The Printable CEO^TM (PCEO) was born from a desire to focus my time more productively. For me, that means things that make my freelance practice sustainable and fun. The Printable CEO name comes from the idea that a good CEO should focus primarily on those things that move the company forward; since I can’t afford to hire my own CEO, being able to print one out seemed like the next best thing!

De serie met PDF’s zijn geweldig vormgegeven en nodigen inderdaad uit om te gaan gebruiken. Maar tegelijkertijd is de hoeveelheid verschillende soorten templates overweldigend. Welke template kun je nu het beste gebruiken? Wat is de beste keuze voor je eigen persoonlijke situatie? David geeft wel een kleine voorzet op zijn blog maar ik heb het gevoel dat er veel overlap zit tussen de templates. Maar ben je op zoek naar wat meer vastigheid over je te besteden uren, of wil je meer inzicht in de taken die nog op je bord liggen? Dan kan de Printable CEO™ serie een interessant startpunt voor je zijn. Bekijk ook zeker de afgeleide vormen van zijn serie!

(foto via Flickr / Teo)

Komt er iets op mijn pad – een afspraak, uitzoekwerk, nieuw contact, of juist een verwachte terugkoppeling van iemand anders – dan wordt dat direct netjes genoteerd op een kaartje, netjes voorzien van een uiterste datum dat het gedaan moet zijn, of de juiste @ tag als het bijvoorbeeld @verwerkt moet worden. Een systeem met een opstarttijd van 0 seconden en eenvoudiger toegankelijk dan dit krijg je niet, toch? Gecombineerd met een mooie zwartleren agenda, plus een notitieboekje voor het opschrijven van uitgebreidere gedachtekronkels vormt het een onverwoestbaar trio.

Of toch niet…

Zeker, ik beleef erg veel plezier aan het papieren driemanschap. Hierdoor is er altijd overzicht en weet ik ieder moment wat de Next Action is. Het betekent ook dat ik geen Smartphone bezit waar alle afspraken, actielijstjes, agenda in opgeslagen zijn, en die zich netjes meldt met aanstaande afspraken. Zelfs mijn contact lijst past nog helemaal in de papieren agenda, al geef ik toe dat de telefoonnummers een rommeltje zijn! En dan GPS: nog zo iets waar ik zonder kan. Leg meestal dezelfde routes af, en mijn richtingsgevoel is aardig ontwikkeld. Die keren dat ik met een leasebakker meerijd -natuurlijk altijd navigatie aan boord – zijn ze langer bezig te route in het systeem in te geven dan het mij kost de route op mijn papieren kaartsysteem op te zoeken.

Aan de andere kant – zo’n digitale rust verdrijver heeft ook niet louter voordelen: zag op Twitter laatst iemand melden dat zijn vrouw om 12.00 ’s nachts wakker werd door piepjes die haar verjaardag aankondigden… van de reminder in ZIJN telefoon. Oeps, geen goed begin om de verjaardag van je partner te vieren. Ik ben natuurlijk niet helemaal mobiel-loos. Heb al jaren een ‘mobieltje’ maar gebruik die alleen voor het hoofddoel waarvoor die dingen oorspronkelijk gebouwd zijn: bellen en gebeld worden.

En toch heeft dus de twijfel heeft toegeslagen de laatste tijd. Als ik onderweg ben is het wel erg handig om even de email te kunnen beantwoorden; en even de TomTom pagina die zo nauwkeurig de files weergeeft te checken voor een omleidingsroute – aan een alles-in-een mobiel dan maar?

Maar ja, het voelt wel als verraad aan mij goede vriend papier. Je gaat zo’n hip (what’s in a name?) apparaat automatisch gebruiken voor alles waar het maar ingezet kan worden. Dat is in ieder geval tot ziens Hipster PDA, tot ziens mooie leren agenda. Een notitie boekje zal wel altijd tot de vaste uitrusting behoren: zie mezelf nog geen hele verhalen inkloppen op die machine. Ook al hebben ze tegenwoordig nog zulke mooie toetsenbordjes, waardoor vijf kilo inktvip op je stoep tot het verleden schijnt te behoren.

Ik ben er nog niet uit. Mezelf kennende zal het wel op het een of andere smart telefoontje uitdraaien. En toegegeven, ze zien er ook verdraaid mooi uit tegenwoordig.

Ben benieuwd naar jouw ervaring: ben je door een vergelijkbare afwegingsproces gegaan? Is het principieel papier bij jou? Of zit de Blackberry, iPhone of hoe dat ding ook heet al jaren in je jaszak?

[HTML1]

Dank je wel Hedwig, voor je enthousiasme en je cadeautjes!

Een vriend van me vertelde ooit dat zijn vader hier een handigheidje op had gevonden. Iedere keer als hij bij mensen op bezoek ging voor bijvoorbeeld een verjaardag, legde hij zijn autosleutels in de koelkast. Iedereen heeft immers een koelkast dus hoefde hij bij vertrek niet lang naar zijn sleutels te zoeken. Rare plek. Wel doeltreffend.

Gina Trapani vertelde bij de Lifehacking Academy dat ze een speciaal vakje heeft voor haar mobiele telefoon in de tas die ze altijd bij zich heeft. Als haar telefoon dan afgaat, weet ze meteen welk vakje ze moet hebben.

Zelf zorg ik er altijd voor dat alleen het broodnodige in mijn portemonee zit. Geen kassabonnetjes. Geen volgestempelde buskaarten. Niet teveel kleingeld. Alleen de pasjes die ik ECHT nodig heb. Zo blijft mijn portemonnee draagbaar en past ie altijd in de achterzak van mijn broek. Die raak ik dus niet snel kwijt.

Wat zijn jouw hacks om er voor te zorgen dat je je (kleine en belangrijke) spullen niet kwijt raakt? Deel ze in de comments!

Op de vorige Lifehacking Academy van 17 april in Amsterdam gaf ik samen met Matthijs Roumen een presentatie van de 10 beste lifehacks. Alle 10 waren ze digitaal. Maar dat wil zeker niet zeggen dat er in de analoge wereld geen goede lifehacks te vinden zijn. Zeker op het gebied van good ol’ papier zijn er pagina’s vol te vinden met kleine tips, truuks en tussenweggetjes waarmee je je productieve leven weer wat beter (lees: makkelijker) kunt maken. Ik heb tien systemen en ideeën voor je op een rij gezet waarmee je onder andere het Getting Things Done (GTD) principe kunt beoefenen. Meer over Getting Things Done vind je in dit artikel op onze site. Alternatieven, aanpassingen en aanvullingen op deze lijst zijn zoals altijd welkom in de reacties.

De Moleskine is de heilige graal voor de moderne lifehacker. De aantrekkingskracht van de zwarte schrijfboeken is moeilijk uit te leggen. Een combinatie tussen lekker papier, goed materiaal en een mooi verhaal. De Moleskine wordt door veel lifehackers ook gebruikt als het primaire systeem voor hun productiviteit. Jan Geisler uit Groenland heeft in zijn blogpost “All These Moleskine Hacks” een fraai systeem beschreven wat voor hem erg goed lijkt te werken.

De Hipster PDA heeft een cultstatus op het net (en een eigen Wikipedia-pagina) en eigenlijk is het niets meer dan een stapel index-kaartjes, bijeengehouden door een documentclip. Bedacht door Merlin Mann, beroemd van de productiviteitsblog 43folders.com. Met de Hipster PDA in je binnen- of broekzak kun je op elk moment je gedachten op papier zetten en verwerken. Ook een paar Lifehacking-redacteuren werken met dit systeem. Ik denk dat veel lifehackers dit systeem in een bepaalde vorm zelf ook gebruiken gezien de hoeveelheid posts, extra sites en foto’s voor dit GTD-systeem. Met name Pocketmod is een fraaie aanvulling op dit systeem.

Joe Ely heeft geen Moleskine voor zijn GTD systeem. Hij gebruikt de zojuist genoemde Hipster PDA methode maar met een eigen, slim notatiesysteem. In zijn blogpost beschrijft hij ook in detail hoe hij zijn systeem gebruikt, wat de voordelen zijn en hoe het zich verhoudt tot de vele andere systemen. Simpel in zijn eenvoud!

Zoals Joe ook met een paar indexkaartjes en een clip zijn GTD systeem op orde heeft, zo kun je ook de rest van je GTD systeem zeer low-budget opzetten. Brett Kelly beschrijft een compleet systeem voor Getting Things Done onder 20 dollar. Met de huidige dollarkoersen is dat voor ons Nederlanders wel zeer aantrekkelijk!

DIY Planner (Do It Yourself Planner) is een online community waar je voor veel gebieden kant-en-klare templates kunt vinden die je zelf kunt printen. De zeer uitgebreide GTD-sectie heeft Project Planner Templates, Weekly Planners en Week trackers. Handig als je op zoek bent naar kant-en-klare oplossingen!

Lifehackers zijn vaak ingenieuze mensen. Op zoek om de situatie naar hun eigen hand te zetten. De systemen die ze bedenken zijn niet altijd universeel te gebruiken. En soms zijn ze ook te simpel voor woorden. Zo ook het Mini Binder Sketchbook System. Met 1 tripje naar de Hema of Office Center in elkaar gezet en lekker modulair. Voor sommigen TE simpel, voor anderen de ultieme uitkomst.

Nee, dan mGTD! Geheel in design en stijl zoals het hoort in een Moleskine is dit een template systeem wat in je Moleskine past. Fraai vormgegeven in drie kleuren en inclusief mindmap-template en een pocketversie. En voor een beetje digitale aanmoediging, pak ook meteen de GTD-wallpapers of motivatie-wallpapers voor je desktop mee!

Het kan nog simpeler. En met nog meer gevoel voor stijl. Mindology heeft een simpel systeem om je indexkaartjes met een ring bij elkaar te houden. Maar wel in stijl! Ook hun spiral notebook mag er zijn vind ik. Net iets meer funky dan de Moleskine of een simpel kladblok. Een groot nadeel is wel de $18 shipping die ze rekenen voor verzending naar Europa. Wie begint dit in Nederland? Of wil samen met mij wat pakketjes bestellen?

Heerlijk. Ook dit is weer een mix van de Hipster PDA (zie boven) en diverse projectmanagement-instrumenten. Ze noemen het zelf de Walleteer, vanwege het visitekaartje-formaat, wat zo in je portemonnee past. Op elk vrij moment kun je even wat gedachten organiseren, ideeen opschrijven en kleine notities achterlaten. Handig. Bekijk ook de 5 minute outliner als je een presentatie moet voorbereiden

Een iets ander Moleskine system dan de eerder genoemde. Hier zie je het gebruik van gekleurde Post-it tags. Ik ben er persoonlijk geen voorstander van, maar als het jou kan helpen, dan vind je hier alle informatie om je Moleskine te pimpen in alle kleuren van de regenboog!

Conclusie: Voor elk is er wat wils. Zit je te weinig achter een PC of Mac, dan kan een analoog GTD systeem met een van bovengenoemde systemen een uitkomst voor je zijn. Maar surf eens wat rond op het Net en je vindt nog tientallen andere systemen. Het mooie aan niet-digitale systemen vind ik de mogelijkheden om het naar je eigen stijl en gemak aan te passen. Ik lees in de reacties graag jullie (positieve en negatieve!) ervaringen met papieren systemen.