Wanneer je elke dag druk voelt om je to-do lijst af te krijgen en jouw alledaagse taken je belemmeren om je hoofd te gebruiken voor zaken als creativiteit, zakelijke groei en ontwikkeling, dan ben je van harte welkom bij dit event.  Taco zal je tijdens het event leren hoe je gemiddeld 1-2 uur per dag bespaart en zo tijd overhoudt voor dingen die je belangrijk vindt.

Wanneer wordt tijdgebrek een probleem?

In sommige gevallen kan het efficiënter doen van je werk grote voordelen opleveren. Ik heb het niet alleen over tijdwinst. Als je het zo druk hebt dat je alleen maar to-do lijstjes aan het afwerken bent voor jouw gevoel, dan gaat dat ook ten koste van de creatieve processen in je hoofd. Voor echte creativiteit is rust nodig. De beste ideeën doe je ook vaak op tijdens ontspanning: onder de douche, tijdens het hardlopen, of in bed. Genoeg vrije tijd, of rust in je hoofd is daarom ontzettend belangrijk. Helemaal als je beroep veel creativiteit vraagt.

Veel mensen werken enorm hard, maar doordat ze geen goed systeem hebben om al hun werkzaamheden te organiseren, komen er weinig concrete resultaten uit. Dan kan je werk een bron van ergernis en uitputting worden. Via deze training kun je leren een organisatiesysteem op te zetten waardoor je minder zelf hoeft te onthouden en je meer ruimte krijgt in je hoofd voor creativiteit.

Wie geeft de training?

Taco Oosterkamp is de ‘Getting Things Done’ expert van Nederland. Samen met zijn team leert hij al 7 jaar lang vele, verschillende professionals om slimmer te werken en effectiever met hun tijd om te gaan.

Marleen Kruyswijk (dagvoorzitter). Zij is senior trainer en coach bij meereffect, schrijft de überpraktische meereffect artikelen en heeft als coach on-the-job al heel wat ondernemers en managers geholpen om een stuk productiever te gaan werken.

Wat kun je leren tijdens het Extreem Productief Event?

• Productiviteitsstrategieën en mindsetveranderingen die nodig zijn om 1 of 2 uur per dag te besparen
• Jouw productiviteitsprofiel — Hoe jouw unieke persoonlijkheid in elkaar zit en je helpt om zo productief mogelijk te zijn. En welke barrières je moet overwinnen om jouw topniveau te bereiken.
• Extreem Delegeren — Waarom de gemiddelde ondernemer/manager nog steeds veel te veel zelf doet en hoe je daar een dikke streep door haalt. En: waarom je je medewerkers te kort doet als je niet (bijna) al je werk uit handen geeft.
• Strategie voor ambitieuze mensen — De 3 geheimen om strategieën te ontwikkelen waarmee je hoofd en hart op één lijn zet. Zo kun je jezelf en je medewerkers eenvoudig motiveren en met volle energie werken aan die dingen die jouw passie hebben.
• De Grote Tips en Tricksbox: 7 simpele trucs om tijd en flow terug te verdienen, zodat je lekkerder en effectiever gaat werken.
• Optimaliseren 2.0 — Leer een paar simpele ingrepen waarmee je team ongemerkt steeds productiever gaat werken.
• Hoe je echt vrije tijd krijgt — 4 valkuilen en hoe je ze vermijdt. Waarom jouw ‘vrije dagen’ waarschijnlijk helemaal niet zo vrij zijn, waarom dat je bedrijf geld kost en je team in de problemen brengt. En: wat je eraan doet om dat te fixen (en nee, dat gaat niet simpel zijn).

Heb je al eens een meereffect training gevolgd? ‘Extreem productief’ is een nieuw event in een andere vorm dan de meereffect training. Hoewel Getting Things Done wel zal langskomen, gaan we er lang niet zo diep op in als bij de meereffect training. Bovendien is er meer tijd en aandacht is voor zelf nadenken en reflectie dan bij onze andere trainingen.

Let others do the talking:

“Ik ga veel efficiënter om met alle taken die ik moet doen en kan veel meer werk verzetten in de tijd die ik heb. Het gevolg is dat ik meer klanten aan kan nemen en toch meer vrije tijd overhoud. Daar ben ik heel erg blij mee! Wat mij bovendien erg aansprak is dat Taco je helemaal enthousiast maakt. Hij brengt het niet als een trucje maar als een levenshouding. Daardoor heeft zijn training veel impact en blijft de informatie heel lang hangen. “
Laura Babeliowsky
Trainer / coach Get Clients Now

“Heerlijk dat er toch weer steeds iets nieuws te leren valt. De hele praktische en logische aanpak spreekt mij geweldig aan. Dankjewel Taco!”
Claudy Voskens
Puur Structuur

“Taco is een geweldig inspirerend spreker. Flow is de ‘high’ die je kunt krijgen van je werk, één shot en je bent verslaafd. meereffect helpt je met het hervinden van die high.”

Mark Blomsma

VP Sales North America

Wat krijg je als je meedoet aan de tweedaagse?

• Het “Extreem Productief” – Event is een intensieve tweedaagse workshop op 10–11 mei of 14-15 juni 2012 in het  Carlton President Hotel in Maarssen.
• In totaal krijg je 4 dagdelen training in een vergaderruimte van het Carlton.
• Tijden zijn: donderdag van 9.30 – 16.30, vrijdag 9.30 – 16.30 uur.
• Je ontvangt een werkboek met ondersteunende teksten, templates, checklists en allerlei extra nuttige informatie.

Kosten

Snelle beslissers profiteren nu nog van de early bird prijs van slechts € 797,- exclusief btw, de prijs zal uiteindelijk gaan oplopen tot € 1797,-. Deze early bird prijs geldt maar tijdelijk, dus wacht niet met aanmelden.

Kosten voor het verblijf

Als je wilt blijven slapen (wordt aangeraden) dan kun je dit zelf met het Carlton President Hotel regelen. We hebben met het hotel een deal gesloten: je betaalt voor je overnachting en ontbijt een bedrag van 139,- euro, exclusief toeristenbelasting. En natuurlijk is het een goed idee om de avond ervoor al naar Maarssen te komen, zodat je zonder filestress kunt deelnemen. Als je je opgeeft, krijg je vanzelf de informatie hierover in je mailbox.

Toch niet tevreden?

Mocht je merken dat het programma toch niet aansluit bij je behoeften, dan kun je na afloop van de eerste dag voor het diner besluiten om te stoppen. Je krijgt dan al je tot dan toe betaalde cursusgeld terug, uitgezonderd het inschrijfgeld van 297,- euro exclusief btw — na teruggave van alle cursusmaterialen. Dat geldt natuurlijk alleen als je wel de hele dag aanwezig was en hebt meegedaan. Het hotel dient tijdig geannuleerd te worden, vraag bij hen de voorwaarden op.

Mocht je twijfelen of het event echt iets voor je is, neem dan eerst contact met MeerEffect op, de gegevens staan hieronder.

Meer informatie:

Nog vragen? Bel of mail ons gerust – via 0343-421 381, of info@meereffect.nl

We hopen ook jou te zien in Maarssen, op 10 en 11 mei (uitverkocht) of 14 en 15 juni.

GTD en toepassingen

Veel aanhangers van getting things done (GTD) van David Allen gebruiken een “vertrouwd systeem” om alle acties, invallen, voornemens te noteren en later om te werken naar eerst volgende acties al dan niet voorzien van predicaten als “misschien/ooit” of “wachtenop”. Voor de een is dat vertrouwde systeem een piepklein pennetje aan een even zo groot boekje en voor de ander is het een takenprogramma op de telefoon of een site.

De lijst van takenprogramma’s is bijna niet meer te maken. Uit onder andere de comments op de blog over GTD en Evernote kwamen weer veel nieuwe omgevingen die je helpen met het voor elkaar krijgen van je acties. MyLifeOrganized, Remember the Milk, Things, OmniFocus, ZentoDone+, Wunderlist, 2Do,  Todledoo, The Secret Weapon, GTD met Evernote, Outlook Taken, ToDo.txt, Nirvana, Task FM, Thymer, Workflowy, Personal Brain, Egretlist, Clear, Do it (tomorrow), QuickOffice, Doit.im.

Nozbe is GTD

Van de grote programma’s die aanwezig zijn als site, op iOS en Android is Nozbe een bekende. Met Nozbe kun je individueel projecten en taken managen als ook als team. Daarnaast is Nozbe, zoals veel takenprogramma’s, expliciet gericht op gebruikers van GTD.

• Er is een inbox waar je taken kunt verzamelen die je later verwerkt. Je tikt ze in op je app, de site, Nozbe desktop of mailt ze naar deze inbox.
• Bij taken geef je aan of iets een eerstvolgende stap is. Aangezien dit de meest concrete en dringende to do’s zijn, zijn die opvallend en hebben ze een prominente plaats in menu’s.
• Je kunt labels toevoegen, zoals Ooit, Wachtenop, Bellen, Kantoor, Bibliotheek.
• Bij onderhoud (review) kun je de projecten nalopen maar ook per label zien wat er af is en wat niet.

Veel omgevingen bieden vergelijkbare functionaliteiten maar niet veel takenprogramma’s hebben echter een desktop-client. Nozbe had al enkele maanden een heel basic client en heeft nu een completere gelanceerd. De site werkt op zich prima maar de snelheid van client is toch een sterk punt. Naast zijn prijs van 0,- euro, wat gezien de kosten van de iPad app (14,99!) en de iPhone app (4,99!) een meevaller is.

Nozbe voor Windows en Mac

Na het inloggen zijn alle taken, projecten, notities et cetera zichtbaar op je computer. In de linkerkolom zie je de hoofdindeling:  next actions, Inbox, Projects, Contexts, Calendar. Onderaan de pagina vind je een zoekvak om sneller naar het juiste project of de juiste context te gaan. Terwijl je tikt verkleint de set die aan die criteria voldoen, zodat je snel bij je project bent. Nu is de filter nog niet optimaal. Niet alle projecten komen boven als je erop zoekt, maar dat issue is bekend.

Over de breedte lopen de taken. En die breedte is vrij breed, gezien de kleine letters. Links in het scherm start je taak en helemaal rechts met kleine letters vind je de tags bij die taak. Als je op de taak klikt zie je alle tags en eventuele notities. Per project kun je de notities, ook uit Evernote, en Dropboxbestanden zien. Dat betekent dat je rond een project vanuit Nozbe veel informatie kunt verzamelen.

Een nieuwe taak voeg je snel toe. Je begint de taak te tikken en als je een tag wil gebruiken typ je #. Bijvoorbeeld

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #

Nadat je # tikt, komen alle mogelijke toevoegingen in beeld die naar mate je meer tikt verkleinen. Je kunt verder tikken maar ook uit de lijst een item aanklikken. Je kunt dus iets tikken als:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP #Bellen #Next

Waarmee deze taak in het project GITP komt met als context bellen en een next action is. Met deze toevoegingen duikt de taak op in het project maar ook als je alle taken oproept die met bellen te maken hebben of als je alle next actions wilt zien. Nu is die toepassing nog hoofdlettergevoelig maar dat zal vast veranderen. In elk geval is makkelijk dat alle tags met # op te roepen zijn. Als je nu dezelfde taak mailt naar de inbox van Nozbe ziet dat er zo uit:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP @bellen !

Wijzigingen worden voortdurend gesynchroniseerd. Dat betekent dat als je ook taken mailt, de client open hebt en via je tablet nog een taak edit er geen probleem met syncen is. Dat syncen geeft wel enige vertraging bij het wijzigen van taken.

Eerste video

Op de Nozbe blog kun je de ontwikkelingen volgen en vind je in elk geval een eerste video demonstratie.

Dus

Kortom, een handig programma dat offline lokaal managen van projecten en taken makkelijk maakt. En een goedkope manier om Nozbe te gebruiken. Wat vind jij ervan?

Dit artikel is afgeleid van mijn post op StrategischLui.nl over Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje. Het artikel doet het daar zó goed dat ik vond dat de Lifehacking.nl er ook van mag meegenieten.

Het idee is simpel: Je hebt 1001 ideeen, en uiteraard zijn ze allemaal helemaal geweldig. Maar helaas ben je maar 1 mens, met maar 1 leven, en heb je dus maar ongeveer 80,5 (gemiddelde levensverwachting) * 365,25 (dagen in een jaar) * 24 (uren in een dag) * 60 (minuten per uur) = 42.339.780 minuten te leven. Dus kom je tot de conclusie dat het best wel onmogelijk is om dat allemaal zelf te doen. Dan moet je dus keuzes gaan maken wat je wel en vooral wat je dus niet gaat doen (en eventueel wat je gaat uitbesteden).

Voor zulke situaties wil je dus een “To-Don’t” lijstje. Een lijstje met dingen (vrij breed) waarvan je hebt besloten ze absoluut niet te willen gaan doen. En het liefst zet je daar ook een reden bij zodat je over een paar jaar nog steeds begrijpt waarom je het niet wilt doen, of zodat je kan evalueren dat de situatie voldoende is gewijzigd om het alsnog te overwegen.

Waar het dus op neer komt:

1. Besluit wat de doelen zijn die jij écht wilt bereiken
2. Besluit wat je daarvoor moet doen, maak hiervan je takenlijstje (wij lifehackers hebben dit waarschijnlijk al)
3. Besluit welke dingen je vooral niet moet doen, maak hiervan je “To-Don’t” lijstje

Vervolgens neem je dit lijstje gewoon wekelijks mee in je weekly review. Dan controleer je of dingen van je to don’t lijstje niet stiekem toch in je todo lijstje terecht zijn gekomen.

Een greep uit mijn To-Don’t lijstje:

• Windows – Ik heb besloten dat ik geen moeite ga doen om Windows te snappen voor mijn klanten. Gebruik zelf al héél lang geen Windows en het kost mij dus teveel moeite om te achterhalen hoe daar alles werkt. Het is voor mijn focus (en tijd) een stuk makkelijk om gewoon nee te zeggen tegen sommige klanten.
• Android – Heb weinig ervaring met Android, en uit de ervaring die ik heb vond ik het maar een brak systeem. Heb dus ook besloten hier mijn tijd niet aan te verdoen, daarom zal je van mij nooit tips over Android krijgen
• niet-”Getting Things Done” – Vond Getting Things Done al een goed systeem, en nadat ik les heb gehad van meneer David Allen himself was ik er helemaal van overtuigd. Dit systeem is top. En hoewel er ongetwijfeld andere goede systemen zijn, ga ik daar geen aandacht aan schenken
• TV – Heb als missie “1 miljoen zelfstandige professionals leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen”, dus dan zou je denken dat TV goed zou kunnen helpen om zo veel mensen te bereiken. Dat is ongetwijfeld waar. Maar ik kijk zelf geen TV, en heb zelfs wat tegen bijna alle TV programma’s, dus het zou raar zijn voor mij om daar dan wat mee te gaan doen
• Overheid – Ambtenaren mogen niks, kunnen niks, en doen niks. Ze hebben zo verschrikkelijk veel regeltjes (sommige van 200 jaar geleden, die inmiddels al lang nergens meer op slaan) dat fatsoenlijk werken bijna onmogelijk wordt gemaakt. Heb besloten dat ik mijn energie beter kan steken in mensen die er daadwerkelijk iets aan hebben

Dit to-don’t lijstje is een bizar goed hulpmiddel bij het maken van keuzes bij kansen die zich voordoen. Zo krijg ik regelmatig commentaar in de richting van “Ja, maar deze app is alleen voor Mac!”, als ik weer eens een tip heb gedeeld. Vroeger ging ik dan uit een soort schuldgevoel een alternatief zoeken voor die mensen die daarover klaagden, tegenwoordig vind ik dat het niet mijn probleem is want ik doe simpelweg geen Windows (en zijn die mensen dus niet mijn doelgroep).

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Wie Lifehacking volgt die ziet regelmatig tips en adviezen om een dag slim in te delen. Eerdere blogs zijn onder andere:

• Wat is het nut van een planning van één dag? Scheid alles wat je vandaag gaat doen van alles wat je vandaag niet gaat doen en een planning is gemaakt. Oftewel wat kan naar mañana?
• Hoe begin je je dag? Past mail daarin of later doen? Snoozen? In elk geval een kikker als ontbijt!
• Hoe zorg je dat de acties op je lijstje ook écht to do‘s zijn?
• Hoe scrum je je projecten
• Hoe houd je je agenda leger om aan doen toe te komen?

Verder veel adviezen over hoe je taken oppakt al dan niet met to do-apps, waarvan de lijst eindeloos wordt.

Peter Bregman, een van de bloggers van Harvard Business Review vraagt één extra stap, namelijk enkele momenten van reflectie. Hij stelt dat een investering van 18 minuten je helpt een dag bewuster op te bouwen.

• Start met 5 minuten planning
• Neem op elk heel uur één minuut om te checken of je nog op koers ligt. De kikker gegeten? De meest-belangrijke-taken (MBT’s) voor die dag gedaan? Meer concentratie nodig? Op een standaardwerkdag van 8 uur zijn dat 8 minuten
• Eindig met 5 minuten reflectie en vooruitblik. Is af wat af moest. Zo ja, ta da! Zo nee, als nog doen? Morgen doen? Mailtje sturen? Nog iets of iemand vergeten? Groot voordeel van die reflectie is vooral dat je niet later verrast wordt door iets dat je vergeten was maar zelf nadenkt. Doorgaans kun je beter beslissen dat je een klus morgen oppakt, dan ‘s avonds met schrik realiseren dat je die vergeten was.

Degenen die de pomodoretechniek gebruiken zijn al gewend om een tijd geconcentreerd te werken en dan omsteltijd te hebben. Per twee of drie pomodores kun je ook één minuut offeren aan reflectietijd. De eerste en laatste vijf minuten zijn goede inbeddingen van de werkdag.

De vergaderaars onder ons kunnen baat hebben bij deze methode. Gebruik de eerste 5 minuten om gezamenlijk vast te stellen of de agenda duidelijk is. Vaak krijg je verschillende antwoorden als je vraagt wat précies het onderwerp is dat bedoeld wordt met hetgeen de agenda vermeldt en wat de bespreking vandaag moet opleveren. Het idee om vijf minuten aan het eind te investeren om na te gaan of alle doelen gerealiseerd zijn, of de aanpak handig was, wat nog nabesproken moet worden, is waardevol. Na elk agendapunt kan de één minuut reflectie gebruikt worden: goed besproken, iedereen aan de beurt gekomen voor zover nodig, heldere eerstvolgende actie? Sowieso zijn in sessies waarin veel gepraat wordt korte denkpauzes in stilte waardevol.

Degenen die in teams of projectgroepen werken, kunnen hun werkdag op die manier gezamenlijk starten. Als iedereen binnen is niet meteen met koffie in de hand en de jas nog aan de laptops starten maar eerst gezamenlijk de dag plannen. Elk uur oogcontact of een korte break en weer verder met de diverse taken. Iedereen start met een moment afstemming maar dan wel zo kort dat het nauwelijks in de weg kan zitten.

Werken die 18 minuten voor jou? Heb je een ander systeem?

(Foto Keeping an eye on time van BadBoy69)

Een veel gehoorde opmerking van mensen die zich zojuist zijn gaan verdiepen in een nieuwe productiviteitsmethode gaat ongeveer zo: 

En natuurlijk kan dat  Iedereen is vrij haar eigen cocktail van timemanagement methodes bij elkaar te harken. De vraag is natuurlijk – is het slim? Over sommige systemen is lang en hard nagedacht om ze zo effectief mogelijk te laten zijn. Zelf ben ik bijvoorbeeld behoorlijk fan van Getting Things Done – verbaast je vast niets  Sommige andere methoden stellen nauwelijks meer voor dan een bij elkaar geharkt zooitje tips. In beide gevallen is de vraag wat je er mee opschiet zonder enig nadenken je eigen variant te maken.

Gooi de regels niet zomaar uit het raam!

Het grote nadeel van het achterwege laten van onderdelen van een methode voordat je goed weet waaróm ze er zijn is juist dat je geen idee hebt of dat handig is (ja, lees dat nog eens). Het omgekeerde, eerst aanleren en dan bewust besluiten iets te laten vallen, is al een stuk slimmer.

Mijn eerste tijd met GTD was wat dat betreft erg leerzaam: eerst startte ik alleen met het gebruik van GTD-actielijsten. Handig, want door acties op een speciale Context lijst te plaatsen werd alles al een stuk overzichtelijker. Daar hield ik het bij. Dit hielp iets, maar was weinig meer dan een gesegmenteerde TODO-lijst. Ik miste de pointe van GTD. Totaal. Pas toen ik stap voor stap de andere onderdelen ging toepassen viel alles op z’n plek. Ah, dus je laat prioriteiten basically los en stopt met alles een due date geven – best wel relaxt eigenlijk. Acties koppelen aan doelen zodat ik kan zien of ik wel doe waar mijn hart ligt – relevant! Die inzichten en het zonder meer toepassen ervan gaf mijn productiviteit echt een ongekende boost omhoog. Heerlijk om je te verdiepen in een methode waar alles gewoon klopt.

Tegenwoordig pas ik GTD in al haar facetten toe, gecombineerd met de principes van Covey. Daar voel ik me goed bij. Niet in het minst omdat ik weet dat de gemaakte keuzes weloverwogen zijn. Dat voelt fijn!

Wat zijn de regels die JIJ gebroken hebt? Tevreden, of juist te snel gebroken? Je bijdrage is van harte welkom in de comments hieronder!

—

Deze blogpost op lifehack.org was de trigger tot deze post.

Bron foto sxc.hu

In het boek Loopbaanonderhoud van De Bruine/Buchel vind je de metafoor van de automobilist voor de manier waarop je je loopbaan oppakt. Wat voor loopbaanmonbilist je bent kun je testen. De clue van het boek is dat je zoals, je ook je auto of andere spullen onderhoudt, voortdurend onderhoud doet en af en toe een grote beurt. Degenen die GTD gebruiken kennen de reviews/periodiek onderhoud. In zo een sessie kun je vaststellen dat je bepaalde talenten onvoldoende gebruikt, bepaalde interessant vindt maar te weinig doet. Kortom, tijd om iets te veranderen met wat kleine aanpassingen. Enter job crafting.

Bij jobcrafting ben je bezig je werk te veranderen door je baan te herdefiniëren en aan te passen. De naam van de functie en formele taken blijven dezelfde maar daarbinnen ga je aan de slag om de invulling in de richting te sturen die jij wil. Het initiatief ligt dus bij jou. De strategie is vooral gericht om een positieve verandering door te voeren en eventueel daarna erover te overleggen met leidinggevenden maar het daar in eerste instantie niet afhankelijk van te maken. Het is een licht-Easycratische manier om tot bottom up veranderingen te komen.

Job crafting may seem like a simple idea, but what makes it a really powerful tool is that it allows you to increase the control you have over your own professional life, while “wowing” your employer at the same time.
(Over job crafting op mindtools.com)

Voor bijvoorbeeld leidinggevende taken geldt nogal eens dat er meerder verschillende taken bij horen: doelen stellen en bewaken, voor een team zorgen, individuen coachen, controle op voortgang, zorgen voor verandering en vernieuwing. De ene cultuur is meer van controle dan verandering of vice versa maar in principe zijn er allerlei verschillende terreinen waarbinnen er keuzes gemaakt moeten worden.

Job crafting betekent niet (alleen) dat je je eigen werk op eigen initiatief leuker maakt. Het betekent dat:

• voor jezelf definieert wat je meer wilt doen. Waar liggen onvoldoende gebruikte talenten? Wat was eigenlijk heel interessant en wil je meer doen? Doe een review over je projecten als inspiratie
• je zoekt naar het nut dat die taken hebben voor je werkgever. Als je declarabel moet zijn maar je wilt meer aan productontwikkeling doen, zal een betalende klant je helpen. Je een maand terugtrekken en ontwikkelen, past niet binnen de geleidelijke weg van job crafting. De meeste functies hebben allerlei taken en daarbinnen is een accent te verleggen dat je inzet nuttig en waardevol maakt
• die onderdelen die je meer wilt doen ook meer doen en zorgen dat de rest van je werk er niet onder lijdt. Gebruik je routine, vertrouw op de 20-80 regel en dwing jezelf maat te houden met de gebruikelijke taken door ze in tijd te definiëren
• organiseer en bewaar positieve feedback en zorg dat wat je anders/meer/beter doet gezien wordt. Met name met leidinggevenden die niet zo dol op veranderingen of eigen initiatief zijn, is het raadzaam zelf zeker te weten dat het positieve veranderingen zijn die je realiseert.

Als je de pest hebt aan bepaalde taken, bijvoorbeeld bepaalde vergaderingen, dan is job crafting niet de manier om daaronderuit te komen. Uiteraard kun je het heel druk krijgen met zinnig ander werk maar iets expliciet niet doen vraagt afstemming met je leidinggevende. Kijk of je bij die overleggen moet zitten of ga na hoe je ze nuttiger kan maken. Job crafting gebruik je om positieve verandering te bewerkstelligen.

Job crafting doe je door:

• Taken te veranderen

Stel dat je als eindredacteur de hele dag teksten moet controleren. Je merkt dat dat goed gaat maar je wilt ook wel eens wat anders. Als je dan écht iets anders wilt, is een loopbaanstap nodig. Als je ook voor je werk contact met auteurs hebt en ze auteursinstructies levert dan kan het zeer nuttig zijn om eens een goede handleiding voor auteurs te maken. Lukt het om dat te doen én de teksten die je moet controleren op routine voldoende snel af te hebben dan ontstaat meerwaarde. De volgende stap is dat ene project (een handleiding) structureler in je functie op te nemen door bijvoorbeeld auteurscoaching op te gaan pakken.

• Relaties te veranderen

Binnen een groep secretaresses is bijvoorbeeld ook goed voor te stellen dat de ondersteuning van teams misschien generiek dezelfde taken zijn maar dat de stijl van het werk sterk bepaald wordt door de personen in dat team, hun klanten, hun bezigheden, de pieken en deadlines. Er zijn bijvoorbeeld ook secretaresses die het klantcontact uitbreiden en naast telefoon- en mailcontact een persoonlijke kennismaking organiseren, meegaan met de adviseur, bij een intake of evaluatie zitten. Hiermee veranderen de taken enigszins maar is vooral de kwaliteit van het contact met anderen verdiept

• De definitie van je werk te veranderen

De taakopvatting, dus eigenlijk. Wat is nu de essentie van wat je doet? Als je dat heel praktisch invult, horen er andere taken bij dan wanneer je zoekt naar een definitie die maatschappelijk of interpersoonlijk impact heeft. Op Wikipedia staat bij cognitive crafting het voorbeeld van een kapper die zijn werk niet ziet als haren knippen alleen maar ook zijn taak rekent om mensen de ruimte te geven hun levensverhaal te vertellen daar empathisch op te reageren. Check je teksten en maak je voorstellen of draag je bij aan een leefbare buurt en help je mensen elkaar hun verhaal te vertellen.De Japanse steenhouwer (die aan cognitive craftingdoet)

Is het wat voor jou, craften? Deed je het al? Wat werkt voor jou?

(illustratie Blog Story op Flickr)

In Evernote maak je op allerlei manieren notities. Aan die notities kun je met de checkbox taken toevoegen. Eerder beschreven we op Lifehacking al hoe je met tags en checkboxes taken zo kunt maken dat ze met zoekopdrachten bovenkomen. Stel dat je al je bel-taken de tag “bellen” geeft, dan levert de zoekopdracht

Evernote heeft Egretlist overgenomen. Egretlist (zit in de Evernote Trunk) is een visueel aantrekkelijke app die uit je Evernote notities de taken haalt. In een soort moleskinomgeving kun je taken toevoegen, die dan weer in Evernote komen. Egretlist heeft niet de diverse functionaliteit van Nozbe of Remember the Milk (met het via mail insturen van taken, desktop- en internetapplicatie) maar de over-en-weer koppeling met Evernote is een sterke pre. Nozbe kan bijvoorbeeld notities die bij een project hoort laten zien maar die notities worden dan geen taken.

Gebruik jij Evernote voor projecten en taken? Zo ja, hoe? wat zijn jouw hacks?

Ich bin ein Snoozer

Komiek Jerry Seinfeld is genadeloos over snoozen:

If any invention marks the decline of human civilization, I think it would have to be the snooze alarm. The snooze alarm is based on the idea that when the alarm goes off, you are not getting up… They should sell the snooze alarm with an unemployment application and a bottle of tequila. Just make it a complete pathetic-loser kit.

In Switch van de gebroeders Heath beschrijven ze een vergelijkbaar beeld van snoozen:

Consider the Clocky (…) It’s no ordinary alarm clock—it has wheels. You set it at night, and in the morning when the alarm goes off, it rolls off your nightstand and scurries around the room, forcing you to chase it down.

What it shows, fundamentally, is that we are schizophrenic. Part of us—our rational side—wants to get up at 5:45 a.m., allowing ourselves plenty of time for a quick jog before we leave for the office. The other part of us—the emotional side— wakes up in the darkness of the early morning, snoozing inside a warm cocoon of sheets and blankets, and wants nothing in the world so much as a few more minutes of sleep. If, like us, your emotional side tends to win these internal debates, then you might be a potential Clocky customer. The beauty of the device is that it allows your rational side to outsmart your emotional side. It’s simply impossible to stay cuddled up under the covers when a rogue alarm clock is rolling around your room.

 Het probleem van nu en straks

Snoozen is niet anders dan andere vormen van procrastination: in plaats van nu te doen dat verstandig is of goed voor je is, doe je nu iets dat leuk is. Het verstandige komt later wel. Daar is altijd wel een verhaal van te maken voor jezelf. Bijvoorbeeld: nog even slapen maakt dat ik fitter ben en dan heb ik dat klusje sneller af!

Op de blog You are not so smart wordt ook procrastination besproken:

The Misconception: You procrastinate because you are lazy and can’t manage your time well.

The Truth: Procrastination is fueled by weakness in the face of impulse and a failure to think about thinking.

Hun stelling is niet dat degenen die niet procrastineren meer discipline hebben of verstandiger of slimmer zijn. Degenen die dat minder doen denken meer over denken (capable psychonauts). Zij onderscheiden de nu-ik en de toekomst-ik. De nu-ik moet beseffen dat de toekomst-ik onbetrouwbaar is en alle voornemens niet gaat waarmaken. Nu opstaan, gezond eten, bewegen of dat lastige telefoontje doen kan alleen nu-ik. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je slim omgaan met verleidingen.

Het verhaal lijkt op de olifant en de bestuurder metafoor dat we ook al gebruikten voor de nieuwjaars voornemens.

Kortom, zet de eierwekker om 20 minuten aan een stuk te werken, bescherm je aandacht, drink water en eet fruit om te voorkomen dat je trek krijgt. Ook het motto Eat that frog is zo’n slimme manier van denken:

Eat that frog

Wat helpt?

Op het moment dat je de keuze maakt om iets te doen wat je zou moeten doen of te snoozen is het zaak je bewust te zijn van de keuze. Het is ook van belang er niet op te vertrouwen dat je in de toekomst alleen maar verstandige dingen zult doen en dus dan wel je push ups doet, de administratie in orde maakt of klusjes in huis oppakt. Toekomst-ik is niet zo verstandig. Door dit alles denk je na over nadenken en neemt de kans al af dat je uitstelt.

Vergroot de kans dat je de taak die je wilt doen ook makkelijk kunt doen:

• beperk afleiding door de Pomodore techniek of een firewall op te trekken om je aandacht te beschermen
• laat anderen je controleren
• formuleer doelen hardop
• zorg dat taken concrete, kleine makkelijk te zetten stappen zijn (heldere eerstvolgende acties)
• beloon jezelf als je klaar bent (de tadaa-lijst en de ketting rijgen)
• maak er een gewoonte van de frog te benoemen of je meest belangrijke taken (MBT’s) voor die dag
• ga in discussie met jezelf als je iets uitstelt en ga er vanuit dat toekomst-ik onbetrouwbaar is
• koop een kikkertje en zet dat voor je neus. Als je de neiging hebt te snoozen: denk eat that frog!

En wat betreft het snoozen: lekker blijven liggen óf opstaan maar niet jezelf het verhaal vertellen dat je beide kunt doen.

Evernote gebruik ik tegelijk als digitale schoenendoos, backup, knipselarchief, boekenkast, papierstapel, memorecorder, documententas, hangmap, ordner of vergaderdossier. Deze webservice bewaart de references bij mijn toepassing van GTD. Het is een deel van mijn geheugen geworden. Dankzij Evernote werk ik bijna papierloos. Alles wat ik vroeger op papier, harde schijf, bedrijfsnetwerk of USB-stick had staan, bewaar ik nu met Evernote. Ik heb Evernote altijd bij de hand op alle computers en de telefoon. Eenvoudig handig. Het is geen toeval dat we hier op Lifehacking vaker over Evernote schrijven.

Eigen e-mailadres bij Evernote

Bij Evernote krijg je een eigen uniek e-mailadres. Het ziet er ongeveer uit als [gebruikersnaam].12345@m.evernote.com. Je kunt dit e-mailadres vinden bij de accountinformatie van Evernote.

• Lees hoe en waar je dit e-mailadres kunt vinden.

E-mailadres van Evernote gebruiken

Om het e-mailadres van mijn Evernote-account te gebruiken heb ik het gekopieerd vanuit mijn accountinformatie in Evernote en in mijn digitale adresboek geplakt. Vanuit de instellingen van Evernote iOS kun je dit nu ook doen met de knop ‘Toevoegen aan Contacten’. Ik gaf meteen dit lange e-mailadres een makkelijk te onthouden naam: @Evernote. Door deze spelling verschijnt het ergens bovenin de alfabetische lijst van mijn contacten. Je kunt dit Evernote-adres in meerdere adresboeken zetten, behorend bij verschillende e-mailaccounts. Het adres werkt altijd, ongeacht de afzender. Je kunt het adres dus ook delen met anderen. Bij misbruik (spam) kun je het adres zelf met een reset in Evernote wijzigen.

Verstuur je een e-mail aan Evernote, dan worden zowel de tekst als de bijlagen geplaatst in een notitie in je standaardnotitieboek. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van de notitie en de inhoud van de e-mail de tekst van de notitie. Bijlagen bij de e-mail worden in de notitie geplaatst. Je kunt achteraan de onderwerpregel ook nog metadata plaatsen. Zo kun je met een @ een ander notieblok dan jouw standaardnotieblok als bestemming meegeven. En je kunt met een # een of meerdere tags toevoegen. Mits de tag al bestaat in jouw Evernote wordt deze aan de notitie toegevoegd.

• Lees hier hoe je een bestemming (notitieboek) en tags kunt toevoegen aan de e-mail naar Evernote.

Ik neem meestal meteen even de tijd om een duidelijke titel en tags in de onderwerpregel van de e-mail aan Evernote te typen. Dan hoef ik dat later niet in Evernote alsnog te doen. Wanneer ik een e-mail zonder tags naar Evernote stuur, dan weet ik dat ik in dienotitie in Evernote later nog wat wijzigingen en tags wil aanbrengen. Ik kan die notitie terugvinden in Evernote met een (opgeslagen) zoekopdracht ‘Nog geen tags’: -tag:

Tien tips voor het gebruik van Evernote en e-mail

Wat ik per e-mail kan versturen, kan ik nu ook naar Evernote sturen. Daar wordt het een evernote-notitie, naar eigen keuze gevuld met tekst, bestanden en tags. Ik kan echt van alles wat digitaal is via e-mail opslaan in Evernote. Ik geef tien voorbeelden.

1. Afbeeldingen e-mailen vanaf schijf of vanuit fotoalbums. Zo bewaar ik in Evernote een enkele afbeelding of een album in een notitie.
2. Documenten e-mailen vanaf schijf of vanuit readers en tekstverwerkers. Zo bewaar ik in Evernote tekst, downloads en eBooks.
3. E-mails direct na ontvangst doorsturen vanuit mijn Postvak IN. Zo bewaar ik in Evernote per e-mail ontvangen vergaderdossiers en andere e-mails, die ik niet meteen afhandel of verwijder. Dit helpt me om mijn mailbox dagelijks leeg te werken.
4. Knip-en-plak selecties uit bestanden en vanaf het web in een e-mail. Zo bewaar ik in Evernote gedeeltes tekst of afbeeldingen uit documenten, e-mails en websites.
5. Knipsels e-mailen vanuit een feedreader. Zo bewaar ik in Evernote webberichten vanuit Google Reader.
6. Notities schrijven direct per e-mail of geschreven in een tekstverwerker naar keuze. Zo bewaar ik in Evernote eigen tekst in de door mij gewenste opmaak.
7. Presentaties e-mailen direct na productie. Zo bewaar ik in Evernote presentaties vanuit Google Docs.
8. Scans e-mailen vanaf de scanner. Zo bewaar ik in Evernote scans van papier, flipover of whiteboard. Brieven die nog af en toe per slakkenpost op de zaak binnenkomen laat ik daar scannen en per e-mail toezenden.
9. Tweets e-mailen vanuit Twitter. Zo bewaar ik in Evernote tweets waar ik later nog wat mee wil doen
10. URL’s vanuit een browser. Zo bewaar ik in Evernote bookmarks. Daarna verzamel ik deze in Egretlinks.

Heb jij nog andere voorbeelden?

Evernote en e-mail passen goed bij elkaar bij elkaar. E-mail is beschikbaar met clients en vanuit veel software en apps op alle mogelijke computers en smartphones. Snel en gemakkelijk.

In de Evernote Galerij staat een overzicht van een beperkte, maar groeiende verzameling hardware, software en apps, vanwaaruit je gegevens direct in Evernote kunt opslaan, zonder tussenkomst van e-mail.

Meer informatie

• Evernote Galerij over Evernote en e-mail
• Evernote Knowledge Base over Evernote en e-mail
• Evernote Blog over Evernote en e-mail met metadata
• Video: Email things to Evernote
• Evernote over Evernote
• Lifehacking.nl over Evernote