Taakmanager Doit.im combineert de ondersteuning voor meerdere platformen met cloud sync die we kennen van Wunderlist met de slimme invoermogelijkheden van online taakbeheerder Thymer. Doit.im volgt de Getting Things Done terminologie van David Allen (lees meer over GTD op deze website) en kent Projects en Contexts. Doit.im is een gratis taakmanager.

Doit.im heeft native apps voor de platformen iPhone/iPad (zie onderstaand screenshot), Android, Windows en een mini versie voor de Mac.

Daarnaast is er een Doit.im webinterface én een Doit.im mini-webinterface voor mobiel gebruik. Al je lijsten en taken worden gesynchroniseerd en zijn dus beschikbaar waar je ze nodig hebt. De verschillende interfaces lopen qua functionaliteit niet gelijk – met name de Windows-versie is sterk in ontwikkeling.

Op de website van Doit.im staan de kleine verschillen in de functionaliteiten opgesomd.

Binnen Doit.im staan de volgende lijsten tot je beschikking:

• Inbox
  De plek waar je snel even iets kunt noteren gedurende de dag. Dit is de stap “Capture/Collect” van Getting Things Done.
• Today
  Taken die vandaag als start- of einddatum hebben.
• Next
  Taken zonder specifieke start- of einddatum die je kunt oppakken zodra je tijd hebt.
• Tomorrow (alleen in het web)
  Taken die morgen als start- of einddatum hebben. Op de clients staan deze taken in de lijst “Scheduled”.
• Scheduled
  Taken met een startdatum in de toekomst. Deze verhuizen ‘s nachts uiteindelijk naar de lijst “Today”. Ook terugkerende taken staan in deze lijst.
• Someday
  Taken zonder startdatum die op dit moment niet zo belangrijk voor je zijn. Het idee is dat je tijdens je periodiek tijdens je wekelijks onderhoud (Getting Things Done term) bekijkt of je de taak nu wel op wilt pakken.
• Waiting
  Taken waarvoor je op input van anderen wacht. Bijvoorbeeld een vraag aan een collega of bestelling bij een leverancier. Je kunt ook taken naar andere Doit.im gebruikers sturen (Contacts).

Tip: Via Settings kun je een aantal van deze lijsten verbergen als je ze toch niet gebruikt: Next, Tomorrow, Scheduled en Someday.

Per taak kun je veel gegevens kwijt. Denk naast een titel en aantekeningen (notities) aan een start- en einddatum (deadline), project, context, prioriteit en reminder.

Vervolgens kun je je taken gegroepeerd op tijd, context of juist project weergeven. De tijdsweergave levert de lijsten op die ik hierboven heb opgesomd. Daarnaast kun je ook nog tags (labels) toevoegen aan een taak waar je op kunt filteren. In de webinterface kun je zelfs je eigen weergave samenstellen, rechtsboven via “Advanced”.

Contexten en projecten zijn ook opgesomd in de linker zijbalk. Voorbeelden van contexten zijn Computer, Boodschappen, Thuis, Kantoor en Telefoon. Door een context mee te geven aan een taak en daar later op te filteren voorkom je dat je op kantoor taken ziet die je alleen thuis kunt doen en vice versa. Of je somt even alle af te handelen telefoontjes op om in één ruk door te plegen.

Projecten zijn bedoeld om taken aan elkaar te relateren. Binnen Getting Things Done is alles wat niet binnen één stap te voltooien is een project. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van een duur apparaat waarvoor je eerst wat onderzoek wilt doen, wellicht mensen raadplegen, prijzen vergelijken en dan pas tot aankoop over wilt gaan. De trainers van Meereffect geven als goede tip mee projecten waarvan de eerstvolgende actie logisch is gewoon als enkele taak te behandelen, bij een volgende stap pas je dan gewoon de beschrijving aan. Nadelen daarvan zijn dat je minder het gevoel hebt vooruit te komen, denk naast lekker afvinken aan een overzicht van wat je hebt gedaan.

Op een dag kijk je dus in Today wat je moet doen en in Next wat je zou kunnen doen. Aan het begin van de dag kun je taken met een ster markeren om ze van Next naar Today te verplaatsen (slepen met de muis werkt ook). Vervolgens concentreer je je op de taken die in Today staan. Tijdens je wekelijks onderhoud kijk je de andere lijsten ook even door. Als je een specifieke taak zoekt dan kun je rechtsboven zoeken binnen de huidige weergave (Current) of heel Doit.im (Global).

Doit.im heeft twee plekken voor taken die zijn afgerond:

1. Completed
   Na het afvinken van een taak verhuist deze vanzelf naar deze lijst.
2. Archiver (alleen in het web)
   Het archief is te vinden via Completed, klik op het schakelknopje rechtsbovenin. Afgeronde taken worden periodiek vanzelf gearchiveerd. Vanuit het archief kun je er handig per week of per maand doorheen bladeren. Zo kun je, gegroepeerd naar bijvoorbeeld datum, context of project zien wat je de afgelopen periode hebt gedaan.

Ik heb Doit.im voorgesteld het verschil tussen Completed en Archiver te laten vervallen, dat maakt het eenvoudiger. Het kan nu zo zijn dat je even door de weken wilt bladeren wat je hebt gedaan, bijvoorbeeld om dat door te nemen met je leidinggevende. Omdat er nog taken in Completed kunnen staan kun je die dan over het hoofd zien. Voordat je rapporteert kun je deze taken dan ook het beste handmatig uit Completed doorzetten naar Archiver met de knop “Archive”.

Doit.im heeft ook een maandweergave in de vorm van een agenda. In deze “Calender”-weergave kun je zien wat er in een maand allemaal op de rol staat. Deze weergave is te vinden onder Scheduled met het schakelknopje rechtsbovenin.

Tenslotte is er nog plek voor verwijderde taken (Trash). Deze prullenbak leeg je handmatig met de knop “Empty”.

Sneltoetsen en handigheidjes

De webinterface van Doit.im kent sneltoetsen à la Gmail. Denk aan j/k voor volgende/vorige taak. Toets Shift+? om ze te zien.

Een taak met aantekeningen kun je netjes afdrukken door op het icoontje in de kantlijn van de aantekening te klikken.

Taken kun je tijdens het invoeren van de titel al voorzien van een context, project, tag, prioriteit en starttijd: task title @context #project *tag !priority ^start-time

(Doit.im geeft een pop-up met deze opsomming als je op het vraagteken achter het invoerveld klikt)

Toekomstige ontwikkelingen van Doit.im

Ideeën voor de verdere ontwikkeling kun je kwijt bij Doit.im Support. Blader voordat je een vraag stelt eerst even door de FAQ, hier staan al veel dingen uitgelegd.

Ik heb een aanzet gegeven voor de Nederlandse vertaling van Doit.im dus verwacht binnenkort een versie in onze taal. Verder heb ik nog wat ideeën aangedragen. Je kunt op dit moment taken verslepen naar een ander lijstje maar niet de volgorde bínnen een lijst veranderen wat weer net wat meer focus geeft bij Today. In de “Calendar”-weergave kun je kiezen voor “Tasks Completed” maar deze geeft geen taken uit Archiver weer. Volg het Doit.im blog of @doitim op Twitter om op de hoogte te blijven.

Ontwikkelaars kunnen hun programma’s integreren met de Doit.im API die is toegelicht in het Development Center.

Wunderlist heeft native apps voor de platformen Mac, Windows en Windows Phone, iPhone/iPod Touch, iPad, Android, Blackberry en Linux. Daarnaast is er een webversie. Al je lijsten en taken worden gesynchroniseerd en zijn dus beschikbaar waar je ze nodig hebt. De taken worden versleuteld (SSL) verstuurd. Zowel de webinterface als de clients zijn met sneltoetsen te bedienen.

Op het YouTube kanaal van 6Wunderkinder kun je kennis maken met de diverse clients. Het filmpje voor de Desktop client kun je hieronder bekijken.

De interface van Wunderlist bestaat uit drie onderdelen:

1. In het taakgedeelte kun je taken toevoegen, wijzigen en afvinken.
2. Met de balk aan de zijkant kun je lijsten aanklikken en taken binnen al deze lijsten zoeken. Via de instellingen kun je bepalen of je de balk (sidebar) aan de linker- of rechterkant wilt hebben.
3. De filters bevinden zich onderaan het scherm.

Orderenen en filteren in Wunderlist

Naast een korte omschrijving kun je aantekeningen bij een taak kwijt. Als je een bestand op het aantekeningen gedeelte sleept dan maakt Wunderlist een snelkoppeling naar het bestand – het bestand zelf is dus niet op al je apparaten beschikbaar.

Verder kun je taken een einddatum (met het kalenderknopje op de taak) meegeven. De manier waarop Wunderlist de datum weergeeft kun je instellen via Settings.

Taken die je een ster meegeeft worden automatisch bovenaan de lijst geplaatst. Een ster kun je gebruiken voor belangrijke taken of, à la Getting Things Done (GTD), voor eerstvolgende acties.

Je kunt taken eenvoudig ordenen door ze te slepen met je muis. Zo kun je de volgorde veranderen of een taak in een andere lijst onderbrengen.

Wunderlist heeft een aantal filters die taken over alle lijsten heen in één keer bij elkaar zoekt:

• taken met een ster;
• afgeronde taken;
• taken met als einddatum vandaag, morgen, de komende zeven dagen, later of juist zonder datum.

Tip: je kunt taken ook slepen op een van de filters. Bijvoorbeeld om de einddatum van een taak naar morgen aan te passen.

Samenwerken met anderen

De lijsten in Wunderlist kun je delen met anderen. Wijs de lijst met de muis aan en klik op het “Share”-symbool. Een lijst die je met iemand deelt verschijnt gewoon in de balk aan de zijkant bij de andere lijsten. Je kunt het delen van lijsten met andere Wunderlist gebruikers op ieder moment weer ongedaan maken.

Tip: als je een lijst probeert te delen met iemand die nog geen Wunderlist gebruikt dan moet deze persoon eerst een account aanmaken. Daarna moet je de lijst even opnieuw delen. Wijzigingen in de lijsten worden doorgevoerd nadat beide partijen hebben gesynchroniseerd.

Om je lijsten te delen met mensen die geen Wunderlist gebruiken kun je lijsten statisch delen. Je kunt een lijst afdrukken, doorsturen via e-mail of publiceren op een URL via Cloud App waar deze na 30 dagen automatisch weer verdwijnt.

Taken aanmaken via e-mail

Je kunt taken aanmaken via e-mail door een e-mail te sturen naar me@wunderlist.com. Om een taak aan een bestaande lijst toe te voegen stuur je de naam van die lijst mee in het onderwerp van het e-mailbericht – standaard komen taken in de lijst Inbox.

Je kunt ook meerdere taken in één keer toevoegen door meerdere regels in het e-mailbericht mee te sturen. Taken met een sterretje ervoor krijgen ook een ster in Wunderlist.

Verdere ontwikkelingen van Wunderlist

Functioneel gezien mis ik, precies zoals bij WorkFlowy, het kunnen rapporteren over afgeronde taken van de afgelopen periode (“Wat heb ik de afgelopen maand allemaal gedaan”). Qua volgorde vind ik het systeem van taakmanager Thymer handig – geef je een datum mee aan een taak dan laat Thymer de taak slim omhoog kruipen. Daarnaast zou het handig zijn om terugkerende taken aan te kunnen maken. En tenslotte mis ik een manier om taken in een wat groter project aan elkaar te relateren.

Voor ontwikkelaars is het leuk om eens naar het formulier op de homepage van Wunderlist te kijken. Dat formulier integreert aanmelden (een account aanmaken) en inloggen – als je probeert in te loggen zonder dat je een account hebt dan vraagt Wunderlist of je een account wilt hebben. Handig!

Je kunt op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van Wunderlist via Twitter, Facebook of het blog. Met vragen kun je terecht in de Knowledge Base.

• Goals
  • next week
  • next month
  • next year
• Projects
• Chores
• Thoughts
• Links

WorkFlowy kan natuurlijk meer zoals de onderstaande video laat zien:

• Sublijsten in- en uitklappen
  Als je wilt zien welke taken er op een sublijst staan dan kun je deze uitklappen. In de opsomming hierboven heb ik “Goals” uitgeklapt.
• In- en uitzoomen
  Als je je wilt concentreren op een specifieke lijst dan kun je daarop doorklikken. Als je in een opsomming zoals hierboven op “Goals” zou klikken dan zie je alleen deze subtaken en verdwijnen “Projects” etc.
• Volgorde veranderen
  De volgorde van taken kun je eenvoudig veranderen.
• Zoeken
  Boven het scherm kun je zoeken. De takenlijst wordt terwijl je typt al ingekort (gefilterd) zodat alleen de taken zichtbaar zijn die de tekst bevatten die je hebt ingetypt.
• Aantekening toevoegen
  Je kunt een korte notitie toevoegen aan een taak.
• Takenlijst delen
  Je kunt je takenlijst delen met anderen via een lange, specifieke URL. Anderen kunnen, zonder WorkFlowy account, de lijst alleen lezen of ook bewerken.
• Takenlijst exporteren
  Je kunt de lijsten “exporteren” wat neerkomt op het kopiëren vanuit WorkFlowy en vervolgens plakken in een ander programma.
• Taken afronden
  Hier gaat het natuurlijk om hè. De taken die je hebt afgerond worden doorgestreept. Daarnaast kun je afgeronde taken natuurlijk verbergen/filteren anders wordt het wel een hele lange onoverzichtelijke lijst.

Meer details kun je zien in de “How to use WorkFlowy” video.

Tip: Webadressen die je in taken of aantekeningen gebruikt worden automatisch een hyperlink.

Functioneel gezien mis ik het kunnen rapporteren over afgeronde taken van de afgelopen periode (“Wat heb ik de afgelopen maand allemaal gedaan”). Qua volgorde vind ik het systeem van taakmanager Thymer handig – geef je een datum mee aan een taak dan laat Thymer de taak slim omhoog kruipen. Daarnaast zou het handig zijn om terugkerende taken aan te kunnen maken. En tenslotte mis ik een manier om taken aan elkaar te relateren, denk bij bovenstaand voorbeeld aan “Goals” en bijbehorende “Projects”.

Workflowy sneltoetsen

WorkFlowy is op een PC snel te bedienen met onderstaande sneltoetsen.

WorkFlowy mobiel: iPhone/iPad en Android

Je kunt WorkFlowy gebruiken in de webbrowser van je iPhone/iPad en Android. De bewerkingen die je doet zie je binnen een seconden of twintig ook verschijnen op andere plekken waar je WorkFlowy open hebt staan (andere machines of tabbladen).

Nog niet alle opties zijn mobiel beschikbaar, denk aan delen, zoeken en “exporteren”. WorkFlowy werkt op het moment van schrijven toe naar apps voor beide populaire platformen zodat je ook zonder internetverbinding (offline) bij je takenlijst kunt.

• Ik kreeg laatst van mijn opleiding een lijst met gebruikersnamen van studenten. Daar moest @nhl.nl achter om er e-mail adressen van te maken.
• Van een klant van mijn eigen bedrijf kreeg ik digitaal een menulijst met prijzen. Deze moest ik verwerken in zijn website.

Nu kun je alle data, elke regel, met de hand aanpassen, maar hier zijn hele handig tools voor. Wat dat betreft houd ik mezelf altijd voor: als je een handeling vaker moet verrichten, dan moet je het automatiseren.

Twee programma’s zijn daarbij voor mij essentieel, namelijk een spreadsheetprogramma en een krachtige teksteditor. Toen ik deze blogpost eerder op mijn eigen blog schreef, waren dat Excel en UltraEdit. Inmiddels ben ik overgestapt naar de Mac en gebruik ik in plaats van UltraEdit nu Coda als teksteditor. Er zijn er natuurlijk meerdere pakketten.

Excel
Veel mensen zijn niet echt bekend met Excel en eigenlijk is dat jammer, want het is heel krachtig. Naast de rekenkundige aspecten is het ideaal om data met meerdere kolommen snel te sorteren. Maar het is ook ideaal als je snel lijstjes moet maken. Als je de getallen 1 – 100 nodig hebt, dan volstaat het door in het eerste kolom 1 te typen en daarna het vakje “uit te trekken”. Als je maar 1 cel uittrekt, dan moet je CTRL in drukken tijdens het slepen om het doortellen te realiseren.

Ook met tijden werkt dit in Excel goed. Schrijf twee tijden onder elkaar, met bijv. een kwartier verschil, selecteer beide cellen en sleep deze met de muis naar onderen. Excel zal dezelfde interval gebruik om door te rekenen.

UltraEdit
UltraEdit is echt een killerapp: kladblok met ontzettend veel functionaliteit. Met dit programma werkte ik het meeste, vooral vanwege het programmeren. Er zijn diverse vergelijkbare pakketten, bijv. Coda en TextMate voor de Mac, ieder met zijn eigen vergelijkbare oplossingen.

De twee functies die ik binnen UltraEdit het meest gebruik zijn: Kolom selectie en “Replace”.

Met kolom selectie selecteer je geen regels, maar een blok tekens. Je kunt dan dat blok bijv. verwijderen en/of nieuwe tekst typen die op elke regel erbij komt. Het is erg wennen om deze manier van selecteren te gebruiken, maar als je het even probeert en ermee leert werken,dan scheelt dat vaak veel tijd.

Met de Replace functie, die overigens ook in Word en Kladblok zitten, kun je tekst vervangen door andere tekst. In UltraEdit zijn de mogelijkheden groter door reguliere expressies (complex verhaal dat ik je bespaar). Handig daarmee is dat je bijv. met “^p” een “Enter” bedoeld. Als je dan “^p” vervangt voor “@nhl.nl^p”, dan komen aan het einde van elke regel @nhl.nl. Handig als je dus van gebruikersnamen een e-mail adres moet maken.

Data verwerken is vooral goed nadenken over hoe je dergelijke handigheidjes kunt gebruiken om snel te werken. Vaak kun je de tools ook gecombineerd gebruiken. Bijvoorbeeld een lijst met tijden maken in Excel, die copy-pasten naar UltraEdit of Word en er daar verder mee werken.