Ich bin ein Snoozer

Komiek Jerry Seinfeld is genadeloos over snoozen:

If any invention marks the decline of human civilization, I think it would have to be the snooze alarm. The snooze alarm is based on the idea that when the alarm goes off, you are not getting up… They should sell the snooze alarm with an unemployment application and a bottle of tequila. Just make it a complete pathetic-loser kit.

In Switch van de gebroeders Heath beschrijven ze een vergelijkbaar beeld van snoozen:

Consider the Clocky (…) It’s no ordinary alarm clock—it has wheels. You set it at night, and in the morning when the alarm goes off, it rolls off your nightstand and scurries around the room, forcing you to chase it down.

What it shows, fundamentally, is that we are schizophrenic. Part of us—our rational side—wants to get up at 5:45 a.m., allowing ourselves plenty of time for a quick jog before we leave for the office. The other part of us—the emotional side— wakes up in the darkness of the early morning, snoozing inside a warm cocoon of sheets and blankets, and wants nothing in the world so much as a few more minutes of sleep. If, like us, your emotional side tends to win these internal debates, then you might be a potential Clocky customer. The beauty of the device is that it allows your rational side to outsmart your emotional side. It’s simply impossible to stay cuddled up under the covers when a rogue alarm clock is rolling around your room.

 Het probleem van nu en straks

Snoozen is niet anders dan andere vormen van procrastination: in plaats van nu te doen dat verstandig is of goed voor je is, doe je nu iets dat leuk is. Het verstandige komt later wel. Daar is altijd wel een verhaal van te maken voor jezelf. Bijvoorbeeld: nog even slapen maakt dat ik fitter ben en dan heb ik dat klusje sneller af!

Op de blog You are not so smart wordt ook procrastination besproken:

The Misconception: You procrastinate because you are lazy and can’t manage your time well.

The Truth: Procrastination is fueled by weakness in the face of impulse and a failure to think about thinking.

Hun stelling is niet dat degenen die niet procrastineren meer discipline hebben of verstandiger of slimmer zijn. Degenen die dat minder doen denken meer over denken (capable psychonauts). Zij onderscheiden de nu-ik en de toekomst-ik. De nu-ik moet beseffen dat de toekomst-ik onbetrouwbaar is en alle voornemens niet gaat waarmaken. Nu opstaan, gezond eten, bewegen of dat lastige telefoontje doen kan alleen nu-ik. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je slim omgaan met verleidingen.

Het verhaal lijkt op de olifant en de bestuurder metafoor dat we ook al gebruikten voor de nieuwjaars voornemens.

Kortom, zet de eierwekker om 20 minuten aan een stuk te werken, bescherm je aandacht, drink water en eet fruit om te voorkomen dat je trek krijgt. Ook het motto Eat that frog is zo’n slimme manier van denken:

Eat that frog

Wat helpt?

Op het moment dat je de keuze maakt om iets te doen wat je zou moeten doen of te snoozen is het zaak je bewust te zijn van de keuze. Het is ook van belang er niet op te vertrouwen dat je in de toekomst alleen maar verstandige dingen zult doen en dus dan wel je push ups doet, de administratie in orde maakt of klusjes in huis oppakt. Toekomst-ik is niet zo verstandig. Door dit alles denk je na over nadenken en neemt de kans al af dat je uitstelt.

Vergroot de kans dat je de taak die je wilt doen ook makkelijk kunt doen:

• beperk afleiding door de Pomodore techniek of een firewall op te trekken om je aandacht te beschermen
• laat anderen je controleren
• formuleer doelen hardop
• zorg dat taken concrete, kleine makkelijk te zetten stappen zijn (heldere eerstvolgende acties)
• beloon jezelf als je klaar bent (de tadaa-lijst en de ketting rijgen)
• maak er een gewoonte van de frog te benoemen of je meest belangrijke taken (MBT’s) voor die dag
• ga in discussie met jezelf als je iets uitstelt en ga er vanuit dat toekomst-ik onbetrouwbaar is
• koop een kikkertje en zet dat voor je neus. Als je de neiging hebt te snoozen: denk eat that frog!

En wat betreft het snoozen: lekker blijven liggen óf opstaan maar niet jezelf het verhaal vertellen dat je beide kunt doen.

Top 3 Flierefluitkillers en hun remedies

1. Met stip!: schuldgevoel. Ik kan me schuldig voelen als ik een dag geen todo’tjes heb afgevinkt, als het mooi weer is en ik “doe er niets mee”, als ik bij een of ander leuk of interessant event niet aanwezig ben. Als ik niet die ene lezing heb zitten voorbereiden terwijl ik weet dat ik dat pas de dag van tevoren goed kan. Onverklaarbaar en irrationeel schuldgevoel. Ik denk dat ik het een beetje te danken heb aan mijn oma: “Ledigheid is des duivels oorkussen” en “ga eens iets nuttigs doen” zei zij. En soms lijkt de hele maatschappij wel een beetje op mijn oma. We “moeten” allemaal maar de hele tijd van alles, stilzitten en genieten lijkt not done.
   De remedie: het onderscheid tussen Chronos en Kairos:  er zijn volgens de oude Grieken twee soorten tijd! Chronos (kloktijd) en Kairos (de tijd van het hart, binnentijd). Joke Hermsen stelt in “Stil de Tijd” dat deze in balans moeten zijn. Chronos houdt ons soms in een wurggreep en we maken te weinig ruimte voor Kairos. Terwijl juist in Kairos creativiteit en het vermogen tot een kritische blik ontstaan. Sinds ik me dit realiseer, probeert mijn oma het nog wel eens, heel af en toe, maar ik heb nu een weerwoord.
2. gedwongen niets doen. Ik kwam op Curacao aan tijdens Carnaval. Vrijwel alles was dicht, ik had geen eten of drinken, geen huurauto en kon er ook geen krijgen want ze waren allemaal verhuurd, ik wist de weg niet en wist dus ook niet of ik veilig kon gaan lopen. Ik wist niet of ik wel wilde zijn waar ik was, en omdat ik niet weg kon, had ik de neiging om juist weg te willen. Ik voelde me rot, zoals het “ouderwetse” vervelen rottig kan voelen. Omdat het “moest” vond ik het niet leuk meer.
   De remedie: vrij naar Berthold Gunster (en zijn voorgangers): veranderen, wegwezen of accepteren. Ik ging dus eerst even goed zitten nadenken wat ik zou kunnen veranderen. Niets in huis? Ik vond een chinees winkeltje waar ik wat lekkere dingen kon kopen. Met een glas sap en een bak olijven naast me veranderde het vlondertje in een paradijselijke schaduwrijke veranda. Vervelen veranderde in een soort wachten (tot er weer meer zaken open zouden zijn en ik een auto kon regelen) en wachten kan ik heel goed. Het idee van “gevangen” zijn verdween met de wetenschap dat ik altijd nog een taxi zou kunnen bellen. Wegwezen had dus ook nog gekund.
3. malen, piekeren. Dat je je gedachten soms niet kan stoppen is niet zo erg, zo lang het maar een beetje leuke gedachten zijn. Je doet de voordeur voor ze open, en zwaait ze langs de achterdeur weer uit: “doei! Leuk dat je er was!”. En dan ga je weer naar de voordeur, benieuwd wat er verder nog langs komt. Maar je kan ook gaan malen, over je werk, over gebrek aan geld of klussen, over pijn en verdriet en over als… dan…, over spijt of dingen die niet fijn zijn maar buiten je macht liggen.
   De remedie: misschien wat afgezaagd maar ik ben gek op The Serenity Prayer. Eigenlijk is dat de uitgebreide versie van “veranderen, wegwezen of accepteren”. Ik heb hem wel een beetje gehackt zodat hij bij mijn levensvisie past. Want ik vind: de enige die jou rust, moed en wijsheid kan geven, ben je zelf.
   “Sanne, find the serenity to accept the things I cannot change, courage to change the things I can, and wisdom to know the difference.”
   Als ik mezelf dus echt vastdraai in gepieker ga ik zitten om alles op te schrijven waar ik nou over maal. Dan probeer ik per gedachte uit te vinden of ik er iets aan kan doen. En dan ga ik dat doen. En in het zeldzame geval dat ik dingen ontdek die buiten mijn macht liggen om te veranderen, zijn ze ineens ook veel makkelijker te accepteren.

Heb jij nog Flierefluitkillers en remedies daarvoor? Deel ze met mij en anderen in de reacties!

Dit is een bewerking van “De kunst van het flierefluiten” op mijn eigen blog.

Vier jaar geleden realiseerde ik het me eindelijk: Mijn leven wordt grotendeels beïnvloed door angsten. Angsten die gecreëerd zijn door diep gewortelde overtuigingen, ervaringen in het verleden en meningen van anderen.

Alle situaties waarin we ons bevinden zijn van nature 100% neutraal. Doordat we onbewust eerdere gebeurtenissen, meningen of overtuigingen koppelen aan gedachten die je nu hebt, plak je een label op de huidige gedachte of situatie. Het label dat je aan de huidige (of toekomstige) situatie plakt, maakt een situatie positief of negatief.

Situaties labelen

Het onbewust negatief labelen van een (toekomstige) situatie brengt angst naar boven. Onbewust haal je een gelijksoortige situatie of een mening uit het verleden en koppelt die aan een gedachte: Een negatieve gedachte. Een illusie. Een gedachte over de toekomst. Een angst voor de toekomst.

Hoe is het mogelijk dat je een angst hebt over de toekomst? Waar zijn deze angsten op gebaseerd? Op de overtuiging dat het je weer gaat gebeuren? Of dat een mening van een ander waar is? Realiseer dat angsten eigenlijk prachtige indicatoren zijn, dat je weerstand biedt tegen de werkelijke neutrale situatie.

Bekijk je angsten met een helikopter-view

Een angst kan dan ook heel goed worden gebruikt om met een helikopter-view te bekijken en te beseffen hoe belachelijk deze angst in werkelijkheid is. Het beseffen dat je een angst hebt en het relativeren van de situatie brengt de feiten op tafel.

Stel je voor: Je bent als klein kind aangereden door een rode Suzuki Swift en elke keer als er een rode Suzuki Swift om de hoek komt, bevries je van angst. Wanneer je bewust wordt dat de situatie waarin je zit 100% neutraal is, maar dat er een herinnering gekoppeld is aan de huidige situatie, lost de angst zich langzaam op.

Waar of niet waar?

Laat je niet weer meeslepen in de gedachte dat de angst een feit is. Dat de situatie neutraal is, is een feit. Dit is tevens de reden dat verschillende mensen een compleet ander beeld hebben van dezelfde situatie. Ze zien hun waarneming dan ook als waar. Ze koppelen dezelfde neutrale situatie aan andere herinneringen, meningen of overtuigingen. Zo hebben twee personen met verschillende meningen dus beide gelijk.

Hier nog even snel de stappen:

1. Word bewust van je angsten
2. Voel de angsten en kijk met de helikopter-view naar deze angsten.
3. Besef dat de (toekomstige) situatie 100% neutraal is
4. Besef dat jij een negatief label hebt geplakt aan deze situatie
5. Bedank de angst voor het aangeven van deze beperkende gedachte

Eigenlijk moet je dankbaar te zijn voor een angst. Een angst geeft aan waar negatieve overtuigingen aan het werk zijn. Door een angst te gebruiken als indicatie om er vervolgens aan te gaan werken, gaan er letterlijk deuren open in je leven die je door je angsten nooit geopend zou hebben.

Welke angsten beperken jou om het uiterste uit jouw leven te halen?

Deel één, over informatie, is beschrijvend en conceptueel. Het laat zien hoe menselijk en persoonlijk het proces van informatie verwerken is. Wanneer wordt data informatie? Het antwoord geeft een aantal persoonlijke factoren, die de verandering van data tot informatie bepalen. Vandaar dat ook de definitie van overload een sterk persoonlijke is. Er ís niet feitelijk teveel maar op een bepaald moment voor een bepaald individu in een bepaalde context kan er spanning ontstaan, die dan information overload genoemd wordt. Dat sluit aan bij de oneliner van Clay Shirkey: “there is no information overload, only filter faillure”

Deel twee bespreekt hoe informatie beter te verwerken. Er zijn analytische delen, die je helpen inzicht te krijgen. Zo helpt de auteur je, in het eerste hoofdstuk van deel II, beter te snappen wat voor informatieverwerker je bent met een informatie profiel, je informatie voorkeuren en -houding ontstaat een beeld van wie je bent, wat je nodig hebt, wat je niet nodig hebt, hoe je informatie het liefst ontvangt, wat jij weer verder moet geven, et cetera. Deze zaken geven inzicht en helpen daarna bij informatieverwerking.

In deel II concrete adviezen en tips:

• houd eens een dag bij wat je aan nice to know en need to know krijgt
• overleg met jouw gatekeeper welke keuzes gemaakt worden
• onderhoud je informatiebronnen bewust.

Daarbij is er speciale aandacht voor alles wat je hersens helpt bij het verwerken van informatie: daglicht en regelmatig pauzes in de frisse lucht, lachen en ontspanning, muziek en nachtrust om alle impressies door de hersenen te laten verwerken, …

Uiteraard komen ook zaken als emotie versus ratio en intuïtie versus analyse aan bod. Daarbij is de auteur niet genegen in stelligheden te vervallen maar beschrijft hij wat intuïtie is en wat maakt dat meer is dan een gevoel. Daardoor is de tegenstelling genuanceerd.

Meer specifiek over information overload dan. Information overload is een vorm van druk die je ervaart. Druk werkt in principe goed. Immers, te weinig uitdaging voor de hersenen leidt tot verveling, vermoeidheid en ziekten. Dus enige druk is prima. Maar te lang, te veel druk werkt nadelig voor de informatieverwerking. Zo ontstaat er met stress cortisol dat glucose afbreekt wat juist broodnodige energie voor de hersenen is. Zeker als ontspanning uitblijft, wordt dat schadelijk. Daar kun je ook zelf aanleiding toe geven:

• informatieverslaving door voortdurend alle nieuws te willen zien. Dat is gezien het voortdurende aanbod een belastende ambitie
• creatieven die voortdurend nieuwe ideeën, beelden, personen zoeken en daarmee voortdurend informatie zoeken
• te veel werk, te veel taken door elkaar, te veel afleiding, waardoor informatieverwerking complex of zelfs gehinderd wordt
• uitstelgedrag waardoor informatie over taken toeneemt en complexer te verwerken wordt.

Het hoofdstuk Brain at work bevat delen over concentratie en aandacht. Daarin is de auteur wel stellig in zijn adviezen, bijvoorbeeld over to do-lijstjes:

• gebruik één systeem
• heb per lijst één doel en maak dat doel helder
• ontwikkel codes en afkortingen voor snel werken
• loop je lijst dagelijks door
• gebruik e-tools.

Een erg interessant blok is dat over vergeten. Doorgaans is alle aandacht juist gericht op verwerken en onthouden.

Kortom, geen boek voor snelle tips over informatie verwerken maar een gedegen, breed boek vol inzichten over hersenen, informatie en het verwerken van informatie.

Elke week doe je ongetwijfeld meerdere activiteiten die redelijk vergelijkbaar zijn met elkaar. Je doet ze echter op verschillende tijden in die week. Het groeperen van deze taken kan betere resultaten opleveren in minder tijd.

Een simpel voorbeeld is het doen van boodschappen. Wanneer je bepaalt wat je tijdens een doorsnee week eet, hoef je niet 3 of 4 keer naar de supermarkt om te halen wat je op dat moment nodig hebt. Het is niet alleen tijdbesparend, maar je het bespaart je ook de nodige energie om maar eenmaal per week te bedenken wat je die week gaat eten.

Complexe taken

Je kunt deze manier van groeperen ook gebruiken voor meer complexe taken. Als je 7 artikelen moet schrijven deze week, kun je er voor kiezen om elke dag 1 artikel te doen. Je kunt deze artikelen echter ook groeperen als 1 taak en deze taak afronden in 1 dag. Dit gaat je productiviteit enorm verhogen door de volgende redenen:

1. Wanneer je een artikel aan het schrijven bent, heb je alle tools beschikbaar die je nodig hebt bij het volgende artikel. Als je elke dag alle programma’s en tools weer moet opstarten, voorbereiden en je artikel schrijven, gebruik je tijd en energie die je niet nodig hebt als je alle artikelen ineens doet.
2. Het menselijke brein werkt het meest efficiënt als het zich kan focussen op 1 taak. Wanneer je in de schrijf-flow bent beland, gaan de volgende artikelen makkelijker en zonder moeite. Wanneer je elke dag een artikel zou schrijven, zou dit elke keer tijd en energie kosten om deze flow opnieuw te bereiken.
3. Naast dat het ontzettend effectief is, creëert het schrijven van 7 artikelen op 1 dag ook nog eens een waanzinnig gevoel dat je de taak van je takenlijst kunt afvinken. Dit geeft voor de rest van de week een stukje rust en je hebt meer vrije tijd over om andere leuke activiteiten te doen of nog zo’n productieve dag aan het werk te gaan.
4. Niet afgeronde taken verspillen je mentale energie. Het verdelen van de artikelen over een hele week veroorzaakt een week lang de onnodige onrust in je hoofd. Af is af!

Dit zijn wat voorbeelden hoe je je taken kunt groeperen om je productiviteit en workflow te verhogen. Uiteraard kun je niet alle taken groeperen, maar wanneer het wel lukt, maakt het je leven een stuk makkelijker en een heel stuk leuker.

Andere suggesties om je takenlijst effectief af te werken zijn uiteraard van harte welkom.

De Engelse term is attentional surfaces. Dat zijn plaatsen waar je aandacht minstens een kwartier per dag naar uit gaat. Voor sommigen is dat de desktop, voor anderen de spiegel, je persoonlijke website, het dashboard van je auto, de deur van de koelkast, het memobord in de keuken. Die plaats moet natuurlijk niet al vol met zaken liggen die ook aandacht nodig hebben.

Ik ken mensen die bij de voordeur een kastje hebben waar ze alle zaken neerleggen die ze niet moeten vergeten mee te nemen naar hun werk. Sommige artiesten schrijven op de spiegel van hun kleedkamer de naam van de stad waar ze optreden. Voorkomt vervelende situaties.

Wie heeft een verrassende plaats? En vooral, hoe en wanneer gebruik je die?

Deze route werkt met ervaringen, deelwaarnemingen, veronderstellingen en vooroordelen. Vaak geen slecht besluit. Beter een keer te veel vluchten dan helemaal nooit meer kunnen vluchten.

De verkregen informatie wordt tegelijkertijd via de langzame, intelligente route naar de neocortex gezonden. De neocortex is het deel van de hersenen dat ons in staat tot zelfreflectie en ons het vermogen geeft om intelligent te leren. De neocortex wikt en weegt, vergelijkt de situatie met eerdere ervaringen en concludeert of we terecht waren gevlucht.

Wat heb je hieraan in je dagelijkse werk en leven? Eenvoudig: alle informatie die je ontvangt, kun je vaak beter via de langzame route laten verwerken. Die route heet niet voor niets de intelligente route. De neocortex maakt heel slim gebruik van hersencapaciteit en je levenslange ervaring.

Dus geen ongecontroleerde, snelle reactie op mailverkeer. Stel een besluit in een vergadering eens een dag uit. Laat je niet verleiden tot uitspraken die je neocortex later met veel moeite moet corrigeren. Slaap er letterlijk een nacht over. Of lummel een tijdje.

Je kunt niet goed voor een ander bepalen of hij of zij het druk heeft. Het komt vaak voor dat iemand zegt het op dat moment razenddruk te hebben, maar een paar weken later heel anders tegen die situatie kijkt. Sommige mensen hebben het altijd druk en anderen hebben altijd de tijd voor je. Druk doen of zijn is een persoonlijke kwestie.

Drukte heeft weinig te maken met iemands intelligentie of met een gebrek aan goede informatie. Mensen weten precies wat ze moeten doen, weten waarom ze zaken uitstellen of snel afgeleid zijn. Ze weten waarom ze het gevoel krijgen het druk te hebben

In drukke tijden vergeten we vaak dat deze tijd ons ook heel veel goede dingen brengt. Nog nooit was er zoveel interessant te zien en beleven, soms inderdaad met maar één muisklik.

Maar het allerbelangrijkste zijn toch onze hersenen. Die zijn toch net als onze computers: ze wachten de hele dag (en nacht) op interessante input. De verwerkingscapaciteit van je brein is vele malen groter dan je gebruikt. Zelfs midden op Times Square, tijdens een concert of een druk feest komt er nog steeds minder informatie op je af dan je zou kunnen verwerken.

Ik ken geen onderzoeken waarbij de onderbelasting van het brein aan de orde is. Wel veel rapporten dat we omkomen in informatie. En dat we technologie ontwikkelen die ons boven het hoofd groeit. Maar wees eens eerlijk: niemand wil toch terug naar de BG (Before Google) periode?

Misschien verandert ons brein wel in een iBrain. Misschien passen onze hersenen zich aan als we externe breintools krijgen. Uiteindelijk zullen de sterksten en slimsten overleven en mogelijk past het brein zich daarbij aan.

Choosy
Als social media adviseur bouw ik ook regelmatig kleine addons of plugins voor diverse platformen, die ook in diverse browsers getest moeten worden.

Elke keer de link copy+pasten vanuit bijvoorbeeld een mailtje werkt niet altijd even goed, dus liep ik tegen Choosy aan. Choosy laat mij, bij elke willekeurige link uit een willekeurig programma, kiezen in welke browser (Safari, Firefox, Chrome of anderen) kiezen in welke browser deze geopend mag worden. Perfect dus, bijvoorbeeld omdat de nieuwste youtube speler zich nog steeds niet mooi laat zien in Firefox, maar wel in Safari of Chrome.

Geavanceerd “hacken” kan dus ook met Choosy, om bijvoorbeeld youtube links altijd te openen in Chrome. Klik daarvoor hieronder op de afbeelding om deze te vergroten en deze hack te bekijken.

Choosy download je het snelste vanaf hier, de homepage vind je hier terug.

Fresh
Fresh is een “vervanging” van het “laatst geopende items” venster wat je wellicht vanuit de finder, of een smart folder kent. Daarnaast bevat het een aantal “vaste” items die je altijd kan raadplegen op een moment dat je ze nodig hebt, bijvoorbeeld een foto van jezelf om te versturen, visitekaartjes die je graag wil weggeven (zo heb ik mijn Vcard in de Cooler staan) of een werkmap die je eigenlijk altijd bij de hand wil hebben.

Ook geeft Fresh je de mogelijkheid om de “metadata” van bestanden aan te passen, door bijvoorbeeld tags toe te voegen aan bestanden die je in Spotlight terug wil vinden.

De cooler gebruik ik het meest, om zo veel gebruikte bestanden terug te kunnen vinden.
Linksonder zie je bijvoobeeld mijn Vcard terug, die ik altijd kan versturen door Fresh aan te roepen met mijn “global hotkey”, een sneltoets die het Fresh menu altijd weer op roept.

Dankzij Fresh is mijn bureaublad een stuk schoner en opgeruimder, juist omdat ik die niet meer als projectmap hoef te gebruiken en dat geeft rust en ruimte voor creativiteit.

Fresh download je hier en is 5 dagen gratis te proberen en kost daarna € 6.80 om te kopen.

Heb jij nog handige apps die nog niet op lifehacking zijn verschenen ? Ken je nog geavanceerdere mogelijkheden voor Fresh of Choosy ? Laat het horen in de reacties !

In een land waar het licht commercieel is uitgevonden, hoef ik het belang van licht op de gemoedstoestand en daarmee het plezier van de – verlichte – informatiewerker niet meer uit te leggen.

Nu kun je hiervoor een apparaat kopen, maar we hebben natuurlijk de zon zelf. Hoe werkt het? Zonlicht remt de productie van melatonine. Melatonine is een slaapverwekkend hormoon dat het lichaam aanmaakt wanneer het ’s avonds donker wordt. Op kantoor en thuis zitten we meestal achter onze computer in schaars verlichte en slecht geventileerde ruimtes. Kunstlicht helpt echter maar voor een deel; daglicht is en blijft het beste. Vergeet daarom zeker niet die wandeling buiten, tussen de middag!

Niet voor niets zie je ook dat kantoren steeds meer glas en letterlijk (en figuurlijk) daardoor naar buiten kijken. Daar komt ook het zonlicht vandaan. Dat geldt natuurlijk ook voor je thuiswerkplek. Een goede stoel is belangrijk, maar onderschat de kracht van goed licht niet. Vraag anders aan de ergonoom van je Nieuwe Werken-plek of de facilitair deskundige waar je overal rekening mee moet houden.