Remember The Milk (RTM) is bij uitstek een tool om op een fijne manier takenlijstjes bij te houden. Er is hier op Lifehacking al veel over geschreven. Om te zien wat je allemaal gedaan hebt, biedt RTM slimme zoekacties. En die zoekacties kun je weer opslaan als slimme lijsten.

Om te zien wat je vandaag allemaal al hebt afgevinkt, doe je het volgende:

• Tik in het zoekvenster rechtsboven de tekst completed:today, en toets enter (1)
• In het venster eronder verschijnt een tabblad met Save, om de zoekactie te bewaren.
• Klik dat venster aan en geef je zoekactie een naam, bijvoorbeeld Tadaa! (2)
• En Tadaa! Je hebt een Tadaa!-lijst in Remember The Milk! (3)

Stappenplan Tadaa!-lijst in RTM

Je nieuwe Tadaa!-lijst is meteen ook beschikbaar op de mobiele RTM-apps. Handig! Natuurlijk kun je je Tadaa!-lijst ook nog aanpassen in een lijst die alle afgevinkte acties van gisteren of van de afgelopen week laat zien. Gebruik dan de volgende zoekacties in stap 1:

• completed:yesterday laat alle volbrachte taken van gisteren zien
• completedWithin:”1 week of today” laat alle afgevinkte taken van afgelopen week zien
• completedAfter:31/12/2010 and completedBefore:01/04/2011 laat alle taken van het eerste kwartaal van dit jaar zien
• Uitgebreide zoekmogelijkheden? Klik hier!

Heb je nog andere waardevolle RTM-tips? Laat het je mede-Lifehackers weten in een reactie!

Interessant aan Edistorm vind ik de suggesties die de applicatie geeft op basis van hetgeen je op je canvas hebt staan. De aanbevelingen bij Nederlandse termen zijn niet ideaal maar voor een brainstorm in de marketingsfeer is zeker wel wat mogelijk. Edistorm is voor mij een welkome toevoeging in de gereedschapskist om samen te werken, ideeën op te doen en te stemmen op ideeën.

De hele interface voelt erg aan alsof het voor een iPad gemaakt is, de iconen lijken op die van typische iOS-apps en de app blijkt ook erg goed te werken op tablets.

Alle gebruikelijke opties zijn aanwezig: taken kunnen worden toegevoegd, bewerkt, als compleet gemarkeerd en opgedeeld in projecten. Ook is het eenvoudig om taken te delegeren naar andere gebruikers.

Projecten, next actions en einddatums

Bij het toevoegen van een nieuw item kun je ook een project opgeven. Bestaat het project nog niet, wordt het direct aangemaakt. Ook tags (labels), einddatums en natuurlijk de mogelijkheid om direct te delegeren.

Koppel je een deadline aan je task? Dan verschijnt deze op (en na, als je de deadline niet haalt) de bewuste datum in de tab Upcoming. Zo heb je heel snel een overzicht van alle taken waar je echt mee aan de slag moet.

Wil je ook andere taken onder de aandacht brengen, zonder hier een einddatum aan te koppelen, kun je deze simpelweg een vlaggetje geven. Zo verschijnt de taak in het “Flagged” overzicht, vergelijkbaar met bijvoorbeeld het geven van een ster in GMail.

Taken toevoegen via email

Doorgaand op GMail: taken toevoegen via email is ook een optie, door een mail te sturen naar tasks@getflow.com met instructies in het onderwerp. Geef een project op in blokhaken ([]) en de taak er na, en de taak gaat automatisch het project in. Bijvoorbeeld: [Tijdmachine bouwen] Flux capacitor in DeLorean inbouwen

Net als op Twitter kun je ook tags koppelen door middel van een soort hashtags, bijvoorbeeld: #film om het label “film” te koppelen.

In dezelfde Twitter-stijl kun je ook taken toevoegen door een @ voor de gebruikersnaam van een collaborator

Zit er een deadline op de taak? Begin dan met een “!” en daarna een datum (!1/1/1970) of tijdsaanduiding (!today)]

Sneltoetsen

Natuurlijk zijn er ook enkele sneltoetsen, zoals dat hoort binnen een webapplicatie. Het toevoegen van een taak gaat via de Enter-toets, en een nieuw project met alt+P. Een volledig overzicht van de mogelijke sneltoetsen vind je in de tabel hier onder:

Conclusie

Al met al is Flow een mooie webapplicatie voor het beheren van taken, en het delen met je collega’s of vrienden. Taken worden simpel gedeeld, je hebt een aparte tab voor gedelegeerde taken om deze bij te houden en er is een log van meldingen met alle taken die andere mensen hebben gedaan binnen jouw ‘domein’.

Flow is nog graits in de beta, dus meld je nu snel aan voor een beta-account als je het nog wilt proberen voor je moet betalen. Dan kun je zelf beslissen of jij je taken wilt gaan beheren via Flow!

Deze extension werkt voor eerder genoemde zoekwebsites, maar ook voor andere websites zoals bijvoorbeeld Twitpic. Als je op een site komt waar de Autopager niet automatisch werkt, kan je hem zelf toevoegen. Hoe dit moet, wordt duidelijk uitgelegd in een video op de site van de makers.

Autopager is hier te installeren voor Chrome maar ook beschikbaar voor Fennec (Firefox voor mobiele telefoons) en MicroB (voor Nokiatelefoons). De Firefox add-on is hier te downloaden. Helaas is er (zover ik weet) geen extension beschikbaar voor Internet Explorer en Safari.

Maar digitaal als ze zijn, die ‘lifehackers’, zoeken ze altijd naar nieuwe tools om het leven zo gemakkelijk mogelijk te maken en dus ook naar digitale methodes om de GTD-workflow bij te houden. En als het dan ook nog eens van Nederlandse bodem komt, dan is het helemaal mooi. Want wie kent het succes van de houten iPad stands nou niet, die wereldwijd aandacht kregen?

Ohja.nl
Ohja.nl is een online applicatie om bij te houden wat je allemaal nog moet doen. En daarmee doen ze niet onder voor de internationaal opererende sites die hetzelfde doen. Het heeft alles in zich en werkt prettig genoeg om eens naar te kijken als je niet al een tool hebt die je helemaal heb ingericht naar jou persoonlijke smaak.

Om te beginnen, als er nog niets in ohja.nl staat, dan helpt het systeem om je snel alles wat je in je hoofd hebt, snel te dumpen in een lijst. Een ‘mind dump’.

Vervolgens kun je alles in gaan richten, wanneer een taak klaar moet zijn of dat het nog even in de wacht moet, en de bekende zaken die alle GTD apps hebben. Middels duidelijke hulpteksten wordt je bijgestaan in wat alles is en al doenden kom je daar dan vanzelf achter. Een beetje zoals een tutorial in een spelletjes.

En je kunt Ohja.nl zo instellen dat je elke ochtend netjes een mailtje in je mailbox krijgt met de taken voor die dag.

De extraatjes die dit helemaal anders maken dan de andere tools op een rijtje:

• Het is geheel Nederlandstalig;
• het is van Nederlandse bodem;
• er zit een ‘datum prikker’ in, om met meerdere personen een afspraak te kunnen ‘prikken’;
• je kunt per sms een taak toevoegen of het zelfs inspreken in de voicemail, kost wel respectievelijk 25 cent per bericht en 20 cent per minuut;
• hetzelfde kan per mail, dan is is het gratis;
• je wordt volledig aan de hand genomen om de GTD-methode in te gaan richten.

Conclusie
Ik heb het enkel getest en er mee gespeeld, aangezien ik al een andere app heb voor mijn GTD-workflow, maar dat neemt niet weg dat ik er gewoon een mening over heb.

Naast het feit dat het helemaal Nederlandstalig is, wat het erg gemakkelijk maakt voor veel mensen om te gebruiken, is het vooral erg mooi dat het systeem je eigenlijk aan de hand neemt om alles zo in te richten dat het kan werken voor je. Met de duidelijke hulpteksten, de minddump én de sneltoetsen,  maakt het een mooie applicatie/website. Allen de kleur, die staat me erg tegen, die had wel wat neutraler mogen zijn, óf in ieder geval een mogelijkheid om hier je eigen kleur aan te geven.

Meld je aan of neem eerst de tour en kom er zelf achter. Laat me weten wat je denkt!

En daar zit ook gelijk het gevaar. In dat kleine woordje “open”. Het klinkt zo fijn “iedereen kan er op” en “het is gratis”. Maar veilig is het niet! Firesheep heeft ons recent bewezen wat het gevaar van deze netwerken is. Moet je dan maar helemaal stoppen met het gebruik van deze open netwerken? Nee, dat gelukkig niet. Je zou bijvoorbeeld je verkeer kunnen omleiden via een server die je wel vertrouwt!

Hier komt de handige tool Sidestep in beeld. Sidestep is een kleine applicatie die een icoontje in menubalk plaatst en oplet of je op een beveiligd netwerk zit. Zit je op een veilig netwerk? Dan doet het niets. Zit je op een onveilig netwerk? Dan laat Sidestep haar kracht zien…

Op dit moment gaat Sidestep namelijk automatisch al je verkeer via een proxy (die je vooraf zelf hebt kunnen instellen) laten lopen. Als dit een proxy-server is die je kunt vertrouwen, bijvoorbeeld omdat je deze zelf draait, of omdat deze door Google gedraaid wordt, kun je zo weer veilig browsen.

Heb je ergens een computer staan die altijd aan is? Dan zou je hier een proxy van kunnen maken! Op een Mac doe je dit door een vinkje te zetten voor Extern inloggen onder Systeemvoorkeuren, Delen.

Geen computer die altijd aan staat? Dan kun je ook zelf een proxy-server opzetten via Google App Engine. Je hebt dan alleen een Google account nodig (bijvoorbeeld een GMail-adres).

Nadat je de proxy hebt opgezet stel je deze eenvoudig in bij sidestep en kun je, ook op open netwerken, weer veilig internetten!

En dan nu een snelle hack voor de laatste. Want door mensen kennis te laten maken met Dropbox kun je extra ruimte verdienen. Heel erg slim van ze natuurlijk, want zo zet je mensen voor je aan het werk om reclame te maken.

Heb je al Dropbox, dan is een extra 250 mb is nu wel heel erg gemakkelijk te verdienen, door even een stappenplan te doorlopen op www.dropbox.com/gs

En heb je nog geen account en weet je van iemand dat die er wel een heeft, vraag hem of haar dan naar haar ‘referral code’ die ze hier kunnen vinden. Dan geef je met jouw aanmelding dus diegene ook 250 mb erbij.

UPDATE: En er is wederom een optie bijgekomen, je moet wel je Dropbox account koppelen aan je Twitter en Facebook account en een update via je Twitternetwerk uitsturen, maar dan verdien je wel weer 512 mb aan online backup. Gelukkig mag iedereen zelf bepalen of ie dat doet of niet.

Op mijn eigen blog noemde ik Google Docs recent in mijn oplossing voor een gratis alternatief voor MobileMe en iPadPlanet meldde vorige week dat het binnenkort mogelijk zal zijn om documenten in Google Docs te bewerken op de iPad!

Daarom lijkt het een goed idee om deze zeven tips om Google Docs nog beter in te zetten te delen met jullie:

1. Samenwerken aan bestanden

Eén van de voordelen aan Google Docs is de mogelijkheid om samen te werken aan bestanden.

Zit je met offline-oplossingen als Pages en Word nog vast aan het rondsturen van documenten via email, waar uiteindelijk zoveel versies van zijn dat het een chaos is om dit te organiseren, kun je met Google Docs gewoon een document delen.

Google houdt zelfs revisies bij, dus je kunt altijd alle wijzigingen in zo’n documenten terugdraaien.

Het delen van een document gaat heel simpel door rechtsboven op ‘Delen’ (Nederlandse versie) of ‘Share’ (Engelse versie) te klikken. Vervolgens geef je de namen of emailadressen van mensen met wie je het document wilt delen en kunnen zij het ook bewerken.

Het is zelfs mogelijk tegelijk aan een document te werken en live de wijzigingen te zien!

2. Documenten automatisch vertalen

Heb je een document in het Duits wat je graag Nederlands zou hebben? Een Nederlands verslag gegeven wat je internationaal wilt verspreiden, in het Engels? Dan kun je gebruik maken van de vertaal-functie in Google Docs. Hiermee kun je je document zo laten vertalen naar één van de 53 talen die Google Translate ondersteunt.

Om je document te laten vertalen kies je ‘Tools’ en dan ‘Translate document’. Kies een naam voor je nieuwe document, de taal en klik op ‘ok’ en enkele momenten later heb je een vertaald document! De kwaliteit van de vertaling is wat je kan verwachten van Google Translate: niet optimaal, maar voor sommige dingen ‘goed genoeg’ als voorzet. Voor de studenten onder ons: ik raad het jullie niet aan deze functie te gebruiken om je verslag Frans in het Nederlands te typen en het dan zo te vertalen en in te leveren.

3. Gebruik sjablonen voor prachtige documenten

Zo’n twee jaar geleden kwam de mogelijkheid om templates in te zetten op Google Docs, waardoor er nu een grote database van allerlei sjablonen beschikbaar is. Deze lopen uiteen van persoonlijk budget planners tot simpele voorbeelden van recepten en natuurlijk CV-voorbeelden en sollicatiebrieven .

Deze sjablonen kun je gemakkelijk gebruiken door ze op te zoeken in de database en dan te kiezen voor ‘Deze sjabloon gebruiken’ (Nederlandse versie) of ‘Use this template’ (Engelse versie).

Eén van mijn persoonlijke favoriete sjablonen is een erg functionele: “Distraction Free Writing Template” van Juuso Vermasheinä, voor een omgeving vergelijkbaar met editors als WriteRoom en OmmWriter.

4. Bestanden importeren uit verschillende formaten

Natuurlijk zou het af en toe heel fijn zijn als we allemaal hetzelfde systeem gebruiken, maar helaas is dit niet de praktijk. Je zult nog vaak documenten aangeleverd krijgen als Excel, CSV, TSV of ander formaat. Sinds kort is het geen probleem om deze documenten in Google Docs te krijgen, en zelfs simpel om de data hier in toe te voegen aan je eigen document!

Je doet dit door “Import” te selecteren onder “File” en dan aan te geven waar je de data wilt hebben. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe sheet maken, of de data onderaan je huidige document zetten.

5. PDF-bestanden omzetten naar tekst

Als je PDF-bestanden hebt, bijvoorbeeld ingescande documenten, kun je de tekst hier in niet meer bewerken. Door OCR-techniek (Optical Character Recognition) kan Google deze bestanden omzetten naar een document wat je wél kunt bewerken.

Dit doe je door op “Upload…” te klikken in Docs en je PDF te selecteren. Zet het vinkje bij “Convert text from PDF to Google Documents” en je document is gewoon te bewerken als een document!

6. Tekenen met Docs

Sommige dingen kun je gewoon niet uitleggen met woorden, daar heb je beeld voor nodig. Voor deze dingen kun je een tekening maken door te kiezen voor File -> New -> Drawing in een document.

Hier kun je kiezen uit de vele standaard symbolen, tekenen uit vrije hand (Scribble), plaatjes invoegen (vanaf een website, je eigen harde schijf of zelfs Google Image Search!) en tekst typen in de tekstboxen. Heel erg handig voor het maken van simpele diagrammen, flowcharts of gewoon om even mee te spelen.

7. Geavanceerd zoeken

Zoals we gewend zijn van Google zijn er ook goede zoek-opties beschikbaar in het systeem. Natuurlijk kun je gewoon de document-titels doorzoeken, maar ook filteren op criteria als de mensen met wie je het gedeeld hebt, wie de eigenaar van het document is, wanneer het document voor het laatst bewerkt is of wanneer jij het voor het laatst geopend hebt. Je vindt al deze opties en meer onder “Show search options” naast het zoekveld, of door gebruik te maken van de slimme zoek-operators.

Gebruik bijvooorbeeld from:persoon om alle documenten te vinden die hij of zij met jou deelt!

Er zijn nog veel meer mooie manieren om Google Docs in te zetten, dus ik ben benieuwd hoe jullie dat doen. Heb je nog een handige Docs-hack of tip? Laat het dan even weten in de reacties!

AppSumo is een website opgericht door Noah Kagan, voormalig werknemer bij Facebook en Mint die bekende en minder bekende webapplicaties als bundel verkoopt. Zo ook de hierboven gebruikte applicaties. Deze zijn samen gevoegd in de zogenaamde Entrepreneurs Bundle, een bundel voor de ondernemer.

Deze webapplicaties worden verkocht voor een bedrag van $55 samen. De meeste applicaties kun je voor dat bedrag 6 maanden gebruiken, maar die $55 is goedkoper dan de goedkoopste applicatie los. Zeker de moeite waard dus. Misschien om eens uit te proberen?

Zoals vaak met aanbiedingen is ook deze maar van tijdelijke aard. De aanbieding loopt tot 2 augustus. En omdat laatst het artikel hier op Lifehacking.nl over de Productivity Bundle zoveel belangstelling naar AppSumo trok mogen we van Noah één bundel zomaar gratis en voor niets weggeven.

Hoe kun je deze bundel winnen? Simpel. Door dit bericht te retweeten. Uit alle retweets die voor 23 juli 23.59 gedaan worden wordt één winnaar gekozen die zich de gelukkige eigenaar kan noemen van deze Entrepreneur Bundle. De winnaar zal zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gebracht.

Update: We hebben een winnaar! Uit alle retweets is @huijbregts getrokken als winnaar! Het pakket zal zo spoedig mogelijk opgestuurd worden.

Het blijft een erg leuk apparaat, niet Macbook vervangend, daarvoor is de Macbook te veelzijdig, maar wel aanvullend. Ook op momenten dat je even geen zin hebt in een laptop (denk aan in bed, op de bank) pak je snel je iPad er bij, internetbeleving en “context aware” applicaties zijn de grootste toegevoegde waarde. de IMDB app is er zo 1, voor films. Of een TV uitzending met de TVGids app.

Consumeren dus, of snel brainstormen, informatie consumeren en vervolgens doorsturen naar je netwerk. Dat is het belangrijkste aandeel van de iPad voor mij.

1. Analytics HD (€5,49)
Analytics HD geeft mij dankzij Google Analytics inzicht in de statistieken van mijn website. Mocht je daar ook zo verslaafd aan zijn, of vanuit klantperspectief overzicht willen creëren, dan kan dit daar prima mee.

2. Corkulous (€2,39)
Zoals gezegd is de iPad een echt consumptieapparaat en zo behandel ik ‘m ook. Toch is al die geconsumeerde informatie ook geordend erg welkom, of creatief opgelost op bijvoorbeeld een moodboard. Corkulous geeft je daar een aantal heerlijke, unieke mogelijkheden voor om die samen te stellen.

3. Evernote (Gratis)
Evernote is de enige gratis applicatie in dit lijstje en geeft mij inzicht in de items die ik heb aangemaakt in Evernote op mijn PC of iPhone. Mijn “afvalbak” van informatie die ik op mijn iPad verwerk. Tags toevoegen en de nieuwe “places” view geeft me prima inzicht in de aangemaakte notities, tekstueel of auditief.

4. Goodreader (€0,79)
In de zoektocht naar een “filemanager”, dan wel een lees-app kwam ik met Goodreader in aanraking. Prima om dat af te handelen, vooral handig door de integratie met Google Docs, dropbox en ook via WiFi prima om bestanden over te zetten. Aanradertje voor een kleine prijs. Hopelijk in de toekomst ook met meer deelmogelijkheden en bijvoorbeeld het toevoegen van notities.

5. Omnigraffle (€39,99)
Een behoorlijk prijzige applicatie die voor mij ruimschoots zijn geld terug verdient heeft. Ik ben veel bezig met het opzetten van structuren en processen om zaken inzichtelijk te krijgen op social media gebied, daarnaast brainstorm ik veel en conceptueel denken is ook prima te visualiseren met omnigraffle. Meteen ook de meest uitgebreide applicatie die zo goed als alle functies kent van de desktop variant.

6. Reeder (€3,99)
Reeder is pas net uitgekomen en biedt meteen de allerbeste RSS ervaring op de iPad die je je kan voorstellen. Super eenvoudig, intuïtief, informatie direct deelbaar met je netwerk en integratie met bijvoorbeeld readitlater, delicious, twitter en instapaper. Gebaseerd op de RSS reader van Google, met ook die functies geïntegreerd. Daar word ik nou echt blij van !

7. Things for iPad (€15,99)
Mijn GTD app, zowel op mac, iPhone als dus de iPad. Inzicht in de taken die nog gedaan moeten worden en relatief eenvoudig gesynchroniseerd met alle apparaten. Afwachten op de “cloud sync” mogelijkheden, om dat nog eenvoudiger te maken. Prima overzicht ook per project en de tagging zorgt voor eenvoudige “snellijsten” om dingen af te handelen.

8. Twittelator for iPad (€3,99)
Twitter cliënt die op dit moment de meest volledige twitter ervaring biedt. Volledig geschreven voor de iPad en met een paar leuke unieke features, zie de screenshot hieronder, zoals bijvoorbeeld in 2 kolommen onafhankelijk van elkaar kunnen browsen en een unieke berichtenweergave.

9. ReadItLater Pro(€3,99)
Als aanvulling op je RSS lezen, maar ook vanaf de desktop, readitlater voor onderweg. De ideale app om stukken tekst, te lange blogposts of filmpjes later nog eens rustig te bekijken. Ondersteunt de mogelijkheid om zowel alleen tekst, als ook de hele opmaak van een website “later te lezen” door deze offline beschikbaar te maken. De gratis versie (hier te krijgen) stelt je in ieder geval in staat de artikelen ook te lezen, maar delen met je netwerk is daar niet mogelijk.

Alle applicaties hebben ook prima gratis alternatieven, ik kies echter voor de betaalde oplossingen. Betrouwbaar, vaak up to date en wellicht in sommige gevallen te duur.

Nog tips voor de lifehackers ? Over gratis apps ? Welke iPad applicaties heb jij nog die we niet mogen missen ? Ik hoor het graag !