Rust in je werk

Als je snapt hoe je brein in elkaar zit, kun je de rust weer terugbrengen. Je weet dan wat je moet doen om de kalmte te bewaren én je weet welke acties nodig zijn om orde in de chaos te scheppen. En dat geeft weer grip op je werk.

Je hersenen zijn beperkt

Wat veel mensen niet beseffen, is dat hun brein beperkt is. Dat beschrijft David Rock in het boek ‘Your Brain at Work’. Hij vergelijkt je brein met een theater. Het deel van je hersenen waar je ‘bewust’ mee denkt ziet hij als het podium van het theater. Dat podium is klein. Er kunnen eigenlijk maar vier acteurs tegelijk staan en als het er toch meer worden, wordt er automatisch één van het podium af geduwd.

Daarbij komt dat het podium veel energie opslurpt. Van bewust denken raak je sneller uitgeput dan van dingen op de automatische piloot doen. Hoe intensiever je het podium dus gebruikt, hoe sneller je moe wordt.

Hoe je het je brein makkelijk maakt

Als je weet dat je brein beperkt is, kun je erover nadenken hoe je slim met je brein omgaat. Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Kies bewust op welk moment van de dag je prioriteiten stelt. Van al het denkwerk kost prioriteiten stellen de meeste energie. Je hebt dan continue meerdere acteurs op het podium staan omdat je verschillende taken tegen elkaar afweegt. Doe dat wanneer je fit bent. Kies dus ‘s ochtends welke taken je wilt doen of doe dat juist ‘s avonds als je meer een avondmens bent.

Schrijf bij nadenkwerk je gedachten op. Als je kunt kijken naar wat je hebt opgeschreven, hoef je niet iets te onthouden en iets te bedenken tegelijkertijd. Dat scheelt acteurs op het podium. Gebruik bijvoorbeeld een whiteboard, een flipover of een digitale mindmap om brainstormen.

Wissel taken waar je veel concentratie voor nodig hebt af met taken die je op de automatische piloot kunt doen. Als je een uur hebt zitten ploeteren op een projectplan, neem dan even de tijd om wat telefoontjes te doen of de afwas weg te werken. Dan kan je brein weer opladen.

Zorg dat je zoveel mogelijk taken op de automatische piloot kunt doen. Alles waar je een automatisme van kunt maken, scheelt je energie. Kies een vast plek voor je sleutels, maak een standaard paklijst voor als je op vakantie gaat en leer werken met sneltoetsen.

Wil je minder energie kwijt zijn aan wat je doet? Neem dan nu vijf minuten de tijd en pak pen en papier. Brainstorm over hoe je taken meer op de automatische piloot kunt doen.

Meer lezen? Check dan dit artikel: ‘Hoe je je brein helpt om te focussen‘.

De zwijgers worden ongeorganiseerd sprekers

Vorige week heeft Lifehacker.com  haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep  te nemen. Geen tijdmanagement maar slim tijd benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Wat belooft de Pomodoro techniek?

Nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro techniek, belooft ons o.a.:

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een eierwekker (Francisco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat vandaar; the Pomodoro Technique) om je tijd te verdelen in blokken van een half uur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken die je nodig denkt  te hebben. Dan start je en zet je de eierwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten. Iedere keer als je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid ) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te halen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent je niet af te laten leiden en anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress volgens Francisco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan….”. Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory Sheet’, een soort ‘master todo-list’. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust. Het 2^e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker en houd je bij hoeveel Pomodo’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor leer je beter schatten en jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Tip: heb je een functie waarbij mensen je makkelijk kunnen storen? Hang dan deze ‘Pomodoro waarschuwing’ goed zichtbaar op bij je werkplek (alleen als je een Pomodoro start). Dat gaat je veel tijd schelen!

Nadelen van de Pomodoro techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kan je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven. Dan ga je te veel tijd besteden in het 1^e kwadrant van de Eisenhower  matrix en loop je het risico niet voldoende tijd aan ‘the Big Rocks van Stephen Covey’ te besteden. Succesvolle lifehackers zitten immers voor > 60% in ‘kwadrant 2′ ofwel zijn juist bezig met planningen, voorbereidingen en hergebruik van kennis.

Hoe nu verder met de Pomodoro en andere technieken?

Ik werk nu zelf een paar jaar met een combinatie van mindmapping voor het maken van ‘Work Break Downs’ en de Pomodoro techniek vanuit een Personal Dashboard. Een goed begin is om een jaarplanning te maken vanuit rollen en doelen. Hier kan je een jaarplanning voorbeeld sjabloon downloaden. Vervolgens kies je elke week de doelen die je minimaal moet halen en verdeel je die over je werkdagen. Zo voorkom je dat de doelen die je echt wilt halen, ondersneeuwen in ‘de dagelijkse dingen’. Je kunt mindmapping vervolgens ook gebruiken om elke ‘Big Rock’ verder in overzienbare taken op te breken. Dus voor je zogenaamde ‘Work Break Downs’. Helemaal handig is om dan het overzicht te houden vanuit je electronische Personal Dashboard en gebruik te maken van een ‘app’ als de Cherrytomato of Pomodairo (tip). Zelf zet ik vaak een koptelefoon op (met muziek om direct in de ‘alfa hersen frequentie’ te komen) als ik in een ‘lastige pomodoro’ ga doen. Ik raad mijn cursisten dan ook aan niet één systeem te gebruiken maar juist een combinatie te kiezen die ze persoonlijk goed past.

Succes met uitproberen en tweet me als je vragen hebt of gratis mee wilt doen met mijn  volgende webinar waar ik het e.e.a. verder uitleg (dan regel ik een inlogcode voor je) en ook in ga op gebruik in teams. Ik ben ook nog bezig met een uitgebreid mindmap uittreksel van GTD en ‘the Procrastination handbook’ dus binnenkort daarover meer op lifehacking.nl.

Ich bin ein Snoozer

Komiek Jerry Seinfeld is genadeloos over snoozen:

If any invention marks the decline of human civilization, I think it would have to be the snooze alarm. The snooze alarm is based on the idea that when the alarm goes off, you are not getting up… They should sell the snooze alarm with an unemployment application and a bottle of tequila. Just make it a complete pathetic-loser kit.

In Switch van de gebroeders Heath beschrijven ze een vergelijkbaar beeld van snoozen:

Consider the Clocky (…) It’s no ordinary alarm clock—it has wheels. You set it at night, and in the morning when the alarm goes off, it rolls off your nightstand and scurries around the room, forcing you to chase it down.

What it shows, fundamentally, is that we are schizophrenic. Part of us—our rational side—wants to get up at 5:45 a.m., allowing ourselves plenty of time for a quick jog before we leave for the office. The other part of us—the emotional side— wakes up in the darkness of the early morning, snoozing inside a warm cocoon of sheets and blankets, and wants nothing in the world so much as a few more minutes of sleep. If, like us, your emotional side tends to win these internal debates, then you might be a potential Clocky customer. The beauty of the device is that it allows your rational side to outsmart your emotional side. It’s simply impossible to stay cuddled up under the covers when a rogue alarm clock is rolling around your room.

 Het probleem van nu en straks

Snoozen is niet anders dan andere vormen van procrastination: in plaats van nu te doen dat verstandig is of goed voor je is, doe je nu iets dat leuk is. Het verstandige komt later wel. Daar is altijd wel een verhaal van te maken voor jezelf. Bijvoorbeeld: nog even slapen maakt dat ik fitter ben en dan heb ik dat klusje sneller af!

Op de blog You are not so smart wordt ook procrastination besproken:

The Misconception: You procrastinate because you are lazy and can’t manage your time well.

The Truth: Procrastination is fueled by weakness in the face of impulse and a failure to think about thinking.

Hun stelling is niet dat degenen die niet procrastineren meer discipline hebben of verstandiger of slimmer zijn. Degenen die dat minder doen denken meer over denken (capable psychonauts). Zij onderscheiden de nu-ik en de toekomst-ik. De nu-ik moet beseffen dat de toekomst-ik onbetrouwbaar is en alle voornemens niet gaat waarmaken. Nu opstaan, gezond eten, bewegen of dat lastige telefoontje doen kan alleen nu-ik. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je slim omgaan met verleidingen.

Het verhaal lijkt op de olifant en de bestuurder metafoor dat we ook al gebruikten voor de nieuwjaars voornemens.

Kortom, zet de eierwekker om 20 minuten aan een stuk te werken, bescherm je aandacht, drink water en eet fruit om te voorkomen dat je trek krijgt. Ook het motto Eat that frog is zo’n slimme manier van denken:

Eat that frog

Wat helpt?

Op het moment dat je de keuze maakt om iets te doen wat je zou moeten doen of te snoozen is het zaak je bewust te zijn van de keuze. Het is ook van belang er niet op te vertrouwen dat je in de toekomst alleen maar verstandige dingen zult doen en dus dan wel je push ups doet, de administratie in orde maakt of klusjes in huis oppakt. Toekomst-ik is niet zo verstandig. Door dit alles denk je na over nadenken en neemt de kans al af dat je uitstelt.

Vergroot de kans dat je de taak die je wilt doen ook makkelijk kunt doen:

• beperk afleiding door de Pomodore techniek of een firewall op te trekken om je aandacht te beschermen
• laat anderen je controleren
• formuleer doelen hardop
• zorg dat taken concrete, kleine makkelijk te zetten stappen zijn (heldere eerstvolgende acties)
• beloon jezelf als je klaar bent (de tadaa-lijst en de ketting rijgen)
• maak er een gewoonte van de frog te benoemen of je meest belangrijke taken (MBT’s) voor die dag
• ga in discussie met jezelf als je iets uitstelt en ga er vanuit dat toekomst-ik onbetrouwbaar is
• koop een kikkertje en zet dat voor je neus. Als je de neiging hebt te snoozen: denk eat that frog!

En wat betreft het snoozen: lekker blijven liggen óf opstaan maar niet jezelf het verhaal vertellen dat je beide kunt doen.

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Iedereen die wel eens een managementboek leest of een cursus doet, zal bij het stellen van doelen als een soort Pavlov-reactie aan het woord SMART denken. Immers, doelen stellen moet concreet en dan helpt elke letter van het woord SMART (en zijn vele varianten) om het denken aan te scherpen. Uiteraard is het motiverend en nuttig om dat waar je naar streeft voor je te zien en voldoende helder te hebben om ernaar toe te kunnen werken. Toch is het te scherp formuleren van doelen niet productief. Vaagheid kan helpen om precies voldoende duidelijkheid te hebben en de nadelen van te scherpe doelen te voorkomen. Kortom, in praise of vagueness.

Vaag wil overigens niet zeggen dat het onduidelijk is wat je doel is, maar dat je toestaat dat er grensgevallen zijn. Zoals iedereen weet wat je bedoelt als je zegt dat je het weer fris vindt maar niemand precies weet of dat nu 8, 9 of 10 graden is. In een interview over Not Exactly: In praise of vagueness, Kees van Deemter stelt de auteur:

For people in my area of logic, it’s actually a much narrower phenomenon, such as the word “grey”. Some birds are clearly grey, some are clearly not, while others are somewhere in between. The fact that such birds exist makes “grey” a vague concept. The vagueness does not arise from insufficient information: some concepts are fundamentally vague.

Een interessant onderzoek over gewicht verliezen. Personen die meededen aan een test en gewicht moesten verliezen deden het beter als ze vage feedback kregen, dan wanneer ze de precieze kilo’s en grammen hoorden. Wie gewicht verliest is tevreden en gaat verder. Wie vijf kilo wil verliezen en er 4,65 verliest, is ontevreden en gaat door de negatieve feedback minder succesvol verder.

Stel dat je meer wilt schrijven, zou het dan handiger zijn om je voor te nemen méér te gaan schrijven of helpt het om een aantal te bepalen? Door bijvoorbeeld vijf blogs te willen schrijven, is de kans groot dat er vijf komen en niet meer. Maar bestaat de kans ook dat nummer vier en vijf wellicht niet écht top waren maar nu eenmaal moesten. Het is de vraag of het succes van het plaatsen van blog één en twee niet voldoende de kans op vervolg garandeert. Daarnaast kost het moeite om aantallen te bepalen en doelen SMART te maken.

In Durftevragen geven Nils Roemen en Fanny Koerts aan dat enige vaagheid de kans op meedenken groter maakt, dan wanneer je in je eentje een heel precieze vraag formuleert:

Bovendien: zelfs een vage vraag stellen is goed, want daarmee daag je mensen uit om mee te denken. Hierdoor wordt een vraag, droom of ambitie gedurende een gesprek steeds helderder.

In managementkringen is het sturen op key performance indicatoren populair. Je maakt doelen SMART en meet de indicator het gewenste en essentiele gedrag (de key performance). Vaak genoeg gaat dan alle aandacht naar de I in plaats van naar de KP. Een gesprek over een indicator kan kort zijn, (“Aantal klantbezoeken gehaald, dus oordeel is goed”) terwijl een gesprek over de key performance een interessante zoektocht is naar wat wel en wat niet goed ging. Jaap Peters heeft met de foto van een perron een mooi verhaal (#19) over hoe ontzield de KPI’s en SLA’s gedrag kunnen maken:

In juridische kringen is het volgende verhaal populair: een man komt met een lama bij een café. Op de deur staat “Verboden voor honden”. We zullen allemaal aannemen dat de lama onder de “honden” valt. Stond er op de cafédeur “Verboden voor honden, katten, cavia’s, hamsters, geiten”, dan is de kans zeer groot dat iemand aanneemt dat de precieze opsomming inhoudt dat lama’s van harte welkom zijn. In elk geval is de kans groot dat de bedoeling van de bewoording “honden” goed opgevat wordt door de -relatief- vage term.

De vraag bij het stellen van individuele doelen is wanneer het doel voldoende duidelijk is dat je er mee aan de slag kunt. “Meer schrijven” is erg vaag maar “Meer blogs op mijn eigen site schrijven over GTD en mailboxbeheer” geeft al behoorlijk richting. Soms is een aantal meer dan een aantal. Bijvoorbeeld het streven van bloggers als Erwin Blom om dagelijks te schrijven. Die verplichting en discipline voegt waarde aan het doel toe. Ook heeft het waarde om aspecten van SMART te gebruiken, zoals de vraag of een doel realistisch is. Ja of nee is dan minder interessant, dan wat je nodig hebt om het te laten slagen.

In Getting things done is doelen stellen een belangrijk deel. David Allen blijft daarbij weg van SMART en varianten daarop, maar stelt wel “Define what “done” means and what “doing” looks like and where it happens!” Oppassen met verfijnen maar wel het eind en de eerste stap helder hebben.

Kortom, wees voldoende precies in je doelen zodat ze voor jou duidelijk zijn én energie richten. Of is dat te vaag …

- Naar aanleiding van In Praise of Vagueness in Wired

- Afbeelding van lambertwm op Flickr

Er is veel te zeggen voor kenniswerkers om  op te ruimen. Het belangrijkste argument vóór is dat spullen om je heen afleiden. David Allen stelt in de inleiding van Getting things done dat wat aandacht kost vooral verwaarloosde verplichtingen zijn. Verwaarloosd zijn dan die zaken waar je nog geen beslissing over genomen hebt (de tandarts afspraak die gemaakt moet worden, de offerte die nog niet af is, de verwaarloosde afspraak). Die gaan spoken of schieten wortel in je geest, waardoor ze aandacht kosten terwijl je er niets aan doet. Opkomende gedachten worden makkelijker uitgelokt als je werkblad allerlei onaffe projecten bevat, je mailbox vol en half geordend is, je post die om actie vraagt om je heen hebt … Op het moment dat je er een beslissing over neemt, krijgen ze een plek en dat geeft rust. Op het moment dat je over een urgente deadline beslist dat je er pas aan begint als een andere actie af is, heeft die deadline een plek. Kortom, orde geeft overzicht, controle en voorkomt de spokende gedachten. Komt er een gedachte op, dan is het zaak die ergens te dumpen waar je ‘m later weer tegen komt, zoals een notitieblok, een memorecorder, (via Captio) naar een inbox  (jouw trusted system).

Daarnaast heb je doorgaans bij het werken allerlei spullen, bronnen en informatie nodig en is het handig als je die in één keer vindt. Sterker nog, zoeken kost niet alleen tijd maar kan ook een bron van ergernis zijn. “Waar heb ik dat nou gelaten” en andere zelfkwelling maakt zoeken niet alleen tijdrovend maar ook een bron van zelfverwijten en stapels goede voornemens. Door snel informatie te vinden, contactinfo op één plaats te hebben, snelkoppelingen, goede bookmarks en goed getagde notities werk je sneller en met minder stress.

Wat zijn dan de nadelen van opruimen?

1. Opruimen kost tijd. Dus hoe minder vaak en effectiever je het doet hoe beter.
2. Opruimen vraagt om een structuur. Immers, wie gaat opruimen moet in een beslismodus komen en alleen maar ordenen. Niet de kranten half beginnen lezen, de brief beginnen te scannen en met dat rare palletje dat al lang in de fruitschaal ligt een Google Goggles search gaan doen maar stapels maken en verdelen. Die beslismodus werkt het best als er een structuur is. Waar komen de te archiveren zaken, wat met de zaken waar een actie uitkomt, waar de boeken die retour bibliotheken moeten, … Een werkende structuur vraagt dat je vooraf nadenkt over hoe je later iets terug wil vinden. Is een grote reeks mappen handiger dan één stapel? Pile, don’t file of Pile File? Het is mogelijk dat het efficiënter is alles op één stapel te leggen en als je dan die ene bijlage bij de polis nodig hebt of dat ene garantiebewijs nodig dan te gaan zoeken in de stapel. Als dat maar zelden voorkomt, bespaar je tijd. Plus als je iets nodig hebt ben je gemotiveerder om er energie in te steken dan wanneer je je afvraagt waar je wat moet archiveren.
3. Opruimen kan leiden tot micromanagement of kan uitstelgedrag zijn: een te verfijnd systeem van mappen, tabbladen, folders, to do-lijsten dat dan ook weer periodiek ingewisseld wordt voor een nieuw systeem kost alleen maar energie en kan een manier van jezelf afleiden zijn.
4. Orde zet minder aan tot actie. Uit onderzoek (Consider it done! - Masicampo en Baumeister) is gebleken dat het verwerken van input naar een ordelijk systeem van acties (GTD!) een zodanig rustig en opgeruimd gevoel geeft dat je makkelijk vergeet de acties ook nog te doen. Uiteraard leidt een Post it! met een urgente actie af en zou je hem niet willen zien zolang je er niets aan doet. Anderzijds is die agitatie wel reden om de Post it! weg te werken.
5. Orde vermindert creatieve impulsen. Door allerlei items op en rond je werkblad te hebben, is de kans op een meanderende geest die toevallige combinaties maakt klein. Dat is ook juist de bedoeling als je in diepe concentratie een taak af moet maken maar is voor een wat lossere brainstorm of een zoektocht naar inspiratie voor een artikel juist wel behulpzaam. Uiteraard kun je in een ordelijke omgeving bijvoorbeeld je Evernote notes doorbladeren om die toevallige treffer op te zoeken en hoef je niet tot je enkels in rommel te zitten.

Kortom, opruimen heeft zijn nut en leidt tot meer focus maar houd er maat mee, want teveel schaadt een gevoel van actie en urgentie.

(Foto: Jeffrey Beall op Flickr)

Vier jaar geleden realiseerde ik het me eindelijk: Mijn leven wordt grotendeels beïnvloed door angsten. Angsten die gecreëerd zijn door diep gewortelde overtuigingen, ervaringen in het verleden en meningen van anderen.

Alle situaties waarin we ons bevinden zijn van nature 100% neutraal. Doordat we onbewust eerdere gebeurtenissen, meningen of overtuigingen koppelen aan gedachten die je nu hebt, plak je een label op de huidige gedachte of situatie. Het label dat je aan de huidige (of toekomstige) situatie plakt, maakt een situatie positief of negatief.

Situaties labelen

Het onbewust negatief labelen van een (toekomstige) situatie brengt angst naar boven. Onbewust haal je een gelijksoortige situatie of een mening uit het verleden en koppelt die aan een gedachte: Een negatieve gedachte. Een illusie. Een gedachte over de toekomst. Een angst voor de toekomst.

Hoe is het mogelijk dat je een angst hebt over de toekomst? Waar zijn deze angsten op gebaseerd? Op de overtuiging dat het je weer gaat gebeuren? Of dat een mening van een ander waar is? Realiseer dat angsten eigenlijk prachtige indicatoren zijn, dat je weerstand biedt tegen de werkelijke neutrale situatie.

Bekijk je angsten met een helikopter-view

Een angst kan dan ook heel goed worden gebruikt om met een helikopter-view te bekijken en te beseffen hoe belachelijk deze angst in werkelijkheid is. Het beseffen dat je een angst hebt en het relativeren van de situatie brengt de feiten op tafel.

Stel je voor: Je bent als klein kind aangereden door een rode Suzuki Swift en elke keer als er een rode Suzuki Swift om de hoek komt, bevries je van angst. Wanneer je bewust wordt dat de situatie waarin je zit 100% neutraal is, maar dat er een herinnering gekoppeld is aan de huidige situatie, lost de angst zich langzaam op.

Waar of niet waar?

Laat je niet weer meeslepen in de gedachte dat de angst een feit is. Dat de situatie neutraal is, is een feit. Dit is tevens de reden dat verschillende mensen een compleet ander beeld hebben van dezelfde situatie. Ze zien hun waarneming dan ook als waar. Ze koppelen dezelfde neutrale situatie aan andere herinneringen, meningen of overtuigingen. Zo hebben twee personen met verschillende meningen dus beide gelijk.

Hier nog even snel de stappen:

1. Word bewust van je angsten
2. Voel de angsten en kijk met de helikopter-view naar deze angsten.
3. Besef dat de (toekomstige) situatie 100% neutraal is
4. Besef dat jij een negatief label hebt geplakt aan deze situatie
5. Bedank de angst voor het aangeven van deze beperkende gedachte

Eigenlijk moet je dankbaar te zijn voor een angst. Een angst geeft aan waar negatieve overtuigingen aan het werk zijn. Door een angst te gebruiken als indicatie om er vervolgens aan te gaan werken, gaan er letterlijk deuren open in je leven die je door je angsten nooit geopend zou hebben.

Welke angsten beperken jou om het uiterste uit jouw leven te halen?

Deel één, over informatie, is beschrijvend en conceptueel. Het laat zien hoe menselijk en persoonlijk het proces van informatie verwerken is. Wanneer wordt data informatie? Het antwoord geeft een aantal persoonlijke factoren, die de verandering van data tot informatie bepalen. Vandaar dat ook de definitie van overload een sterk persoonlijke is. Er ís niet feitelijk teveel maar op een bepaald moment voor een bepaald individu in een bepaalde context kan er spanning ontstaan, die dan information overload genoemd wordt. Dat sluit aan bij de oneliner van Clay Shirkey: “there is no information overload, only filter faillure”

Deel twee bespreekt hoe informatie beter te verwerken. Er zijn analytische delen, die je helpen inzicht te krijgen. Zo helpt de auteur je, in het eerste hoofdstuk van deel II, beter te snappen wat voor informatieverwerker je bent met een informatie profiel, je informatie voorkeuren en -houding ontstaat een beeld van wie je bent, wat je nodig hebt, wat je niet nodig hebt, hoe je informatie het liefst ontvangt, wat jij weer verder moet geven, et cetera. Deze zaken geven inzicht en helpen daarna bij informatieverwerking.

In deel II concrete adviezen en tips:

• houd eens een dag bij wat je aan nice to know en need to know krijgt
• overleg met jouw gatekeeper welke keuzes gemaakt worden
• onderhoud je informatiebronnen bewust.

Daarbij is er speciale aandacht voor alles wat je hersens helpt bij het verwerken van informatie: daglicht en regelmatig pauzes in de frisse lucht, lachen en ontspanning, muziek en nachtrust om alle impressies door de hersenen te laten verwerken, …

Uiteraard komen ook zaken als emotie versus ratio en intuïtie versus analyse aan bod. Daarbij is de auteur niet genegen in stelligheden te vervallen maar beschrijft hij wat intuïtie is en wat maakt dat meer is dan een gevoel. Daardoor is de tegenstelling genuanceerd.

Meer specifiek over information overload dan. Information overload is een vorm van druk die je ervaart. Druk werkt in principe goed. Immers, te weinig uitdaging voor de hersenen leidt tot verveling, vermoeidheid en ziekten. Dus enige druk is prima. Maar te lang, te veel druk werkt nadelig voor de informatieverwerking. Zo ontstaat er met stress cortisol dat glucose afbreekt wat juist broodnodige energie voor de hersenen is. Zeker als ontspanning uitblijft, wordt dat schadelijk. Daar kun je ook zelf aanleiding toe geven:

• informatieverslaving door voortdurend alle nieuws te willen zien. Dat is gezien het voortdurende aanbod een belastende ambitie
• creatieven die voortdurend nieuwe ideeën, beelden, personen zoeken en daarmee voortdurend informatie zoeken
• te veel werk, te veel taken door elkaar, te veel afleiding, waardoor informatieverwerking complex of zelfs gehinderd wordt
• uitstelgedrag waardoor informatie over taken toeneemt en complexer te verwerken wordt.

Het hoofdstuk Brain at work bevat delen over concentratie en aandacht. Daarin is de auteur wel stellig in zijn adviezen, bijvoorbeeld over to do-lijstjes:

• gebruik één systeem
• heb per lijst één doel en maak dat doel helder
• ontwikkel codes en afkortingen voor snel werken
• loop je lijst dagelijks door
• gebruik e-tools.

Een erg interessant blok is dat over vergeten. Doorgaans is alle aandacht juist gericht op verwerken en onthouden.

Kortom, geen boek voor snelle tips over informatie verwerken maar een gedegen, breed boek vol inzichten over hersenen, informatie en het verwerken van informatie.

Elke week doe je ongetwijfeld meerdere activiteiten die redelijk vergelijkbaar zijn met elkaar. Je doet ze echter op verschillende tijden in die week. Het groeperen van deze taken kan betere resultaten opleveren in minder tijd.

Een simpel voorbeeld is het doen van boodschappen. Wanneer je bepaalt wat je tijdens een doorsnee week eet, hoef je niet 3 of 4 keer naar de supermarkt om te halen wat je op dat moment nodig hebt. Het is niet alleen tijdbesparend, maar je het bespaart je ook de nodige energie om maar eenmaal per week te bedenken wat je die week gaat eten.

Complexe taken

Je kunt deze manier van groeperen ook gebruiken voor meer complexe taken. Als je 7 artikelen moet schrijven deze week, kun je er voor kiezen om elke dag 1 artikel te doen. Je kunt deze artikelen echter ook groeperen als 1 taak en deze taak afronden in 1 dag. Dit gaat je productiviteit enorm verhogen door de volgende redenen:

1. Wanneer je een artikel aan het schrijven bent, heb je alle tools beschikbaar die je nodig hebt bij het volgende artikel. Als je elke dag alle programma’s en tools weer moet opstarten, voorbereiden en je artikel schrijven, gebruik je tijd en energie die je niet nodig hebt als je alle artikelen ineens doet.
2. Het menselijke brein werkt het meest efficiënt als het zich kan focussen op 1 taak. Wanneer je in de schrijf-flow bent beland, gaan de volgende artikelen makkelijker en zonder moeite. Wanneer je elke dag een artikel zou schrijven, zou dit elke keer tijd en energie kosten om deze flow opnieuw te bereiken.
3. Naast dat het ontzettend effectief is, creëert het schrijven van 7 artikelen op 1 dag ook nog eens een waanzinnig gevoel dat je de taak van je takenlijst kunt afvinken. Dit geeft voor de rest van de week een stukje rust en je hebt meer vrije tijd over om andere leuke activiteiten te doen of nog zo’n productieve dag aan het werk te gaan.
4. Niet afgeronde taken verspillen je mentale energie. Het verdelen van de artikelen over een hele week veroorzaakt een week lang de onnodige onrust in je hoofd. Af is af!

Dit zijn wat voorbeelden hoe je je taken kunt groeperen om je productiviteit en workflow te verhogen. Uiteraard kun je niet alle taken groeperen, maar wanneer het wel lukt, maakt het je leven een stuk makkelijker en een heel stuk leuker.

Andere suggesties om je takenlijst effectief af te werken zijn uiteraard van harte welkom.