In Evernote maak je op allerlei manieren notities. Aan die notities kun je met de checkbox taken toevoegen. Eerder beschreven we op Lifehacking al hoe je met tags en checkboxes taken zo kunt maken dat ze met zoekopdrachten bovenkomen. Stel dat je al je bel-taken de tag “bellen” geeft, dan levert de zoekopdracht

Evernote heeft Egretlist overgenomen. Egretlist (zit in de Evernote Trunk) is een visueel aantrekkelijke app die uit je Evernote notities de taken haalt. In een soort moleskinomgeving kun je taken toevoegen, die dan weer in Evernote komen. Egretlist heeft niet de diverse functionaliteit van Nozbe of Remember the Milk (met het via mail insturen van taken, desktop- en internetapplicatie) maar de over-en-weer koppeling met Evernote is een sterke pre. Nozbe kan bijvoorbeeld notities die bij een project hoort laten zien maar die notities worden dan geen taken.

Gebruik jij Evernote voor projecten en taken? Zo ja, hoe? wat zijn jouw hacks?

Ich bin ein Snoozer

Komiek Jerry Seinfeld is genadeloos over snoozen:

If any invention marks the decline of human civilization, I think it would have to be the snooze alarm. The snooze alarm is based on the idea that when the alarm goes off, you are not getting up… They should sell the snooze alarm with an unemployment application and a bottle of tequila. Just make it a complete pathetic-loser kit.

In Switch van de gebroeders Heath beschrijven ze een vergelijkbaar beeld van snoozen:

Consider the Clocky (…) It’s no ordinary alarm clock—it has wheels. You set it at night, and in the morning when the alarm goes off, it rolls off your nightstand and scurries around the room, forcing you to chase it down.

What it shows, fundamentally, is that we are schizophrenic. Part of us—our rational side—wants to get up at 5:45 a.m., allowing ourselves plenty of time for a quick jog before we leave for the office. The other part of us—the emotional side— wakes up in the darkness of the early morning, snoozing inside a warm cocoon of sheets and blankets, and wants nothing in the world so much as a few more minutes of sleep. If, like us, your emotional side tends to win these internal debates, then you might be a potential Clocky customer. The beauty of the device is that it allows your rational side to outsmart your emotional side. It’s simply impossible to stay cuddled up under the covers when a rogue alarm clock is rolling around your room.

 Het probleem van nu en straks

Snoozen is niet anders dan andere vormen van procrastination: in plaats van nu te doen dat verstandig is of goed voor je is, doe je nu iets dat leuk is. Het verstandige komt later wel. Daar is altijd wel een verhaal van te maken voor jezelf. Bijvoorbeeld: nog even slapen maakt dat ik fitter ben en dan heb ik dat klusje sneller af!

Op de blog You are not so smart wordt ook procrastination besproken:

The Misconception: You procrastinate because you are lazy and can’t manage your time well.

The Truth: Procrastination is fueled by weakness in the face of impulse and a failure to think about thinking.

Hun stelling is niet dat degenen die niet procrastineren meer discipline hebben of verstandiger of slimmer zijn. Degenen die dat minder doen denken meer over denken (capable psychonauts). Zij onderscheiden de nu-ik en de toekomst-ik. De nu-ik moet beseffen dat de toekomst-ik onbetrouwbaar is en alle voornemens niet gaat waarmaken. Nu opstaan, gezond eten, bewegen of dat lastige telefoontje doen kan alleen nu-ik. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je slim omgaan met verleidingen.

Het verhaal lijkt op de olifant en de bestuurder metafoor dat we ook al gebruikten voor de nieuwjaars voornemens.

Kortom, zet de eierwekker om 20 minuten aan een stuk te werken, bescherm je aandacht, drink water en eet fruit om te voorkomen dat je trek krijgt. Ook het motto Eat that frog is zo’n slimme manier van denken:

Eat that frog

Wat helpt?

Op het moment dat je de keuze maakt om iets te doen wat je zou moeten doen of te snoozen is het zaak je bewust te zijn van de keuze. Het is ook van belang er niet op te vertrouwen dat je in de toekomst alleen maar verstandige dingen zult doen en dus dan wel je push ups doet, de administratie in orde maakt of klusjes in huis oppakt. Toekomst-ik is niet zo verstandig. Door dit alles denk je na over nadenken en neemt de kans al af dat je uitstelt.

Vergroot de kans dat je de taak die je wilt doen ook makkelijk kunt doen:

• beperk afleiding door de Pomodore techniek of een firewall op te trekken om je aandacht te beschermen
• laat anderen je controleren
• formuleer doelen hardop
• zorg dat taken concrete, kleine makkelijk te zetten stappen zijn (heldere eerstvolgende acties)
• beloon jezelf als je klaar bent (de tadaa-lijst en de ketting rijgen)
• maak er een gewoonte van de frog te benoemen of je meest belangrijke taken (MBT’s) voor die dag
• ga in discussie met jezelf als je iets uitstelt en ga er vanuit dat toekomst-ik onbetrouwbaar is
• koop een kikkertje en zet dat voor je neus. Als je de neiging hebt te snoozen: denk eat that frog!

En wat betreft het snoozen: lekker blijven liggen óf opstaan maar niet jezelf het verhaal vertellen dat je beide kunt doen.

Evernote gebruik ik tegelijk als digitale schoenendoos, backup, knipselarchief, boekenkast, papierstapel, memorecorder, documententas, hangmap, ordner of vergaderdossier. Deze webservice bewaart de references bij mijn toepassing van GTD. Het is een deel van mijn geheugen geworden. Dankzij Evernote werk ik bijna papierloos. Alles wat ik vroeger op papier, harde schijf, bedrijfsnetwerk of USB-stick had staan, bewaar ik nu met Evernote. Ik heb Evernote altijd bij de hand op alle computers en de telefoon. Eenvoudig handig. Het is geen toeval dat we hier op Lifehacking vaker over Evernote schrijven.

Eigen e-mailadres bij Evernote

Bij Evernote krijg je een eigen uniek e-mailadres. Het ziet er ongeveer uit als [gebruikersnaam].12345@m.evernote.com. Je kunt dit e-mailadres vinden bij de accountinformatie van Evernote.

• Lees hoe en waar je dit e-mailadres kunt vinden.

E-mailadres van Evernote gebruiken

Om het e-mailadres van mijn Evernote-account te gebruiken heb ik het gekopieerd vanuit mijn accountinformatie in Evernote en in mijn digitale adresboek geplakt. Vanuit de instellingen van Evernote iOS kun je dit nu ook doen met de knop ‘Toevoegen aan Contacten’. Ik gaf meteen dit lange e-mailadres een makkelijk te onthouden naam: @Evernote. Door deze spelling verschijnt het ergens bovenin de alfabetische lijst van mijn contacten. Je kunt dit Evernote-adres in meerdere adresboeken zetten, behorend bij verschillende e-mailaccounts. Het adres werkt altijd, ongeacht de afzender. Je kunt het adres dus ook delen met anderen. Bij misbruik (spam) kun je het adres zelf met een reset in Evernote wijzigen.

Verstuur je een e-mail aan Evernote, dan worden zowel de tekst als de bijlagen geplaatst in een notitie in je standaardnotitieboek. De onderwerpregel van de e-mail wordt de titel van de notitie en de inhoud van de e-mail de tekst van de notitie. Bijlagen bij de e-mail worden in de notitie geplaatst. Je kunt achteraan de onderwerpregel ook nog metadata plaatsen. Zo kun je met een @ een ander notieblok dan jouw standaardnotieblok als bestemming meegeven. En je kunt met een # een of meerdere tags toevoegen. Mits de tag al bestaat in jouw Evernote wordt deze aan de notitie toegevoegd.

• Lees hier hoe je een bestemming (notitieboek) en tags kunt toevoegen aan de e-mail naar Evernote.

Ik neem meestal meteen even de tijd om een duidelijke titel en tags in de onderwerpregel van de e-mail aan Evernote te typen. Dan hoef ik dat later niet in Evernote alsnog te doen. Wanneer ik een e-mail zonder tags naar Evernote stuur, dan weet ik dat ik in dienotitie in Evernote later nog wat wijzigingen en tags wil aanbrengen. Ik kan die notitie terugvinden in Evernote met een (opgeslagen) zoekopdracht ‘Nog geen tags’: -tag:

Tien tips voor het gebruik van Evernote en e-mail

Wat ik per e-mail kan versturen, kan ik nu ook naar Evernote sturen. Daar wordt het een evernote-notitie, naar eigen keuze gevuld met tekst, bestanden en tags. Ik kan echt van alles wat digitaal is via e-mail opslaan in Evernote. Ik geef tien voorbeelden.

1. Afbeeldingen e-mailen vanaf schijf of vanuit fotoalbums. Zo bewaar ik in Evernote een enkele afbeelding of een album in een notitie.
2. Documenten e-mailen vanaf schijf of vanuit readers en tekstverwerkers. Zo bewaar ik in Evernote tekst, downloads en eBooks.
3. E-mails direct na ontvangst doorsturen vanuit mijn Postvak IN. Zo bewaar ik in Evernote per e-mail ontvangen vergaderdossiers en andere e-mails, die ik niet meteen afhandel of verwijder. Dit helpt me om mijn mailbox dagelijks leeg te werken.
4. Knip-en-plak selecties uit bestanden en vanaf het web in een e-mail. Zo bewaar ik in Evernote gedeeltes tekst of afbeeldingen uit documenten, e-mails en websites.
5. Knipsels e-mailen vanuit een feedreader. Zo bewaar ik in Evernote webberichten vanuit Google Reader.
6. Notities schrijven direct per e-mail of geschreven in een tekstverwerker naar keuze. Zo bewaar ik in Evernote eigen tekst in de door mij gewenste opmaak.
7. Presentaties e-mailen direct na productie. Zo bewaar ik in Evernote presentaties vanuit Google Docs.
8. Scans e-mailen vanaf de scanner. Zo bewaar ik in Evernote scans van papier, flipover of whiteboard. Brieven die nog af en toe per slakkenpost op de zaak binnenkomen laat ik daar scannen en per e-mail toezenden.
9. Tweets e-mailen vanuit Twitter. Zo bewaar ik in Evernote tweets waar ik later nog wat mee wil doen
10. URL’s vanuit een browser. Zo bewaar ik in Evernote bookmarks. Daarna verzamel ik deze in Egretlinks.

Heb jij nog andere voorbeelden?

Evernote en e-mail passen goed bij elkaar bij elkaar. E-mail is beschikbaar met clients en vanuit veel software en apps op alle mogelijke computers en smartphones. Snel en gemakkelijk.

In de Evernote Galerij staat een overzicht van een beperkte, maar groeiende verzameling hardware, software en apps, vanwaaruit je gegevens direct in Evernote kunt opslaan, zonder tussenkomst van e-mail.

Meer informatie

• Evernote Galerij over Evernote en e-mail
• Evernote Knowledge Base over Evernote en e-mail
• Evernote Blog over Evernote en e-mail met metadata
• Video: Email things to Evernote
• Evernote over Evernote
• Lifehacking.nl over Evernote

Iedereen die wel eens een managementboek leest of een cursus doet, zal bij het stellen van doelen als een soort Pavlov-reactie aan het woord SMART denken. Immers, doelen stellen moet concreet en dan helpt elke letter van het woord SMART (en zijn vele varianten) om het denken aan te scherpen. Uiteraard is het motiverend en nuttig om dat waar je naar streeft voor je te zien en voldoende helder te hebben om ernaar toe te kunnen werken. Toch is het te scherp formuleren van doelen niet productief. Vaagheid kan helpen om precies voldoende duidelijkheid te hebben en de nadelen van te scherpe doelen te voorkomen. Kortom, in praise of vagueness.

Vaag wil overigens niet zeggen dat het onduidelijk is wat je doel is, maar dat je toestaat dat er grensgevallen zijn. Zoals iedereen weet wat je bedoelt als je zegt dat je het weer fris vindt maar niemand precies weet of dat nu 8, 9 of 10 graden is. In een interview over Not Exactly: In praise of vagueness, Kees van Deemter stelt de auteur:

For people in my area of logic, it’s actually a much narrower phenomenon, such as the word “grey”. Some birds are clearly grey, some are clearly not, while others are somewhere in between. The fact that such birds exist makes “grey” a vague concept. The vagueness does not arise from insufficient information: some concepts are fundamentally vague.

Een interessant onderzoek over gewicht verliezen. Personen die meededen aan een test en gewicht moesten verliezen deden het beter als ze vage feedback kregen, dan wanneer ze de precieze kilo’s en grammen hoorden. Wie gewicht verliest is tevreden en gaat verder. Wie vijf kilo wil verliezen en er 4,65 verliest, is ontevreden en gaat door de negatieve feedback minder succesvol verder.

Stel dat je meer wilt schrijven, zou het dan handiger zijn om je voor te nemen méér te gaan schrijven of helpt het om een aantal te bepalen? Door bijvoorbeeld vijf blogs te willen schrijven, is de kans groot dat er vijf komen en niet meer. Maar bestaat de kans ook dat nummer vier en vijf wellicht niet écht top waren maar nu eenmaal moesten. Het is de vraag of het succes van het plaatsen van blog één en twee niet voldoende de kans op vervolg garandeert. Daarnaast kost het moeite om aantallen te bepalen en doelen SMART te maken.

In Durftevragen geven Nils Roemen en Fanny Koerts aan dat enige vaagheid de kans op meedenken groter maakt, dan wanneer je in je eentje een heel precieze vraag formuleert:

Bovendien: zelfs een vage vraag stellen is goed, want daarmee daag je mensen uit om mee te denken. Hierdoor wordt een vraag, droom of ambitie gedurende een gesprek steeds helderder.

In managementkringen is het sturen op key performance indicatoren populair. Je maakt doelen SMART en meet de indicator het gewenste en essentiele gedrag (de key performance). Vaak genoeg gaat dan alle aandacht naar de I in plaats van naar de KP. Een gesprek over een indicator kan kort zijn, (“Aantal klantbezoeken gehaald, dus oordeel is goed”) terwijl een gesprek over de key performance een interessante zoektocht is naar wat wel en wat niet goed ging. Jaap Peters heeft met de foto van een perron een mooi verhaal (#19) over hoe ontzield de KPI’s en SLA’s gedrag kunnen maken:

In juridische kringen is het volgende verhaal populair: een man komt met een lama bij een café. Op de deur staat “Verboden voor honden”. We zullen allemaal aannemen dat de lama onder de “honden” valt. Stond er op de cafédeur “Verboden voor honden, katten, cavia’s, hamsters, geiten”, dan is de kans zeer groot dat iemand aanneemt dat de precieze opsomming inhoudt dat lama’s van harte welkom zijn. In elk geval is de kans groot dat de bedoeling van de bewoording “honden” goed opgevat wordt door de -relatief- vage term.

De vraag bij het stellen van individuele doelen is wanneer het doel voldoende duidelijk is dat je er mee aan de slag kunt. “Meer schrijven” is erg vaag maar “Meer blogs op mijn eigen site schrijven over GTD en mailboxbeheer” geeft al behoorlijk richting. Soms is een aantal meer dan een aantal. Bijvoorbeeld het streven van bloggers als Erwin Blom om dagelijks te schrijven. Die verplichting en discipline voegt waarde aan het doel toe. Ook heeft het waarde om aspecten van SMART te gebruiken, zoals de vraag of een doel realistisch is. Ja of nee is dan minder interessant, dan wat je nodig hebt om het te laten slagen.

In Getting things done is doelen stellen een belangrijk deel. David Allen blijft daarbij weg van SMART en varianten daarop, maar stelt wel “Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens!” Oppassen met verfijnen maar wel het eind en de eerste stap helder hebben.

Kortom, wees voldoende precies in je doelen zodat ze voor jou duidelijk zijn én energie richten. Of is dat te vaag …

- Naar aanleiding van In Praise of Vagueness in Wired

- Afbeelding van lambertwm op Flickr

Er is veel te zeggen voor kenniswerkers om  op te ruimen. Het belangrijkste argument vóór is dat spullen om je heen afleiden. David Allen stelt in de inleiding van Getting things done dat wat aandacht kost vooral verwaarloosde verplichtingen zijn. Verwaarloosd zijn dan die zaken waar je nog geen beslissing over genomen hebt (de tandarts afspraak die gemaakt moet worden, de offerte die nog niet af is, de verwaarloosde afspraak). Die gaan spoken of schieten wortel in je geest, waardoor ze aandacht kosten terwijl je er niets aan doet. Opkomende gedachten worden makkelijker uitgelokt als je werkblad allerlei onaffe projecten bevat, je mailbox vol en half geordend is, je post die om actie vraagt om je heen hebt … Op het moment dat je er een beslissing over neemt, krijgen ze een plek en dat geeft rust. Op het moment dat je over een urgente deadline beslist dat je er pas aan begint als een andere actie af is, heeft die deadline een plek. Kortom, orde geeft overzicht, controle en voorkomt de spokende gedachten. Komt er een gedachte op, dan is het zaak die ergens te dumpen waar je ‘m later weer tegen komt, zoals een notitieblok, een memorecorder, (via Captio) naar een inbox  (jouw trusted system).

Daarnaast heb je doorgaans bij het werken allerlei spullen, bronnen en informatie nodig en is het handig als je die in één keer vindt. Sterker nog, zoeken kost niet alleen tijd maar kan ook een bron van ergernis zijn. “Waar heb ik dat nou gelaten” en andere zelfkwelling maakt zoeken niet alleen tijdrovend maar ook een bron van zelfverwijten en stapels goede voornemens. Door snel informatie te vinden, contactinfo op één plaats te hebben, snelkoppelingen, goede bookmarks en goed getagde notities werk je sneller en met minder stress.

Wat zijn dan de nadelen van opruimen?

1. Opruimen kost tijd. Dus hoe minder vaak en effectiever je het doet hoe beter.
2. Opruimen vraagt om een structuur. Immers, wie gaat opruimen moet in een beslismodus komen en alleen maar ordenen. Niet de kranten half beginnen lezen, de brief beginnen te scannen en met dat rare palletje dat al lang in de fruitschaal ligt een Google Goggles search gaan doen maar stapels maken en verdelen. Die beslismodus werkt het best als er een structuur is. Waar komen de te archiveren zaken, wat met de zaken waar een actie uitkomt, waar de boeken die retour bibliotheken moeten, … Een werkende structuur vraagt dat je vooraf nadenkt over hoe je later iets terug wil vinden. Is een grote reeks mappen handiger dan één stapel? Pile, don’t file of Pile File? Het is mogelijk dat het efficiënter is alles op één stapel te leggen en als je dan die ene bijlage bij de polis nodig hebt of dat ene garantiebewijs nodig dan te gaan zoeken in de stapel. Als dat maar zelden voorkomt, bespaar je tijd. Plus als je iets nodig hebt ben je gemotiveerder om er energie in te steken dan wanneer je je afvraagt waar je wat moet archiveren.
3. Opruimen kan leiden tot micromanagement of kan uitstelgedrag zijn: een te verfijnd systeem van mappen, tabbladen, folders, to do-lijsten dat dan ook weer periodiek ingewisseld wordt voor een nieuw systeem kost alleen maar energie en kan een manier van jezelf afleiden zijn.
4. Orde zet minder aan tot actie. Uit onderzoek (Consider it done! - Masicampo en Baumeister) is gebleken dat het verwerken van input naar een ordelijk systeem van acties (GTD!) een zodanig rustig en opgeruimd gevoel geeft dat je makkelijk vergeet de acties ook nog te doen. Uiteraard leidt een Post it! met een urgente actie af en zou je hem niet willen zien zolang je er niets aan doet. Anderzijds is die agitatie wel reden om de Post it! weg te werken.
5. Orde vermindert creatieve impulsen. Door allerlei items op en rond je werkblad te hebben, is de kans op een meanderende geest die toevallige combinaties maakt klein. Dat is ook juist de bedoeling als je in diepe concentratie een taak af moet maken maar is voor een wat lossere brainstorm of een zoektocht naar inspiratie voor een artikel juist wel behulpzaam. Uiteraard kun je in een ordelijke omgeving bijvoorbeeld je Evernote notes doorbladeren om die toevallige treffer op te zoeken en hoef je niet tot je enkels in rommel te zitten.

Kortom, opruimen heeft zijn nut en leidt tot meer focus maar houd er maat mee, want teveel schaadt een gevoel van actie en urgentie.

(Foto: Jeffrey Beall op Flickr)

Eigenlijk kent iedereen het wel: je moet iets doen, maar voor je het weet ben je bezig met surfen van a.com naar b.com en doe je allerhande belangrijke en urgente dingen, om maar niet bezig te zijn naar wat vloekend, tierend en schreeuwend bovenaan je takenlijstje staat te springen om aandacht. Natuurlijk schrijf ik dit artikel voor Lifehacking alleen om niet bezig te zijn met een ander, veel belangrijker punt op mijn ToDo-lijst. Professor Perry’s idee is dat je je laat afleiden door zaken die misschien helemaal niet urgent, maar wel van belang zijn. Hij noemt dat in zijn essay ’gestructureerd uitstelgedrag.’

Een doorgewinterde procrastinator doet zelden echt helemaal niets. Hij doet altijd wel iets, zoals tuinieren, een interessant boek lezen of puntenslijpen, zolang het maar een fijn excuus is om niet met de echt belangrijke en dringende zaken bezig te zijn. Zou puntenslijpen het enige punt zijn op de werklijst van de procrastinator, dan kreeg je ‘m met nog geen tien paarden aan die taak. Maar je kunt een procrastinator ingewikkelde, langdurige en belangrijke taken laten uitvoeren als het een manier is om iets wat nóg belangrijker, ingewikkelder en langduriger is, uit te stellen.

Als voorbeeld geeft Perry dat hij als hoogleraar ‘s avonds vaak eigenlijk tentamens moet nakijken, college’s voorbereiden of ander belangrijk werk moet doen. Maar liever mengt hij zich onder studenten op de campus en speelt tafeltennis, drinkt een kop koffie met ze of is er gewoon aanwezig – alles om maar niet met saaie maar o zo belangrijke werkzaamheden bezig te zijn. Dat geeft ‘m een reputatie een geweldige hoogleraar te zijn, en één van die weinige professors die er echt is voor z’n studenten. Die naam compenseert ruimschoots het feit dat zijn ‘belangrijke’ nakijk- en voorbereidwerk soms wat langer op zich laten wachten.

Effectief procrastineren betekent volgens Perry niet dat je maar weinig taken op je lijstje moet zetten, want dan dreigt het gevaar dat je geen enkele van die paar taken wilt doen om een andere taak te vermijden. En dan ga je pas echt nutteloos op de bank zitten niksen. Nee, je takenlijst moet juist overvol zijn met schijnbaar belangrijke en urgente dingen. In zijn essay vertelt Perry daarover in meer detail, en vertelt ook aan welke criteria de allerbelangrijkste taken, die dus die bovenaan de lijst staan maar die je in werkelijkheid nooit zult uitvoeren, moeten voldoen.

Gestructureerd uitstelgedrag vergt een zekere mate van zelfbedrog, omdat je met je takenlijst in feite constant een soort pyramidespel speelt. Het vergt ook dat je in staat bent om het opgeklopte belang, onwerkelijke deadlines en overdreven urgentie van de meeste taken in je lijst te herkennen en te relativeren. Dat moet geen probleem zijn, want vrijwel alle uitstellers beschikken over uitstekende zelf-misleidende vaardigheden. En wat is er nou nobeler dan een slechte eigenschap in te zetten om de effecten van een andere slechte eigenschap te compenseren?

We kennen allemaal de “regeltjes”, maar soms is dat niet genoeg. Dan moet er een tool komen die jou in staat stelt je mailbox net wat makkelijker te managen. Boomerang is er zo één.

Boomerang is een plugin voor GMail die zichzelf in je Chrome en Firefox nestelt en zich alleen op de plek daarvoor bestemd (in Gmail) zelf tevoorschijn laat komen. Boomerang stelt je in staat jouw mailbox weer “te managen” door de volgende mogelijkheden te bieden:

1. Mails op een later moment terug in je inbox laten komen

Deze functionaliteit is krachtiger dan je denkt. Met behulp van GMail snelkoppelingen én boomerang werk je echt snel door je mailbox heen.

2. Mails op een later moment versturen

Voor de “echte lifehackers” wellicht niet te versmaden, maar soms wil je gewoon een mail op een later moment versturen, maar al wel vast ingepland hebben. Die ziekmelding naar je baas bijvoorbeeld, als jij al ergens op het strand zit. De boeken van Timothy Ferris komen hierbij ook erg van pas…

3. Een “waiting for” mogelijkheid

Wat mij erg irriteert aan mails is de “verplichting” om te checken voor een follow up. Toodledo is mijn “weapon of choice” als het om GTD systemen gaat, echter zorgt Boomerang nu voor mijn “first line of defense” als het om opvolging gaat. Ideaal voor chaoten; Boomerang stelt je namelijk in staat om bij het verzenden van een mail, aan te vinken of je, in het geval er geen reactie volgt, de mail terug wil laten komen in je inbox.

Boomerang verzorgt hiermee een bijzonder prettige rol binnen mijn verwerking van de mailbox. Hoe dat praktisch in z’n werk gaat laat onderstaande screencast nog beter zien.

Heb jij nog suggesties voor toevoegingen aan mijn Gmail, GTD of screencast lijst? Wat vind je van de huidige vorm en uitleg? Ik ben benieuwd!

GTD

Veel van wat hierna staat is gebaseerd op getting things done (verder: GTD). GTD is bedacht door David Allen. Met GTD is er voor kenniswerkers een aantal uitgangspunten geformuleerd die voor studenten -kenniswerkers bij uitstek- zeer handig zijn. Door zo te werken, is de kans groot dat je het opgeruimde gevoel vast houdt. So wie so is nadenken over hoe je studeert, je spullen ordent, taken en agenda bijhoudt al winst. Daarmee richt je je aandacht in plaats van te reageren op wat er langs komt (plotselinge deadline, opdracht waar je net zin in hebt, mails die binnenstromen). Aandacht voor aandacht is kortom al winst. Op Do-lectures is er een presentatie van David Allen daarnaast heeft David Allen vrij uitgebreidere presentatie voor Google verzorgd.

Wat word anders dit jaar?

Om het gevoel dat alles anders wordt concreet te maken, is de eerste vraag wat er precies anders wordt. Als je die vraagt kunt beantwoorden, heb je een helder beeld voor ogen. In GTD-termen is dat de vraag: what does done look like? Sommige coaches gebruiken hier de wondervraag voor.  Op zijn blok Oplossingsgericht werken legt Coert Visser de wondervraag uit.Hij citeert daar therapeur Insoo Kim Berg  die de vraag aan een cliënt voorlegt:

Mag ik je een vraag stellen die misschien een beetje vreemd is? Stel … dat nadat we ons gesprek beëindig jij naar huis gaat ….. en je dag afmaakt….. terwijl je doet wat je normaal doet… en dan ga je naar bed. En terwijl je slaapt … gebeurt er een wonder en de problemen waarvoor je hier nu zit zijn verdwenen. Maar je slaapt, dus je weet niet dat het wonder heeft plaatsgevonden. Als je morgen wakker wordt, wat zullen dan de eerste dingen zijn waaraan je merkt dat het wonder heeft plaatsgevonden?

Hoe scherper en concreter het beeld hoe beter. Dus liever concreet gedrag (“dan noteer ik deadlines in mijn agenda en maak ik er een project van in mijn to do-lijst”) dan algemene beelden (“dan ben ik opgeruimd”).

In Begin bij het eind lees je meer over hoe je dat eind omschrijven aanpakt en er vervolgens acties aankoppelt.

Systeem

Een van de zaken waar David Allen op hamert is dat je nadenkt over hoe je werkt (=studeert) en daar een manier voor vindt die perfect bij jou past. Hij vraagt je een trusted system te hebben, dat er voor zorgt dat je altijd weet waar je wat kunt vinden. Een agenda gebruikt iedereen en sommigen in aanvulling daarop een to do list. Maar wat met alle mails, aantekeningen, schriften, projecten en opdrachten, fysieke post, waar alle ook acties in zitten? Door alle verschillende inboxen op één plek naar projecten en acties te verwerken, zorg je ervoor dat je controle hebt over wat je moet doen.

Ik gebruik Evernote (uitgebreide uitleg en tips voor studenten) voor mail die ik wil bewaren, sites en bookmarks, artikelen (pdf’s), foto’s en plaatjes, foto’s van bibliotheekbonnetjes, et cetera en daarnaast Nozbe voor projecten en acties. Is iets actionable dan komt het altijd in Nozbe. Wil ik informatie ooit terug vinden, dan komt het in Evernote. Toevalig biedt Nozbe een koppeling met Evernote, waardoor ik alle Evernote-notities kan zien die bij een project horen.

Wat werkt voor jou? Wat gebruiken anderen? Een nieuwe start wordt meer een succes als je je workflow op orde hebt.

Verwerken en reviews

Een trusted system is mooi en de vele project- en takenprogramma’s geduldig. Het werkt alleen echt als je periodiek tijd inruimt om overzicht te krijgen. Dus van tijd tot tijd alles wat bij je binnenkort verwerken naar acties. Alle mail, post, telefoonnotities, to do-lijstjes en post its omwerken naar projecten en acties. En dus ook de acties die je gedaan hebt afvinden (ta da!). Daar zijn flow charts en stappen (vanaf minuut 23) voor maar kort en goed moet je periodiek opruimen, ordenen en besluiten nemen over wat je wel en wat je niet doet en wanneer.

Naast dat periodieke verwerken is het ook van belang om periodiek onderhoud te doen en vooruit en terug te kijken. David Allen noemt dat de review. In de review kijk je terug op wat lukt en wat niet, waarom, et cetera om daarna in de vooruitblik conclusies uit dat alles te trekken. Wat moet je dus meer of minder doen? Wat moet je anders doen? De een doet op maandagochtend een review, de ander vrijdagmiddag en weer een ander tweewekelijks. Het is niet voor iedereen makkelijk daar de tijd voor te nemen, maar dat is wel het moment dat GTD echt waarde krijgt.

Met nog wat meer afstand, bijvoorbeeld voor een vakantie of na een blok, is het waardevol om de review nog wat meer te verdiepen en ook eens alle projecten en persoonlijke doelen te evalueren. Hier vind je tips voor zo een wat grotere review.

Dus

• Als er dit jaar iets anders moet worden hoe ziet dat er dan precies uit

• Bedenk hoe je werkt op een manier die jou weinig aandacht kost en die je vertrouwt
• Neem tijd om alle input te verwerken en er besluiten over te nemen
• Evalueer en ga na of je nog op koers zit.

Laat weten wat jij doet om dit schooljaar anders te starten én dat vast te houden.

(Foto van ~merete op Flickr)

1. pen en papier klaarleggen
2. zorg dat je in een rustige omgeving zit voor je verder leest

Vandaag een eenvoudige en toch krachtige manier waardoor je grip krijgt op je plannen voor de nabije en verre toekomst. 

Vaak zijn dat van die gedachtes die de hele dag rondcirkelen in je hoofd. Ze zitten daar omdat je ofwel nog niet precies weet wat je er mee wilt of moet, ofwel ze nog niet in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd hebt zitten. Lees je mijn artikelen vaker dan klinkt dit hopelijk bekend  In een recent artikel  (zie Waarom heb jij wel een kalender en geen actielijst?) vertelde ik je dat uitschrijven een goede manier is om alles uit je hoofd te krijgen. Maar ik wed dat je dat nog niet gedaan hebt Vandaag heb je dus de kans hiervoor.

Wanneer al die losse eindjes in je hoofd blijven rondzoemen, zul je er op de meest onverwachte momenten aan herinnerd worden. Nog erger: ze zullen ze op een gegeven moment, wanneer het echt te vol wordt in je bovenkamer, gewoon weer verdwijnen. Jammer, want hoewel de meeste ideeën geen toekomstwaarde hebben, zijn sommige daarvan ware juweeltjes. Zorg er dus voor dat je met de juweeltjes iets doet! Hoe? Lees snel verder…

AAN DE SLAG

Neem de pen en het papier ter hand die naast je liggen. De komende 10  minuten ga je alles uitschrijven wat er in je hoofd rondwaart. Er zullen allerlei zaken bovendrijven als:

1. de achtertuin opnieuw bestraten
2. een goede school zoeken voor mijn kind
3. een positieve draai geven aan mijn carrière
4. leren hoe ik met Prezi kan werken
5. de kilometerregistratie bijwerken
6. een ebook maken over … (vul jouw specialisme in)
7. e-mailbox leegmaken
8. de presentatie van volgende week voorbereiden
9. project XYZ nieuw leven inblazen met Hans en Tineke
10. …enz…enz…

Schrijf zonder verder nadenken op; wat je er mee gaat doen is in dit stadium niet relevant. Bijna al deze zaken -op punt 5 na: die kun je gewoon doen wanneer je achter de computer zit- zijn eigenlijk projecten. Dat zijn dus “alle gewenste resultaten waarvoor meer dan één actie nodig is” – remember?

Neem de tijd, net zo lang tot je hoofd helemaal leeg is. Is dat na 10 minuten nog niet het geval, schrijf dan gewoon door. Hou vol, later ben je jezelf dankbaar! Daar gaan we, ik wacht ondertussen op je.

( … )

Klaar? Je hebt nu als het goed is een behoorlijke lijst voor je liggen. Met minder dan 20 punten  heb je een rustig leven of nog te weinig tijd genomen. In het laatste geval: schrijf nog even door! Ben je er echt voor gaan zitten dan heb je zelfs 50 of 100 punten opgeschreven. Hoe meer hoe beter eigenlijk. Wat je nu hebt bereikt is dat alles wat in je hoofd zit daaruit is gehaald. We zijn er alleen nog niet! Het gaat er nu om echt iets met deze informatie te doen. Bekijk wat echte projecten zijn volgens de definitie, zet hier een kruis bij. De rest zijn pure acties: die parkeer je het beste op een aparte lijst om uit te voeren zodra je gelegenheid hebt (op papier of digitaal. Een mooi digitaal GTD systeem, waar ik pas een review over schreef, is Toodledo)

De overgebleven echte projecten voeg je als projecten toe in je actiesysteem. In combinatie met regelmatig controleren op actualiteit heb je zo altijd precies in de peiling waar jouw aandacht nu naar uitgaat.

BONUSTIP

Overweldigd door je eigen enorme projectenlijst? Don’t shoot the messenger  en doe er zèlf iets aan. Wie zegt dat je verplicht bent die hele lijst af te ronden? Kijk kritisch naar de projecten waar je geen energie van krijgt en die je kunt laten vallen zonder met anderen in problemen te komen. Wees eerlijk, dan zijn dit meer punten dan je denkt. De bonustip van vandaag is dan ook: schrappen. Geeft lucht.

En nee, het is niet zonde van je tijd om eerst allerlei dingen op te schrijven en nu weer te laten vallen. Integendeel! Juist door het uitschrijven en nu weer afstrepen heb je een bewuste keuze gemaakt ze niet te doen. Dit is de beste manier om er definitief mee af te rekenen. Ze zullen vanaf nu niet meer in je hoofd rondzeuren.

Heel veel succes met het opstellen van jouw projectenlijst. We zijn heel benieuwd hoe het jou vergaat met deze projectlijst. Laat gerust je opmerkingen hieronder achter!

Acties apart houden van email – Voor velen van ons is je email gelijk aan je to do lijst. Stop daar eens mee. Bekijk welke acties er in een email zitten (iets opzoeken, nalezen, oplossen, schrijven, doorsturen etc…) en zet die acties apart in een systeem. Welk systeem? Daar zijn tientallen voorbeelden van zoals we al vaker hebben laten zien.

Deel geen complete projecten, maar individuele taken – Als je in een projectteam werkt, kan het aanlokkelijk zijn om alles uit een project met iedereen te delen. Zo is iedereen op de hoogte van alles en kan er makkelijk iets worden overgedragen. Is dat echt zo? Is het echt nodig dat elk lid van het team op de hoogte is van de complete voortgang? Deel geen complete projecten met iedereen maar zorg als projectleider dat leden in het team weten wat ze individueel moeten doen.

Design goes a long way… – Deze is speciaal voor de ontwikkelaars van productiviteitsapplicaties. Echt, het design van een applicatie kan je maken of breken. Ik werk liever in een applicatie die logisch werkt, waar over is nagedacht, waar zo nu en dan een grapje in zit. Denk er aan als je een keuze maakt voor een systeem. Het design telt echt mee, niet alleen de mogelijkheden.

Delegeren van acties werkt alleen als ze worden geaccepteerd – Het is prima om acties te delegeren, zoals in GTD wordt gepropageerd. Maar vergeet niet te checken of ze ook worden geaccepteerd. Overleg met je teamleden of ze begrijpen wat de actie is die van ze wordt gevraagd en bij twijfel of onduidelijkheid, help ze vooruit.

Een vorm van voyeurisme via sociale netwerken kan productief werken – Is het nodig om elke dag status-update meetings te houden? Of een volle mailbox te hebben met rapportages hoe het met een project gaat? Wellicht kunnen netwerken als Twitter, Yammer, Facebook of Google+ bij bepaalde projectgroepen erg goed werken om een vinger aan de pols te houden.

Actie kan zowel in privé- als werktijd gebeuren – Ja, ik weet dat dit gevaarlijk terrein is. Nog niet iedereen is op de hoogte van het feit dat we tussen 9 en 5 minder creatief en productief zijn dan buiten die uren. En we proberen privé en werk vaak strikt gescheiden te houden. Maar is dat echt nodig? Is het nodig om op een prachtige zonnige dag binnen op kantoor te werken aan een projectplan, terwijl je ook op het terras kunt zitten en het plan ‘s avonds maakt als het is afgekoeld? Of juist vroeg in de ochtend?

Zeuren kan helpen in projectmanagement – Projecten worden verdeeld in taken en die taken worden verdeeld over mensen. Helaas is het niet altijd zo dat iedereen de beste prioriteiten kan stellen. Dus ja, zeuren om een klus gedaan te krijgen wil nog wel eens helpen…

Waardering en schouderklopjes werken – Even zo goed als zeuren werkt, kan het echt geen kwaad om complimenten en waardering uit te spreken.

Breek uit de  e-maildiscussies en ga een gesprek met elkaar aan – Echt, ondanks Yammer en andere systemen kan er niets tegen een goed gesprek met een kop koffie. Maar doe het op tijd. Laat discussies niet te lang in email hangen. Maar ga ook niet bij de eerste respons in de telefoon hangen om een kop koffie te plannen. Zoek de grens.

Daadwerkelijk iets gaan doen maakt je al productief – Elke GTD-afficionado zal je vertellen over de avonden dat hij of zij het systeem heeft zitten optimaliseren en verbeteren. Projectmanagers kunnen soms uren in Excelsheets of andere systemen verloren zijn. Daar is niets mis mee. Maar zo nu en dan moet je gewoon iets gaan doen. DOE IETS. Als je niet weet wat het meeste prioriteit heeft of hoe de einduitkomst van iets moet zijn, het maakt niet uit. Kies iets en START.

Succes!