Wie vandaag de app uit de Mac app store downloadt en een screenshot instuurt naar Nozbe (dus niet naar Lifehacking!) maakt kans op prijzen als een business account, een teamccount, een familie-account of een persoonlijk account plus een t-shirt. Op het Nozbe blog of de Facebookpagina vind je later vandaag meer nieuws.

Veel GTD-programma’s hebben apps voor mobiele apparaten en een site maar een desktoptoepassing is zeldzamer. Nozbe bedient nu gebruikers op diverse platforms. Zie de bespreking voor kenmerken van de toepassing.

Evernote is het veel geprezen programma dat je helpt alles te onthouden. En zoals je ook in je eigen geheugen wel eens “er niet op kunt komen” kan dat ook met Evernote wel eens het geval zijn. Je weet zeker dat je een site, een tekst, een titel, een foto met een kaft van een boek hebt opgeslagen maar Evernote geeft het niet prijs, ondanks al je zoekcommando’s. Nadeel van opslaan blijft dat je op het moment dat je iets opslaat vooruit moet denken naar het moment dat je de notitie weer wil vinden en je moet afvragen hoe je dan zult zoeken. Hoe sla je notities vindbaar op? Een advies: gebruik een inbox om beter te taggen.

Even snel in Evernote opslaan …

Als ik in bijvoorbeeld Zite iets opsla of in een webbrowser een pagina clip, dan heb ik niet altijd het geduld het pop up scherm helemaal in te vullen.  Andere toepassingen, zoals sommige RSS readers slaan zelf direct op naar Evernote. De methode om mails naar Evenote te sturen biedt ook de optie tags toe te voegen maar een enkele keer weet ik die niet helemaal zeker (ook handig voor tovertype-afkortingen!).

Sla ik die notitie op zonder tags of de titel te checken, dan loop ik het risico die notitie niet meer terug te vinden. Heeft het artikel allerlei bijzondere termen erin, dan zal het zoeken wel lukken. Stel dat ik een pagina is over pecha kucha’s opsla en later een workshop Prezi ga verzorgen. Als de notitie geen tags heeft meegekregen en de tekst die ik heb opgeslagen bevat niet de woorden “prezi” of “presenteren”, dan moet ik er zelf aan denken dat pecha kucha iets met presenteren en Prezi te maken heeft. Makkelijker is het als ik die koppeling terugvind als ik op de eerste tag zoek. Kortom, tags en goede titels maken niet alleen het terugvinden van een notitie makkelijker maar zorgen voor verbanden tussen notities.

Inbox

Evernote heeft de mogelijkheid een notitieboek als standaardnotitieboek aan te wijzen waar notities standaard in op geslagen worden. Door een apart notitieboek te maken met als naam Inbox en dat aan te wijzen als standaard heb je een buffer tussen je echte notities en de nog-te-verwerken notities. Het notitieboek Inbox moet je dus iedere zoveel tijd verwerken, waarbij je dan de tijd neemt om na te denken over het beoogde notitieboek en de juiste titel en tags.

Binnen getting things done wordt ook een onderscheid gemaakt tussen het verzamelen van allerlei acties, ideeën, et cetera en het verwerken ervan door er beslissingen over te nemen.

Van Inbox naar …

Het voordeel van notities vanuit een Inbox verwerken is daarnaast dat je bewust  beslissingen neemt over notities. Zoals in de inleiding gezegd: je moet als je opslaat vooruit denken en nagaan hoe je in de toekomst deze notitie terug wil vinden. Enkele bewerkingen op de notities die mogelijk zijn.

• Je voegt tags toe en kiest het juiste notitieboek. Je hebt Evernote open dus je kunt checken of de tags al gebruikt worden om te voorkomen dat je nét andere kiest (“presenteren” en “presentaties” en “presentations”)
• Je kunt notities als actionable markeren door er een checkbox (ctrl-shift-C) in aan te geven. Ook als Evernote niet je GTD-systeem is, is het mogelijk dat je een notitie nog wil lezen, doormailen, in een tekst wil gebruiken, et cetera. Door in bijvoorbeeld de tag “hst2″ en de checkbox toe te voegen, kun je met de zoekopdracht “todo:false tag:hst2″ alle notities met hst2 als tag vinden die je nog niet afgevinkt hebt. Door te zoeken op “todo:false” vind je alle notities terug waar je bij het opslaan een actie in vermoedde
• Je kunt tags toevoegen als “lezen” als je iets nog wil lezen of “bibliotheek” om als je in de bib bent je beoogde leeswerk weer te zien
• Je kunt GTD-tags gebruiken als Evernote je GTD-systeem is
• Je kunt voorkomen dat tags te algemeen zijn. Stel dat ik bij GTD als tag 105 notities heb, dan is die tag langzaam onbruikbaar geworden en moeten daar verfijningen bij, zoals “hof” (=horizons of focus) of “attention”  of “controle”. Met “tag:gtd tag:hof” wordt de treffer preciezer
• Je kunt van notities een tickler file maken. De notities krijgen dan data die corresponderen met de momenten dat jij er een actie op moet nemen. Je kunt daarmee ook zorgen dat een bepaalde notitie die je per se in beeld wil hebben altijd bovenaan staat. Idoc heeft een aantal mooie toepassingen van Evernote op een rijtje gezet. op het Hij sorteert notities op de datum dat ze aangemaakt zijn. De notitie die in beeld moet blijven krijgt handmatig een datum in de verre toekomst en blijft zo bovenaan. Klik bij een nieuwe notitie op “Aangemaakt:”  en vul bijvoorbeeld 31/12/2012 in en de komende maanden heb je een notitie in beeld. Voor degenen die notities op titel sorteren kan een ! voor de titel helpen
• Je kunt een link uit andere notities in de notitie opnemen om koppelingen te maken. Daarmee heb je in de notitie de herinnering dat er een gerelateerde notitie is

Via het klembord of een map

Wat lastiger is het als je de optie alt-ctrl-v gebruikt om dat wat op je klembord staat als notitie in Evernote te dumpen (werkt vanuit elke omgeving binnen Windows). In dat geval gaat de notitie naar het notitieboek dat je open hebt in Evernote.

Wie een map van zijn desktop computer koppelt aan Evernote (auto import folders), zodat alles wat in die map opgeslagen wordt meteen naar Evernote gaat, die mist in die functie ook de mogelijkheid tags toe te voegen. Persoonlijk vind ik het goed genoeg dat die mappen gekoppeld zijn in Evernote aan een gelijknamige map. Daarmee zijn de bestanden doorgaans vindbaar genoeg.

Opruimen

Zoek periodiek op “-tag:*” om de ongetagde notities terug te vinden en alsnog aan projecten te koppelen of van tags te voorzien.

Verder

Er zijn al veel artikelen op Lifehacking verschenen over Evernote. Hier staan ze samengevat en de tag Evernote laat je verder zoeken. Daarnaast is er een ebook in de maak van Lifehackingauteurs. Van dat project kun je ambassadeur worden: join The early Elephants.

Wat zijn jouw slimme manieren om Evernote alles te laten herinneren?

De zwijgers worden ongeorganiseerd sprekers

GTD en toepassingen

Veel aanhangers van getting things done (GTD) van David Allen gebruiken een “vertrouwd systeem” om alle acties, invallen, voornemens te noteren en later om te werken naar eerst volgende acties al dan niet voorzien van predicaten als “misschien/ooit” of “wachtenop”. Voor de een is dat vertrouwde systeem een piepklein pennetje aan een even zo groot boekje en voor de ander is het een takenprogramma op de telefoon of een site.

De lijst van takenprogramma’s is bijna niet meer te maken. Uit onder andere de comments op de blog over GTD en Evernote kwamen weer veel nieuwe omgevingen die je helpen met het voor elkaar krijgen van je acties. MyLifeOrganized, Remember the Milk, Things, OmniFocus, ZentoDone+, Wunderlist, 2Do,  Todledoo, The Secret Weapon, GTD met Evernote, Outlook Taken, ToDo.txt, Nirvana, Task FM, Thymer, Workflowy, Personal Brain, Egretlist, Clear, Do it (tomorrow), QuickOffice, Doit.im.

Nozbe is GTD

Van de grote programma’s die aanwezig zijn als site, op iOS en Android is Nozbe een bekende. Met Nozbe kun je individueel projecten en taken managen als ook als team. Daarnaast is Nozbe, zoals veel takenprogramma’s, expliciet gericht op gebruikers van GTD.

• Er is een inbox waar je taken kunt verzamelen die je later verwerkt. Je tikt ze in op je app, de site, Nozbe desktop of mailt ze naar deze inbox.
• Bij taken geef je aan of iets een eerstvolgende stap is. Aangezien dit de meest concrete en dringende to do’s zijn, zijn die opvallend en hebben ze een prominente plaats in menu’s.
• Je kunt labels toevoegen, zoals Ooit, Wachtenop, Bellen, Kantoor, Bibliotheek.
• Bij onderhoud (review) kun je de projecten nalopen maar ook per label zien wat er af is en wat niet.

Veel omgevingen bieden vergelijkbare functionaliteiten maar niet veel takenprogramma’s hebben echter een desktop-client. Nozbe had al enkele maanden een heel basic client en heeft nu een completere gelanceerd. De site werkt op zich prima maar de snelheid van client is toch een sterk punt. Naast zijn prijs van 0,- euro, wat gezien de kosten van de iPad app (14,99!) en de iPhone app (4,99!) een meevaller is.

Nozbe voor Windows en Mac

Na het inloggen zijn alle taken, projecten, notities et cetera zichtbaar op je computer. In de linkerkolom zie je de hoofdindeling:  next actions, Inbox, Projects, Contexts, Calendar. Onderaan de pagina vind je een zoekvak om sneller naar het juiste project of de juiste context te gaan. Terwijl je tikt verkleint de set die aan die criteria voldoen, zodat je snel bij je project bent. Nu is de filter nog niet optimaal. Niet alle projecten komen boven als je erop zoekt, maar dat issue is bekend.

Over de breedte lopen de taken. En die breedte is vrij breed, gezien de kleine letters. Links in het scherm start je taak en helemaal rechts met kleine letters vind je de tags bij die taak. Als je op de taak klikt zie je alle tags en eventuele notities. Per project kun je de notities, ook uit Evernote, en Dropboxbestanden zien. Dat betekent dat je rond een project vanuit Nozbe veel informatie kunt verzamelen.

Een nieuwe taak voeg je snel toe. Je begint de taak te tikken en als je een tag wil gebruiken typ je #. Bijvoorbeeld

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #

Nadat je # tikt, komen alle mogelijke toevoegingen in beeld die naar mate je meer tikt verkleinen. Je kunt verder tikken maar ook uit de lijst een item aanklikken. Je kunt dus iets tikken als:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP #Bellen #Next

Waarmee deze taak in het project GITP komt met als context bellen en een next action is. Met deze toevoegingen duikt de taak op in het project maar ook als je alle taken oproept die met bellen te maken hebben of als je alle next actions wilt zien. Nu is die toepassing nog hoofdlettergevoelig maar dat zal vast veranderen. In elk geval is makkelijk dat alle tags met # op te roepen zijn. Als je nu dezelfde taak mailt naar de inbox van Nozbe ziet dat er zo uit:

Contact opnemen met John om een afspraak over de prijzen te maken #GITP @bellen !

Wijzigingen worden voortdurend gesynchroniseerd. Dat betekent dat als je ook taken mailt, de client open hebt en via je tablet nog een taak edit er geen probleem met syncen is. Dat syncen geeft wel enige vertraging bij het wijzigen van taken.

Eerste video

Op de Nozbe blog kun je de ontwikkelingen volgen en vind je in elk geval een eerste video demonstratie.

Dus

Kortom, een handig programma dat offline lokaal managen van projecten en taken makkelijk maakt. En een goedkope manier om Nozbe te gebruiken. Wat vind jij ervan?

Dit artikel is afgeleid van mijn post op StrategischLui.nl over Een ‘Ga-ik-niet-doen’ lijstje. Het artikel doet het daar zó goed dat ik vond dat de Lifehacking.nl er ook van mag meegenieten.

Het idee is simpel: Je hebt 1001 ideeen, en uiteraard zijn ze allemaal helemaal geweldig. Maar helaas ben je maar 1 mens, met maar 1 leven, en heb je dus maar ongeveer 80,5 (gemiddelde levensverwachting) * 365,25 (dagen in een jaar) * 24 (uren in een dag) * 60 (minuten per uur) = 42.339.780 minuten te leven. Dus kom je tot de conclusie dat het best wel onmogelijk is om dat allemaal zelf te doen. Dan moet je dus keuzes gaan maken wat je wel en vooral wat je dus niet gaat doen (en eventueel wat je gaat uitbesteden).

Voor zulke situaties wil je dus een “To-Don’t” lijstje. Een lijstje met dingen (vrij breed) waarvan je hebt besloten ze absoluut niet te willen gaan doen. En het liefst zet je daar ook een reden bij zodat je over een paar jaar nog steeds begrijpt waarom je het niet wilt doen, of zodat je kan evalueren dat de situatie voldoende is gewijzigd om het alsnog te overwegen.

Waar het dus op neer komt:

1. Besluit wat de doelen zijn die jij écht wilt bereiken
2. Besluit wat je daarvoor moet doen, maak hiervan je takenlijstje (wij lifehackers hebben dit waarschijnlijk al)
3. Besluit welke dingen je vooral niet moet doen, maak hiervan je “To-Don’t” lijstje

Vervolgens neem je dit lijstje gewoon wekelijks mee in je weekly review. Dan controleer je of dingen van je to don’t lijstje niet stiekem toch in je todo lijstje terecht zijn gekomen.

Een greep uit mijn To-Don’t lijstje:

• Windows – Ik heb besloten dat ik geen moeite ga doen om Windows te snappen voor mijn klanten. Gebruik zelf al héél lang geen Windows en het kost mij dus teveel moeite om te achterhalen hoe daar alles werkt. Het is voor mijn focus (en tijd) een stuk makkelijk om gewoon nee te zeggen tegen sommige klanten.
• Android – Heb weinig ervaring met Android, en uit de ervaring die ik heb vond ik het maar een brak systeem. Heb dus ook besloten hier mijn tijd niet aan te verdoen, daarom zal je van mij nooit tips over Android krijgen
• niet-”Getting Things Done” – Vond Getting Things Done al een goed systeem, en nadat ik les heb gehad van meneer David Allen himself was ik er helemaal van overtuigd. Dit systeem is top. En hoewel er ongetwijfeld andere goede systemen zijn, ga ik daar geen aandacht aan schenken
• TV – Heb als missie “1 miljoen zelfstandige professionals leren hoe ze minstens 3 uur per dag kunnen besparen”, dus dan zou je denken dat TV goed zou kunnen helpen om zo veel mensen te bereiken. Dat is ongetwijfeld waar. Maar ik kijk zelf geen TV, en heb zelfs wat tegen bijna alle TV programma’s, dus het zou raar zijn voor mij om daar dan wat mee te gaan doen
• Overheid – Ambtenaren mogen niks, kunnen niks, en doen niks. Ze hebben zo verschrikkelijk veel regeltjes (sommige van 200 jaar geleden, die inmiddels al lang nergens meer op slaan) dat fatsoenlijk werken bijna onmogelijk wordt gemaakt. Heb besloten dat ik mijn energie beter kan steken in mensen die er daadwerkelijk iets aan hebben

Dit to-don’t lijstje is een bizar goed hulpmiddel bij het maken van keuzes bij kansen die zich voordoen. Zo krijg ik regelmatig commentaar in de richting van “Ja, maar deze app is alleen voor Mac!”, als ik weer eens een tip heb gedeeld. Vroeger ging ik dan uit een soort schuldgevoel een alternatief zoeken voor die mensen die daarover klaagden, tegenwoordig vind ik dat het niet mijn probleem is want ik doe simpelweg geen Windows (en zijn die mensen dus niet mijn doelgroep).

Onbewust doe je het misschien al: bijvoorbeeld en dag inruimen voor afspraken buitenshuis. LJ Earnest, oprichter van Simple Productivity Blog, kwam met het idee om dit verder door te trekken. Volgens Earnest zit je door deze indeling in dezelfde ‘mode’, waardoor je productiever bent.Het klinkt erg aantrekkelijk, en het is wellicht het proberen waard.
Het voorbeeld dat Earnest geeft is: maandag is voor technisch onderhoud, dinsdag is voor leren en lezen, woensdag is voor creativiteit, donderdag is voor het huishouden, zaterdag is voor het inhalen van achterstanden en zondag is voor planning, ontspanning en géén techniek.

Voor niet iedereen zal dit haalbaar zijn, maar het is het proberen waard: zoals in Neem de Tijd beschreven, worden mensen ongelukkig van het uitvoeren van veel taken tegelijk doen en constant veel projecten aan het hoofd hebben. Met het per dag clusteren, haal je deze stressfactoren weg. Is dat niet haalbaar? Per halve dag clusteren kan natuurlijk ook.

Proberen? Vergeet bij het plannen van de clusters niet om tijd te plannen voor onverwachte tussenkomsten!

Wat is het?

Bijzondere functies
Delegeren van taken/samenwerken heel makkelijk
Comments bij taken en projecten op 1 plek

Waar het heel goed in is
In een team projecten en taken bijhouden
Snelle interface
Gratis
Sync met iOS App
Overzichtelijk en makkelijk te leren
Samenwerking met Google Apps, Salesforce and Dropbox

Wat (nog) niet goed is
Alleen webbased + iOS App (geen programma voor op Mac, Win of Andriod)
Nog geen sneltoetsen

Alternatieven
Wunderlist (waar projecten niet makkelijk in bij te houden zijn), Wunderkit (wel projecten delen, maar ingewikkeld), Remember The Milk (kost voor goed gebruik geld, beperkte functies), DOIT.im (gratis, geweldig, Apps voor alle platforms, maar beetje trage interface), en een trits aan lokaal te installeren takenlijsten.

Conclusie
Doen als je een gratis sociaal takenlijst programma wil en je met webbased + iOS App takenlijst tevreden bent (dus geen sneltoets op de computer om een taak toe te voegen).

PS : Ik heb do.com alleen getest, zelf gebruik ik The Hit List op de Mac + The Hit List App op iPhone. Waarom? Omdat ik niet zonder sneltoets kan op de Mac. Ben aan het werk en denk ineens, oja dat wil ik ook nog doen. Even Ctrl+A en ik kan het intikken. En dat lukt niet (goed) met een webbased takenlijst.

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Wie Lifehacking volgt die ziet regelmatig tips en adviezen om een dag slim in te delen. Eerdere blogs zijn onder andere:

• Wat is het nut van een planning van één dag? Scheid alles wat je vandaag gaat doen van alles wat je vandaag niet gaat doen en een planning is gemaakt. Oftewel wat kan naar mañana?
• Hoe begin je je dag? Past mail daarin of later doen? Snoozen? In elk geval een kikker als ontbijt!
• Hoe zorg je dat de acties op je lijstje ook écht to do‘s zijn?
• Hoe scrum je je projecten
• Hoe houd je je agenda leger om aan doen toe te komen?

Verder veel adviezen over hoe je taken oppakt al dan niet met to do-apps, waarvan de lijst eindeloos wordt.

Peter Bregman, een van de bloggers van Harvard Business Review vraagt één extra stap, namelijk enkele momenten van reflectie. Hij stelt dat een investering van 18 minuten je helpt een dag bewuster op te bouwen.

• Start met 5 minuten planning
• Neem op elk heel uur één minuut om te checken of je nog op koers ligt. De kikker gegeten? De meest-belangrijke-taken (MBT’s) voor die dag gedaan? Meer concentratie nodig? Op een standaardwerkdag van 8 uur zijn dat 8 minuten
• Eindig met 5 minuten reflectie en vooruitblik. Is af wat af moest. Zo ja, ta da! Zo nee, als nog doen? Morgen doen? Mailtje sturen? Nog iets of iemand vergeten? Groot voordeel van die reflectie is vooral dat je niet later verrast wordt door iets dat je vergeten was maar zelf nadenkt. Doorgaans kun je beter beslissen dat je een klus morgen oppakt, dan ‘s avonds met schrik realiseren dat je die vergeten was.

Degenen die de pomodoretechniek gebruiken zijn al gewend om een tijd geconcentreerd te werken en dan omsteltijd te hebben. Per twee of drie pomodores kun je ook één minuut offeren aan reflectietijd. De eerste en laatste vijf minuten zijn goede inbeddingen van de werkdag.

De vergaderaars onder ons kunnen baat hebben bij deze methode. Gebruik de eerste 5 minuten om gezamenlijk vast te stellen of de agenda duidelijk is. Vaak krijg je verschillende antwoorden als je vraagt wat précies het onderwerp is dat bedoeld wordt met hetgeen de agenda vermeldt en wat de bespreking vandaag moet opleveren. Het idee om vijf minuten aan het eind te investeren om na te gaan of alle doelen gerealiseerd zijn, of de aanpak handig was, wat nog nabesproken moet worden, is waardevol. Na elk agendapunt kan de één minuut reflectie gebruikt worden: goed besproken, iedereen aan de beurt gekomen voor zover nodig, heldere eerstvolgende actie? Sowieso zijn in sessies waarin veel gepraat wordt korte denkpauzes in stilte waardevol.

Degenen die in teams of projectgroepen werken, kunnen hun werkdag op die manier gezamenlijk starten. Als iedereen binnen is niet meteen met koffie in de hand en de jas nog aan de laptops starten maar eerst gezamenlijk de dag plannen. Elk uur oogcontact of een korte break en weer verder met de diverse taken. Iedereen start met een moment afstemming maar dan wel zo kort dat het nauwelijks in de weg kan zitten.

Werken die 18 minuten voor jou? Heb je een ander systeem?

(Foto Keeping an eye on time van BadBoy69)

Een veel gehoorde opmerking van mensen die zich zojuist zijn gaan verdiepen in een nieuwe productiviteitsmethode gaat ongeveer zo: 

En natuurlijk kan dat  Iedereen is vrij haar eigen cocktail van timemanagement methodes bij elkaar te harken. De vraag is natuurlijk – is het slim? Over sommige systemen is lang en hard nagedacht om ze zo effectief mogelijk te laten zijn. Zelf ben ik bijvoorbeeld behoorlijk fan van Getting Things Done – verbaast je vast niets  Sommige andere methoden stellen nauwelijks meer voor dan een bij elkaar geharkt zooitje tips. In beide gevallen is de vraag wat je er mee opschiet zonder enig nadenken je eigen variant te maken.

Gooi de regels niet zomaar uit het raam!

Het grote nadeel van het achterwege laten van onderdelen van een methode voordat je goed weet waaróm ze er zijn is juist dat je geen idee hebt of dat handig is (ja, lees dat nog eens). Het omgekeerde, eerst aanleren en dan bewust besluiten iets te laten vallen, is al een stuk slimmer.

Mijn eerste tijd met GTD was wat dat betreft erg leerzaam: eerst startte ik alleen met het gebruik van GTD-actielijsten. Handig, want door acties op een speciale Context lijst te plaatsen werd alles al een stuk overzichtelijker. Daar hield ik het bij. Dit hielp iets, maar was weinig meer dan een gesegmenteerde TODO-lijst. Ik miste de pointe van GTD. Totaal. Pas toen ik stap voor stap de andere onderdelen ging toepassen viel alles op z’n plek. Ah, dus je laat prioriteiten basically los en stopt met alles een due date geven – best wel relaxt eigenlijk. Acties koppelen aan doelen zodat ik kan zien of ik wel doe waar mijn hart ligt – relevant! Die inzichten en het zonder meer toepassen ervan gaf mijn productiviteit echt een ongekende boost omhoog. Heerlijk om je te verdiepen in een methode waar alles gewoon klopt.

Tegenwoordig pas ik GTD in al haar facetten toe, gecombineerd met de principes van Covey. Daar voel ik me goed bij. Niet in het minst omdat ik weet dat de gemaakte keuzes weloverwogen zijn. Dat voelt fijn!

Wat zijn de regels die JIJ gebroken hebt? Tevreden, of juist te snel gebroken? Je bijdrage is van harte welkom in de comments hieronder!

—

Deze blogpost op lifehack.org was de trigger tot deze post.

Bron foto sxc.hu