En als je in Outlook instelt dat je Word wilt gebruiken als e-maileditor, gelden diezelfde afkortingen ook daar.

In Word 2007 werkt dat als volgt:
- druk op de grote ronde knop linksboven
- klik op de knop “Opties voor Word” rechtsonderaan
- klik op het woord “Controle” in de linkerkolom
- klik op de knop “AutoCorrectie-opties…” middenboven

Zorg nu dat “Tekst vervangen tijdens typen” is aangevinkt en voeg alle afkortingen en bijbehorende teksten toe.

Zelf gebruik ik voor dit soort afkortingen Type Pilot, zoals ik al eerder beschreef in een ander artikel. Het voordeel van Type Pilot is dat je veel langere teksten kunt opnemen en dat het overal in Windows werkt, niet alleen in Word en Outlook. Maar wanneer je geen extra software mag installeren op je computer, is de AutoCorrect mogelijkheid toch knap handig.

Als het om computers gaat, zijn muizen net ratten. Daar schreef ik vorige week over. In dit artikel tips om je denktijd veel efficiënter te gebruiken. Niet over alles hoef je na te denken, als het gaat om basaal computergebruik.

Gebruik het spiergeheugen van je vingers

Je vingers kunnen wel toetsenaanslagen onthouden, maar geen muisbewegingen. Dat is belangrijk. Als je alles op de computer met je muis doet, heb je voor iedere opdracht aan je computer je volledige bewustzijn nodig. Dus ook voor het uitvoeren van verder vrij simpele opdrachten. Nou doe je dat bij tandenpoetsen niet – en dat is maar een paar keer per dag.

Als je je toetsenbord consequent gebruikt, kunnen je vingers in de loop van de tijd de bewegingen opslaan die je nodig hebt. Net zoals een pianiste niet bij elke beweging nadenkt over waar zij haar vingers exact neer moet zetten, zo hebben ook jouw vingers een zogenaamd ‘spiergeheugen’. En dat kun je trainen.

Bij mij is het ondertussen zover, dat ik voor sommige toetsencombinaties echt even moet nadenken welke toetsen ik eigenlijk indruk, als ik iemand anders wil uitleggen wat ik doe.

Als ik een mailtje lees in m’n inbox en daar een antwoord op wil sturen, toetsen mijn vingers automatisch Ctrl+R en vervolgens kan ik meteen beginnen met het intikken van een reactie. Ik denk dus alleen maar: “email terugsturen”. Vervolgens doen mijn handen de rest, zonder dat ik er echt over na hoef te denken.

En dat scheelt een heleboel tijd! Denktijd, die ik dan kan besteden aan de inhoud van de e-mail.

Actie 1: Leer blind typen

Allereerst is het dus belangrijk om blind te leren typen (over “blind schrijven” hebben we het een andere keer nog). Wanneer je leert om blind te typen, schakel je je ogen uit bij het typen. Je houdt ze vrij voor belangrijker dingen. En dat uitschakelen is precies hetgene wat niet lukt, wanneer je een muis gebruikt.

Wanneer je niet met hoge snelheid blind kunt typen, doe je jezelf tekort. Het gebrek aan die vaardigheid is in de moderne informatiemaatschappij net zo erg als het niet hebben van een rijbewijs als je vrachtwagenchauffeur bent.

Actie 2: Gebruik accelerator-keys (Alt+…)

De tweede actie is het leren gebruiken van de zogenaamde accelerator-keys. Ik praat even tegen de Windows gebruikers onder ons. Als je de Alt-toets indrukt, lichten op het scherm allemaal streepjes op. Bijvoorbeeld in het menu en op allerlei knopjes van het programma wat je gebruikt. Die streepjes staan onder speciale letters, de accelerator-keys.

Als je bijvoorbeeld op een knopje een streepje onder de S ziet, kun je voortaan dat knopje ook indrukken door Alt+S te drukken op je toetsenbord. Een streepje onder de B levert Alt+B op, enzovoort.

De Alt-toets plus de onderstreepte letter, zo simpel is het.

In moderne versies van Windows, staan die streepjes standaard uit. Je krijgt ze dan pas te zien, als je werkelijk de Alt-toets hebt ingedrukt. Dat fenomeen kun je uitzetten, zodat je voortaan altijd die streepjes ziet. Dat helpt je wellicht herinneren aan het gebruiken van je toetsenbord.

1. Klik met je rechtermuisknop ergens op het lege bureaublad (een leeg scherm in Windows)
2. Kies in het menu het item ‘eigenschappen’ of ‘properties’
3. Ga naar het één-na-laatste tabje, ‘weergave’ of ‘appearance’
4. Klik op de button ‘effecten’ of ‘effects’
5. Zorg dat het onderste vakje niet meer geselecteerd is (zie de screenshot hieronder)

Als je dit soort toetsen leert gebruiken, hoef je al een stuk minder vaak naar je muis te grijpen. Vooral bij dingen die je regelmatig doet (zoals een antwoord op een email sturen) kan dat enorm veel schelen. En je hoeft er niets aan te onthouden, ze staan recht voor je neus op het scherm.

Actie 3: Gebruikt sneltoetsen (Ctrl+…)

Vervolgens kun je nog profiteren van de shortcut-keys, de sneltoetsen. Voor opdrachten die je vaak gebruikt, hebben de meeste programma’s speciale sneltoetsen. Die beginnen vaak met de Ctrl-toets en ze staan bijna altijd genoemd in het hoofdmenu van een applicatie, meteen achter de titel van het menu.

In mijn Engelse versie van Outlook kan ik bijvoorbeeld op Ctrl+Shift+K drukken om een nieuwe taak in m’n taaklijst te zetten. Of Ctrl+Shift+M om een nieuw e-mail bericht te openen. Wist je dat? Gebruik je ‘m dan ook?

Veel van die sneltoetsen staan in het menu, zoals je in de volgende screenshot kunt zien.

Vooral bij deze toetsen is het belangrijk, dat je ze eerst uit het hoofd leert. Zoals ik al zei: uiteindelijk moeten je vingers deze combinaties in hun spiergeheugen opslaan. Maar om zover te komen, moet je dezelfde sneltoets regelmatig gebruiken en dat doe je het beste, door hem eerst uit je hoofd te leren.

Ik ken ze lang niet allemaal uit m’n hoofd, maar Ctrl+Shift+M bijvoorbeeld gebruik ik extreem veel.

Het is helemaal niet zo’n gek idee om een lijstje te maken van toetsen die je veel zou kunnen gebruiken. Als je dat lijstje naast je monitor hangt, help je jezelf in no-time van je muisverslaving af.

Leg je muis een week weg

De beste manier die ik heb gevonden om sneltoetsen te leren is, door m’n muis een week achter m’n monitor te leggen. Op die manier kost het gewoon meer moeite om je muis te pakken, dan om een sneltoets op te zoeken.

En dat werkt.
Bij mij wel tenminste

Het is niet zonder reden, dat sommige mensen bang zijn voor muizen.

Helaas zet die angst niet door wanneer het gaat om computermuizen. Dat soort is namelijk bijzonder schadelijk voor je productiviteit, om nog niet eens te spreken over allerlei RSI klachten.

Computermuizen zijn handig om een nieuw softwareprogramma te leren kennen. Je kunt met een muis eenvoudig op ontdekkingsreis door de user interface. Maar om productief te werken zul je toch echt betere vrienden moeten worden met je toetsenbord.

Eerder schreef ik al eens over stemherkenning voor het dicteren van teksten. Maar voor het bedienen van je computer is het toetsenbord voorlopig nog onmisbaar. Waarom gebruiken we dat dan zo weinig?

Het grote probleem met muizen

Het grote probleem met muizen is, dat je er continue je ogen en hersenen bij nodig hebt. Je bewustzijn is actief betrokken bij het verplaatsen van het pijltje over het scherm. Muizen vraagt bovendien veel van je oog-hand coördinatie.

Handleiding bladzijde omslaan

Moet je voor de grap eens kijken wat je allemaal moet doen, als je met je muis een bladzijde naar beneden wilt scrollen in je tekstverwerker.

1. Eerst moet je hand zich van het toetsenbord naar de muis verplaatsen. Dat op zich is al een enorm inefficiënte beweging, die de meeste mensen ook nog eens verkeerd uitvoeren. Het zou het beste zijn om je hele arm te draaien – in de elleboog en je schouder. Maar meestal krijgt vooral de pols het voor de kiezen bij dit soort muisbewegingen.
2. Vervolgens pak je de muis vast en je begint ‘m te bewegen.
3. Zodra je de muis beweegt licht de muiscursor op het scherm op.
4. Je ogen flitsen over het scherm, totdat ze de cursor hebben gevonden.
5. Vanaf dat moment maakt je hand een vrij grote en snelle beweging om de muis te verplaatsen naar de rechterkant van het scherm – daar is nou eenmaal de schuifbalk te vinden.
6. Tegen de tijd dat de muiscursor in de buurt is van de schuifbalk verandert de beweging. Opeens ga je de muis trager en veel nauwkeuriger bewegen, om ‘m op de juiste plek op de schuifbalk te krijgen. Als je ergens halverwege in de schuifbalk kunt klikken, valt het allemaal nog wel mee. Maar voel eens wat er gebeurt als je wilt mikken op het ielige knopje met pijlpuntje helemaal onderaan de schuifbalk.
7. Zodra je dan het juiste punt hebt gevonden, klik je met je wijsvinger op de muisknop, net zolang totdat je het juiste stuk tekst hebt gevonden.
8. Als je de juiste plek in het document hebt gevonden, vindt de hele beweging nogmaals plaats – in omgekeerde richting – om de muiscursor op precies de juiste plek te zetten in het document, zodat je daar verder kunt typen.
9. Dan gaat je hand weer terug naar het toestenbord (met waarschijnlijk weer een foute polsbeweging) om verder te typen.

En dat soort zware arbeid doen we niet alleen bij het scrollen, maar ook bij het selecteren, kopiëren en plakken van tekst, bij het aanklikken van een menu-item, bij het opslaan en openen van bestanden, bij het starten van een nieuw programma, bij … zo’n beetje alles wat we doen op een computer.

Ergerlijk

Voor één keer is dat geen probleem, voor een paar keer ook niet. Maar is het niet ergerlijk, dat mensen dit inefficiënte muizen dag in dag uit honderden keren per dag toepassen, zonder te investeren in een betere en veel snellere manier van werken? En dan heb ik het over mensen voor wie dit hun dagelijks werk is, hun core-business zeg maar.

Let eens op jezelf

Let deze week eens op jezelf. Hoeveel muisbewegingen maak je op een dag?

En daar mag je rustig een beetje bang van worden, dat helpt hopelijk bij het aanleren van nieuw, beter gedrag.