Lifehacking

Laatst zat ik eens door mijn Gmail archief heen te bladeren en het viel me op hoeveel mails met bijlagen er nog in stonden. Sommigen hadden helemaal niet in het archief moeten staan, maar waren geschikt voor de prullenbak. Maar er zaten ook bijlagen bij die ik helemaal vergeten was en die zeker de moeite waard waren om te bewaren. Maar is het Gmail archief dan wel de beste plek?
Van Gmail naar GDocs
Sinds kort schiet ik semi-automatisch al mijn mails met bijlagen richting Google Docs. Tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden omgezet in Google Docs, zodat ze online ook bewerkt kunnen worden. Met het, nog niet zo oude, Google Docs OCR kun je zelfs foto’s of afbeeldingen met tekst om laten zetten in Google Docs.
Pixelpipe
Ook weten hoe? Geheim van de smid  is de online dienst Pixelpipe. Misschien ken je Pixelpipe wel om …

Een poosje geleden kondigde Linkedin al aan samen te gaan werken met Microsoft Outlook. Sinds kort is er dan ook de Linkedin Outlook Connector. In dit artikel een korte uitleg wat je er mee kan en hoe je het kunt downloaden en installeren.

Functie

Het spreekt voor zich, met deze functionaliteit kunnen wereldwijd de vele Outlook gebruikers nu makkelijk hun Linkedin netwerk bijhouden, bekijken en importeren.

Wat kun je er mee?

Linkedin Outlook Connector zorgt voor extra informatie vanuit Linkedin bij elke e-mail. Zo kun je onder elk mailtje van een relatie zien wanneer deze zijn of haar profiel heeft bijgewerkt. Ook kun je onder elk mailtje de statusupdates van je connecties bekijken. Doordat Linkedin al eerder ging samenwerken met Twitter met betrekking tot ‘de statusupdate’, kun je ook indirect Twitter bijdrages onder de mail lezen (als desbetreffende persoon dit aan heeft …

Sommige mensen denken dit ik e-mailen leuk vind, omdat ik er een boekje over schreef. Maar het tegendeel is natuurlijk waar: ik probeer e-mailen zoveel mogelijk te optimaliseren, juist om er zo min mogelijk tijd aan te besteden. En volgens mij zou dat voor meer mensen handig zijn.

Ja, ook ik vind mail vaak heel efficiënt en handig. De techniek heeft zoveel mogelijk gemaakt waar mijn grootouders zich niets bij hadden kunnen voorstellen. Maar als ik bij een training of seminar vraag wie er nou echt geniet van z’n mail, krijg ik niet zoveel respons. Daarom heb ik mijn top 23 tips voor slimmer en sneller mailen hier op een rijtje gezet. Voor de insiders zijn het allemaal open deuren, waar we het hier op Lifehacking.nl al veel vaker over hebben gehad. Maar bij elk seminar waar ik spreek ontmoet ik …

Veel mensen gebruiken hun muis om in Outlook een andere map te openen. Bijvoorbeeld als je van je inbox naar een takenlijst gaat, of naar je kalender. Nu vind ik muizen zelf veel te traag voor iets wat ik zo vaak doe op een dag, dus ik gebruik meestal Fingertips om een andere map te openen. Met vier toetsaanslagen sta ik in m’n inbox, of m’n takenlijst. Maar ook in plain vanilla Outlook kun je met je toetsenbord naar een andere map navigeren:

1. Open met Ctrl+Y het dialoog ‘Ga naar map…’
2. Toets vervolgens de eerste letter van de mapnaam in op je toetsenbord. Of type meteen meerdere letters van de mapnaam in, als je meer mappen hebt die beginnen met dezelfde letter.
3. Gebruik op je toetsenbord pijltje naar rechts en pijltje …
   Lees meer …

Vrijdag 27 november, de laatste vrijdag van november, is uitgeroepen tot emailloze vrijdag. Een nobel initiatief van Gunnar Michielssen, adviseur over e-mailgebruik en communicatiecultuur.Door één dag geen email te versturen of te lezen wil Gunnar het besef laten doordringen bij met name kantoorwerkers dat je ook anders met email om kan gaan.

Zoals gezegd, ik vind het een nobel initatief maar in plaats van één dag geen email te gebruiken is het volgens mij beter om die dag juist WEL met je Inbox aan de slag te gaan en te leren hoe je slim en goed met email kan gaan.  Want na een emailloze dag zit je Inbox toch weer propvol en zolang je niet de instrumenten en tips hebt om daar mee om te gaan zal het probleem blijven terugkeren. Gunnar biedt op zijn site ook de 10 geboden aan hoe je met …

Mark Bird heeft een macro voor Microsoft Outlook geschreven. Bij het versturen van een e-mailbericht kijkt de macro of het bericht het woord “attachment” bevat. Als dat het geval is dan controleert de macro of je een attachment hebt meegestuurd. Zo niet dan verschijnt er een popup die je vraagt of je het bericht echt wilt versturen zonder attachment: “It appears that you mean to send an attachment, but there is no attachment to this message. Do you still want to send?”

Als je op Ja klikt wordt het bericht toch verstuurd, klik je op Nee dan kun je bericht nog aanpassen en dan opnieuw verzenden. Zo kun je het versturen van attachments en bijlagen dus niet meer vergeten!

Ondanks het artikel “Nooit meer iets vergeten: Evernote” van Mischa Coster (hier op Lifehacking.nl) krijg ik regelmatig de vraag waarom Evernote handig is. Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden.

De visie van Evernote is dat mensen over een aantal decennia beschikken over een geïmplanteerde chip via welke zij altijd alles terug kunnen vinden wat ooit hun aandacht trok. Tot die tijd wil Evernote fungeren als jouw externe geheugen (als een olifant, het logo van Evernote). Evernote doet dit door je in staat te stellen alles wat je je wilt herinneren op te slaan op een manier waarom je het snel weer terug kunt vinden, waar je ook bent. Evernote streeft ernaar ieder apparaat waar je gebruik van kunt maken (zoals PC’s, mobiele telefoons, fototoestellen en PDA’s) te verbinden met jouw externe geheugen.

De meeste muizen zijn tegenwoordig voorzien van drie knoppen. Links klikken, dubbelklikken en slepen zijn handelingen die goed bekend zijn. Dit artikel vertelt over het gebruik van de rechter- en middelste muisknop. Deze laatste kun je gebruiken om te pannen (horizontaal en verticaal scrollen).

Wanneer je in Outlook niet alleen je mail leest, maar ook je takenlijsten bijhoudt, zoals ik in mijn boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ (in december in de aanbieding) beschrijf, is het soms slim om standaard niet je ‘Postvak In’ terecht te komen bij het starten van Outlook.

Veel mensen merken dat het zien van nieuwe mails een groot beroep doet op hun zelfbeheersing, terwijl je eigenlijk met andere dingen bezig bent. Gelukkig kun je eenvoudig instellen met welke map Outlook je als eerste moet confronteren.

Als je je adressenlijst bijhoudt in Outlook is het natuurlijk handig om daar snel in te kunnen zoeken. Dat kan vrij eenvoudig via het speciale zoekvak op de standaard knoppenbalk. Een adres of telefoonnummer is dan zo gevonden. Maar op de één of andere manier heb ik nooit kunnen vinden hoe je snel naar dat vak springt zonder je muis te gebruiken. Vanavond kwam ik die sneltoets dan toch ergens tegen: F11. Wanneer je in het Outlook hoofdscherm op F11 drukt, kun je daarna een paar letters van de naam van je contact intikken (minimaal drie tekens). Druk daarna op Enter om Outlook te laten zoeken. Wanneer er maar één contact wordt gevonden, wordt dat meteen getoond. Als Outlook meerdere contacten vindt, laat hij een lijstje zien. Dan is het een kwestie van het juiste contact selecteren met je …