Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry  komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:

Of deze:

Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.

De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:

• Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
• Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
• Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
• Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…

De Snelle Stappen functie is nieuw voor Outlook 2010, volgens Microsoft. Dat is niet helemaal waar. De naam Snelle Stappen is misschien nieuw, maar de functionaliteit is niet echt nieuw.
Het komt er namelijk op neer dat je veelvoorkomende taken aan elkaar kunt smeden en toegankelijk kunt maken met één druk op de knop. Als je al wat langer met computers werkt noem je dat gewoon een macro.

Hoe dan ook, nuttig is het wel, want je kunt een aantal veelgebruikte handelingen makkelijk aan elkaar knopen.Standaard meegeleverde Snelle Stappen omvatten bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team. Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.

De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:

Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder (rood gemarkeerd in de afbeelding). Via de knop Nieuw > Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Bijvoorbeeld deze:

Deze Snelle Stap:

1. Markeert het bericht als gelezen
2. Verplaatst het bericht naar de map die je aangeeft bij het uitvoeren van deze Stap
3. Neemt het bericht op als bijlage in een nieuwe Taak

Dat laatste heeft als voordeel dat je bij het uitvoeren van de taak meteen het desbetreffende mailtje bij de hand hebt, en met een dubbelklik kunt openen (en eventueel beantwoorden).

In de bovenstaande Snelle Stap wordt het originele bericht daarnaast ook nog bewaard in één van de Outlook mappen. Dat hoeft natuurlijk niet voor alle mailtjes, maar je kunt even zo gemakkelijk een tweede Snelle Stap maken waarin het originele bericht wordt verwijderd.

En heb je gezien dat je een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) kunt toewijzen aan een Snelle Stap? Ideaal!

Door middel van een browserplugin voor Firefox en Chrome zal het mogelijk worden om snel door je mailarchief te zoeken. Mashable over de plugin: “The Gmail version has also been loaded with fresh Xobni goodies. The sidebar shows the user’s relationship history with an email contact and lists out the other parties who also frequently email with that contact. Plus, a multimedia module has been added to show social updates and insights from the user’s network.”

Speciaal voor Lifehacking hebben we 100 uitnodigingen voor de beta van Xobni for Gmail. Je kunt je hier inschrijven met de code XOBNI-LIFENL. De eerste 100 krijgen  dan toegang tot de beta, de overigen zullen op de wachtlijst komen. De exacte verschijningsdatum van de plugin is vooralsnog onbekend.

Update: We merken dat de code niet 100% werkt. We hebben het Xobni team op de hoogte gebracht en zullen ons melden als alles in orde is. Tot die tijd is de code niet bruikbaar. Excuses voor het ongemak. De code werkt nu! First come first served!

Nu hoor ik vaak de vraag: ‘Maar wat moet ik met mijn duizend+ mailtjes nu dan?’ Daar zijn twee oplossingen. Oplossing 1 is alles gewoon weggooien, alles ouder dan een week archiveren en mensen die je écht nodig hebben zullen je wel nog een keertje mailen of bellen.

Nu is dat voor veel mensen te drastisch en durven ze dat niet aan. Dus die willen alles handmatig doorspitten. Zo ben ik ook, ik wil ook niet alles weggooien, ronduit omdat ik oude mailtjes veel te leuk vind om weg te gooien in één keer.

Wat doe je dan? Alles doorkijken, beslissen en terugmailen? Ja. Maar dan snel en slim. Allereerst, zoek de shortcuts van je mail client (hier te vinden: windows/mac). Maak daarna 3 mapjes: Archief, ‘follow-up’ en ‘hihi/haha’. Pak dan een kop koffie en ga in de zon zitten met je laptop. En nu begin je. Klik al je mailtjes door, archiveer ze als je ze niet meer nodig hebt, stop ze in je mapje ‘archief’. Moet je die persoon nog terugmailen? Dan is ‘follow-up’ het juiste mapje. Zelfs geen korte mailtjes beantwoorden, alles in een bepaald mapje. Grappige mailtjes die je nog eens door wilt kijken? ‘hihi/haha’ is dan de juiste!

Doordat je alleen maar beslissingen aan het nemen bent over in welke map ze horen en omdat je de sneltoetsen gebruikt, zal dit zo gebeurd zijn. Met een kopje koffie in de zon is het ook geen straf om een uurtje of twee je mailtjes door te pluizen. Het tevreden gevoel van een inbox zero is het dan ook zeker waard! Beloon jezelf met de hihi/haha map aan het eind van de sessie! Succes!

Na installatie van de plugin in Gmail of Outlook krijg je de mogelijkheid om bij een emailbericht aan meerdere ontvangers een extra bericht toe te voegen via een speciaal invoerveld. Je kiest welke ontvanger(s) het extra bericht mogen lezen en je verstuurt de mail zoals je gewend bent. In onderstaande video zie je dit uitgelegd. De eerste 40 seconden gaan over het installeren, die slaan we over…

De ontvanger kan de extra berichten lezen zonder de extensie of de software te installeren. Als je de extensie zelf hebt geïnstalleerd krijg je de mogelijkheid om de privé berichten te beantwoorden of door te sturen.

De Gmail extensie is in de experimentele fase en werkt alleen in de Engelstalige versie van Gmail. De blog van BccThis heeft een aantal leuke gebruikstoepassingen van de applicatie

Van Gmail naar GDocs

Sinds kort schiet ik semi-automatisch al mijn mails met bijlagen richting Google Docs. Tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden omgezet in Google Docs, zodat ze online ook bewerkt kunnen worden. Met het, nog niet zo oude, Google Docs OCR kun je zelfs foto’s of afbeeldingen met tekst om laten zetten in Google Docs.

Pixelpipe

Ook weten hoe? Geheim van de smid  is de online dienst Pixelpipe. Misschien ken je Pixelpipe wel om al je social media sites tegelijkertijd te voorzien van jouw nieuwste foto’s. Maar de dienst kan tegenwoordig met alle bestanden overweg en heeft links met zo’n 60 verschillende diensten.

Stappen

Twee van die diensten zijn Google Docs en Google Docs OCR. En hier kunnen we wat mee. De stappen die je moet doorlopen om je mails met bijlagen vanuit Gmail in Google Docs te krijgen:

• Maak een Pixelpipe account aan
• Maak 2 pipes aan (Add Pipes):
  • Google Docs
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs
    • Voer de volgende waarden in:

• • Google Docs OCR
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs OCR
    • Voer de volgende waarden in:

Klaar! Dit is alles wat je nodig hebt.

Van Gmail naar Google Docs (OCR)

De rest is nu een makkie. Als je bij Pixelpipe naar het tabblad Free Software gaat staat er gelijk onder de kop Mobile de Email/MMS tool. Als je op [Tell me more] druk krijg je jouw persoonlijke emailadres te zien. Met dit adres kun je bestanden naar jouw pipes sturen.

We nemen dus een mailtje met een bijlage:

Zoals je ziet staat in het Aan: veld het persoonlijke “Pixelpipe” mailadres. Ook heb ik in als onderwerp de tag @gdocs meegegeven. Hierdoor weet Pixelpipe dat deze mail doorgestuurd moet worden naar Google Docs (Dit is de routing tag die je hebt ingesteld).

Dit kun je natuurlijk verder uitbreiden. Met een eenvoudige filter kun je alle binnenkomende mailtjes met bijlagen direct doorverwijzen naar Pixelpipe en met Syncplicity geinstalleerd op je thuiscomputer komen al je bijlagen bij elkaar in een map in je computer te staan. Mogelijkheden zat. Natuurlijk kun je deze truc trouwens met elk emailprogramma uitvoeren.

Functie

Het spreekt voor zich, met deze functionaliteit kunnen wereldwijd de vele Outlook gebruikers nu makkelijk hun Linkedin netwerk bijhouden, bekijken en importeren.

Wat kun je er mee?

Linkedin Outlook Connector zorgt voor extra informatie vanuit Linkedin bij elke e-mail. Zo kun je onder elk mailtje van een relatie zien wanneer deze zijn of haar profiel heeft bijgewerkt. Ook kun je onder elk mailtje de statusupdates van je connecties bekijken. Doordat Linkedin al eerder ging samenwerken met Twitter met betrekking tot ‘de statusupdate’, kun je ook indirect Twitter bijdrages onder de mail lezen (als desbetreffende persoon dit aan heeft staan op Linkedin).

In Outlook staat nu onder ‘contactpersonen’ een tabje ‘Linkedin’ staat waar je o.a. visitekaartjes van al je Linkedin connecties hebt staan met al hun gegevens. Zelfs de foto staat er bij. Erg handig, want je kunt nu personen die je binnen Linkedin hebt ontmoet zo een mailtje sturen vanuit Outlook. En Outlook vond ik al een handige ‘trechter’ voor al mijn e-mailadressen.

Personen waar je mee mailt en waarmee je nog geen connectie hebt op Linkedin kun zelfs in Outlook toevoegen.

Plus- en minpunten

Persoonlijk vind ik het importeren van je Linkedin connecties echt iets waar ik iets aan zal hebben en de functie dat je personen via outlook (na mailcontact) een invitatie kunt sturen om te linken op Linkedin is ook een sterk punt. Of ik Outlook verder als instrument van een social network wil gebruiken weet ik nog niet. Om onder elke mail alle updates, bezigheden van mijn contacten te lezen kan een afleidende factor zijn. Vooralsnog log ik liever in op een social network om even gericht te netwerken en eventuele updates te bekijken dan willekeurig onder elk mailtje geconfronteerd te worden met de vele updates, maar dat is natuurlijk persoonlijk.

Facebook en Myspace

Het is de bedoeling dat Microsoft deze trend doorzet en ook Facebook en Myspace in Outlook gaat integreren. Het kan straks nog wel eens heel druk worden gaan worden in Outlook…

Het installeren

Je kunt de de Linkedin Outlook Connector gratis downloaden en integreren, maar voordat je aan de slag kunt zul je een aantal simpele stappen moeten ondernemen.

1. Je hebt Outlook Social Connector nodig, download en installeer deze.
2. Daarna moet je de Linkedin Outlook Connector downloaden.
3. Tenslotte hoef je daarna alleen nog maar Outlook opstarten en de instructies opvolgen.

Bekijk hier het filmpje van Linkedin met uitleg

Linkedin toevoegen aan Outlook

Jouw ervaringen?

Wat zijn jouw ervaringen met Linkedin Outlook Connector? Wat zijn de pluspunten en de minpunten en wat denk je dat de ontwikkelingen in de toekomst zullen zijn?

Ja, ook ik vind mail vaak heel efficiënt en handig. De techniek heeft zoveel mogelijk gemaakt waar mijn grootouders zich niets bij hadden kunnen voorstellen. Maar als ik bij een training of seminar vraag wie er nou echt geniet van z’n mail, krijg ik niet zoveel respons. Daarom heb ik mijn top 23 tips voor slimmer en sneller mailen hier op een rijtje gezet. Voor de insiders zijn het allemaal open deuren, waar we het hier op Lifehacking.nl al veel vaker over hebben gehad. Maar bij elk seminar waar ik spreek ontmoet ik weer handenvol mensen die geen idee hebben dat sommige dingen zoveel makkelijker kunnen. Vandaar.

1. Haal elke mail die je hebt gelezen meteen weg uit je inbox, anders loop je het risico dat je je sommige mails wel 10 keer leest. Dus géén ‘markeren als ongelezen’ gebruiken om aan te geven ‘dat je er nog iets mee moet’, daar zijn takenlijsten voor uitgevonden.

2. Maak een kopie van elke mail waar je nog wat mee moet en sla die op naar wat het voor jou op dit moment betekent. Alles waar je alleen maar op hoeft te wachten gaat bijvoorbeeld naar de Wachten Op lijst. En alles waar je ooit nog eens wat mee moet of wilt doen naar Later/Misschien. Afspraken kopiëer je naar je agenda en acties voor deze week naar je takenlijst. Zo weet je zeker dat je die informatie op het juiste moment weer tegenkomt (wel eens per week je lijsten doorlopen om ze op orde te houden).

3. Verplaats vervolgens elke mail waarover je hebt besloten naar je archief. Zo kun je (naast de beslissing wat je ermee gaat doen hierboven) elke mail weer snel en makkelijk terugvinden. Bovendien hou je je e-mail archief intact.

4. Sla zoveel mogelijk mail op in één archiefmap (“Kort Archief”). Zo voorkom je dat je voor elke mail een beslissing moet nemen in welk sub-sub-submapje je dit mailtje gaat opslaan. Gina Trapani noemde dit principe: “Pile, not file.” Dat werkt niet bij de papieren op je bureau, maar wel bij digitale informatie.

5. Laat je computer zoeken als je iets nodig hebt. Als je iets zoekt in je Kort Archief map, gaat dat vaak het snelst door ‘m te sorteren op de afzender. In Outlook kun je dan domweg de naam van de afzender intikken om de mail die je zoekt te lokaliseren. Met Ctrl+E kun je ook supersnel zoeken in een Outlook map. Maar ga je anders eens te buiten aan Google Desktop of Windows Desktop Search en zie dat je die 1000 Euro aan oud ijzer ook werkelijk voor jóu laat werken, in plaats van andersom.

6. Gebruik software om lange teksten af te korten. Outlook heeft dat al aan boord in de functies Autocorrectie en Snelonderdelen. Maar externe tools als TypePilot en Fingertips voor Windows en Typinator en TextExpander werken handiger. Waarom zou je die routebeschrijving elke keer opnieuw opzoeken en ‘m kopiëren naar je mail, als je ‘m ook met drie letters tevoorschijn kunt toveren? En hetzelfde geldt voor veelgebruikte zinnen als ‘Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag.’ 

7. Stap over naar sneltoetsen. Als het gaat om het verwerken van e-mail, is muizen voor mietjes. Werken met sneltoetsen gaat volgens onderzoek zo’n 50% sneller. Bovendien houdt het je hoofd vrij voor creatieve ideeën, in plaats dat je steeds moet overschakelen tussen het verzinnen van een zin en de oog-handcoördinatie die je nodig hebt bij het werken met een muis.

8. Leer blind typen. In een tijd van e-mail en toetsenborden is er geen excuus meer. Blind typen gaat vele malen sneller.

9. Zet blauwe schermpjes, belletjes en het automatisch checken van e-mail uit. Als je af en toe ook wat geconcentreerd wilt werken, wil je je toch niet laten afleiden door het feit dat iemand anders besloten heeft om juist op dít moment een mail aan je te sturen? Datzelfde geldt trouwens op je Blackberry of Smartphone. Mail ophalen wanneer jij het wilt kan knap handig zijn. Maar elke tien minuten een piepje maakt van volwassen mensen kleuters die hun speeltje niet kunnen loslaten.

10. Beantwoord een e-mail meteen, als het binnen twee minuten kan. Niet meteen wanneer hij binnenkomt natuurlijk (zie hierboven bij belletjes), maar wanneer jij je inbox gaat leegmaken. Elk mailtje wat je binnen twee minuten kunt beantwoorden (en met software om lange teksten af te korten kan dat al snel) is mooi meegenomen.

11. Neem 12 minuten om e-mail te beantwoorden en ga dan weer iets anders doen. Zo stimuleer je jezelf om zo productief mogelijk mails te beantwoorden. En hou je nog tijd over voor de rest van je werk.

12. Gebruik takenlijsten. Als je een mail naar een takenlijst kopiëert, zoals ik hierboven aanraad, geeft je dat de mogelijkheid om een eigen omschrijving in te tikken van wat jíj wilt gaan doen met de inhoud van die mail. Dat stimuleert je denken (“Wat moet ik nou eigenlijk precies gaan doen?”), maar helpt ook bij het nalezen van je takenlijst met alles wat je die week nog wilt gaan doen. Bovendien hoef je dan over elke e-mail maar één keer na te denken wat je exact wilt gaan doen. Dat scheelt een hoop nadenkwerk in de loop van een week.

13. Maak een Wachten Op lijst. Als je alles waar je alleen maar op hoeft te wachten op een aparte lijst bijhoudt, hoef je daar nooit meer over na te denken, terwijl je het toch niet vergeet. Dat scheelt een hoop rust in je hoofd. Die lijst moet je dan wel één keer per week (of als je directiesecretaresse bent: vier keer per dag) doorlezen, maar de rest van de tijd is het mooi geborgd.

14. Antwoord zoveel mogelijk de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten, maar aan de andere kant dat je de indruk wekt dat je elk mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Dat mañana principe is ook handig om elke dag te zien hoeveel mail je precies moet verwerken.

15. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt kun je even nadenken of het niet handiger is om te bellen of even langs te lopen om te overleggen. Lange mails worden slecht gelezen en kosten veel tijd om in te tikken.

16. Geef elke e-mail die je stuurt een duidelijk onderwerp. Wat wil je nou precies dat de ander doet?

17. Wees zuinig met CC en BCC. Aandacht en tijd van de ander kost ook geld.

18. Zet het meteen-verzenden van e-mails uit. En wel omdat je dan net iets meer fouten kunt maken, zonder desastreuze gevolgen. Dat scheelt weer tijd.

19. Maak geen ruzie per e-mail. Als je dan toch ruzie maakt is het veel leuker om dat ouderwets face-to-face te doen, toch? Of maak juist wél ruzie per e-mail, zodat je rustig de tijd hebt om je gedachten op een rijtje te zetten en genuanceerd te blijven.

20. Maak regels om spam te verwijderen en nieuwsbrieven in aparte mapjes te parkeren.

21. Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets van leert of iets mee doet. En als je de unsubscribe knop niet kunt vinden: maak een regel om die nieuwsbrief meteen te verwijderen bij binnenkomst.

Spreek je tekst in, in plaats dat je het typt. Met software als Dragon NaturallySpeaking kan dat voor sommige mensen erg veel tijd schelen.

22. Pak de telefoon als degene met wie je wilt communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Het is handig om daar rekening mee te houden.

23. Hou je niet aan Taco’s regeltjes, maar wees alert op wat je doet en dokter lekker zelf uit wat voor jou het beste werkt.

En mocht je toevallig met Outlook werken, dan heb ik nog wat extra tips in m’n gratis minicursus.

(En ere wie ere toekomt: veel van deze tips komen natuurlijk voort uit, of bouwen door op Getting Things Done van David Allen)

Nu vind ik muizen zelf veel te traag voor iets wat ik zo vaak doe op een dag, dus ik gebruik meestal Fingertips om een andere map te openen. Met vier toetsaanslagen sta ik in m’n inbox, of m’n takenlijst.

Maar ook in plain vanilla Outlook kun je met je toetsenbord naar een andere map navigeren:

1. Open met Ctrl+Y het dialoog ‘Ga naar map…’
2. Toets vervolgens de eerste letter van de mapnaam in op je toetsenbord. Of type meteen meerdere letters van de mapnaam in, als je meer mappen hebt die beginnen met dezelfde letter.
3. Gebruik op je toetsenbord pijltje naar rechts en pijltje naar links om mappen te openen en te sluiten.
4. Druk uiteindelijk op de Enter toets om de geselecteerde map ook werkelijk te openen.

Mooi – toch?

Zoals gezegd, ik vind het een nobel initatief maar in plaats van één dag geen email te gebruiken is het volgens mij beter om die dag juist WEL met je Inbox aan de slag te gaan en te leren hoe je slim en goed met email kan gaan.  Want na een emailloze dag zit je Inbox toch weer propvol en zolang je niet de instrumenten en tips hebt om daar mee om te gaan zal het probleem blijven terugkeren. Gunnar biedt op zijn site ook de 10 geboden aan hoe je met je mail om kunt gaan. Speciaal voor Emailloze vrijdag hebben we ook tien artikelen van Lifehacking over email op een rij gezet

• Ik stuur een e-mail en ik…
• Het belang van een goede onderwerpregel
• Lees je mail minder met Kukoo
• 25 handige text snippets om je typwerk gemakkelijker te maken
• Microsoft Email Prioritizer Outlook plug-in
• 7 dagen emails slepen of…?
• Al je standaardmails supersnel versturen
• Inbox Zero
• 6 soorten email en hoe er mee om te gaan
• Hoezo is dat mailtje urgent?

Wil je weten hou jouw Inbox zich verhoudt tot de rest van Nederland? Doe dan de Nationale Mail Index