Zelf werk ik bijvoorbeeld met een ‘follow-up’ map die ik 2-3 keer per week verwerk. Dan ga ik even goed zitten voor mijn mail en verwerk ik alles in één keer, in één batch. Zelf doe ik dat graag in de trein, waar ik wekelijks in zit. Van Groningen naar het zuiden zit ik dan lekker mijn mail te verwerken.

Helaas moest ik hiervoor mijn iPhone gebruiken (niet aan te raden), want Gmail zelf kon niet offline! Gelukkig is daar nu verandering in gekomen.

Offline Gmail verwerken

Nu Google inmiddels een Chromebook heeft gelanceerd waarbij gebruikers niets installeren en alles op internet werken, besloten ze waarschijnlijk dat ze ook iets offline moesten kunnen. Daarvoor heeft Google nu in Chrome een extension gemaakt waarmee je Gmail offline kunt gebruiken!

Voor nu is het alleen nog voor Gmail, maar er komt ook offline voor Google Docs en Google Calendar aan, dus dan zijn je favoriete diensten ook offline te gebruiken.

De offline email ziet er nu uit zoals je die ook ziet in op een iPad in landscape view, dat betekent een ander uiterlijk, maar ook preview (!) wat je normaal alleen met Google Labs voor elkaar krijgt.

De mail moet naar wat ik nu gemerkt heb wel online geladen worden, maar dat is niet meer dan logisch. Wat ik nu persoonlijk doe is vlak voordat ik wegga even offline aanklikken, (laten laden,) vervolgens laptop dichtklappen en (bijvoorbeeld) de trein in! Vervolgens alle mailtjes verwerken offline en op het moment dat ik weer verbinding heb wordt alles afgehandeld!

Na het installeren van offline gmail  moet je toestemming geven, maar dan is het ook gelijk klaar. Dan staat de app tussen de andere apps wanneer je een nieuw tabblad opent!

Uiteraard is deze dienst nog in bèta, maar gewoon te installeren in Google Chrome! Hoe ga jij deze dienst gebruiken?

We kennen allemaal de “regeltjes”, maar soms is dat niet genoeg. Dan moet er een tool komen die jou in staat stelt je mailbox net wat makkelijker te managen. Boomerang is er zo één.

Boomerang is een plugin voor GMail die zichzelf in je Chrome en Firefox nestelt en zich alleen op de plek daarvoor bestemd (in Gmail) zelf tevoorschijn laat komen. Boomerang stelt je in staat jouw mailbox weer “te managen” door de volgende mogelijkheden te bieden:

1. Mails op een later moment terug in je inbox laten komen

Deze functionaliteit is krachtiger dan je denkt. Met behulp van GMail snelkoppelingen én boomerang werk je echt snel door je mailbox heen.

2. Mails op een later moment versturen

Voor de “echte lifehackers” wellicht niet te versmaden, maar soms wil je gewoon een mail op een later moment versturen, maar al wel vast ingepland hebben. Die ziekmelding naar je baas bijvoorbeeld, als jij al ergens op het strand zit. De boeken van Timothy Ferris komen hierbij ook erg van pas…

3. Een “waiting for” mogelijkheid

Wat mij erg irriteert aan mails is de “verplichting” om te checken voor een follow up. Toodledo is mijn “weapon of choice” als het om GTD systemen gaat, echter zorgt Boomerang nu voor mijn “first line of defense” als het om opvolging gaat. Ideaal voor chaoten; Boomerang stelt je namelijk in staat om bij het verzenden van een mail, aan te vinken of je, in het geval er geen reactie volgt, de mail terug wil laten komen in je inbox.

Boomerang verzorgt hiermee een bijzonder prettige rol binnen mijn verwerking van de mailbox. Hoe dat praktisch in z’n werk gaat laat onderstaande screencast nog beter zien.

Heb jij nog suggesties voor toevoegingen aan mijn Gmail, GTD of screencast lijst? Wat vind je van de huidige vorm en uitleg? Ik ben benieuwd!

Je checkt voor het eerst je studentenmail en eigenlijk zie je dat er nog niet zo heel veel op gebeurt, toch niet zo tof? Zeker niet. Bij mij heeft het een maand geduurd voordat ik mij ging ergeren aan mijn studentenmail. Want het probleem is toch dat je alleen maar mailtjes krijgt die verstuurd zijn over de servers. Mailtjes van studieverenigingen die weer één of ander feest organiseren (waar je op een andere manier ook wel over geïnformeerd wordt) of zelfs mailtjes van de universiteit over vragenlijsten, niets belangrijks.

Maar soms wel, op mijn universiteit moeten wij bijvoorbeeld mailen vanaf ons studentenmailadres naar het personeel van het onderwijsinstituut. Dus mailcontact moet via mijn studentenmail. En de antwoorden van docenten kun je nou vaak niet negeren. Ook sta je in de systemen met dat emailadres alleen en ben je op een andere manier niet te vinden.

Dus toch maar lezen. Dus elke keer naar de inbox om 9 van de 10 keer onzin aan te treffen.

Maar wat nou als je je studentenmail doorstuurt naar je Gmail? Dan kun je dit mooi meenemen in je email systeem. Dan is het mooie ook nog eens dat je in gmail het zo kunt instellen dat als je gemaild wordt op je studentenmail, dat je automatisch reageert met je studentenmail, terwijl je in gmail zit! In dit artikel zal ik uitleggen hoe dat kan!

Hoe stuur je je Studentmail door naar Gmail

Allereerst moet je je in je mailsysteem van de universiteit instellen dat je mail wordt doorgestuurd. Mijn universiteit gebruik Sun Microsystems en daar is een ‘options’ knop. Dan kan ik naar ‘local account’ gaan en ‘forwarding’, waar ik een doorstuuradres kan instellen. Deze optie heeft elk mailsysteem, zoek onder ‘options’ of ‘rules’.

Nu wordt het leuk, mail jezelf nog maar eens op je studentenmail, deze mail krijg je nu in je gmail! Toppie. Gaan we door. Aangezien dit voor iedereen gelijk is zal ik hier wat verhelderende screenshots gebruiken.

1. Log in bij Gmail.
2. Ga naar ‘instellingen voor gmail’ (via het tandwieltje rechtsbovenin)
3. Klik op ‘accounts en import’.
4. Klik dan op ‘verstuur email vanaf een ander adres’. Vul hier vervolgens je studentenemailadres in.
   
5. Bevestig de email die je (inmiddels in je gmail inbox) krijgt en klaar! Als je zoals hierboven aangegeven ook nog op ‘beantwoorden vanaf hetzelfde adres’ klikt, dan hoef je nooit meer zorgen te maken bij het reageren. Als je dan een mail krijgt via je studentenmail, dan reageer je daar ook automatisch mee! Ook kan je vanaf ‘nieuw bericht’ nu je studentenmailadres selecteren.

Vanaf nu hoef je nooit meer naar je studentenmailbox en dat betekent een inbox minder! Eventueel zou je nog filters kunnen creëren om de spammige mailtjes naar een folder te krijgen, maar dat heb ik allemaal maar niet gedaan. Met gmail’s sneltoetsen klik ik hier namelijk snel genoeg doorheen!

Na het aanzetten van de Preview Pane in het Lab merkte ik al direct hoe fijn dat werkt. Zeker in samenwerking met de Gmail sneltoetsen kun je behoorlijk snel door je mail lopen om te bepalen wat er mee moet gebeuren, als een echte GTD-ninja!

Update:@rvansleen meldt dat de Gmail Labs niet worden opgeheven. Bij deze dus rechtgezet!

Gmail People Widget kun je in de komende twee weken in je Gmail verwachten.

Door middel van een browserplugin voor Firefox en Chrome zal het mogelijk worden om snel door je mailarchief te zoeken. Mashable over de plugin: “The Gmail version has also been loaded with fresh Xobni goodies. The sidebar shows the user’s relationship history with an email contact and lists out the other parties who also frequently email with that contact. Plus, a multimedia module has been added to show social updates and insights from the user’s network.”

Speciaal voor Lifehacking hebben we 100 uitnodigingen voor de beta van Xobni for Gmail. Je kunt je hier inschrijven met de code XOBNI-LIFENL. De eerste 100 krijgen  dan toegang tot de beta, de overigen zullen op de wachtlijst komen. De exacte verschijningsdatum van de plugin is vooralsnog onbekend.

Update: We merken dat de code niet 100% werkt. We hebben het Xobni team op de hoogte gebracht en zullen ons melden als alles in orde is. Tot die tijd is de code niet bruikbaar. Excuses voor het ongemak. De code werkt nu! First come first served!

Het meest in het oog lopende verschil is dat de knoppenbalk rechtsboven is vervangen door een uitklapmenu, en dat daar niet langer het e-mailadres maar je naam uit je Google profiel te lezen is. Dat staat mooier, maar kan wel onhandig zijn als je meerdere accounts hebt.

Links de nieuwe bediening, rechts de oude situatie

Wat daarna opvalt is de mooi vormgegeven knoppenbalk linksboven. Met een subtiel blauw balkje (het lijkt de NS wel) wordt aangegeven waar je bent in Google, en ook het font oogt mooier.

Links de nieuwe linkerbalk, rechts de bestaande

Maar de mooiste verandering is te zien bij het snel schakelen tussen accounts. Als je dat hebt ingesteld dan is de weergave een stuk overzichtelijker geworden.

Links een account zonder switching, midden en rechts de interfaceveranderingen bij schakelen

Wat betekent dat allemaal?
Wat de dieperliggende gedachte achter deze update is, is nog even wachten. Mogelijk is het alleen een cosmetische aanpassing, maar het feit dat er rechts een uitklapmenu is verschenen met vooral betere ondersteuning voor schakelen tussen accounts, doet vermoeden dat Google daar meer op in wil zetten. Bij de andere Google-applicaties zoals Calendar en Docs zijn de veranderingen nog niet doorgevoerd, maar die komen er ongetwijfeld. Tenslotte zou dit ook de opmaat kunnen zijn naar het gelijktrekken van de interface van Google Apps Gmail en die van ‘gewone’ Gmail. Sinds augustus 2010 al namelijk kijken Google Apps-gebruikers verlekkerd naar de verbeteringen van Gmail, waar zij nog steeds niet over kunnen beschikken…

Een vervanger voor Mail.app, beter dan Thunderbird, anders dan de webmailinterface van Gmail. Je moet het maar durven. Sparrow is een fris nieuw e-mailprogramma dat de voordelen van klassieke e-mailprogramma’s combineert met de gebruiksvriendelijkheid van Gmail en de eye candy van de mobiele Gmail inteface. Als je Sparrow start, valt onmiddellijk de overeenkomst op met de Twitter’s eigen client voor Mac. Da’s niet zo gek, want ontwerper Loren Brichter van Twitter for Mac (voorheen Tweetie) heeft zijn ontwerp beschikbaar gesteld aan het Franse driemansbedrijf dat Sparrow ontwikkelt.

Sparrow werkt (nu nog) alleen met Gmail. Configuratie is heel simpel: invoeren van Gmail gebruikersnaam en wachtwoord, en je kunt los. Bij het eerste gebruik krijg je het gevoel dat je met Gmail werkt, alleen in een mooiere interface. Je kunt eenvoudig labels toekennen aan mails, mails archiveren, beantwoorden – het werkt allemaal supersnel en intuïtief. En toch maakt Sparrow gebruik van standaard IMAP, het e-mailprotocol dat veel providers hanteren en dat door veel clients wordt ondersteund.

Opstellen van een nieuw bericht

Mij deed Sparrow qua bedoeld gebruik onmiddellijk denken aan Mailplane, een standalone programma waarmee je meerdere Gmailaccounts kunt bedienen via de vertrouwde webinterface, maar dat ten opzichte van bijvoorbeeld Fluid (een toepassing waarmee je elke webapplicatie tot een zelfstandige App kunt omtoveren) extra functionaliteit toevoegt zoals drag-and-drop voor bijlagen. Toch is Sparrow anders.

Sparrow werkt namelijk onder water als een klassieke e-mailclient met een lokale database op je computer, die vooral fungeert als cache om bediendingssnelheid te halen, en om door te kunnen werken als je geen internetverbinding hebt. Maar Sparrow ziet er vooral veel mooier uit, met prachtige visuele effecten en een nieuwe set geluiden.

Highlights van Sparrow: conversaties (threads) worden op een zelfde manier als Gmail gegroepeerd, maar de nieuwste berichten staan boven. Zo hoef je niet te scrollen als je alleen de nieuwste berichten wilt lezen. Bij het maken van een antwoord krijg je standaard een Quick Reply-venster, en daarmee kun je heel snel je mail wegwerken. En ik zeg het nog maar een keer: een prachtige user interface.

Quick reply in actie

Maar Sparrow heeft ook onvolkomenheden als je het vergelijkt met Gmail. De zoekfunctie van Sparrow kan niet in de schaduw staan van de mogelijkheden die Gmail biedt – maar da’s niet raar, met zoeken en vinden is Google groot geworden. Maar er is nog meer: bij het ontwerp van de schitterende interface is er gekozen de labels uit beeld te houden. Het is dus even zoeken naar je gearchiveerde e-mail. En als je gebruikt maakt van geneste labels (subfolders): die worden niet ondersteund door Sparrow.

Een paar kleine onvolkomenheden zijn dat Sparrow niet alle conversaties goed samenhoudt, en dat het nu nog afbeeldingen in e-mailberichten die elders op het web staan, automatisch laadt. Dat wordt over het algemeen gezien als een veiligheidsrisico.

Sparrow 1.0 is sinds gisteren te koop in de Mac App Store voor € 7,99 en heeft bij publicatie van dit artikel nog net niet Angry Birds verstoten van de troon van best verkopende App. Er zijn dus veel liefhebbers voor. Grote vraag hier is: vind jij het ook een echte lifehack? Geef je mening in de comments!

De website FindBigMail.com biedt een zeer eenvoudige service om snel je grootste mails in Gmail in kaart te brengen. Je logt in met je Gmail account via Google Accounts. Binnen enkele minuten zie je de eerste resultaten op het scherm verschijnen.

Labels in Gmail

Je Gmail mails worden gelabeld:

• ‘My Big Mail’ mailtjes van 100,000 en 500,000 bytes.
• ‘My Really Big Mail’ mailtjes van 500,000 en 2,000,000 bytes.
• ‘My Ultra Big Mail’ mailtjes groter dan 2,000,000 bytes.

Inzicht via de mail

Na het scannen ontvang je een mailtje, met daarin een mooi overzicht van jouw inbox.

Veiligheid

Er wordt gebruik gemaakt van OAuth, daarmee kun je ook direct de toegang weer opheffen. Op de website zelf zijn ze daar ook heel open over:

However, please don’t take our word for it. Because we use OAuth and get a token from Google for temporary access, you can verify that we’ve removed the token at https://www.google.com/accounts/IssuedAuthSubTokens. If you still see FindBigMail listed there, then we’re either in the middle of scanning for large emails, or some sort of error occurred that we’re not aware of. If we’re done (check the status link in the first email we send you to be sure), definitely revoke the token, and please let us know what email address you were scanning so we can find out what went wrong. (We’ll run it through our one way hash and then examine the logs).

Gratis

De tool is gratis, wel wordt er gevraagd om een kleine donatie. Deze is niet verplicht, maar voor hetgeen ze leveren wel het overwegen waard.

De afgelopen jaren is search zowel op het web als op de desktop sterk verbeterd. Deze nieuwe real-time zoektechnieken maken nieuwe manieren van organiseren mogelijk. Het is tijd om je oude virtuele opruimgewoontes los te laten, en je leven een stuk eenvoudiger te maken met behulp van Chaos Organizing.

Desktopstress

Wanneer onze leefomgeving rommelig is dan zitten we minder goed in ons vel. Dat geldt niet alleen voor je fysieke omgeving, maar ook voor je virtuele werkomgeving. Een bureaublad vol met bestanden maakt je onrustig. Wat je ermee moet? Tja, uitzoeken. En dat kost je zo weer een halfuur.

Door over te stappen op Chaos Organizing wordt het veel eenvoudiger om virtuele omgevingen zoals je bureaublad altijd opgeruimd te houden. Het kost je minder tijd en veel minder denkwerk!

Wat is Chaos Organizing?

In het verleden hebben we onze virtuele werkomgevingen ingedeeld en opgeruimd naar het model van de fysieke wereld. We stopten bestanden in mappen, mappen in mappen, mappen op directories, mappen op het bureaublad en ga zo maar door.

We geven onze bestanden een fysieke plek in een virtuele omgeving. We weten waar een bestand zich op het systeem bevindt, zoals we weten waar een boek zich bevindt op de boekenplank.

Chaos Organizing is een andere manier van het organiseren van informatie. Deze manier leent zich het best voor gebruik in de virtuele wereld, hoewel hij in veel studentenhuizen ook in de fysieke wereld wordt getest.

Een Chaos Organizer vertrouwt op search, filters en slimme software om bij zijn bestanden te komen. Het maakt daarbij niet uit welke ‘fysieke’ locatie een bestand heeft op de harde schijf. Een zoekfunctie zal het bestand snel vinden, en de gebruiker kan ermee aan de slag.

Leven naar het model van Gmail

Chaos Organizing is voor het eerst groots ingezet door Google met de introductie van Gmail. Alle emails belanden standaard in de ‘All mail’ map. Een virtuele emmer vol met berichten. Verschillende labels en zoektermen kunnen de emails vervolgens op de juiste plekken naar boven halen.

Gmail gebruikers hoeven niet na te denken over de fysieke locatie van hun berichten zoals gebruikers in klassieke Outlook werkomgevingen dat moeten. De berichten zijn razendsnel te vinden door middel van de zoektechnologie van Google.

Chaos Organizing op je desktop

Door op deze manier ook met bestanden om te gaan kun je je leven makkelijker maken, en bovendien je computer lekker opgeruimd houden. Introduceer de ‘Chaos’ map op je systeem, en merk hoe bevrijdend dit werkt.

Vanaf nu heb je een map waar je alles in kunt stoppen waarvan je even niet weet wat je ermee moet. Gooi regelmatig je bureaublad leeg, purge je downloadfolder of dump de inhoud van die memorystick rechstreeks in deze map.

Heb je iets nodig? Gebruik de real-time zoekfunctie in Windows, OSX of Linux en zie hoe je binnen een paar seconden herenigd bent met je dierbare bestanden! Wil je het nog sneller doen? Zet dan virtuele mappen op. Dit is mogelijk in alle moderne OS’en.

Laat je dwangneuroses varen!

Wil je echt profiteren van Chaos Organizing? Accepteer dan dat de mappen op je computer, of iedere andere virtuele omgeving die doorzoekbaar is, niet meer prachtig georganiseerd zal zijn. Stop met het uitzoeken van mapjes, het labelen van al je email, het taggen van ieder mp3tje.

Laat software het werk voor je doen. Maak slimme virtuele mappen voor veelgebruikte zoektermen, Laat iPhoto of Picasa je foto’s beheren, geef iTunes de vrije hand, gooi je emails op een grote hoop en durf bestanden die niets met elkaar te maken hebben in één map te stoppen! Je kunt zelfs een dynamisch huishoudschema maken op basis van Chaos Organizing!

Stop met het zoeken naar de meest effectieve manier van organiseren. Start met leren hoe je zo snel en effectief mogelijk kunt zoeken en filteren.

Maak het jezelf makkelijker

Wil je echt effectief Chaos Organizen? Zorg dan dat bestanden vanaf nu herkenbare bestandsnamen krijgen. Neem die kleine moeite wanneer je een Photoshop project opslaat om het bestand een omschrijvende naam te geven. Op deze manier vind je je bestanden nog sneller terug, en hoef je nooit langer dan een paar seconden te zoeken!