Vind jij jezelf efficiënt als je twee dingen tegelijk doet, zoals tijdens het autorijden bellen? Ja…? Dan ga ik je teleurstellen! Multitasken zorgt alleen maar voor tijdverlies, fouten en stress. Je gaat er dus niet sneller en beter van werken als je meerdere dingen tegelijk doet.

Nu hoor ik je al denken; “maar ìk kan wel twee dingen tegelijk doen”. Natuurlijk. Diverse zaken gaan prima samen, zoals praten en lopen. Het wordt echter een ander verhaal als je een beslissing moet nemen bij één van je twee handelingen.

Werken volgens het aan-/uitsysteem
Je doet wellicht regelmatig verschillende (complexe) handelingen op hetzelfde moment. Vaak zonder dat je daar erg in hebt en omdat je denkt dat het wel handig is om beide acties te combineren omdat het tijd bespaart. Misschien een eye-opener als we je vertellen dat wij als mensen eigenlijk helemaal geen twee (complexe) dingen tegelijk kunnen doen omdat onze hersenen hierop niet ingesteld zijn.

Als je hersenen tegelijkertijd belast wordt met verschillende impulsen, zoals praten, luisteren en typen tegelijk, dan zijn ze niet in staat om op hetzelfde moment aan alle impulsen dezelfde aandacht te geven. Wat er wel gebeurt is dat je hersenen de hele tijd van de ene impuls naar de andere switchen. Slechts één impuls ‘staat aan’, de anderen staan ‘uit’. Je bent bijvoorbeeld aan het luisteren, dat staat dan ‘aan’ totdat je bedenkt dat je aan het mailen was en je je weer richt op je e-mail. Je aandacht is nu niet meer bij het gesprek (uit) maar is gericht op je beeldscherm (aan). Continue starten je hersenen dus op en worden ze uitgeschakeld als jij wisselt van het tikken naar het praten. Met andere woorden; je hersenen kunnen alleen single tasken.

Dwing je jezelf toch om meerdere dingen tegelijk te doen, dan heeft dit heeft gevolgen voor de kwaliteit en snelheid van je werken.

Meer aandacht, meer kwaliteit
Je kunt je afvragen met hoeveel aandacht je twee dingen tegelijk doet. Luister je echt naar de ander als je ondertussen een email aan het typen bent en schrijf je met aandacht je verhaal als je tegelijk aan het luisteren en praten bent? En ben je in staat om foutloos naar de juiste persoon je email te versturen tijdens je gesprek?

Tips en test; het kan sneller!
Je hoeft echt niet harder te werken om sneller te zijn. Stop gewoon met multitasken! Doe één ding tegelijk. Laat je niet verleiden om gelijkertijd twee dingen te doen, het haalt je alleen maar uit je concentratie. Daarnaast levert het je tijdwinst op als je eerst het ene afwerkt voordat je aan het andere begint.  Tenslotte lever je een betere kwaliteit en maak je minder fouten als je je volle aandacht aan zaken kunt besteden.

Hiervan niet helemaal overtuigd of wil je zelf eens testen hoe goed je kunt multi-taksen? Doe dan meteen zelf de korte test.

Ben perfect op de momenten dat het telt

Volgens mij zijn we allemaal perfectionisten. Allemaal op onze eigen manier. Alleen al omdat je op deze site aan het lezen bent bewijst dat je je werk nog beter wilt doen dan dat je al aan het doen was. Maar pas op! Je kunt niet altijd een perfectionist zijn. De gevaren die schuilen in het willen zijn van de perfecte werknemer:

1. We verliezen aan efficiëntie. Zelfs wanneer een taak volbracht is gaan we kijken hoe het beter zou kunnen in plaats van door te gaan naar de volgende stap om het einddoel te bereiken. De taak is volbracht, dus we kunnen door naar de volgende. Blijf niet hangen;
2. We verliezen aan effectiviteit. We zien naast onze hoofdtaak veel kleine taakjes, die misschien wel iets te maken zouden kunnen hebben met de hoofdtaak. Dus we nemen deze ook mee. Bedenk je dat deze kleine “extra” taakjes ons wel eens meer tijd zouden kunnen gaan kosten dan de hoofdtaak alleen. Focus je op het doel en bereik deze met een zo kort mogelijke route.
3. We stellen taken uit tot het “perfecte” moment. Doordat we het project zo perfect mogelijk willen doen overschatten we vaak het groter geheel. Een simpele taak wordt in onze gedachten al snel een bijna onmogelijke opdracht waar veel van af hangt. Hierdoor bestaat het gevaar dat we wachten tot het perfecte moment om de taak netjes uit te voeren, maar als we lang blijven wachten blijkt dit moment vaak te laat te komen.
4. We verliezen het overzicht. We letten alleen nog maar op details. Komma’s, punten. Alle kleine dingen vallen op. Daardoor kunnen we snel het grotere geheel verliezen, ons overzicht.
5. We gaan uit van problemen die zich (nog) niet voorgedaan hebben. Het gevaar is dat we ons niet bezig houden met het hoofdprobleem, maar dat we beginnen met het oplossen van problemen die zich nog helemaal niet voorgedaan hebben. Uiteindelijk blijft er dan geen tijd meer over om het uiteindelijke probleem op te lossen en blijken de opgeloste problemen of niet voor te komen of er niet toe te doen.

(bron: lifehack.org)

Ben bereikbaar wanneer het jou uitkomt

Communicatie gaat tegenwoordig zoveel verder dan mail, bellen en smsen. Social media heeft een geheel nieuwe wereld geopend en wacht er op om zo efficient mogelijk gebruikt te worden. Twitter, Facebook, Hyves, Buzz, allemaal nieuwe manieren om met elkaar te communiceren. Heel effectief allemaal, want op deze manier ben je altijd en overal bereikbaar. Maar wat je je af moet vragen is of je dat wel wil. Altijd en overal bereikbaar zijn.

Ik wel, maar wel wanneer het mij uitkomt.

Telefonisch contact: Stuur al je telefoontjes door naar Xoip. Deze dienst biedt jouw de mogelijkheid om één of meerdere extra telefoonnummers aan te maken waar je een voicemailbox of Skypeaccount aan kunt hangen. De ingesproken berichten kun je op hun beurt door laten sturen naar je mailbox, zodat jij kunt bepalen wanneer je welk telefoontje behandeld.

Social media: Veel te vinden op Facebook, Twitter en LinkedIn en daar veel te veel tijd per dag mee kwijt? Kijk dan eens naar Nutshellmail. Dit is een dienst die je afhankelijk van jouw instellingen één of meerdere keren per dag een mailtje stuurt met de updates in jouw netwerk. Erg handig.

Mail: Bekijk je mail op gezette tijden. Bijvoorbeeld om 11 uur en om 4 uur. Laat de rest van je collega’s weten dat je mail maar twee keer per dag leest en dat urgente zaken mondeling of telefonisch doorgegeven dienen te worden. Dit geeft jou de mogelijkheid om meerdere mailtjes achter elkaar te behandelen.

Vergeet multitasking, richt je op één taak per keer

Vroeger was het de term: “Multitasking”. Als je het druk had kon je zeggen dat je aan het multitasken was. Maar wat schiet je er mee op? Een mail opstellen, terwijl je aan het bellen bent, een rapport aan het schrijven bent en je Twitter aan het bij houden bent? Gegarandeerd dat geen van deze taken goed uitgevoerd is. Wil je een taak naar behoren uitvoeren? Zorg dan dat je terug schakelt naar monotasking.

Als je je richt op een taak, ben dan alleen bezig en gefocussed op deze taak. Een aantal stappen die je helpen monotasken, waardoor je je werk efficienter in kunt delen.

1. Zet afleidingen uit. Zet je telefoon op stil, muziek af, mailnotificaties uit en alles wat je nog meer uit je concentratie kan halen. Als je je computer niet nodig hebt voor de taak, zet deze dan ook uit, of desnoods je monitor. Zorg dat je concentratie niet afgeleid wordt van datgene dat je volledige concentratie nodig heeft.
2. Minimaliseer onderbrekingen. Kijk of je apart kunt zitten van je collega’s. Geef wel duidelijk aan waarom je apart gaat zitten, anders krijg je ook scheve gezichten. Een andere goede tip is het gebruik van koptelefoontjes van je MP3 speler. Ookal speelt er geen muziek, je geeft wel de indruk niet gestoord te willen worden.
3. Zet een timer. Verzamel alle soortgelijke taken en voer deze in een gezette tijd uit. Je zult zien dat je veel sneller werkt als je aan “timeboxing” doet.
4. Neem regelmatig pauze. Omdat je heel geconcentreerd met je taken bezig bent moet je regelmatig een pauze nemen. Deze pauzes zijn erg geschikt om bijvoorbeeld je mail te checken of je Twitter eens bij te werken.

(bron: Dumb Little Man)

Weet wanneer je verloren hebt

Je moet je doel duidelijk voor ogen houden en weten wanneer je het niet gaat redden. En nog belangrijker, je zult het moeten accepteren. Verlies is iets wat niet geaccepteerd wordt, het is iets negatiefs. Als je iets loslaat dan heb je verloren, maar door te laten zien dat je verlies kunt accepteren kom je veel beter uit de verf dan wanneer je in het verlies blijft hangen.

Onverwerkt verlies kan leiden tot lichamelijke en psychische klachten. Doordat je verlies onderdrukt, doet alsof het er niet is veroorzaak je vaak een nog groter verlies: verlies van energie, moed, overtuigingskracht, medestanders en gezondheid.

Dus:

1. Laat het verlies toe, accepteer het. Onderdruk verlies niet en stop het niet weg;
2. Wees niet bang om hulp te vragen als het niet lukt;
3. Sta even stil bij je verlies en kijk waar het fout is gegaan. Leer van je verlies.

Beloof weinig, maar lever veel

En als laatste tip een korte. Door veel te beloven leg je de lat hoog. De verwachtingen worden geschept aan de hand van datgene dat beloofd wordt. Dus door minder te beloven, maar wel evenveel resultaat te bereiken scoor je meer punten. Je hebt immers meer voor elkaar gekregen dan je vooraf afgesproken hebt. Wie wil dat nu niet?

Multitasking

Echt multitasken of mentaal zappen kan alleen maar als we de meeste van die taken onbewust kunnen doen. We kunnen autorijden, naar de radio luisteren en tegelijkertijd kletsen met onze medepassagiers. Maar als we op onbekend terrein zijn of een moeilijk gesprek voeren, gaat de radio toch het liefst uit. Concentratie is dan echt noodzakelijk.

Onze hersenen zijn gewoonweg niet gebouwd voor multitasking. Individuele taken voeren ze achter elkaar uit. Doen we veel tegelijkertijd, dan moeten onze aandacht vaak verspringen en dat betekent: iedere keer weer opnieuw oppakken waar we waren gebleven. Multitasken vereist heel veel stuurinformatie en vertraagt ons. Rij maar eens achter een telefonerende automobilist: de snelheid van zijn auto vertraagt.

Je hersenen krijgen per minuut een afgemeten hoeveelheid bloed en daarmee energie. Het brein moet die energie verdelen over meerdere taken en meerdere hersendelen. Per deel blijft er minder energie over als je aan het multitasken bent.

Overigens zijn de hersenen op dit gebied wél met computers te vergelijken. De taken worden echt achter elkaar uitgevoerd en niet parallel. Iedere taak krijgt van enkele milliseconden tot drie seconden breintijd. Maar de manager in je hoofd, de prefrontale cortex, heeft het wel een stuk moeilijker als hij van meerdere taken alles bij moet houden.

En hoe zit het dan met die pianist? Dat experiment toonde namelijk aan dat je een pianist twee complexe taken tegelijkertijd kunt laten uitvoeren: een nieuw stuk spelen en een voorgelezen tekst kunt laten herhalen. Het antwoord is dat verschillende inputkanalen werden gebruikt. Het pianostuk zag hij voor zich (‘zien’) en de tekst werd voorgelezen (‘horen’). Daar leren we dus uit dat je wel kunt multitasken als je verschillende invoermedia gebruik. Dat komt weer omdat die kanalen verschillende delen van je hersenen activeren.

Wat kun je dan wel doen?

• Focus voor 12 minuten.
• Geef gerichte aandacht.
• Als je echt wilt multitasken, zorgen dan dat de taken verschillende invoerkanalen (bijvoorbeeld zien, horen, bewegen, voelen) gebruiken.
• Lees deze bijdrage nog eens.

En jullie tips?

Een normale dag uit het leven van veel mensen is opgebouwd in ‘lagen’. Je begint met rituelen: opstaan, douchen, ontbijten. Allemaal vrij recht door zee. Dan is er de laag van de ‘agenda’: afspraken en andere dingen die aan een bepaald moment in de tijd gebonden zijn. Daarbovenop komt je ‘to do lijst’ met taken die horen bij projecten waar jij mee bezig bent, zowel privé als zakelijk.

Veel mensen laten zich door deze basishandelingen al verleiden tot multitasking: even je mails lezen bij je ontbijt, je moeder bellen terwijl je je boodschappenlijstje maakt of in de auto zit onderweg naar je werk. Maar door deze lagen heen weven we ook nog eens een web van onderbrekingen: mail, telefoon, rss feeds, binnenvallende mensen.

Multitasking is een computerterm: parallel (dus werkelijk tegelijk) uitvoeren van taken. Het menselijk brein kan dat niet. Met basistaken kunnen we prima uit de voeten: al lopend praten of een patatje eten, maar zodra de taken meer complex worden, lukt het onze hersenen niet meer. Multitasking komt neer op switchen tussen taken. Bij het switchen tussen taken gaat tijd en aandacht verloren. Je kiest ervoor om aandacht te geven aan een andere taak, je neemt een soort van afscheid van de taak waar je mee bezig was. Bij complexere taken heb je daarnaast nog tijd nodig om weer op te starten, zeg maar ‘in de flow’ te komen en de focus te vinden. (Hier staan de resultaten van een studie uit 2001 over de mythe van multitasking.) Een prachtig artikel over de mythe van multitasking staat op het weblog ‘Create passionate users’ van Cathy Sierra.

Uiteindelijk doen we bijna niets meer met 100% aandacht en focus. We nemen voor lief dat het tegenwoordig belangrijker is om dingen snel te doen, dan om ze goed te doen. Waarnemen, nadenken en handelen lopen dwars door elkaar heen. Als we het al als een probleem ervaren, denken we dat het niet anders kan, dat het nu eenmaal zo loopt, dat we er geen invloed op uit kunnen oefenen.

Kan het ook anders?
Volgens mij kan je er wel iets aan doen, heel veel zelfs. Wanneer je de zaken die je van tevoren aan ziet komen, met aandacht en focus kan doen, heb je ook meer ruimte en rust voor de onverwachte onderbrekingen. Dan word je steeds meer zo iemand uit de inleiding: die de dingen die hij moet doen, goed doet, op tijd en met plezier. Je neemt de leiding weer terug over jezelf.

• Het begint bij bewustwording: let eens op hoe vaak je je als een soort reflex laat verleiden om dingen tegelijk te doen en in te gaan op onderbrekingen. Hoe vaak gebeurt het dat je de telefoon opneemt terwijl je eigenlijk niet in de gelegenheid bent om op te nemen? Hoe vaak check je je e-mail terwijl je eigenlijk iets moeilijkers zou moeten doen? Hoe vaak zit je met je muis te klikken tijdens een telefoongesprek? Hoe vaak zeg jij tegen iemand die je onderbreekt ‘nu even niet?’
• Besluit bewust en van tevoren waar jij je aandacht aan gaat geven. Leer jezelf een goed time-management systeem aan. Taco Oosterkamp schrijft op dit weblog veel over Getting Things Done, het systeem van David Allen. In dit bericht maakt hij duidelijk wat het precies is en waarom het voor veel mensen beter is dan andere methoden of trucs.
• Reageer bewust op onderbrekingen. Stel jezelf bij elke onderbreking de vraag: “Moet ik hier nu aandacht aan besteden?” Daarmee beslis je drie dingen: of het überhaupt iets is dat aandacht vereist. Is het belangrijk? Je besluit of het aan jou is of aan iemand anders om zich er druk over te maken, en of het nu moet of misschien ook later kan. Dit is een soort “mini-getting-things-done” proces.
• Maak blokken tijd vrij waarvan je besluit dat die onderbrekingsvrij moeten zijn. Zet tijdens die periodes je telefoon uit. Zet sowieso het automatisch ophalen van je e-mail uit en verder alle ‘alerts’ die je van je computer krijgt. Laat je RSS reader dicht. Doe de deur van je werkruimte dicht als dat kan. Laat de mensen die je zouden kunnen onderbreken op een of andere manier weten dat je niet gestoord wilt worden.

De twee bezwaren die ik het meeste hoor zijn: “ik heb geen tijd om orde op zaken te stellen” en “mijn omgeving zet me onder druk om snel te reageren”. Om te voelen wat het voor jou kan betekenen om de leiding terug te pakken: probeer gewoon eens een tijdje echt altijd maar één ding tegelijk te doen.
Wat is jouw reactie als je dit leest? Heb jij nog andere bezwaren of hordes? Heb je tips voor mensen die hier moeite mee hebben?