkelen van Fingertips, ook al omdat ik plezier heb aan de enthousiaste mailtjes van mensen die ermee werken. Je kunt wel zien hoe ik gemotiveerd raak…

Afgelopen weekend heb ik de nieuwste versie van Fingertips gepubliceerd. Nu ook met Clipboard History, en het vervangen van afkortingen door heel Windows (dat scheelt veel typewerk).

Je kunt het hier downloaden: http://www.getfingertips.com (Windows only).
En het is nog steeds gratis!

Maar het blijft leuker

Dat is dan wel het gevaar bij het optimaliseren van processen: dat je er uiteindelijk méér tijd in steekt dan je bespaart met het wegwerken van de moeite.

Maar het is en blijft wel veel leuker werk…

Bij ons op kantoor gebruiken we een wiki voor het bijhouden van dat soort gegevens, maar wanneer het om echte snelheid gaat is een wiki nog wat te traag. Dus hebben we in Notepad een heel simpel tekstdocumentje gemaakt met alleen de écht belangrijke informatie. Omdat Notepad razendsnel kan opstarten is het snel genoeg voor gebruik bij de telefoon.

Het enige wat we nog hoefden te doen is een commando aanmaken in Fingertips met de handige naam “help” (of “h”) en klaar is Kees.