Ik maak vanaf 2006 gebruik van de Getting Things Done methode (GTD) van David Allen. In mijn eerste implementatie van GTD maakte ik gebruik van de losse blaadjes uit een A7-schrijfblokje voor mijn acties (één blaadje per actie). Deze dunne losse blaadjes hebben zowel voordelen en nadelen, en ik heb een tijdje geëxperimenteerd met correspondentiekaartjes, omdat ik graag iets stevigers in handen heb… Toch kwam ik iedere keer terug op die kleine blaadjes.

Een tijdje geleden kwam ik een website tegen dat geheel gewijd is aan zogenaamde Next Action Cards. Zij hebben een kaartje ontwikkeld ter grootte van een visitiekaartje, waarop je een zogenaamde “Next Action” noteert. Schitterend idee en de eenvoud van het systeem spat er van af! Echter: één nadeel van dit kaartje is de prijs… Voor 250 kaartjes betaal je $10,95 plus verzendkosten (vanuit de V.S.)! Vooral de verzendkosten maken het veel te duur.

Het concept van het kaartje is echter zo krachtig dat ik vrij snel al mijn eigen versie van deze kaartjes maakte op 160 grams papier. Eerst gebruikte ik het sjabloon dat je gratis kunt downloaden van Next Action Cards. Na een tijdje vond ik dat het ontwerp van Next Action Cards teveel beschrijfbare ruimte kostte, dus heb ik het ontwerp aangepast. Mijn ontwerp heeft zich ontwikkeld tot het hiernaast afgebeelde kaartje. Het is een kaartje geworden dat ik laat maken bij VistaPrint, tegen een prijs per kaartje dat goedkoper is dan een los blaadje uit mijn vroegere A7 schrijfblokje!

Voordat ik uitleg hoe je zelf zo’n kaartje kunt (laten) maken, zal ik een paar voordelen noemen van een kaartje op dit formaat.

De voordelen

Voor deze implementatie van GTD heb je in principe niets meer nodig dan een stapeltje kaartjes, pen en een elastiekje (of visitekaarthouder). Kaartjes zijn gemaakt van een stevige en goed beschrijfbare papiersoort, en ze passen zonder probleem in elke (borst-)zak of tas. Je kunt dus altijd en overal je GTD bij je hebben.

Je gebruikt deze kaartjes bijvoorbeeld voor het bijhouden van projecten, actiepunten (to-do’s), ideëen en gedelegeerde taken. Door het ontwerp en de gebruikte afkortingen kun je in één oogopslag zien wie wat moet doen en wanneer. Het is een papierensysteem dat zich eenvoudig laat combineren met bestaande agendas en project management systemen, zonder dat je een computer of PDA mee moet slepen.

Hoe kom je aan deze kaartjes?

Iedereen die VistaPrint kent, weet dat je ook gratis visitekaartjes kunt laten maken. Wat heet gratis… je betaalt een ruime bijdrage voor de verzending, en er staat een reclame tekst op de achterkant van het kaartje. Ik ben met de beschikbare sjablonen van deze gratis kaartjes aan de slag gegaan.

Bij de gratis sjablonen van VistaPrint heb ik gezocht naar een sjabloon waar alle tekst begint aan de linker kant van het kaartje en het ontwerp geen steunlijnen (o.i.d.) bevat. Er is één sjabloon die hier uitermate geschikt voor is (zie voorbeeld hiernaast). Wat weinig mensen realiseren is dat je geheel naar wens elke regel tekst al dan niet kunt invullen. Dat is ook het kenmerk geweest waar ik gretig gebruik van heb gemaakt bij de realisatie van dit kaartje. Ik had de tekst ook als afbeelding kunnen uploaden, maar dan moet je bijbetalen… terwijl ik juist de kosten per kaartje laag wil houden.

• Op de site van VistaPrint kies je een geschikte sjabloon.
• Klik op de knop om de voorbeeldtekst te wissen. Noot: Je kunt op elke regel de zogenaamde standaard ASCII tekens gebruiken. De standaard ASCII tekens bevatten ook een klein pijltje, waardoor je het kaartje kunt maken zonder een afbeelding te hoeven uploaden.

• Op de eerste regel (Naam bedrijf) typ je de volgende tekst:Proj: N/A W/F Misc
• Op de tweede regel (Bedrijfsboodschap) typ je:Subproj: Prio:
  1 2 3 4
• Op de volgende regels typ je één spatie:

• Volledige naam
• Functie
• Adresregel 1
• Adresregel 2
• Adresregel 3
• Telefoon/anders
• Email/anders

• Op de regel “Fax/anders” typ je: @
• Op de regel “Internet/anders”
  typ je:

  Date: Delegate to: ►

  Noot: Het pijlte is een standaard ASCII code, en die kun je maken door middel van de Alt-code 16 (ALT-toets ingedrukt houden terwijl je 16 intypt op je numerieke toetsenbord, daarna de ALT-toets loslaten).

Je kunt het ontwerp aanpassen door spaties tussen te voegen of weg te laten, want het eindresultaat is nagenoeg identiek aan hetgeen je op het scherm ziet.

Voor de goede orde zal ik nog alle tekens en afkortingen kort toelichten.

• Proj. – Naam van het project (indien van toepassing)
• N/A – Next Action
• W/F – Waiting For
• Misc. – Engelse afkorting voor: “miscellaneous”, ofwel “diversen”.

Door middel van een cirkel kun je aangeven of het kaartje gaat om een “next-action”, een “waiting-for” of een overige type aantekening is.

• Subproj. – Sub project aanduiding (indien van toepassing)
• Prio: 1  2  3  4 – Prioriteitsaanduiding; Door middel van een cirkel om één van deze getallen kun je een prioriteit aangeven.
• @ – Contekst, zoals @pc, @telefoon, @supermarkt
• Date – datum
• Delegate to – naam van de persoon aan wie de taak is gedelegeerd
• ► – aanduiding waarmee je kunt aangeven (d.m.v. een cirkel om het pijltje) dat je op de achterkant van het kaartje iets hebt geschreven.

Hoe krijg je de laagste prijs?

Zoals bij veel bestellingen wordt de prijs per kaartje mede bepaald door volume. Daarnaast geeft VistaPrint een korting omdat zij een reclametekst op de achterkant van het kaartje zetten. Zoals je op het voorbeeld kunt zien, is de reclame tekst op het kaartje niet storend. Resultaat: ik heb gekozen voor een “gratis kaartje”, in een oplage van 5000 stuks. Daar bovenop heeft Vistaprint vaak gratis verzending als je boven de EUR 30 komt.

Wat betaal ik?

Ofwel 1,2 cent per kaartje. Prijs per blaadje uit mijn A7 schrijfblokje: 1,3 cent per vel EUR 1,29 per blokje (100 vel)

Conclusie: een kaartje op maat, tegen een prijs dat goedkoper is dan een los blaadje.

Dit product tegen deze prijzen doet mijn Hollands gevoel héél veel goed

Nico Zwaneveld (50) is manager bij IBM, en actief in de lokale politiek. In zijn werk (& leven) is het niet altijd mogelijk om een computer of PDA te gebruiken, en ziet Nico het als een uitdaging om ook zonder ICT middelen zijn productiviteit te borgen en waar mogelijk te verbeteren. Sinds 2006 is een papieren versie van GTD een belangrijk onderdeel van zijn systeem.

De zomer is voor velen een break in het jaar. Al vanaf de eerste schooldagen is de zomervakantie het einde van een jaar en de aanloop naar een nieuw jaar. In veel branches is de zomer minder druk en is het dus ook -naast de echte vrije dagen- een periode die nogal eens wat rustiger wil zijn. Een mooi moment voor wat ‘periodiek onderhoud‘, oftewel een review in David Allens getting things done (verder: GTD) termen. In GTD verzamel je acties en plan je ze maar is het ook zaak iedere zoveel tijd (voor velen wekelijks) na te gaan of je op koers ligt. Dat laatste noemen we onderhoud, oftewel een review.

Over de review
Velen van ons maken lijstjes, projectplannen, to do’s et cetera. De een werkt die nauwkeurig af en de ander werkt wat intuïtiever. In GTD is een systeem voor het verwerken en plannen van acties uitgewerkt. Een onderdeel van dat systeem is ook het periodiek tijd inruimen om na te gaan of het belangrijkste gebeurt. Voor een heldere uitleg van het periodiek onderhoud, zie het artikel van Taco Oosterkamp over wekelijks onderhoud.

De review is een onderdeel van GTD waarbij je een stap terug doet om na te gaan of je op koers ligt met je plannen. De review doe je met een zekere regelmaat. Daar ligt meteen een kwestbaar punt: het vraagt enige discipline om  regelmatig onderhoud te doen.  In deze podcast legt David Allen de belangrijkste principes uit. De start, rond minuut 13 en het eind zijn het duidelijkst over wat onderhoud is. Een citaat: If you don’t do the weekly review you will be doing it all week long.

De review is enerzijds een terugblik, waarbij je nagaat wat je wel en niet gedaan hebt. Dat levert overzicht over de acties die af zijn en dat wat je nog moet doen. Daarnaast is de review ook een moment van reflectie: wat doe je makkelijk, wat vind je lastiger, waarom blijven bepaalde taken liggen, … Die  reflectie levert inzichten op.

De review is anderzijds een vooruitblik, waarbij je de GTD-stappen zet: verwerken en plannen. In dat verwerken en plannen neem je de inzichten uit de terugblik mee. Mocht je in de terugblik bijvoorbeeld vaststellen dat je veel acties deed maar de grotere innovatietaken hebt laten liggen, dan zul je daar iets op moeten bedenken.

De terugblik

• In de terugblik kun je de verschillende niveaus waarop je voor jezelf een koers uitstippelt die David Allen onderscheidt in GTD gebruiken. Zie ook Ready for take off, waarin je bevraagd wordt op de horizons of focus van je persoonlijke missie tot en met de concrete to do´s.
• Sommigen hebben aan het begin van het jaar sleutelwoorden bepaald, die uiteraard ook om terugkijken vragen. Tara Hunt en Chris Brogan legden rond de jaarwisseling uit hoe zij dat doen. Door een aantal trefwoorden te kiezen, maak je jouw missie compacter en orgineler. Daarnaast kan het niet vaak genoeg gezegd worden: mantra’s en geen missies. Heb je die woorden niet bepaald, dan kun je de beschreven methodieken prima gebruiken om tot die kernwoorden te komen in je terugblik.
• Het makkelijkst na te gaan zijn de acties die je geformuleerd en vastgelegd hebt: kijk in je actielijst, check je projectplanningen, je to do-boekje, je Usems, je Nozbe of Remember the Milk.
• Naast de concrete to do’s heb je vast ook een plaats (of plaatsen) waar je ideeën, vage plannen, dromen, en dergelijke noteert. Zoek die ideeën bij elkaar en check voortgang. Kijk in je mapje Ooit, blader je aantekeningenboek door, kijk in je favorieten, scroll door je notities in Evernote, denk terug aan boeken die je gelezen hebt. Scroll door je tweets, LinkedIn Status-updates. Dit is een wat random-aanpak die niet erg concreet is, maar die kan leiden tot vergeten ideeën.
• Maak de review vooral ook sociaal. Vraag anderen, haal meningen op, geef feedback, zet je mailbox wijd open.
• Overweeg de terugblik met een sjabloon te doen, zoals de balanced scorecard. Met zo een sjabloon kun je jezelf scoren op vier aspecten. Maar je kunt ook overwegen je favoriete businessbook te nemen en na te gaan of je trouw bent gebleven aan de adviezen, zoals die van Jim Collins in Good to Great of Jason Fried in Rework. Velen maken bij het lezen van zulke boeken aantekeningen of  verwerken inzichten naar voornemens. Een zeer uitgewerkt voorbeeld zijn de lessen van Seth Godin. De idee is minder om jezelf de maat te nemen als wel om een inspirerend kader te vinden om de review meer diepte en breedte mee te geven.
• Een niveau hoger dan het checken wat je op de verschillende horizonten gedaan hebt, is de vraag of er verbanden te leggen zijn in wat je wél doet en wat je niet doet. Wat doe je altijd als eerste als je uit taken kunt kiezen? Wat maak je helemaal af? Wat levert flow? En wat zijn de taken die je uitstelt, niet afmaakt, doorschuift? Wat doe je om die taken toch te doen? Wat kun je verbeteren daaraan? Wat doen anderen om dat soort taken toch aan te pakken?

De vooruitblik

In de vooruitblik kun je aan de hand van de eerder genoemde horizons of focus nagaan op welke ‘hoogte’ je iets wilt vastleggen, voornemen, …  Afhankelijk van de hoogte kies je een bijpassende vorm. Voor de hoogste hoogten is een missie of een aantal kernwoorden meer toepasselijk, dan voor de concrete acties, waarvoor to do’s prima zijn.

Voor mij is een uitgebreide terugblik een goed middel om orde op te zaken te stellen en wat te leren van de afgelopen periode. Daarnaast helpt het de outline voor de periode na de zomer alvast in te vullen.

Wat helpt jou om af te sluiten voor de zomer?

Foto van wolfman-k op Flickr

Nu de iPad een krappe 2 maanden te koop is en ook de verwachte verkoop in Nederland begin Juli start (samen met de iPhone 4 zo ongeveer) kan ik niet achterblijven en wil ik graag met jullie delen hoe de iPad mijn manier van het consumeren van informatie aan het veranderen is.

Het blijft een erg leuk apparaat, niet Macbook vervangend, daarvoor is de Macbook te veelzijdig, maar wel aanvullend. Ook op momenten dat je even geen zin hebt in een laptop (denk aan in bed, op de bank) pak je snel je iPad er bij, internetbeleving en “context aware” applicaties zijn de grootste toegevoegde waarde. de IMDB app is er zo 1, voor films. Of een TV uitzending met de TVGids app.

Consumeren dus, of snel brainstormen, informatie consumeren en vervolgens doorsturen naar je netwerk. Dat is het belangrijkste aandeel van de iPad voor mij.

1. Analytics HD (€5,49)
Analytics HD geeft mij dankzij Google Analytics inzicht in de statistieken van mijn website. Mocht je daar ook zo verslaafd aan zijn, of vanuit klantperspectief overzicht willen creëren, dan kan dit daar prima mee.

2. Corkulous (€2,39)
Zoals gezegd is de iPad een echt consumptieapparaat en zo behandel ik ‘m ook. Toch is al die geconsumeerde informatie ook geordend erg welkom, of creatief opgelost op bijvoorbeeld een moodboard. Corkulous geeft je daar een aantal heerlijke, unieke mogelijkheden voor om die samen te stellen.

3. Evernote (Gratis)
Evernote is de enige gratis applicatie in dit lijstje en geeft mij inzicht in de items die ik heb aangemaakt in Evernote op mijn PC of iPhone. Mijn “afvalbak” van informatie die ik op mijn iPad verwerk. Tags toevoegen en de nieuwe “places” view geeft me prima inzicht in de aangemaakte notities, tekstueel of auditief.

4. Goodreader (€0,79)
In de zoektocht naar een “filemanager”, dan wel een lees-app kwam ik met Goodreader in aanraking. Prima om dat af te handelen, vooral handig door de integratie met Google Docs, dropbox en ook via WiFi prima om bestanden over te zetten. Aanradertje voor een kleine prijs. Hopelijk in de toekomst ook met meer deelmogelijkheden en bijvoorbeeld het toevoegen van notities.

5. Omnigraffle (€39,99)
Een behoorlijk prijzige applicatie die voor mij ruimschoots zijn geld terug verdient heeft. Ik ben veel bezig met het opzetten van structuren en processen om zaken inzichtelijk te krijgen op social media gebied, daarnaast brainstorm ik veel en conceptueel denken is ook prima te visualiseren met omnigraffle. Meteen ook de meest uitgebreide applicatie die zo goed als alle functies kent van de desktop variant.

6. Reeder (€3,99)
Reeder is pas net uitgekomen en biedt meteen de allerbeste RSS ervaring op de iPad die je je kan voorstellen. Super eenvoudig, intuïtief, informatie direct deelbaar met je netwerk en integratie met bijvoorbeeld readitlater, delicious, twitter en instapaper. Gebaseerd op de RSS reader van Google, met ook die functies geïntegreerd. Daar word ik nou echt blij van !

7. Things for iPad (€15,99)
Mijn GTD app, zowel op mac, iPhone als dus de iPad. Inzicht in de taken die nog gedaan moeten worden en relatief eenvoudig gesynchroniseerd met alle apparaten. Afwachten op de “cloud sync” mogelijkheden, om dat nog eenvoudiger te maken. Prima overzicht ook per project en de tagging zorgt voor eenvoudige “snellijsten” om dingen af te handelen.

8. Twittelator for iPad (€3,99)
Twitter cliënt die op dit moment de meest volledige twitter ervaring biedt. Volledig geschreven voor de iPad en met een paar leuke unieke features, zie de screenshot hieronder, zoals bijvoorbeeld in 2 kolommen onafhankelijk van elkaar kunnen browsen en een unieke berichtenweergave.

9. ReadItLater Pro(€3,99)
Als aanvulling op je RSS lezen, maar ook vanaf de desktop, readitlater voor onderweg. De ideale app om stukken tekst, te lange blogposts of filmpjes later nog eens rustig te bekijken. Ondersteunt de mogelijkheid om zowel alleen tekst, als ook de hele opmaak van een website “later te lezen” door deze offline beschikbaar te maken. De gratis versie (hier te krijgen) stelt je in ieder geval in staat de artikelen ook te lezen, maar delen met je netwerk is daar niet mogelijk.

Alle applicaties hebben ook prima gratis alternatieven, ik kies echter voor de betaalde oplossingen. Betrouwbaar, vaak up to date en wellicht in sommige gevallen te duur.

Nog tips voor de lifehackers ? Over gratis apps ? Welke iPad applicaties heb jij nog die we niet mogen missen ? Ik hoor het graag !

Eén van mijn favoriete GTD-applicaties Nozbe zal volgende week beschikbaar zijn voor de iPad. Na het redesign van de iPhone applicatie is nu de grote broer aan de beurt. De iPad applicatie is volgende week in de Appstore. De applicatie ziet er fraai uit met een leren aktemap-feel er in. Na de klik meer informatie en illustraties

De navigatie is links te zien en je acties, notitites (Evernote integratie!) en al je andere lijsten zie je rechts in de applicatie.

Draai je iPad een kwartslag en in portret-modus kun je je meer focussen op je takenlijst, werk doen en afvinken. Natuurlijk is de navigatie nog wel beschikbaar

Uiteraard synchroniseert de applicatie met je Nozbe-account en kun je het zowel online als offline gebruiken.

De applicatie is volgende week beschikbaar. Nozbe zal een speciale early bird prijs hebben van $4,99 dus hou de weblog in de gaten. De iPhone applicatie zal na de lancering van de iPad versie ook in prijs stijgen. Nu is deze nog $2,99 maar wordt eveneens $4,99.

Ondanks mijn overstap naar Remember the Milk een jaar terug hou ik nog altijd contact met Michael Sliwinski van de GTD app Nozbe. Zijn online productiviteitsapplicatie heeft de afgelopen 12 maanden een enorme sprong voorwaarts gemaakt met de integratie van Evernote, een nieuwe iPhone applicatie en een compleet nieuwe interface die we vorig jaar op de GTD Summit al in een preview zagen. Het enige wat me nog tegenhoudt om weer terug te gaan is het gemis aan toetsenbord shortcuts. Wie weet, de komende maanden…

Michael is nu druk bezig met de vertaling van Nozbe naar diverse talen en hij heeft ons om hulp gevraagd. Via een redelijk eenvoudige webinterface kan iedereen direct vertalingen toevoegen op specifieke termen en zinnen in de complete applicatie. In onderstaande video kun je een complete uitleg vinden.

Privé en zakelijk lopen bij mij behoorlijk door elkaar. En ik zal vast niet de enige zijn? Zelf werk in alle vrijheid en op tijden die mij uitkomen. Als Virtual Assistant is dat ook mogelijk omdat ik niet fysiek gebonden ben aan een werklocatie. Bij mij kúnnen werk en privé dus door elkaar lopen. Daarbij scheelt het dat ik me als ZZP-er niet hoef te verantwoorden bij een baas. Maar kan iedereen die mogelijkheid creëren om zelf zijn werkzaamheden in te delen en daar een juiste balans in vinden?

Webwerken

Nu de maatschappij steeds digitaler wordt komen er ook andere vormen van samenwerken. Je hoeft niet meer elke dag fysiek bij elkaar te zijn. Niet voor niets komt de term ‘het nieuwe werken’ steeds vaker naar voren. Via online ‘tools’ kun je gemakkelijk data met elkaar delen zoals bijvoorbeeld in Google. Verder is er contact via e-mail en een gezamenlijk telefonisch overleg wordt gemakkelijk met Skype gepland. Je organiseert dus alleen bijeenkomsten voor het bespreken van zaken die niet op afstand kunnen.

Toch is menig werkgever huiverig vanwege het feit dat hij de werknemer niet persoonlijk kan controleren. En helaas gaat de vlieger van het ‘webwerken’ niet voor alle branches op. Bijvoorbeeld als bouwvakker zul je iedere dag fysiek aanwezig moeten zijn. En de bakker op de hoek, die is eveneens afhankelijk van zijn medewerkers op locatie. Heb je als werknemer wel de mogelijkheid om vanuit huis te werken dan zijn werktijden meestal flexibeler. Of werkzaamheden nu overdag of ‘s avonds online gedaan worden, als de deadline maar wordt gehaald. Daar moet je dus een goede balans in zien te vinden.

Betere Balans

Een balans in het maken van de juiste beslissingen. Moeten werkzaamheden nu worden gedaan of kan het ook wachten? En wil ik me met privé-zaken bezighouden of moet ik nu zakelijk aan de slag? Beslissingen die niet altijd even gemakkelijk zijn. Dan kan Getting Things Done uitkomst bieden. Daarbij kun je ervoor kiezen om geen onderscheid te maken in zakelijke en privé aangelegenheden. Zo kun je op elk gewenst moment bekijken wat relevant is om te doen. De persoonlijke effectiviteit neemt daardoor toe en dat geeft een gerust gevoel. Ik kan me echter voorstellen dat het als werknemer moeilijker is om een keuze te maken. Je wilt niet het gevoel hebben dat je je baas tekort doet wanneer je met persoonlijke zaken bezig bent. Maar als je zorgt dat de ‘output’ goed is en je productiviteit toeneemt dan is het volgens mij een zeer prettige en werkbare combinatie.

En indien er een mogelijkheid is, bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer, kun je jezelf ook de vraag stellen of je werkzaamheden zelf moet doen of dat ze ook uitbesteed kunnen worden? Als je kiest voor ‘outsourcen’ kan dat een hoop rust geven. In het boek The Four Hour Workweek van Timothy Ferriss lees je meer hierover. Er staan handige tips in over uitbesteden, effectief thuiswerken en beheersbaar omgaan met de ‘information overload’. Ook beschrijft hij zijn ervaringen met een VA. Het filmpje hieronder is een aanvulling daarop.

Follow the Flow

Nu je voor jezelf de werkzaamheden hebt ingedeeld en de juiste balans hierin hebt gevonden is je hoofd waarschijnlijk helderder. Je staat meer open voor de ‘flow’ doordat er plaats is gemaakt in het brein. Dus of je nu een zakelijk rapport uitwerkt of aan een persoonlijk blog bezig bent, het maakt niet meer uit want alles is in evenwicht.

In de tijd waarin informatie steeds meer wordt, netwerken steeds meer en tijd schaarser door alle communicatiestromen, is niet alleen GTD een prima manier om dit te doen, maar ik sprak ook al eens over het “samenvoegen” van alle netwerken die je tot je beschikking hebt. Een inzicht in een “Social CRM” tool; GIST.com.

Elke zelfstandige, maar ook in loondienst zijnde persoon, bouwt een netwerk op. Een netwerk met contacten uit zowel de “online” als “offline” wereld, in je adresboek op je computer, je LinkedIn contacten, je twitter connecties, je facebook vrienden, allemaal even waardevol, maar ontzettend veel tijd om allemaal te onderhouden en “van op de hoogte te blijven”. Here comes Gist !

Gist.com, “Know more about who you know”
 Gist.com verzorgd de “samensmelting” van al die on- en offline tools en contact databases, in 1 overzichtelijk, handig te gebruiken dashboard. Mijn mening daarover is nogal verdeeld, waarom zal je verderop tegenkomen.

Waar GIST.com wel ontzettend goed in is, is het eenvoudig inzichtelijk maken van 1 persoon (inclusief zelf toegevoegde (meta)data) en zijn/haar activiteiten, bijvoorbeeld op het gebied van :

• Laatste twitter updates
• Laatste blogposts
• Foto’s van hem op Google
• Laatste zoekresultaten op Google
• Laatste contact met jou
• Wat is het overlappende netwerk waar jullie in bestaan

En datzelfde geldt ook voor bedrijfsprofielen, die dus ook weer uit meerdere mensen kunnen bestaan.

Wat heb ik er aan ? Alweer een extra tooltje ?
Aan de hand van een paar gebruiksscenario’s ga ik met jullie GIST.com (en de manier waarop ik het toepas) doornemen. CRM systemen zijn er genoeg, maar juist de toevoeging van Social èn mobiel maakt het relevant.

Scenario 1: Een nieuw klant contact
Met elke afspraak, elk contact wat ik op dit moment op doe, is een zwik “handelingen” gekoppeld, vooral om die persoon te leren kennen. Even snel doornemen wat we ook alweer gingen bespreken, zijn laatste (prive) tweets doornemen en een kijkje in de foto’s “wie hij ook alweer was”.

Door zijn Gist.com dossier snel door te nemen, heb ik al deze info bij de hand. Een laatste aantekening maak ik even op een printje voor het gesprek en je laat zien dat je ook daadwerkelijk tijd hebt geïnvesteerd in je afspraak.

Even niet je laptop bij de hand ? Gelukkig is er ook een (gratis) iPhone app beschikbaar en is de site volledig mobiel toegankelijk voor de gebruikers zonder iPhone.

Scenario 2: Je “inner circle” even updaten
In de afgelopen jaren van GMail, linkedin en twitter gebruik heb ik (schrik niet) 2600 unieke connecties gelegd. Waanzinnig veel, waarvan er hooguit een aantal personen relevant zijn voor mij op dit moment. GIST.com bepaalt dat grotendeels zelf, door de “importance” van mensen te koppelen aan het meest recente contactmoment, de hoeveelheid contact en het aantal gekoppelde netwerken. Zo kan ik in 1 oogopslag voor iedereen met een “relevantie” hoger dan 90 de updates bekijken en zo op de hoogte blijven van wat zij schrijven, doen en eventueel relevante contacten.

Door “Tags” toe te voegen aan personen kan ik ze ook nog in “zakelijk”, “prive”, “leads” of “potentials” opdelen en zo specifiek voor die doelgroep op de hoogte blijven.

Scenario 3: Contactinformatie uitwisselen met je collega’s
In een “boundaryless organisation” of “chaordische organisaties” (dank aan Ronald van den Hoff voor die woorden) waar we tegenwoordig leven is het open stellen en delen van informatie ontzettend relevant. Voor specifieke ad-hoc projecten, voor het samenstellen van doelgroepen, of simpelweg het delen van contact informatie van elkaar.

 GIST.com heeft dat ook al prima voor elkaar, waarmee je heel snel relevante klantinformatie kan uitwisselen en “mergen” met elkaar, waardoor je allemaal weer op de hoogte bent.

Wat levert het op ?
Kennis = macht, dat citaat blijft bestaan. De context wordt steeds relevanter, informatie op de juiste plek, op het juiste moment ontvangen is cruciaal voor dat moment. Ook vlak na dat moment is het updaten noodzakelijk, of je stelt zo’n melding uit tot later.

Dankzij GIST.com kan ik de sociale netwerken bijna laten voor wat het is, op het moment dat ik iemand ga spreken zoek ik even de relevante informatie op en ben direct op de hoogte. Klinkt een beetje als “Vals spelen” en niet echt geboeid zijn door die persoon, maar je kan juist de “onzin” een beetje overslaan. Een technisch hulpmiddel waarmee je weer net even voorloopt op de rest.

Het “algemene” dashboard van GIST.com is nog een flinke bak om door heen te worstelen elke dag, waardoor ik het niet gebruik. Wel kan je de relevantie flink verhogen om het zo als “inner circle” dashboard te gebruiken, of met specifieke tags te werken. Echt een “silver bullet” heb ik hier echter nog niet uit weten te halen.

Ken jij soortgelijke voorbeelden van Social CRM ? Welke tools doen er ook zoveel voor niets en leveren jou zoveel meerwaarde op als gebruiker ? Laat het horen !

Lezers van artikelen op deze site zijn geïnteresseerd in het bereiken van meer doelen in minder tijd. Sommigen bevinden zich interesse stadium, andere zijn inmiddels echte GTD professionals en een groot deel is onderweg. Er zijn hier veel bruikbare tips te vinden om je zaken efficiënter, prettiger en anders te regelen.

Een van de tips die op verschillende manieren veelvuldig voorkomt is het bepalen van focus. Bepaal wat belangrijk is en richt daar je aandacht op. Verminder je aandacht voor datgene wat minder belangrijk is. Dat is een goede tip, hoewel het geen eenvoudige is. Want hoe meer je leest over GTD, social media, personal branding, efficiënt werken, afhandelen van mail, twitter, evernote, mindmapping en al het moois wat een gemiddelde lifehacker tot zijn of haar beschikking heeft, hoe meer van dit soort ‘belangrijke’ zaken je leven ook komen binnenwandelen. Er valt veel te weten en ook veel te leren. Voor je het weet ben je druk bezig om het minder druk te hebben en schiet je daarmee ook je doel voorbij.

Als je als lifehacker succesvol bent, zou je eigenlijk ook meer vrije tijd moeten hebben. Voor een aantal beoefenaars zal dit zeker het geval zijn, maar vast niet voor iedereen. Met name tussen de zp’ers zullen er nog een hoop rondlopen die 5 dagen of meer per week in touw zijn met zo efficiënt mogelijk het werk te doen. Voor iedereen die het gevoel heeft dat op het gebied van focus nog wat te verbeteren valt, of voor hen die eigenlijk wel wat meer vrije tijd zouden kunnen gebruiken, of voor wie gewoon een waanzinnig goede lifehacker wil worden, de volgende tip.

“Neem 1 dag in de week vrij.”

Als je 5 dagen in de week werkt, kies er dan voor om er maar 4 te werken. Stel jezelf als doel om het werk wat je nu in 5 dagen doet gewoon in 4 dagen te doen. Of als je er 6 werkt, doe het dan in 5. En voor de professionals die al 4 dagen werken, doe het in 3. Als je deze keus maakt zul je merken dat je veel eenvoudiger wordt om te bepalen waar je focus moet liggen. Want 20 x per dag je mail lezen doe je echt alleen maar als je er de tijd voor hebt. Door je beschikbare tijd drastisch te beperken, dwing je jezelf om echt efficiënt bezig te zijn.

“Ja maar,……”

Ken je die momenten dat er echt iets moet gebeuren terwijl je nauwelijks tijd hebt? Op zulke momenten kies je blindelings voor dat wat belangrijk is en laat je onbelangrijke zaken liggen. Als ik naar de supermarkt ga en ik heb zeeën van tijd, dan ben ik zo een uur bezig. Als ik echter weet dat er over een uur visite voor de deur staat, dan ben ik binnen een half uur klaar. In beide situaties vergeet ik altijd wel iets, maar kom ik door de band genomen met voldoende thuis om weer een paar dagen te kunnen eten. Als ik een artikel schrijf en ik heb zeeën van tijd, ben ik uren bezig. Als ik geen tijd heb doe ik het in 40 minuten.

Ik heb zelf namelijk niet de discipline om alles altijd zo efficiënt mogelijk te doen. En ik ben vast niet de enige. Maar wat ik wel gemerkt heb, dat sinds ik minder ben gaan werken, ik uiteindelijk niet minder doe. Sterker nog, ik doe meer dan toen ik nog fulltime bezig was. Dat moet wel, want ik verdien al jaren hetzelfde terwijl ik van 6 dagen werken per week naar 3 ben gegaan. De eerlijkheid gebied mij te zeggen dat mijn interesse voor social media dit aantal wel weer naar 4 heeft verhoogd, maar dit wordt grotendeels gecompenseerd door het feit dat ik geen televisie meer kijk. Dit is overigens ook een voorbeeld van een vrij drastische ingreep die mij daarom ook veel oplevert. Een dag minder werken is een serieuze interventie op het huidige levens- of werkpatroon en heeft daarom ook in potentie een hoge opbrengst.

Ik ben me er van bewust dat dit makkelijkst uitvoerbaar is voor zelfstandigen, maar ook werknemers kunnen hierom vragen bij de baas. Met behoud van salaris natuurlijk, want waarom zou je minder moeten verdienen als je het voor elkaar krijgt om hetzelfde werk in minder tijd te doen. En ook hier geldt, hoe meer mensen hierom vragen, hoe serieuzer het genomen zal worden. In eerdere artikelen van mij kon je al lezen dat dit een onderwerp is wat mij bezighoudt, het loskoppelen van resultaat en tijd. Geen eenvoudige opgave maar tegen een zware bal moet je een poosje schoppen voor hij gaat rollen. Als hij eenmaal rolt ligt hij ook niet zomaar meer stil.

Kies een vaste dag, waarop je niet werkt, maar leuke dingen gaat doen. Misschien is het sporten, een vaste woensdagmiddag met het gezin, een opleiding die je altijd al wilde doen maar niet de tijd voor vond. Maak het concreet en vul de tijd in. De gemiddelde lifehacker heeft wel een lijst met wensen die concreet uitvoerbaar zijn. Geef het een jaar de tijd en kijk of het werkt. Voor mij is het de stok achter de deur om mijn focus precies daar te leggen waar ik hem wil hebben.

“Ik heb minder tijd en dus meer focus.”

Dankzij Herman Kopinga kwam de volgende geweldige tip bij me terecht. Via je iPhone heb je de mogelijkheid op meerdere manieren je mail te synchroniseren en binnen te halen. Ook op je mac haal je waarschijnlijk dezelfde mails binnen met bijvoorbeeld GMail of iMap, via mail.app heb je grote voordelen voor wat betreft het gebruik van regels. Een add-on als Mail Act-On verzorgd voor mij bijvoorbeeld een aantal krachtige GTD mogelijkheden die ik op mijn iPhone niet bij de hand heb.

Ik lees mijn mail echter wel op mijn iPhone, maar mis dus de kracht van regels, die niet toegepast worden na het binnenhalen van je mail binnen Mail.app, dankzij het feit dat het bericht al gelezen is.
Gelukkig is daar een oplossing voor, die ik hier kort ga uitleggen :

Na het openen van Mail.app en het binnenhalen van je mail, selecteer je alle berichten en kies je voor de volgende menu optie :

Zo kan je dus met een gerust hart je mail uitlezen op je iPhone (of ander mobieltje) en toch de kracht van de regels op je Mac behouden !

Heb jij nog handige lifehacking tips voor Mail.app ? Weet jij misschien een automater actie om dit automatisch te laten gebeuren wanneer je je iPhone aansluit ? Reageer !

Wat doe je als je een goed idee hebt in de douche? Dat is een vraag waar mensen die gebruik maken van Getting Things Done (GTD) van David Allen regelmatig over discussieren. Want zo is de gedachte, je wilt alles op elk moment kunnen vastleggen, zodat je hoofd leeg blijft voor het volgende goede idee. Maar wat doen ze in de badkamer?

Dat is een vraag die regelmatig terug komt. De oplossingen zijn tot nu toe over the top (zoals bij Erick Mack met zijn digitale whiteboard naast de douche) of schouderophalend (ik onthou het wel of loop met met handdoekje om naar het dichtstbijzijnde kladblok). Nu is er eindelijk een goede oplossing bedacht. Aquanotes.

Een waterproof bloknootje met potlood en die je met een zuignap op kan hangen. Je kan ook losse zuignappen bestellen en liefdesbriefjes voor onder de douche. De prijs valt ook mee, 7 dollar voor  een water proof blocknote, met potlood en zuignappen.