Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.  In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Als zelfstandige of thuiswerkend professional heb je het hartstikke druk. Er moet van alles en nog wat geregeld worden. Die administratie, daar loop je bijvoorbeeld al maanden mee achter. Of het vinden van nieuwe opdrachten – schiet er helemaal bij in omdat de huidige opdracht zo intensief is. Of je bent een boek, of een serie artikelen aan het schrijven. Allemaal zaken waar meestal geen directe deadline aan vastzit. En die dus o zo geschikt zijn om morgen aan te beginnen. Of nog beter, overmorgen. Ondertussen verstrijkt de tijd en heb je eerlijk gezegd vandaag weer niets anders gedaan dan op Twitter en Facebook rondgehangen, en vakliteratuur bijgelezen..eh, eindeloos gewebsurft.

Wat jij nodig hebt is een kick-in-the-but; maar ja, er zijn geen collega’s voorhanden die dat voor jou doen. Sterker nog: er is helemaal niemand die je op de vingers kijkt, en juist daarom is het zo lastig in de actiestand terecht te komen. Je hebt netjes je 3 Grote Keien uitgedacht voor deze week en toch schiet het allemaal niet op.

Gelukkig is er een onconventionele oplossing voor dit flexleed: de Action Day! Dit principe trof ik aan in het boek “9 steps to work less and do more”(*) van productiviteitsspecialist Stever Robbins.

Wat houdt zo’n  Action Day nou in? Op een dag dat je boven jezelf uit wilt stijgen qua productiviteit maak je met vrienden of mede ZP’ers de afspraak minimaal 5 keer (en het liefst ieder uur)  op tevoren vastgestelde tijdstippen in te bellen op een telefonische vergaderdienst – Skype werkt trouwens ook prima. Iemand leest dan de deelnemerslijst voor en iedereen vertelt vervolgens heel kort wat ze het afgelopen uur gedaan heeft, plus wat ze het komend uur van plan is te doen. Daarna gaat je als de wiedeweerga allemaal weer aan de slag. Geen prietpraat, niet uitleggen waarom je je uurdoel niet haalde (“ja, de buurvrouw belde aan want haar hond was ziek geworden en ze moest naar de dierenarts en vroeg mij…blablabla..” Tja, en toen was het uur al bijna weer voorbij).

De Action Day werkt omdat het een afspraak met anderen is die een verwachting van jou hebben. Zo’n afspraak werkt altijd beter dan een afspraak met jezelf. Je wilt niet tegenover de anderen afgaan door een inbelmoment te missen. Of door niets te rapporteren te hebben. Volgens Stever melden vele gebruikers dat ze via deze techniek hun meest productieve werkdagen ooit hebben beleefd.

Trouwens, prima wanneer je meldt tijdens lunchtijd te hebben bijgepraat hebt met een vriend. Dat was wel die vriend die je hoognodig weer wilde spreken, om de vriendschap nog een kans van slagen te geven. Dat was er al tijden niet van gekomen en daarom is dit een bijzonder productieve lunch. Jij bepaalt zelf wat je voor elkaar wilt krijgen die dag.

De Action Days zijn vooral geschikt voor die je moet doen en waar je maar tegenaan blijkt hikken. Voorbeelden uit mijn eigen werkzaamheden zijn bijvoorbeeld: mijn website restylen, een serie artikelen schrijven, een klantenmailing verzenden, beginnen met voorbereidingen voor een belangrijke lezing die pas over 3 maanden plaatsvindt, een grondige opschoningsactie van mijn papieren archief. Ongetwijfeld heb jij zo je eigen hik-klussen.

Ik zie er naar uit binnenkort mijn Action Day te hebben, samen met anderen. Wanneer je mee wilt doen, laat het weten, bijvoorbeeld in de opmerkingen hieronder. Dan prikken we binnenkort onze Action Day!

(*) PS: hoofdstuk 2 van dit boek staat op de website van de auteur. Dit is precies het hoofdstuk waar bovenstaand idee in beschreven is. Van harte aanbevolen wanneer je hier meer over wilt lezen!

Acties apart houden van email – Voor velen van ons is je email gelijk aan je to do lijst. Stop daar eens mee. Bekijk welke acties er in een email zitten (iets opzoeken, nalezen, oplossen, schrijven, doorsturen etc…) en zet die acties apart in een systeem. Welk systeem? Daar zijn tientallen voorbeelden van zoals we al vaker hebben laten zien.

Deel geen complete projecten, maar individuele taken – Als je in een projectteam werkt, kan het aanlokkelijk zijn om alles uit een project met iedereen te delen. Zo is iedereen op de hoogte van alles en kan er makkelijk iets worden overgedragen. Is dat echt zo? Is het echt nodig dat elk lid van het team op de hoogte is van de complete voortgang? Deel geen complete projecten met iedereen maar zorg als projectleider dat leden in het team weten wat ze individueel moeten doen.

Design goes a long way… – Deze is speciaal voor de ontwikkelaars van productiviteitsapplicaties. Echt, het design van een applicatie kan je maken of breken. Ik werk liever in een applicatie die logisch werkt, waar over is nagedacht, waar zo nu en dan een grapje in zit. Denk er aan als je een keuze maakt voor een systeem. Het design telt echt mee, niet alleen de mogelijkheden.

Delegeren van acties werkt alleen als ze worden geaccepteerd – Het is prima om acties te delegeren, zoals in GTD wordt gepropageerd. Maar vergeet niet te checken of ze ook worden geaccepteerd. Overleg met je teamleden of ze begrijpen wat de actie is die van ze wordt gevraagd en bij twijfel of onduidelijkheid, help ze vooruit.

Een vorm van voyeurisme via sociale netwerken kan productief werken – Is het nodig om elke dag status-update meetings te houden? Of een volle mailbox te hebben met rapportages hoe het met een project gaat? Wellicht kunnen netwerken als Twitter, Yammer, Facebook of Google+ bij bepaalde projectgroepen erg goed werken om een vinger aan de pols te houden.

Actie kan zowel in privé- als werktijd gebeuren – Ja, ik weet dat dit gevaarlijk terrein is. Nog niet iedereen is op de hoogte van het feit dat we tussen 9 en 5 minder creatief en productief zijn dan buiten die uren. En we proberen privé en werk vaak strikt gescheiden te houden. Maar is dat echt nodig? Is het nodig om op een prachtige zonnige dag binnen op kantoor te werken aan een projectplan, terwijl je ook op het terras kunt zitten en het plan ‘s avonds maakt als het is afgekoeld? Of juist vroeg in de ochtend?

Zeuren kan helpen in projectmanagement – Projecten worden verdeeld in taken en die taken worden verdeeld over mensen. Helaas is het niet altijd zo dat iedereen de beste prioriteiten kan stellen. Dus ja, zeuren om een klus gedaan te krijgen wil nog wel eens helpen…

Waardering en schouderklopjes werken – Even zo goed als zeuren werkt, kan het echt geen kwaad om complimenten en waardering uit te spreken.

Breek uit de  e-maildiscussies en ga een gesprek met elkaar aan – Echt, ondanks Yammer en andere systemen kan er niets tegen een goed gesprek met een kop koffie. Maar doe het op tijd. Laat discussies niet te lang in email hangen. Maar ga ook niet bij de eerste respons in de telefoon hangen om een kop koffie te plannen. Zoek de grens.

Daadwerkelijk iets gaan doen maakt je al productief – Elke GTD-afficionado zal je vertellen over de avonden dat hij of zij het systeem heeft zitten optimaliseren en verbeteren. Projectmanagers kunnen soms uren in Excelsheets of andere systemen verloren zijn. Daar is niets mis mee. Maar zo nu en dan moet je gewoon iets gaan doen. DOE IETS. Als je niet weet wat het meeste prioriteit heeft of hoe de einduitkomst van iets moet zijn, het maakt niet uit. Kies iets en START.

Succes!

Veilige online workspaces
Catalyst is een online tool die het mogelijk maakt dat gebruikers gelijktijdig kunnen samenwerken aan een project door de mindmap aan te vullen met relevante details, te structureren en direct te linken aan andere informatie, zoals bestanden, documenten of e-mailberichten. Catalyst biedt veilige workspaces waarin maps en documenten automatisch worden opgeslagen. Alle teamleden hebben directe toegang tot de meest recente versies en kunnen van de beheerder een bepaald autorisatieniveau krijgen (owner, author of reader).

Deel je Mindmaps
Daarnaast is het mogelijk de gevisualiseerde plannen, ideeën of andere informatie met Catalyst ook eenvoudig te delen met iedereen in je eigen sociale netwerk. Een directe link naar de map is te mailen of te delen op blogs, Facebook, LinkedIn en Twitter. Alle geïnteresseerden, ongeacht of zij Catalyst gebruiker zijn, kunnen de maps dan bekijken in een browser of downloaden voor eigen gebruik. 
Gebruikers kunnen gelijktijdig samenwerken aan een project door de map aan te vullen met relevante details, te structureren en direct te linken aan andere informatie, zoals bestanden, documenten of e-mailberichten.

Het delen van je Mindmaps zit goed in elkaar doordat Catalyst je volledig controle geeft. Via het My Shared Content menu krijg je een lijst te zien van alle mindmaps die je hebt gedeeld en daar kun je vervolgens naar wens je mindmap aanpassen of verwijderen. Verwijderen betekent uiteraard dan ook dat deze mindmaps niet meer te vinden zijn via de eerder gebruikte social media.

Webconferencing
Catalyst maakt het mogelijk, via de optionele webconferencing-technologie, dat gebruikers een online meeting kunnen plannen en direct starten vanuit Catalyst. Hieraan kunnen 15 mensen tegelijkertijd deelnemen, terwijl het aantal te plannen meetings onbeperkt is. Overige mogelijkheden zijn het delen van de volledige desktop en het versturen van bestanden, ondersteuning voor video, VoIP, en sessies kunnen worden opgenomen.

Conclusie
In mijn beleving heeft Mindjet hier een product gelanceerd met een hele sterke combinatie van Mindmapping, document & file management, shared workspaces – een volledigere integratie met Microsoft’s Sharepoint server is in de maak – en webconferencing. Prijzen beginnen vanaf € 20,- per maand per gebruiker, maar dat is een kleine investering voor een tool waar je je productiviteit enorm mee kunt verbeteren.

Dat ik enthousiast ben over de combinatie van Mindmapping en Project Management kon je al eerder op mijn blog terug lezen. Voor mij is Mindjet Catalyst dan ook een perfecte aanvulling op de training Projectmanagement zoals ik deze geef. Meer informatie over Mindjet Catalyst vind je hier

Bron afbeeldingen: Mindjet blog.