De weg naar een opgeruimd huis of kantoor

Inspiratie komt soms in een vorm die je niet kan bedenken. Wie had gedacht dat ik door de GTD summit geinspireerd zou raken om daadwerkelijk te gaan opruimen. Niet dat het nou zo’n rotzooi is bij ons thuis. Maar we wonen klein en we hebben een heleboel boeken, zowel privé als van mijn uitgeverij . Tijdens de GTD summit werd namelijk vaak gesproken over de strategische waarde van ‘clear space’. Die is essentieel om creatief en productief te zijn.  Denk maar aan het effect van een vieze, volle keuken als je wilt gaan koken tegenover het gevoel bij een schone, opgeruimde keuken.

Dit stukje gaat niet over het schoonmaken van die keuken (als je dat nog niet hebt gedaan zou ik dat zeker doen) maar over opruimen voor gevorderden. Want ook die archiefdoos zonder label erop pikt een klein beetje van je dagelijkse energie in. Elke keer als je er voorbij komt (zelf al staat die in de kast) denk je toch onbewust “wat was dat ook al weer voor archiefdoos.”

Opruimen

Ofwel kijk al je spullen nog eens goed door, dus ook de boeken en die leuke stoel, en stel jezelf steeds de vraag: Kan het weg? Beslis het echt, stel het niet uit, doe het vervolgens ook. Dat is essentieel om de daadwerkelijk waarde van ‘clear space’ te ervaren.

Dus stel jezelf de volgende vragen:

1. Gebruik ik het nog regelmatig?
2. Vind ik het nog mooi, leuk interessant , is het handig etc.
3. Heeft het emotionele waarde?
4. Wil ik er nog iets (ooit) mee (wees realistisch!)

Ook al heb je maar 1 keer nee geantwoord, wees streng en doe het weg. En definieer je volgende actie:

1. Weggooien (gelijk doen niet twijfelen)
2. Naar de Kringloop brengen
3. Op Marktplaats (definieer gelijk hoe lang het erop mag staan en wanneer je het daarna toch weggooit als het niet verkocht wordt)
4. Digitaliseren en labellen

Daarnaast kun je kijken of je al je papierwerk kan digitaliseren. (Evernote is daar een goede tip voor). Zodat je nog meer ruimte voor jezelf creëert. Kun je er ergens geen afstand van doen, bijvoorbeeld dat treinkaartje voor je eerste afspraakje met je eerste liefde? Stop het dan in een doos en geef het een label. Het labellen is essentieel. In het kader van Getting Things Done maakt het niet uit hoeveel spullen je hebt, als maar duidelijk is wat het is. Dus een doos zonder naam, daar ga je toch steeds aan twijfelen: “wat was dat ook al weer…” Al label je een doos “Spullen die ik maar niet weg wil doen en waar ik nog eens wat mee ga doen”, zorg dat het is gelabelled zodat je er niet meer over hoeft na te denken.

Tot slot

Maak je ruimtes niet té leeg want dan gaat dat weer drukkend werken, volgens David Allen. Een (nette) boekenkast geeft zoveel indrukken dat je er ‘numb’ voor wordt waardoor het weer rustgevend wordt. Denk maar aan de natuur, niets is zo relaxed als druk tegelijkertijd. Zolang er maar geen verscholen actiepuntjes in die boekenkast schuilen. Het zelfde geldt uiteraard voor die muziek- en kunstcollectie.

Hoe ga je om met het onverwachte

Het is één van mijn favoriete quotes van David Allen: “How you deal with the unexpected is your competetive edge”  Ofwel hoe je omgaat met het onverwachte is hoe je jezelf onderscheidt van de rest.

De reden dat deze quote een van mijn favoriete is, is omdat hij zo goed van toepassing is in verschillende situaties en het een perfect voorbeeld is van slimmer werken. Tijdens de GTD summit kwam deze one-liner tevoorschijn toen in werd gegaan op de vraag hoe je omgaat met de huidige crisis als bedrijf en juist ook als werknemer.

De David Allen Company heeft door de krimpende trainingsbudgetten 40% van z’n mensen ontslagen. Die beslissingen hebben ze in een paar weken tijd kunnen nemen. Een paar simpele vragen werden er ter illustratie aan de zaal gesteld aan zowel de werkgever als werknemer: Heb je alles op orde? Wie hou je liever in dienst? Hoeveel kans heb je om je baan te behouden als je je ‘stuff’ niet op orde hebt?

GTD is dè manier van slimmer werken en om je te onderscheiden. Voor de buitenwereld ben je betrouwbaar en heb je je ‘stuff’ op orde. Je weet namelijk in één oogopslag hoe je leven er voor staat en wat je kunt doen om met de nieuwe situatie om te gaan. Ook als je wordt ontslagen of als je als ondernemer mensen moet ontslaan. Een voorbeeld dat David vaak gebruikt om dat te onderstrepen is: “Stel je loop in een steegje en je wordt besprongen door 4 mannen  hoe reageer je beter: als niets je bezig houdt of als je nog moet denken aan die 3.000 onverwerkte emails in je inbox? “ Het antwoord kun je zeker zelf bedenken…

Hoe ga jij om met onverwachte situaties in werk en privé? 

Morgen: De weg naar een opgeruimd huis of kantoor

Vandaag Elise’s ideeën over het scheiden van werk en privé

Werk en prive gescheiden?

Essentieel voor mij als het gaat om slimmer werken is dat de scheidslijn tussen privé en werk wordt opgeheven. Alleen als je die scheiding opheft kun je je eigen beschikbare middelen zoals tijd, energie en zin zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten. Nee dan heb ik het dus niet over lange discussies op je werk over nieuwe vriendjes, uitgaan en je plannen voor de vakantie. Maar de mogelijkheid om zelf te bepalen wanneer je welk werk doet. Want voor mij is werk, werk. Werk is dus ook zoals David Allen dat zo mooi zegt kattenvoer kopen.

Weg scheidslijn

Dit idee landde extra bij me toen ik bij de GTDsummit de volgende quote te horen kreeg: If your an entrepreneur it automaticly mixes your work and private life. Ofwel geef het maar op om die kunstmatige scheidslijn vast te houden.  Interessant was dat de persoon die met deze quote kwam meer dan 300 werknemers in dienst heeft (Kim Hagerty) en dat hij ondersteunt werd door het gehele panel (Meg Edwards, Ismael Ghalimi, Brian Lowery, Bruce Somers, John de Souze, Mike Williams en Eric Mack).

Mix

Ook interessant om te horen was dat er voor het panel geen verschil is tussen Getting Things Done @home en @work.  Dus ook hun kinderen en partners krijgen er volop mee te maken. Zo hebben ze bij Bruce Somers diverse laptops in huis waar in een kleurcode voor iedereen z’n agenda staat en doen ze bij Eric Mack weekly reviews met de gehele familie.  Het klinkt misschien wel heel erg als hardcore GTD, maar tegelijkertijd is het ook zo logisch om je eigen mind like water te willen delen met diegene die het dichtst bij je staan.

Thuiswerken

Het GTD panel is een enorme voorstander van thuiswerken, ook als je een representatief groot bedrijf of een heel klein huis hebt. Het is volgens hen een goede life hack  (al gebruikte ze die woorden niet) en logisch omdat het kosten en tijd bespaart. Met of zonder bedrijfskantoor, ze werkten allemaal thuis! Het grappige is dat ik als ondernemer met kantoor aan huis vaak de vraag krijg, wanneer ik naar een “echt” kantoor ga. Daarnaast merk  ik ook vaak een soort schaamte bij mijn medeondernemers op als het gaat om het thuiswerken en het ontvangen van grotere klanten.  Wellicht hebben ze hiermee in de VS een slag gemaakt die wij nog moeten maken?

Morgen: Hoe ga je om met het onverwachte?

[HTML1]

[HTML1]

[HTML1]

Wie zegt dat David Allen niets met Lifehacking heeft?

[HTML1]

In de video is het niet goed te zien en te horen, je Evernote-database staat in User > Library> Application Support > Evernote. En let op: Dit werkt alleen nog op de Mac. Windows komt er aan (er is trouwens net een nieuwe update) dus nog even geduld voor die versie!

“If I want to have Twittered, then it’s productive!” I wasn’t trying to be facetious. The truth is, if you’re taking a vacation to relax and you don’t relax, then it’s an unproductive vacation.

In het artikel onderscheidt hij ook drie “soorten” productiviteit die gebruik van social media rechtvaardigen

You’re an incorrigible extrovert, and you just love to schmooze.

[...]if you’re wired to get inspirational juice from multiple relationships in that way, it can be productive.

You have an agenda that is supported by this kind of connection.

[...]I’ve only been on Twitter for a couple of weeks, but already it has invigorated lots of great discussions and a sense of connectedness with thousands of people in and around my network.

You’re researching.

[...]That is, I’ve got to participate in order to really know what’s going to pay off and what isn’t. The experience in Twitter was unexpected; and it took quite a bit of experimentation to get a feel for what was going on, and how to find a groove there.

Het artikel is zeker de moeite waard als je wat meer wilt nadenken over de mogelijkheden van social media en persoonlijke productiviteit.