Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een goede mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Bijvoorbeeld bij het voeren van onderhandelingen komen beide intensief aan bod. De mindmap hierboven is onderdeel van een onderhandeling ondersteunend systeem gemaakt en gebruikt bij de één na laatste regeringsformatie door een van de politieke partijen. Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een ander voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Linker en rechter hersenhelft functies

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken, whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

mindmap van mindmapping resultaten door Academy of Minds

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me even als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT) systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol. Er is inmiddels veel gediscussieers over deze HNW definitie en daarmee verder aangescherpt. Reageer hier zelf ook op deze aanscherping.

Veel van mijn cursisten geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmap applicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2). Ik ben benieuwd naar je reactie!

Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.  In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Mindmaps (zoals deze hierboven van Zara) zijn niet alleen goed om kinderen ‘leren te leren’, mindmapping kan mensen helpen hun werk beter te doen, lezen we steeds vaker. In 2010 was het volgens nu.nl zelfs de meest verkochte bedrijfsworkshop. Maar wat is dan precies ‘je werk beter doen’? Over welke onderdelen gaat dat dan? En wat is de bijdrage van mindmappen aan Het Nieuwe Werken of Lifehacking? Geeft het je meer plezier en resultaat in je werk?

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’, Workhacking of Lifehacking (voor deze blogpost gebruik ik voor het gemak even de afkorting HNW) wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd of slimmer werken, niet harder. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Een type infographic dus. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?

Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren. Als dit zelfs live on-line gebeurd zoals de laatste jaren bij TEDx gaan mensen zelf ook sneller ‘idea’s sharen’.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Er zijn wel boeken, naast die van Tony Bizan, die ingaan op het gebruik van ‘beeldtaal’ en ‘beter denken’ zoals het standaard werk ‘Visual Language‘ van Robert E. Horn, het populaire boek ‘A Whole New Mind‘ van Daniel Pink en het praktische ‘On the Back of The Napkin’ van Dan Roam. Echter niet gebaseerd op breed onderzoek naar het effect van de inzet van mindmapping. Ik ben daarom op zoek gegaan naar wetenschappelijke bronnen die de persoonlijke ervaringen bevestigen en ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk en dus misschien wel HNW.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken

Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt en vooral gedrag niet moet worden vergeten. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’. De essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor of het tijd/plaatsonafhankelijk werken of een iPad voor alle managers. Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit en samenwerking essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen

Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist als denktechniek en in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Letterlijk; ‘Getting on the same page’. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier tref je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler onder HNW

In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over HNW en Lifehacking in het werk. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer slim gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie ook de vrije vertaling van deze definitie naar de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de verschillende individuele werkzaamheden alsook het groepsproces, we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn. In deel 2 licht ik een aantal onderzoeken toe die hier specifiek op in gaan om vervolgens in deel 3 een conclusie te trekken.

In mijn blogpost over het persoonlijke dashboard had ik beloofd om wat dieper in te gaan op ‘het blauwe boekje’, een belangrijk onderdeel in de 2-eenheid van de persoonlijke effectiviteit binnen Het Nieuwe Werken.

In deze post wil ik echter graag eerst ingaan op ‘Het Nieuwe Vergaderen’ omdat ik naar aanleiding van discussie op managers on-line en tweets heb gemerkt dat er bijna overal frustraties zijn over vergaderen en het idee sterk leeft dat juist daar in Het Nieuwe Werken flinke besparingen, rust en tijdwinst mogelijk is.

Problemen met vergaderingen

Overal worden korte lijstjes met tips gegeven en dat helpt. Maar hoe ga je nu precies anders vergaderen en wat is de aanleiding van al die frustraties. Eén van mijn werkzaamheden is het voorzitten van ‘lastige vergaderingen’, ‘complexe project start-ups’, ‘politieke bijeenkomsten’, ‘crises vergaderingen’ en  brainstorms en daarvan heb ik geleerd dat de traditionele methoden van vergaderen te kort schieten.

De klachten die ik veel gehoord heb en hoor, is dat ze saai zijn, te lang duren, de notulen vaak te laat komen (en dus) onvoldoende structuur hebben, weinig deelnemers zich goed voorbereid hebben, onderwerpen uit vorige vergaderingen vaak opnieuw aan bod komen, mensen ontwijkend gedrag vertonen als het op acties en taken aankomt (“ja maar zo hadden we dat niet afgesproken”, ”Sorry, niks gedaan, ik kreeg de notulen te laat”, etc.).

De oplossing bestaat dan ook uit, in mijn ervaring, enerzijds een nieuwe methode van vergaderen en anderzijds een betere voorbereiding, het slimmer vergaderen zelf en de ‘nabewerking’. Dit zou je ‘Het Nieuwe Vergaderen’ of ‘Slimmer Vergaderen’ kunnen noemen.

De methode

Wanneer een goede structuur ontbreekt, vragen vergaderingen veel focus en discipline van deelnemers. Daar ligt één van de oorzaken van veel vergaderproblemen. Deelnemers moeten goed geconcentreerd blijven om bij het onderwerp te blijven waarover gesproken wordt. Het lastige is dat ons brein werkt op een ‘snelheid’ van zo’n 1400 woorden per minuut. Een enorm verschil met wat bij ons het brein binnenkomt via de oren of ogen (lezen). Dit is gemiddeld slechts zo’n 200 woorden per minuut. Ons brein gaat zich dus al snel vervelen en moet bij de les gehouden worden.

Tegelijkertijd moet door deelnemers nagedacht worden over wat het voor hen betekent om daar gelijk acties aan te kunnen verbinden. Bovendien moet behoorlijk wat moeite gedaan worden om elkaar echt te begrijpen. In veel discussies wordt akelig dicht langs elkaar heen gecommuniceerd en dus weinig wederzijds begrip gerealiseerd. Een bron van irritatie en de oorzaak van veel verkeerd opgeschreven taken en besluiten.

De methode om hiermee (en andere zaken) af te rekenen is om direct op het ‘beamerscherm’ te visualiseren met behulp van een mindmap, welk punt behandeld wordt, wat daarover gezegd wordt en hoe dat in verhouding staat met (het totaal aan) andere onderwerpen.

Door te visualiseren in steekwoorden aan de hand van de mindmap structuur met hoofdzaken dichtbij het centrum van de mindmap en bijzaken verder weg, kunnen de deelnemers niet alleen makkelijker alles volgen maar ook direct controleren of het wel goed opgeschreven wordt. Onze hersenen vinden het prettig om informatie zowel lineair (tekst) als plaatje (context) aangereikt te krijgen. Onze linker hersenhelft is vooral goed in de analyse en rechts juist in het compleet maken van het plaatje.

De voorbereiding
De (on-line) mindmap kan dan ook een belangrijke rol spelen in de voorbereiding door voor elk type vergadering een sjabloon (template) te ontwerpen dat tekst en beeld samenbrengt. In het plaatje hieronder zie je een algemeen toepasbaar sjabloon dat ik zal gebruiken om de aanpak stap voor stap te bespreken.

Algemeen toepasbare vergadersjabloon voor ‘mindmap vergaderingen’

Als je meer energie wilt overhouden aan het einde van de vergadering dan ervoor is het verstandig om een aantal spelregels met elkaar af te spreken:

Tijdens de vergadering

In een ‘mindmap vergadering’ is het belangrijk dat er een voorzitter en ‘livemindmapper’ aangewezen worden. Samen faciliteren zij de vergadering door het sjabloon duidelijk op het ‘beamerscherm’ te visualiseren en dit te gebruiken als leidraad en invuloefening voor de vergadering. Naarmate de vergadering vordert, wordt het sjabloon verder ingevuld. Ook nu gelden een aantal belangrijke spelregels:

De voorzitter let erop dat de livemindmapper per proces en project goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten zijn. Zie hieronder.

Voortgang van het proces met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Voortgang van het project met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Nabewerking van de vergadering

Alle notities die ‘achter’ een tak in de mindmap (in de ‘notes’) zijn vastgelegd, kunnen met een druk op de knop geëxporteerd worden naar Microsoft Word met behoud van de vergaderstructuur en zo kunnen ook de taken, besluiten en ideeën naar Microsoft Excel geëxporteerd worden. Met een filterfunctie kun je vooraf bepalen welke informatie je naar Excel wilt sturen. Bijvoorbeeld alle taken van een persoon, project of een afdeling of alle taken die deze week afgemaakt moeten worden.

Hierna kunnen de vergadernotities in Word en/of ‘mindmap pdf’ verstuurd worden naar alle deelnemers inclusief de Excel lijstjes met taken, besluiten en ideeën. Zo krijgen alle deelnemers direct na de vergadering het verslag en kunnen ze zich beter voorbereiden, direct hun taken inplannen en sneller checken of alles erin staat zoals zij zich herinneren.

Nog meer tijd kan bespaard worden door de mindmap vergadernotulen in een on-line mindmap te plaatsen zodat je niets meer hoeft rond te sturen. De deelnemers kunnen dan iedere dag de map bijwerken en als er taken gedaan worden of problemen opkomen, kunnen deze direct toegevoegd worden en dus gesignaleerd worden door deelnemers die daarvan afhankelijk zijn. Hier staat de vergader mindmap als .pdf en hier als klikbare .pdf. Voor MindManager gebruikers staat hier een vergaderoplossing met templates en add-in om 10 minuten na de vergadering een lijst met acties, besluiten en ideeën automatisch te genereren in Excel en het verslag in word.

Wat levert het op?

Ik heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergaderingen met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter gedaan werden. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast de minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van circa 50 mensen, met gemiddeld 2 a 3 vergaderingen per week en een gemiddeld uurtarief van € 50,- tussen de € 100.000 en € 200.000 per jaar. Wil je meer tips of samen on-line oefenen met bijvoorbeeld Catalyst of MindMeister tweet me dan even op twitter.com/jerrelubberts.

Succes!

Het boek van Hans Buskes leest niet alleen prettig weg, het ziet er eveneens goed uit en dat werkt goed bij een boek over mindmapping. De vele voorbeelden en heldere indeling maken het een prettig boek voor beginners in mindmapping en voor de gevorderde gebruiker om zijn kennis nog wat op te vijzelen. De recensenten op Boeklezers.nl zijn unaniem en kritisch:

“[...]dit boek was voor mij een eyeopener en geeft goede adviezen over hoe je je het mindmappen eigen kunt maken”

“ Met heldere voorbeelden wordt zowel aan een beginnende mindmapper als een gevorderde mindmapper handvatten gegeven om mindmaps te maken.”

“De voorbeelden in het eerste hoofdstuk van het boek en de regels van het mindmappen in het tweede hoofdstuk van het boek waren voor mij erg verfrissend en inspirerend. Van het vervolg van het boek ben ik wat minder gecharmeerd. ”

Benieuwd geworden? Neem zelf een kijkje in het boek! Wil je ook eens een boek recenseren, word lid van de Lifehacking Boekenclub.

Hoe werkt het?

Op Boeklezers.nl maak je een gratis account aan via Facebook of Hyves. Daarna kun je je abonneren op onze Lifehacking-club. Als je dat hebt gedaan maak je kans op één van de vijf exemplaren van het boek. Wij zullen woensdagmiddag 1 juni 16.00 uur uit de aanmeldingen vijf nieuwe leden selecteren en deze apart benaderen voor de adresgegevens. Je krijgt dan automatisch bericht en het boek thuisgestuurd.

Boeklezers.nl werkt volgens het principe van de boekenclubs. Je leest gezamenlijk een boek, per hoofdstuk of aantal pagina’s. Ieder lid recenseert het boek, geeft zijn mening, hoogte- en dieptepunten en natuurlijk kunnen jullie met elkaar in discussie over de inhoud van het boek. De meest interessante recensies zullen we hier plaatsen.

Over Meer inzicht…

Het zakelijke mindmapboek Meer inzicht en overzicht met mindmappen, sneller en succesvoller zaken doen staat al meer dan 100 dagen in de top 100 van Managementboek.nl. Lezers die het boek kochten waarderen het met gemiddeld 8,5. Wat hen vooral bekoort is dat het boek vol staat met echte praktijkvoorbeelden.  Het mindmapboek stond al voor verschijning in de top 10 van Managementboek. Daar bleef het ruim twee weken staan met als hoogste positie #5. Auteur Hans Buskes legt uit wat mindmapping is en hoe u deze techniek gebruikt voor het maken van diverse plannen (beleid, marketing, communicatie), het bewaken van tijd en doelen, bij brainstormsessies, onderhandelingen, crisissituaties. Ook geeft hij tips voor de aanschaf van softwaretools om zelf mindmaps op de computer te maken.
Het boek is bestemd voor professionals: van advocaten tot zoölogen, van ambtenaren tot zelfstandige ondernemers. Maar ook voor iedereen die zoekt naar nieuwe methoden om complexe informatie tot de kern terug te brengen en tegelijkertijd krachtig visueel weer te geven. Met als doel er meer uit te halen.

Meedoen?

Heb je interesse in dit onderwerp en kun je binnen dertig dagen een recensie schrijven? Schrijf je dan nu in voor de Lifehacking Boekenclub en maak kans op één van de vijf exemplaren van dit boek.

Visuele kapstok

Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd (zie de linkerkolom van het weekrooster in het PD hierboven) is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet . Dan ga je van 4 of 5 todo lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ rechtsboven (hier staat een uitvergroting) helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets I als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden.  Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie Fig. 1) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder.  Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmapprogramma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger.

Fig. 1 Voorbeeld van Personal Dashboard

Dit is een gastblog van Jerre Lubberts. Jerre werkt als adviseur en trainer bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de ‘denk- en doekracht’ van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd te besparen en het werkplezier te vergroten maar ook om veranderprocessen te versnellen. Dat doen ze o.a. door trainingen, personal coaching en door ‘denksessies’ te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een denksessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennissessie zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres. Hier staan enkele getuigschriften van het werk van Jerre.

Interessant aan Edistorm vind ik de suggesties die de applicatie geeft op basis van hetgeen je op je canvas hebt staan. De aanbevelingen bij Nederlandse termen zijn niet ideaal maar voor een brainstorm in de marketingsfeer is zeker wel wat mogelijk. Edistorm is voor mij een welkome toevoeging in de gereedschapskist om samen te werken, ideeën op te doen en te stemmen op ideeën.

Integratie met Outlook

Het eerste wat opvalt, indien je ook Microsoft Office 2010 hebt geïnstalleerd, is dat Mindmanager 9 naadloos aansluit op Office 2010. Als je niet beter wist zou je denken dat het een Microsoft Office product is, en dan heb ik het niet alleen over de visuele aspecten. Ook het gedrag van het menu en de logica erachter werkt in principe op dezelfde manier.

Met name de integratie met Microsoft Outlook is goed geregeld. Al je notities, emails, taken en afspraken kunnen in MindManager naar binnen gehaald worden om te verwerken in je Mindmap. Dit maakt dat MindManager 9 nog beter ingezet kan worden voor overzicht van projecten zonder dat je voor de bovengenoemde elementen terug hoeft te schakelen naar Outlook. Daarnaast worden ook alle wijzigingen in de MindManager doorgevoerd naar Outlook.

Over het algemeen vind ik versie 9 ten opzichte van 8 een stuk rustiger overkomen en prettiger werken, maar het helpt enorm wanneer je al wat ervaring hebt met de Ribbon zoals Microsoft Office deze heeft geïntroduceerd.

Mindmanager als Project Management Tool

Naast deze diepere integratie met Outlook, die MindManager een stap dichter bij een project management tool brengt, is de toevoeging van een geïntegreerde Gantt chart feature voor de projectmanagers onder ons een uitstekende toevoeging. Deze optie geeft je de mogelijkheid om niet alleen een goed overzicht van je project te maken met betrekking tot de project informatie, taken, afspraken en emails, maar ook om deze gegevens te combineren en door te vertalen naar een overzicht van gerelateerde taken. Dit alles keurig weggezet op een tijdsbalk zoals je dat ook in andere projectmanagement tools tegenkomt.

Conclusie

Indien je nu MindManager 8 gebruikt en je weinig tot niets doet met MindManager om projecten overzichtelijk te houden en bij te houden dan heeft MindManager 9 niet heel veel extra’s te bieden anders dan een update van de Ribbon en het menu in het algemeen. Echter, wanneer je MindManager juist gebruikt voor projectmanagement zaken dan is deze update een absolute must.

Je kunt MindManager 9 downloaden vanaf de site van Mindjet, ook als trial, als volledige versie (€ 355,81 ) of als update (€ 177,31).