Remember The Milk (RTM) is bij uitstek een tool om op een fijne manier takenlijstjes bij te houden. Er is hier op Lifehacking al veel over geschreven. Om te zien wat je allemaal gedaan hebt, biedt RTM slimme zoekacties. En die zoekacties kun je weer opslaan als slimme lijsten.

Om te zien wat je vandaag allemaal al hebt afgevinkt, doe je het volgende:

• Tik in het zoekvenster rechtsboven de tekst completed:today, en toets enter (1)
• In het venster eronder verschijnt een tabblad met Save, om de zoekactie te bewaren.
• Klik dat venster aan en geef je zoekactie een naam, bijvoorbeeld Tadaa! (2)
• En Tadaa! Je hebt een Tadaa!-lijst in Remember The Milk! (3)

Stappenplan Tadaa!-lijst in RTM

Je nieuwe Tadaa!-lijst is meteen ook beschikbaar op de mobiele RTM-apps. Handig! Natuurlijk kun je je Tadaa!-lijst ook nog aanpassen in een lijst die alle afgevinkte acties van gisteren of van de afgelopen week laat zien. Gebruik dan de volgende zoekacties in stap 1:

• completed:yesterday laat alle volbrachte taken van gisteren zien
• completedWithin:”1 week of today” laat alle afgevinkte taken van afgelopen week zien
• completedAfter:31/12/2010 and completedBefore:01/04/2011 laat alle taken van het eerste kwartaal van dit jaar zien
• Uitgebreide zoekmogelijkheden? Klik hier!

Heb je nog andere waardevolle RTM-tips? Laat het je mede-Lifehackers weten in een reactie!

Na dit voorval was voor mij de maat vol. Ik moest iets verzinnen om dit soort situaties in de toekomst te voorkomen. Maar hoe? Ik had alles al eens geprobeerd: GTD 3 keer gelezen, Remember The Milk, Things op de Iphone, Evernote, ouderwetse post-its, reminders via Twitter…niets hielp. Totdat ik zo’n twee maanden geleden Highrise, een web based CRM systeem, vulde met gegevens van vrienden en familie. Omdat het me goed afging om zakelijke relaties met Highrise te managen, moest het zeker ook wel lukken met mijn persoonlijke contacten. En het pakte goed uit.

Inmiddels heb ik veel meer controle over mijn relaties met vrienden en familie. Ik herinner me ‘zogenaamd’ alles nog van een vorig gesprek. “Je was toch bezig met het zoeken van een appartement?”…”Is het nog goed gekomen tussen jullie en de buren?” Dat heeft Roel goed onthouden, zie je ze denken. Van binnen glimlach ik op zo’n moment. Mijn vrienden noemen me soms zelfs attent en denken waarschijnlijk dat ik een geheugen van een olifant heb. Niets is minder waar. Ik speel gewoon een beetje vals. Een echte lifehack dus.

Hoe mijn FRM (Friend Relationship Management) systeem werkt, leg ik hieronder uit in 4 stappen:

Stap 1: Aanmelden

Het opzetten van een FRM eigenlijk heel simpel. Meld je aan bij een goed online CRM (Customer Relationship Management) systeem. In dit voorbeeld gebruik ik Highrise. Een aanrader. Het doet precies wat het moet doen en ziet er lekker overzichtelijk uit. Meld je aan voor het gratis pakket. Let op: Het aanmeldknopje voor “free plan” staat heel stiekem onder de tabel met betaalde pakketten.

Stap 2: Importeren

Na het inchecken ben je klaar om van het CRM een FRM te maken. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is het importeren van jouw persoonlijke contacten. Dit kan op vele manieren in Highrise (zie foto) Ik heb al mijn contacten van mijn telefoon naar een aparte map in outlook gekopieerd en hierna door naar Highrise. Maar er zijn tal van mogelijkheden. Volg de instructies op de site en het komt goed. Je kunt maximaal 250 contacten importeren. Wil je er meer? Dan moet je een betaalde versie aanschaffen.

Stap 3: Inrichten

Zo, dat is dat. De FRM is gevuld. Nu kun je taken gaan toevoegen aan bepaalde contacten. Voorbeeld: contact: Pa. Task aanmaken. Belachelijk groot cadeau kopen om vergeten verjaardag goed te maken. In mijn takenlijst zal deze taak automatisch toegevoegd worden. En zo ga je verder al je contacten af. Uiteindelijk heb je een goed overzicht van alle sociale taken, die je nog moest doen. Deze taken kun je naar jezelf laten mailen. Dag van tevoren? Week? Elk jaar? Het kan allemaal.

Stap 4: Managen

Nu komt het leukste gedeelte. We kunnen nu onze relaties gaan managen. Wanneer je iemand heb gesproken of gemaild, schrijf je bij diegene een kort gespreksverslag in het FRM. Bijvoorbeeld dat een goede vriend naar de dokter gaat deze week. Maak hierna meteen een taak aan: Hoe was het bij de dokter? Terugbellen. 15 Augustus (dag na bezoek aan dokter). Soms hoef je geen taken aan te maken, maar een kort gespreksverslag of een paar steekwoorden doen al wonderen. Lees het verslag even kort door, voordat je diegene weer ontmoet.

Succes ermee. En laat me even weten hoe jouw ervaringen zijn met het FRM systeem.

Dit gastartikel is geschreven door Lifehacking.nl-fan Roel de Lange. Bekijk hier zijn lifestream.

Dit gastartikel is geschreven door Jelle Hermus van soChicken. Op soChicken vind je veel praktische tips om productiever, rustiger, gezonder en gelukkiger te worden.

Heb jij ook zulke fantastische vrienden die je veel te weinig ziet? Allebei een druk leven, volle agenda’s en steeds opnieuw vergeten te bellen. Met deze hack creëer je een systeem waardoor je verandert in een sociaal wonder.

Nooit meer vergeten je vrienden te bellen

Je familieleden, die leuke oud-collega’s, je studievrienden en de vrienden die je doorgaans niet vaak genoeg spreekt. Stuk voor stuk voorbeelden van mensen die je eigenlijk niet uit het oog wilt verliezen maar die je wel constant vergeet te bellen of te mailen.

Vriendschappen komen in verschillende gradaties. Je hebt de mensen die je één of meerdere keren per week spreekt en mensen die je om de week of zelfs maandelijks spreekt. En dan zijn er nog mensen met wie je af en toe eens een biertje gaat doen omdat je elkaar al zo lang niet meer hebt gesproken.

Als je meer grip wilt krijgen op deze ‘vage’ sociale connecties kun je gebruik maken van een slimme hack in Remember The Milk (RTM). Hierdoor hoef je nooit meer na te denken wanneer het weer tijd wordt om contact te zoeken met iemand en verander jij heel eenvoudig in een zeer sociaal persoon.

1. Maak een ‘Social’ of ‘@social’ actielijst aan

Zodra je ingelogd bent in RTM: ga naar ‘Instellingen’ rechts bovenin en kies het tabje ‘Lijsten’. Maak hier een nieuwe takenlijst met de naam ‘@social’ aan. Klik vervolgens bovenin op ‘Taken’ en klik op de lijst die je zojuist hebt aangemaakt.

2. Maak acties voor al je vrienden

Maak voor iedere relatie een aparte taak aan. Je kunt razendsnel taken aanmaken door middel van het toetsenbord. Toets ‘t’ om een taak aan te maken en ‘enter’ om de taak op te slaan.

Om je systeem straks praktisch en motiverend te maken is het belangrijk dat je concrete acties bedenkt. Dus kies voor ‘Mitchell bellen’ in plaats van alleen ‘Mitchell’. De manier waarop je contact zult leggen verschilt per relatie. Je zult je studievrienden misschien sneller mailen terwijl je je oma normaal gesproken belt.

Maak de lijst zo volledig mogelijk. Zo weet je zeker dat je in de toekomst volledig op je systeem kunt vertrouwen zonder dat je iemand vergeet. Bedenk echter wel dat je alleen relaties in het systeem zet die je niet automatisch al geregeld ziet.

Het is bijvoorbeeld niet nodig om je collega’s in het systeem te zetten omdat je ze bijna dagelijks spreekt. Dit geldt ook voor die vriend waar je wekelijks mee sport, tenzij je hem vaker wilt spreken dan één keer per week.

Als je relaties invoert die je vrijwel dagelijks wilt spreken dan wordt het systeem irritant in plaats van handig. Gebruik het dus voor mensen die niet automatisch op je pad komen in het dagelijks leven.

3. Tijd voor de magic: gebruik de kracht van RTM

Je hebt nu een lijst met een aantal taken gebaseerd op vrienden, vage kennissen en familieleden die je vaker of meer gestructureerd wil spreken. De volgende stap is om van deze lijst een levend systeem te maken.

Remember The Milk heeft een functie die dit systeem tot leven gaat wekken. Deze functie heet ‘Repeat after’. Een normale herhalende taak verschijnt automatisch na bijvoorbeeld drie weken. Het probleem hiermee is dat er ook een nieuwe taak verschijnt als je de vorige taak nog niet hebt voltooid.

Wanneer je je oma iedere week wilt bellen, maar je bent er na tien dagen nog niet aan toe gekomen moet je je oma plotseling twee keer bellen. Dat is irritant en zorgt voor enorm veel onderhoud. Je wilt de vrijheid hebben om de taak uit te stellen zonder dat het consequenties heeft.

Door gebruik te maken van de ‘Repeat after’ functie verschijnt een taak automatisch opnieuw, een aantal dagen of weken nadat de taak is voltooid. Hierdoor ontstaat er organisch een aktueel overzicht van de mensen met wie je weer contact wilt hebben.

Hoe stel je zo’n herhalende taak in? Klik op een taak. Rechts in het venster geeft RTM de opties van die taak weer. Klik op ‘Herhaal’. Typ in dit veld bijvoorbeeld: ‘na 3 weken’. Als je op enter drukt is de taak opgeslagen. Als je de taak nu afrondt verschijnt hij opnieuw na drie weken, anders blijft hij gewoon staan.

Remember The Milk begrijpt meerdere commando’s waaronder:

• na 5 dagen
• na 3 weken
• na een week
• na een maand
• na 3 maanden
• na een jaar
• na 5 jaar

Werk de taken één voor één af en bepaal per persoon hoe vaak je de taak wilt herhalen. Raadpleeg je onderbuik gevoel. Sommige mensen wil je iedere twee weken spreken, andere mensen bijvoorbeeld iedere maand of ieder half jaar.

4. Je hebt een onderhoudsvrij systeem

Het enige wat je nu nog hoeft te doen is het systeem regelmatig raadplegen om te kijken met wie je contact wilt zoeken, wellicht af en toe een herhaalfrequentie aanpassen en natuurlijk contacten verwijderen of toevoegen als er nieuwe mensen in je leven komen of als er mensen verdwijnen.

Je hebt een onderhoudsvrij systeem ontworpen wat je op ieder moment kunt raadplegen om te zien wie je op dit moment te lang niet hebt gesproken. Zodra je een persoon hebt ontmoet vink je de taak af zodat de teller weer opnieuw gaat lopen.

Verandert dit systeem je in een sociale robot?

Het kan zijn dat je het vreemd vindt voelen om je sociale contacten op een dergelijke manier te structureren. Misschien vind je het niet prettig om ‘prioriteiten’ aan mensen te hangen door ze op verschillende frequenties te laten verschijnen.

Het gaat echter om het resultaat. Als het systeem je helpt om een betere vriend(in) of een beter familielid te zijn dan maakt het niet uit hoe je het structureert.

Je herinnert jezelf om contact te leggen met mensen die belangrijk voor je zijn, en waarschijnlijk zullen die mensen dat op prijs stellen. Het helpt je attenter en socialer te worden. Als dat iets is wat jij belangrijk vindt dan helpt het systeem je te zijn wie je wilt zijn!

Wil je naast dit systeem meer tips om een attenter persoon te worden? Lees dan ‘Zo Word je een Attenter Persoon: 6 Tips‘ op soChicken en lees hoe je eenvoudig beter kunt worden in sociaal contact.

(Foto: Nattu )

[HTML1]

De takenlijst is nu ook in je iGoogle pagina te plaatsen, ga hiervoor naar deze pagina.

Het is al een tijdje mogelijk om je taken te beheren vanaf je iPhone en iPod Touch. Via een aardig ogende pagina in de webbrowser van beide glimmende gadgets was het werken met de online takenmanager al erg prettig.
Eén groot nadeel was alleen dat je wel online moest zijn.. helaas, wifi is niet overal beschikbaar en ook de 3g dekking laat soms wat te wensen over.

RTM als iPhone en iPod Touch applicatie

Vanaf woensdag is daar verandering in gekomen want RTM heeft z’n eigen iPhone en iPod Touch applicatie.

En dat hebben de developers van RTM meteen goed aangepakt met een flinke lijst opties die de applicatie meer dan gebruiksvriendelijk en handig maken. Hieronder even een opsomming van de opties die de applicatie biedt:

Synchroniseer, synchroniseer    sychroniseer nog meer

Alles wat je aanmaakt binnen RTM, online via de webbrowser of via je iPhone of iPod, wordt automatisch gesynchroniseerd met elkaar. Dus je taken, notities, slimme takenlijsten (zoals ook in iTunes zit), labels (tags) en locaties… Je kan dus ook gewoon helemaal offline werken met de applicatie. Wanneer je weer een internet verbinding tot je beschikking hebt zorgt RTM automatisch voor het synchroniseren van alle aanpassingen.

Organiseer je taken

Organiseer je taken op lijst, slimme lijst, tag, of locatie en geef prioriteit. De applicatie levert ook handige overzichten om na te gaan welke taken je voor vandaag, morgen, en de rest van de week open hebt staan. Uiteraard kan je sorteren op prioriteit, deadline datum en de lijstnaam.
Ook kan je eenvoudig eerder voltooide taken inzien.

Beheer je taken

Alle velden zoals je die ook van de website van RTM gewend bent zijn in de applicatie verwerkt (naam van de taak, lijst, prioriteit, te voltooien voor, herhaal, geschatte tijd, labels, locatie en URL). Je kan in de instellingen opgeven welke velden je standaard bij het invoeren van een taak wil zien, gebruik je bijvoorbeeld de locatie niet? Dan is het veld ‘locatie’ gewoon weg te halen.

Voeg taken toe, maar dan slim!

Taken toevoegen werkt prettig door dat taken worden toegevoegd in het overzicht waar je op dat moment in de applicatie bent. Zit je in ‘vandaag’ en voeg je een taak toe, dan wordt deze ook direct als te voltooien voor ‘vandaag’ aangemaakt. Dit geld ook voor de slimme lijsten, dus een taak toevoegen aan een slimme lijst (waarbij je bijvoorbeeld alle taken hebt opgenomen met een hoge prioriteit die voor morgen  dienen te worden verwerkt) zorgt er ook voor dat deze taak de zelfde prioriteit mee krijgt en op voltooien voor ‘morgen’ komt te staat.

Notities die helpen makkelijker te werken

Aanvullende informatie kan soms erg handig zijn bij een taak. Binnen de RTM applicatie kan je eenvoudig notities aan een taak toevoegen. Een erg handige optie hierbij is dat URL’s en e-mail adressen automatisch naar Mail en Safari verwijzen. Voor iPhone bezitters gaat het nog een stapje verder.. nummers in notities zijn ook automatisch gekoppeld aan je telefoonfunctie waardoor je met een druk op de knop (lees: het scherm) makkelijk mensen belt uit je takenlijst. Klaar met bellen? RTM zal vanzelf weer opstarten en terug gaan naar de lijst waar je mee bezig was. Een ideale functie die mooi aansluit bij David Allen’s – Getting Things Done methode.

Taken op basis van je huidige locatie oproepen

De iPhone en (hetzij in iets mindere mate) de iPod Touch zijn in staat je locatie te achterhalen. De RTM applicatie kan van deze informatie gebruik maken en je taken ordenen op basis van je locatie, zo vergeet je dus nooit meer je melk in de supermarkt . Je kan overigens zelf deze locaties aanmaken waardoor je makkelijk taken aan voor jou herkenbare locatiebenamingen kan toewijzen.

Verder kent de applicatie nog de volgende functies:

• Doorzoeken van taken.
• Doorzoeken van taken met locatedWithin (zoek taken op basis van bijvoorbeeld prioriteit in een bepaalde afstand van je huidige locatie).
• Werk zowel horizontaal als verticaal (scherm roteert mee).
• Beschikbaar in alle talen waarin ook de iPhone in beschikbaar is. (Waaronder Engels, Frans, Duits, Japans, Nederlands, Italiaans, Spaans, ezv ezv).

Versie 1.0.1

Het is een understatement om te zeggen dat Remember The Milk developers met deze eerste (1.0.1 versie) wel een heel erg mooi stukje software hebben afgeleverd.
Helaas, (maar ergens wel begrijpelijk) is de software alleen beschikbaar voor PRO leden van Remember The Milk, de software is dan wel volledig gratis (het PRO abonnement kost omgerekend €20 voor één jaar, wat het een zeer betaalbare oplossing maakt voor je taakmanagement).

Wel kan iedereen die de applicatie wil testen 15 dagen alle functies gebruiken, maar wees gewaarschuwd.. de kans is groot dat je dan al niet meer zonder kan.

Voor meer informatie en screenshots: RTM iPhone/iPod Touch App – Microsite

Het grote voordeel ten opzichte van de RTM Extension is dat deze widget ook in andere browsers dan Firefox werkt en het op elke PC werkt, als je maar kunt inloggen in Gmail.

Ik moet eerlijk zeggen, mijn Nozbe-account is zojuist met een jaar verlengd. Maar met deze nieuwe toevoegingen in Gmail èn de mogelijkheden van Remember the Milk wordt een overstap toch wel erg verleidelijk…