Na dit voorval was voor mij de maat vol. Ik moest iets verzinnen om dit soort situaties in de toekomst te voorkomen. Maar hoe? Ik had alles al eens geprobeerd: GTD 3 keer gelezen, Remember The Milk, Things op de Iphone, Evernote, ouderwetse post-its, reminders via Twitter…niets hielp. Totdat ik zo’n twee maanden geleden Highrise, een web based CRM systeem, vulde met gegevens van vrienden en familie. Omdat het me goed afging om zakelijke relaties met Highrise te managen, moest het zeker ook wel lukken met mijn persoonlijke contacten. En het pakte goed uit.

Inmiddels heb ik veel meer controle over mijn relaties met vrienden en familie. Ik herinner me ‘zogenaamd’ alles nog van een vorig gesprek. “Je was toch bezig met het zoeken van een appartement?”…”Is het nog goed gekomen tussen jullie en de buren?” Dat heeft Roel goed onthouden, zie je ze denken. Van binnen glimlach ik op zo’n moment. Mijn vrienden noemen me soms zelfs attent en denken waarschijnlijk dat ik een geheugen van een olifant heb. Niets is minder waar. Ik speel gewoon een beetje vals. Een echte lifehack dus.

Hoe mijn FRM (Friend Relationship Management) systeem werkt, leg ik hieronder uit in 4 stappen:

Stap 1: Aanmelden

Het opzetten van een FRM eigenlijk heel simpel. Meld je aan bij een goed online CRM (Customer Relationship Management) systeem. In dit voorbeeld gebruik ik Highrise. Een aanrader. Het doet precies wat het moet doen en ziet er lekker overzichtelijk uit. Meld je aan voor het gratis pakket. Let op: Het aanmeldknopje voor “free plan” staat heel stiekem onder de tabel met betaalde pakketten.

Stap 2: Importeren

Na het inchecken ben je klaar om van het CRM een FRM te maken. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is het importeren van jouw persoonlijke contacten. Dit kan op vele manieren in Highrise (zie foto) Ik heb al mijn contacten van mijn telefoon naar een aparte map in outlook gekopieerd en hierna door naar Highrise. Maar er zijn tal van mogelijkheden. Volg de instructies op de site en het komt goed. Je kunt maximaal 250 contacten importeren. Wil je er meer? Dan moet je een betaalde versie aanschaffen.

Stap 3: Inrichten

Zo, dat is dat. De FRM is gevuld. Nu kun je taken gaan toevoegen aan bepaalde contacten. Voorbeeld: contact: Pa. Task aanmaken. Belachelijk groot cadeau kopen om vergeten verjaardag goed te maken. In mijn takenlijst zal deze taak automatisch toegevoegd worden. En zo ga je verder al je contacten af. Uiteindelijk heb je een goed overzicht van alle sociale taken, die je nog moest doen. Deze taken kun je naar jezelf laten mailen. Dag van tevoren? Week? Elk jaar? Het kan allemaal.

Stap 4: Managen

Nu komt het leukste gedeelte. We kunnen nu onze relaties gaan managen. Wanneer je iemand heb gesproken of gemaild, schrijf je bij diegene een kort gespreksverslag in het FRM. Bijvoorbeeld dat een goede vriend naar de dokter gaat deze week. Maak hierna meteen een taak aan: Hoe was het bij de dokter? Terugbellen. 15 Augustus (dag na bezoek aan dokter). Soms hoef je geen taken aan te maken, maar een kort gespreksverslag of een paar steekwoorden doen al wonderen. Lees het verslag even kort door, voordat je diegene weer ontmoet.

Succes ermee. En laat me even weten hoe jouw ervaringen zijn met het FRM systeem.

Dit gastartikel is geschreven door Lifehacking.nl-fan Roel de Lange. Bekijk hier zijn lifestream.