Het interview kondigt David Allen aan als een van de meest invloedrijke denkers in de wereld op het gebied van productiviteit. David Allen is erkend toonaangevend expert op het gebied van productiviteit, zowel persoonlijk als op organisatieniveau. Time Magazine noemde het boek “Getting Things Done” onherroepelijk uit tot boek van het decennium om jezelf vooruit te helpen om zakelijk succesvol te zijn. Het boek “Getting Things Done” is in tientallen talen vertaald. Het hielp al miljoenen mensen balans te brengen in hun leven en de overweldigende hoeveelheid informatie die we tegenwoordig verwerken tot succesvolle resultaten te brengen.

David vertelt dat we niet geboren worden met de vaardigheid om te gaan met de huidige hoeveelheid en de snelheid waarmee alles tegenwoordig op ons af komt. We kunnen het wel leren. En dat begint met schoon schip maken in de dagelijkse gang van zaken. Focus, een helicopterview, visie en doelstellingen zijn ook belangrijk maar, metaforisch, als je schip zinkt dan maakt het niet uit in welke richting het vaart. Psychologisch zijn veel mensen een zinkend schip, we hebben grote lekken van dingen die we niet hebben afgerond. Zorg er eerst voor dat je het gat dicht en grip op de zaak krijgt, dán maak je ruimte om alles in breder perspectief te bezien.

Get things under control, then get an appropriate focus. Eerst de dingen onder controle krijgen om vervolgens een juiste focus te krijgen.

In het dagelijkse leven word je afgeleid door allerlei gedachten die in je hoofd rondspoken. Zoals kleine boodschappen die je nog moet doen, projecten die je op het werk of thuis hebt laten liggen en je pensioen. Deze gedachten putten je uit en halen de vaart uit je bezigheden. De basisbeginselen van Getting Things Done zijn eenvoudig samen te vatten:

1. Write stuff down (capture it)
   Schrijf op wat je bezighoudt zodat je er over kunt denken in plaats van er aan.
2. Decide what it means (clarify)
   Denk na en beslis over wat je wilt bereiken en bedenk de eerstvolgende actie om dat in gang te zetten
3. Organise the results in some kind of coherent categories (organise)
   Organiseer deze resultaten in een systeem dat je vertrouwt
4. Step back and take a look at the whole picture (reflect)
   Bekijk het overzicht dat je nu hebt en…
5. Trust your intuition about what to do (engage)
   je intuïtie vertelt je welke stap je op dit moment op deze specifieke locatie het beste kunt doen

De eerste stap is dus domweg altijd direct opschrijven wat je te binnen schiet zodat het niet terug blijft komen. De gedachten komen altijd terug – inefficiënt toch? – en meestal niet op het moment dat je er iets mee kunt. Als je je laat coachen in Getting Things Done of deelneemt aan de meereffect training dan merk je hoeveel dingen je zo onbewust bezighouden. Met trigger lijsten weten de coaches je hoofd helemaal leeg te maken. Direct opschrijven van iets dat je te binnen schiet werkt ook prima als je ergens geconcentreerd aan werkt of als je in overleg bent – even noteren en je kunt je aandacht weer richten op waar je mee bezig was.

Tijdens de volgende stap maak je voor jezelf duidelijk wat je precies wilt bereiken met de gedachte. Als je er echt iets mee wilt dan benoem je de eerstvolgende concrete actie. Deze actie noteer je in een systeem dat je vertrouwt. Voor de een is dat pen en papier en voor een ander een tody-systeem met agenda of Microsoft Outlook. Op basis van het overzicht dat je dan hebt beslis je wat je op een bepaald moment doet – misschien wel lekker even helemaal niets omdat het kan!

David Allen staat ook bekend om de “2 minute rule” – als je hebt besloten iets te doen en de eerstvolgende actie kost minder dan twee minuten, doe het dan direct. Dat kost minder tijd dan het noteren en volgen in je systeem.

Voor gebruikers van Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” (of bestel direct in de Lifehacking boekenshop) waarmee je binnen een dag een goed begin maakt met Getting Things Done. Op de meereffect training maak je op een praktische manier kennis met het hele systeem. Ook op Lifehacking is er veel over Getting Things Done (GTD) te vinden.

Zelf luisteren? Positive Talk Radio interviews David Allen on the fundamentals of GTD and the value of a clear head and space (16:08).

Je kunt hetzelfde interview eveneens op de site van De Zaak lezen.

Zaterdag 07-11-2009 werd het artikel in de Trouw gepubliceerd. Ik heb het artikel even online aangeschaft en als Issuu document hieronder geplaatst.

Ook Sanne Roemen en Guus Pijpers worden in het artikel genoemd

[HTML1]

Wat is de gedachte achter Thymer?

Thymer is een direct gevolg van onze onvrede met alle bestaande producten. Tijdens de ontwikkeling van een ander software project ondekten we dat de bestaande taken- en projectmangement producten veel te ongemakkelijk waren voor dagelijkse gebruik. Zo zijn we er achter gekomen dat het voor Thymer het belangrijkste is dat de volgende 3 vragen voor de gebruiker meteen beantwoord worden: Wat moet ik doen en wanneer, wat is de rest van het plan/project en wat hebben andere mensen in mijn team in de afgelopen dagen gedaan? Als deze drie vragen niet helder beantwoord worden, dan zal gebruik van de projectmanagementsoftware frustrerend blijven.

Daarom zijn we er van overtuigd dat project management en taak planning veel eenvoudiger kan zijn: het moet minstens zo gemakkelijk werken als pen en papier en in één overzicht weergeven wat er wanneer moet gebeuren. Bestaande applicaties maken òf de invoer van nieuwe taken en projecten te ingewikkeld, òf ze behouden hun eenvoud door veel te weinig functionaliteit aan de bieden.

Kun je Thymer gebruiken als GTD applicatie? Zit er een GTD workflow in?

Thymer is bewust geen aanhanger van een specifieke productiviteitsfilosofie. We laten zo veel mogelijk opties open, zodat verschillende mensen binnen een team elk hun eigen methoden kunnen handhaven. Wel hebben we rekening gehouden met systemen zoals Getting Things Done. Kijkend naar de GTD workflow kan Thymer als volgt helpen:

Collect/Process
Of Thymer nu gebruikt wordt in teamverband of voor een persoonlijke taken lijst, het is erg belangrijk dat je snel ideeen en todo’s uit je hoofd kan krijgen en in het systeem. In Thymer kunnen taken snel toegevoegd worden door ze te omschrijven. Een nieuwe taak delegeren, een deadline geven, tags geven (zoals GTD contexts), toekennen aan een project of een speciale vlag geven (zoals Waiting for), kan in één regel: “bellen met klant @klaas @tuesday @phone @waiting”. Met de ‘Bulk mode’ kan een hele lijst aan taken in één klap worden toegevoegd.

Organize
Taken kunnen worden georganiseerd in verschillende projecten. Ook is het mogelijk aan te geven dat een taak belangrijk is, of dat de taak in een wacht-toestand zit. De takenlijst fungeert als een tijdslijn: de taken die bovenaan staan moeten eerst gebeuren, en de taken onderaan hebben verlopig geen prioriteit. Je kunt binnen een paar seconden een planning samenstellen en zien of alle deadlines wel gehaald kunnen worden met de nieuwe planning. Thymer maakt bewust onderscheid tussen taken die belangrijk zijn en taken die prioriteit hebben Er zijn overzichten van alle taken binnen een project en een totaal overzicht van alle taken.

Review
Met behulp van de takenlijst is het ook eenvoudig om een review te doen. In de takenlijst wordt aangegeven wat je van plan bent vandaag te doen, deze week, of daarna (“ooit”).
De planning is eenvoudig aan te passen door taken te verslepen. Deadlines die niet gehaald gaan worden in de huidige planning kleuren vanzelf rood, en elke nacht zal Thymer de planning automatisch bijwerken. Een GTD weekly review kan dus gedaan worden door het verslepen van taken in het ‘Deze week’ gedeelte, of juist eruit (per project, of globaal voor alle taken).

We gaan later ook nog een overzicht toevoegen om de projecten van een ‘hoger niveau’ te bekijken, in termen van doelen en milestones.

Is de informatie in Thymer deelbaar met anderen?

Thymer kan gebruikt worden in teams als project management tool. Binnen een team kunnen taken worden gedelegeerd en is het mogelijk de planning en taken van anderen te bekijken. Aan de hand van een logboek kan iedereen in het team zien wat er gedaan is. Ook is het mogelijk bepaalde projecten en taken als privé in te stellen, zodat ze niet met het team gedeeld worden. Het is (nog) niet mogelijk om informatie te delen buiten een team.

Wordt de informatie in Thymer mobiel ontsloten? (mobiele site, iPhone app oid)

Er is nog geen mobiele versie, maar daar wordt aan gewerkt! Wel is het mogelijk via email notificaties en herinneringen opgestuurd te krijgen.

Op welk manieren kan ik taken vastleggen (web/e-mail/sms/twitter oid)

Taken kunnen worden ingevoerd op een aantal manieren. Allereest uiteraard via de Thymer web applicatie. Daarnaast is het ook mogelijk om via email je taken naar addtask@thymer.com te mailen. Als je je email adres hebt geregistreerd wordt het onderwerp van de mail als taak gevoegd. Eventuele overige tekst in de email wordt als commentaar toegevoegd. Als ik een nieuwe taak wil toevoegen die morgen af moet zijn en die wil delegeren aan teamlid Jan kan dat met een email “een nieuwe taak @jan @tomorrow”. Ook via Twitter kunnen taken worden toegevoegd. De tweets moeten beginnen met ‘@stunf nt’ (nt staat voor new task). Omdat de @ al gebruikt wordt in Twitter, kun je + gebruiken om extra informatie mee te geven aan je taak, zoals “@stunf nt een nieuwe taak +jan +tomorrow”. Als je telefoonnummer is ingevuld bij je Twitter account kun je je taken dus ook sturen via SMS.

Kan je ook attachments toevoegen aan taken?

Het toevoegen van attachments is nog niet mogelijk. We willen ook dit probleem meteen goed aanpakken en ervoor zorgen dat gegevens makkelijk terug te vinden zijn, dus dit is iets wat in de loop van de tijd zullen toevoegen.

Wie zijn jullie drie grootste concurrenten en waarom zijn jullie beter?

We worden vooral vergeleken met producten zoals Basecamp, Remember The Milk en andere project management tools zoals ActiveCollab. Remember The Milk heeft niet voldoende ondersteuning voor teams en het maken van een planning. Bij Thymer blijft de lijst van taken die gedaan moet worden centraal staan. Hierdoor wordt het invoeren van nieuwe taken, overzicht krijgen van projecten en de planning up to date houden eenvoudiger dan bij producten zoals Basecamp. Thymer zoekt de juiste balans tussen deze simpliciteit en het aanbieden van genoeg features om er ook een effectieve project management tool van te maken.

Zijn er verschillende (betaalde) pakketten of mogelijkheden in Thymer?

Gedurende de Beta periode is Thymer gratis te gebruiken. Ook na de beta zal er een gratis versie beschikbaar blijven voor persoonlijk gebruik. Daarnaast zullen we verschillende betaalde paketten gaan aanbieden: een versie voor teams/bedrijven en een versie voor professionals/freelancers. De details zullen binnenkort op ons blog worden aangekondigd.

Er is al zoveel, er zijn veel andere takenmanagers en lijstapplicaties. Wat maakt, in één zin, Thymer echt anders dan de anderen?

Thymer is de enige applicatie die de ideale balans vindt tussen gemakkelijke invoer van nieuwe taken, intuitieve drag & drop planning, goede overzichten en krachtige team support.

Je kunt de verschillende mogelijkheden nog eens op je gemak terugkijken in de demo-video.

[HTML1]

Wil je aan de slag met Thymer, schrijf je dan in en gebruik de betakey lifehacking. We mogen er 150 weggeven dus ben er snel bij!

Update: De betakeys zijn op!

David Allen

David Allen omschrijft zichzelf als een zeer luie persoon. Deze luiheid was de aanzet tot het ontwikkelen van wat men later “process  improvement” is gaan noemen. David bedacht allerlei trucjes om het zichzelf makkelijker te maken en is er in geslaagd om daar zijn carrière rond uit te bouwen.

Twee basiselementen van GTD die hij aanhaalt tijdens het interview zijn:

1. Het verzamelen van alles wat er in ons hoofd zit
2. Het bepalen van de volgende, concrete actie-stap

Bij de uitbouw van zijn bedrijf  kreeg hij het advies dat het publiceren van een (bestseller) boek strategisch een flinke stap voorwaarts zou betekenen. Het duurde 4 jaar voor Getting Things Done op de markt kwam. David moest eerst leren wat het concreet betekende om een boek te schrijven. Hij had nog nooit een boek geschreven of  een businessplan hiervoor uitgewerkt. Na dit leerproces had hij een jaar nodig om een uitgever te vinden en nog eens een jaar om een eerste draft van GTD te schrijven. Daarna kwam er een tweede draft en werd er gewerkt aan de titel en de graphics. David deed dit alles naast zijn gewone full-time job. Geen aanrader, volgens hem!

GTD werd een groot succes volgens David Allen omdat het eenvoudig te begrijpen en te implementeren is en omdat het vertrekt vanuit concrete ervaringen. Wat GTD uniek maakt, is het feit dat het niet vertrekt van wat mensen zouden moeten denken en doen, maar van hetgeen ze reeds denken en doen. Dankzij GTD krijg je onmiddellijk controle over je gedachten en acties. Daar kan je dan verder op bouwen.

Het onmiddellijke effect dat GTD had op het leven van David zelf was ontspanning. Dankzij de verschillende technieken slaagde hij erin zijn hoofd leeg te maken. David omschrijft zichzelf als een “researcher en educator”. Hij heeft er 25 jaar over gedaan om de kennis te vergaren die hij nu heeft. De volgende 25 jaar richt hij zich op het verspreiden van deze kennis.

In het bijhorende audio-fragment horen jullie een stukje levensfilosofie van David Allen en hij voorziet jullie van een prachtige tip. Geniet!

David Allen komt op 19 februari naar Pakhuis de Zwijger voor het GTD Making it all work Seminar!

 [HTML1]

Ik heb diverse interviews en seminars van David Allen gehoord en op een gegeven moment hoor je toch vaak hetzelfde. Ook in dit interview zitten veel geijkte antwoorden en gespreksrichtingen, maar er zit ook wel een nieuw denkertje in. Robert en David praten op een gegeven moment over Information Overload. Het gesprek gaat dan richting de quote “High Information Load is relaxing.” waarna David uitlegt waarom een teveel aan informatie niet voor de stress zorgt. Wat voor de stress zorgt (met name met online informatie) is Potential Meaning Overload. De vergelijking met natuur wordt gelegd: De natuur is een van de meest informatierijke omgevingen. Echter, omdat alles zo duidelijk is weergegeven, kun je snel beslissen wat iets is. Zoals David zelf zegt: “You know when you see a bear, a berry or a bug”. Het probleem met email (maar ook RSS en andere informatiebronnen) is dat je niet direct ziet of iets een beer, een bes of een bij is. Je moet het openen en lezen. Dát zorgt voor de stress.

In het interview praten David en Robert ook over wat instrumenten die je in kunt zetten. David Allen is niet makkelijk over software als Evernote of een apparaat als de iPhone. Het gaat uiteindelijk niet om de soft- of de hardware, het gaat om een verandering in je eigen gedrag waarbij je zelf besluiten maakt over de acties die je doet en waar je zelf verantwoording draagt voor die acties. Daar kan geen shiny web 2.0 applicatie tegenop!

• Deel 1: Health and Stress
• Deel 2: GTD and the web worker
• Deel 3: Really Getting it Done is Not Just Lists

Een paar mooie quotes uit de interviews na de klik

“If you think doing GTD means you have to have a bunch of lists, you don’t get it.”

“All I did was add complexity that made it simpler.”

Over online GTD systemen: “What you don’t need is another application, another operating system, what you need is an integrating system and building that in. [...] There’s a whole lot more to GTD than lists. They’re an important organizational component of it, and sure it’s cool to have nice ways to make lists, but frankly most of those applications you have to think too much in order to know how to insert it.”

“That’s what GTD is. If you’re out of control or if you have lost perspective, I guarantee you if you write everything down, get it out of your head. If you take next action decisions and outcome decisions about what all those things mean and you park those in to a trusted place. Which you then review against all the horizon of commitments that you have so that you kind of integrate all that together and then make an intuitive judgment call about what to do, more than likely you will be on.”

En er komt een nieuw boek aan! Januari 2009 is de verwachte publicatiedatum!