Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken of lifehacking zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele ‘statische mindmap’, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een ‘klikbare elektronische mindmap’. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik pas geleden een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal vervolgen ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Zeker als je dit met modernere (opkomende) presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap namelijk eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om tijdens je presentatie de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen of ook wel ‘livemindmappen‘ genoemd je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten. Zie dit voorbeeld van een spreekbeurt van Martijn Aslander.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste ‘curriculum gerelateerde kwesties’ van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Als uitgangspunt en kapstok heb ik voor deze post de activiteiten van de kenniswerker gebruikt. Vrij vertaald naar de indeling van Peter Drucker. Zie de mindmap aan de bovenkant van deze blogpost. De genoemde onderzoeken onderbouwen mijn persoonlijke ervaring (en die van mijn cursisten) dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.  In het laatste deel kijk ik verder naar activiteiten zoals hoe mindmapping je leervermogen en kritisch denken kan vergroten en trek ik tevens aan het einde van het derde deel mijn conclusie.

Ik ben benieuwd naar je reactie op dit en het vorige deel! Lees s.v.p. ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

Het sneller samen schakelen begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings (on- en off line), dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Fig. 1 Voorbeeld Programmadashboard

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.’

Fig.2. Een niveau dieper: project1

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld ook heel goed met professionele ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders. Hier staat een filmpje wat meer in detail ingaat op hoe je mindmappen professioneler kan inzetten zoals bijvoorbeeld in project-, programma en kennismanagement. Wil je meer voorbeelden of een template? Connect dan even via linked-in of twitter. Suc6!

Interessant aan Edistorm vind ik de suggesties die de applicatie geeft op basis van hetgeen je op je canvas hebt staan. De aanbevelingen bij Nederlandse termen zijn niet ideaal maar voor een brainstorm in de marketingsfeer is zeker wel wat mogelijk. Edistorm is voor mij een welkome toevoeging in de gereedschapskist om samen te werken, ideeën op te doen en te stemmen op ideeën.

Op mijn eigen blog noemde ik Google Docs recent in mijn oplossing voor een gratis alternatief voor MobileMe en iPadPlanet meldde vorige week dat het binnenkort mogelijk zal zijn om documenten in Google Docs te bewerken op de iPad!

Daarom lijkt het een goed idee om deze zeven tips om Google Docs nog beter in te zetten te delen met jullie:

1. Samenwerken aan bestanden

Eén van de voordelen aan Google Docs is de mogelijkheid om samen te werken aan bestanden.

Zit je met offline-oplossingen als Pages en Word nog vast aan het rondsturen van documenten via email, waar uiteindelijk zoveel versies van zijn dat het een chaos is om dit te organiseren, kun je met Google Docs gewoon een document delen.

Google houdt zelfs revisies bij, dus je kunt altijd alle wijzigingen in zo’n documenten terugdraaien.

Het delen van een document gaat heel simpel door rechtsboven op ‘Delen’ (Nederlandse versie) of ‘Share’ (Engelse versie) te klikken. Vervolgens geef je de namen of emailadressen van mensen met wie je het document wilt delen en kunnen zij het ook bewerken.

Het is zelfs mogelijk tegelijk aan een document te werken en live de wijzigingen te zien!

2. Documenten automatisch vertalen

Heb je een document in het Duits wat je graag Nederlands zou hebben? Een Nederlands verslag gegeven wat je internationaal wilt verspreiden, in het Engels? Dan kun je gebruik maken van de vertaal-functie in Google Docs. Hiermee kun je je document zo laten vertalen naar één van de 53 talen die Google Translate ondersteunt.

Om je document te laten vertalen kies je ‘Tools’ en dan ‘Translate document’. Kies een naam voor je nieuwe document, de taal en klik op ‘ok’ en enkele momenten later heb je een vertaald document! De kwaliteit van de vertaling is wat je kan verwachten van Google Translate: niet optimaal, maar voor sommige dingen ‘goed genoeg’ als voorzet. Voor de studenten onder ons: ik raad het jullie niet aan deze functie te gebruiken om je verslag Frans in het Nederlands te typen en het dan zo te vertalen en in te leveren.

3. Gebruik sjablonen voor prachtige documenten

Zo’n twee jaar geleden kwam de mogelijkheid om templates in te zetten op Google Docs, waardoor er nu een grote database van allerlei sjablonen beschikbaar is. Deze lopen uiteen van persoonlijk budget planners tot simpele voorbeelden van recepten en natuurlijk CV-voorbeelden en sollicatiebrieven .

Deze sjablonen kun je gemakkelijk gebruiken door ze op te zoeken in de database en dan te kiezen voor ‘Deze sjabloon gebruiken’ (Nederlandse versie) of ‘Use this template’ (Engelse versie).

Eén van mijn persoonlijke favoriete sjablonen is een erg functionele: “Distraction Free Writing Template” van Juuso Vermasheinä, voor een omgeving vergelijkbaar met editors als WriteRoom en OmmWriter.

4. Bestanden importeren uit verschillende formaten

Natuurlijk zou het af en toe heel fijn zijn als we allemaal hetzelfde systeem gebruiken, maar helaas is dit niet de praktijk. Je zult nog vaak documenten aangeleverd krijgen als Excel, CSV, TSV of ander formaat. Sinds kort is het geen probleem om deze documenten in Google Docs te krijgen, en zelfs simpel om de data hier in toe te voegen aan je eigen document!

Je doet dit door “Import” te selecteren onder “File” en dan aan te geven waar je de data wilt hebben. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe sheet maken, of de data onderaan je huidige document zetten.

5. PDF-bestanden omzetten naar tekst

Als je PDF-bestanden hebt, bijvoorbeeld ingescande documenten, kun je de tekst hier in niet meer bewerken. Door OCR-techniek (Optical Character Recognition) kan Google deze bestanden omzetten naar een document wat je wél kunt bewerken.

Dit doe je door op “Upload…” te klikken in Docs en je PDF te selecteren. Zet het vinkje bij “Convert text from PDF to Google Documents” en je document is gewoon te bewerken als een document!

6. Tekenen met Docs

Sommige dingen kun je gewoon niet uitleggen met woorden, daar heb je beeld voor nodig. Voor deze dingen kun je een tekening maken door te kiezen voor File -> New -> Drawing in een document.

Hier kun je kiezen uit de vele standaard symbolen, tekenen uit vrije hand (Scribble), plaatjes invoegen (vanaf een website, je eigen harde schijf of zelfs Google Image Search!) en tekst typen in de tekstboxen. Heel erg handig voor het maken van simpele diagrammen, flowcharts of gewoon om even mee te spelen.

7. Geavanceerd zoeken

Zoals we gewend zijn van Google zijn er ook goede zoek-opties beschikbaar in het systeem. Natuurlijk kun je gewoon de document-titels doorzoeken, maar ook filteren op criteria als de mensen met wie je het gedeeld hebt, wie de eigenaar van het document is, wanneer het document voor het laatst bewerkt is of wanneer jij het voor het laatst geopend hebt. Je vindt al deze opties en meer onder “Show search options” naast het zoekveld, of door gebruik te maken van de slimme zoek-operators.

Gebruik bijvooorbeeld from:persoon om alle documenten te vinden die hij of zij met jou deelt!

Er zijn nog veel meer mooie manieren om Google Docs in te zetten, dus ik ben benieuwd hoe jullie dat doen. Heb je nog een handige Docs-hack of tip? Laat het dan even weten in de reacties!

Heel slim is het om Nozbe door Evernote te laten zoeken op relevante tags voor projecten en contexts in plaats van het aanmaken van aparte notebooks per project of een andere vorm. Dit geeft maximale flexibiliteit in de integratie. Tevens kun je in Nozbe je Evernote bestanden hernoemen, nieuwe tags geven, in andere projecten zetten of nieuwe contexts geven. Een hele goede samenwerking tussen twee applicaties die door de inzet van de individuele sterkten, gezamenlijk een beter product maken!

Nozbe.com (affiliate link) en Evernote.com

Thymer is momenteel in private beta wat betekent dat je een uitnodiging nodig hebt om een account aan te kunnen maken. Op 11 juni 2009 ontving ik mijn uitnodiging en op 2 juli ben ik met Thymer gaan experimenteren. Na mijn eerste ervaring heb ik zo’n 15 zaken doorgegeven aan Thymer waarbij twee dingen opvielen:

1. Het geven van feedback is erg laagdrempelig. Je klikt op feedback, typt in het grote tekstveld en klikt op Send.
2. Binnen 24 uur ontving ik op alles een reactie en waren de bugs opgelost. Met betrekking tot functionele vragen en wensen kreeg ik een erg goede inhoudelijke terugkoppeling over het hoe en waarom of de globale functionele planning.

Hierboven staat een screenshot van de takenlijst van Thymer. Thymer spreekt mij om een aantal redenen aan:

• De indeling van het hoofdscherm is overzichtelijk: wat doe ik vandaag, deze week of later.
• Je kunt de taken eenvoudig van volgorde veranderen door ze te verslepen.
• Door de slimme invoerbalk kun je erg snel nieuwe taken invoeren.
• De applicatie reageert in het algemeen lekker snel.
• Per taak kun je ook eenvoudig tijd schrijven en met één klik aangeven dat een taak  te factureren is.
• Je kunt snel focussen op een (deel)project door erop te klikken, andere taken worden dan gefilterd.

De interface van Thymer

De slimme invoerbalk van Thymer

Onder de opsomming van projecten is de invoerbalk te zien. Tekst die je invoert met een apenstaartje ervoor (@) interpreteert Thymer. Zo kun je een taak als volgt invoeren:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important

Thymer maakt dan een taak aan in het project “EenManierOm” en kent deze toe aan de gebruiker “PatrickM” met als einddatum 09-07-2009 (het huidige jaar hoef je niet op te geven). Ook wordt de taak gemarkeerd (flag) als “Important”. De invoer is overigens case-insensitive, “@patrickm” werkt ook.

Om het herkennen van dergelijke invoer mogelijk te maken is de naamgeving van projecten en tags beperkt:

• de naam van een gebruiker/teamlid kan niet worden gebruikt omdat deze voor het herkennen van de toekenning van een taak nodig is;
• de woorden @discuss, @important, @billable en @waiting worden gebruikt om taken in de rechtermarge te markeren (vlaggen);
• een datum formaat zoals @9/7 of @9.7 (de Duitse stijl van het noteren van data) wordt gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• een datum kan ook als volgt worden opgegeven: @2nd, @3rd, @26th;
• de woorden @today, @tomorrow en @last worden ook gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• de notaties @30m en @1.5h worden gebruikt om een tijdsinschatting op te geven;
• als je in de naamgeving gebruik hebt gemaakt van spaties zoals in “Patrick Mackaaij” dan laat je deze in de slimme invoerbalk weg of werk je met koppeltekens zoals “patrick-mackaaij”.

Thymer zet ieder @woord dat het niet herkend om naar een tag. Het onderstaande voorbeeld levert de tag “NieuwArtikel” op:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important @NieuwArtikel

Een slimme invoerbalk verschijnt ook als je dubbelklikt op een taak. Of op het pensymbool (edit) links van een taak. In deze weergave zijn de toegekende gebruikers, projecten en tags onder de invoerbalk aan te passen. Met de twee pijltjes omhoog naast de invoerbalk schakel je om naar een invoerbalk die de @-symbolen weergeeft.

Je kunt de centrale invoerbalk van bovenin het scherm verslepen met de muis en dan middenin de takenlijst neerzetten om daar een aantal taken in te voeren. In de ingevoerde tekst worden webadressen herkend en klikbaar gemaakt.

Tijd schrijven met Thymer

Je kunt met Thymer ook eenvoudig tijd schrijven. Klik daarvoor op “Log time” aan de linkerkant van een taak. De timer start direct. Je kunt ook handmatig tijd toevoegen met de knoppen 10m, 20m, 30m, 1h, 2h, 4h en 8h. Elegant is ook de optie “since last entry” die de tijd berekent tussen nu en de vorige invoer. Als je vergeten bent de klok te starten maar je hebt wel in één keer door gewerkt dan schrijf je zo alsnog exact de juiste bestede tijd weg.

Snel meerdere taken in Thymer invoeren

Rechts naast de invoerbalk kun je via “Options” de functie “Bulk Add” activeren om meerdere regels in één keer toe te voegen.

Projecten aanmaken in Thymer

Boven de invoerbalk staan de aangemaakte projecten. Door op een projectnaam te klikken toont Thymer alleen de taken die bij het gekozen project horen. Het actieve project is zwart gemarkeerd.

Als in de taken die nu worden getoond ook tags aanwezig zijn dan verschijnen deze onder de projectnamen. Klikken op een tag filtert de taken die niet van deze tag zijn voorzien.

Als bij het invoeren van nieuwe taken een filter actief is dan worden de betrokken gebruikers, projecten en tags gekoppeld aan te taak.

Plannen met Thymer

Taken boven de lijn Today (zie het eerste screenshot) zijn voor vandaag gepland. Het gedeelte daaronder is bedoeld voor taken die binnen nu en zeven dagen worden afgehandeld. In het onderste gebied plaats je taken die “later” spelen.

Je kunt taken eenvoudig verslepen met de muis. Taken die voorzien zijn van een einddatum die met de huidige planning niet wordt gehaald worden rood weergegeven. Taken met een datum erin worden door Thymer ‘s nachts automatisch “omhoog” geplaatst.

Thymer kan je via e-mail een herinnering sturen om je te attenderen op deadlines, op de dag zelf tot vijf dagen van tevoren. De e-mailberichten worden om 04:00u aan je verstuurd. Zie hiervoor de Settings.

Een takenlijst afdrukken met Thymer

Onder “Options” kun je ook de huidige takenlijst afdrukken/printen waarbij de interface symbolen aan de linkerkant van de taak vervangen zijn door een checkbox om de taak af te vinken.

Rapporteren met Thymer

Via de optie Reports kun je met “Create Report” een rapport samenstellen. De filters voor gebruikers, projecten en tags zijn ook daar aanwezig. Je kunt het rapport beperken tot taken die met de vlag “billable” zijn gemarkeerd. Vervolgens geef je aan welke details in het rapport opgenomen moeten worden en over welke periode je wilt rapporteren. Het rapport kun je bewaren voor hergebruik.

Het gegenereerde rapport eindigt met een telling van de totale bestede tijd en de tijd die factureerbaar is, bijvoorbeeld:

Totals
4.0 hours of which 3.0 billable

Samenwerken met Thymer

Via Settings kun je nieuwe teamleden aanmaken. De teamleden gebruik je op dezelfde manier als een project of tag. De teamleden staan rechtsboven opgesomd. Als je op een naam klikt dan filtert Thymer de takenlijst zodat alleen de taken van het gekozen teamlid zichtbaar zijn. Taken die je nu invoert worden automatisch aan dit teamlid toegekend.

Teamleden kunnen de taken en projecten zien. Als je Thymer ook gebruikt voor taken die je niet wilt delen dan schaar je deze onder een apart project welke je als privé markeert. De optie Private verbergt zowel het project als de bijbehorende taken.

Thymer kan e-mail sturen om je te attenderen op activiteiten die anderen dan jijzelf in Thymer uitvoeren op gedeelde projecten. Zie de Settings.

De weergave die je activeert met de knop Reports wordt automatisch, real time, bijgewerkt met gedetailleerde ondernomen acties. Dit rapport voor iedereen zichtbaar houden tijdens de werkzaamheden werkt motiverend en faciliteert een snelle uitwisseling van informatie. Voor de uitwisseling van informatie kun je in dit scherm ook een generieke (niet aan een taak gerelateerde) opmerking toevoegen. Dit rapport is ook als RSS feed beschikbaar.

N.B.: Momenteel kun je geen andere, bestaande Thymer gebruikers aan het team koppelen.

Sneltoetsen gebruiken in Thymer

Om nog sneller met Thymer te werken kun je gebruik maken van de volgende sneltoetsen.

* Edit met de sneltoets opent direct de geavanceerde edit invoerbalk.

Taken toevoegen aan Thymer via e-mail of twitter

Via e-mail en twitter kun je ook taken toevoegen aan Thymer. De slimme invoermethode werkt hier natuurlijk ook.

Taken kun je vanaf een e-mailadres dat aan jouw account is gekoppeld sturen naar addtask@thymer.com – de taak wordt aangemaakt op basis van het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht verschijnt als commentaar. E-mailadressen stel je in via Settings.

Je kunt ook taken toevoegen via Twitter. Begin de tweet met “@stunf nt” (voor New Task). Omdat het apenstaartje in Twitter een andere betekenis heeft gebruik je voor Thymer functionaliteit een plus (+) of sterretje (*). Een Direct Message is ook mogelijk. Twitter vereist voor het versturen van Direct Messages dat de accounts van de verzender en ontvanger elkaar volgen.

Toekomstige ontwikkelingen van Thymer

Thymer is nog sterk in ontwikkeling. Gezien de laatste ontwikkelingen van Thymer en de manier waarop men omgaat met feedback vermoed ik dat Thymer een populaire taskmanager gaat worden. De volgende functionaliteiten heeft Thymer genoemd als mogelijke toekomstige ontwikkelingen:

• Een versie voor onderweg (mobiel/PDA) voor bijvoorbeeld iPhone, HTC, Palm Pre, etc.
• Het zoeken naar taken op trefwoorden;
• Het filteren en sorteren van taken op de toegankelijke opties discuss, important, billable en waiting for.
• Het toevoegen van bijlagen/attachments.
• Informatie delen buiten een team om samen te werken met andere Thymer gebruikers.
• Een ‘hoger niveau’ dan projecten, in termen van doelen en milestones.
• Het aanpassen van meerdere taken tegelijk.
• Het exporteren van taken omwille van een persoonlijke backup (Thymer maakt natuurlijk zelf wel backups).
• Offline werking zodat je door kunt werken als je niet beschikt over een Internet verbinding of de service onverhoopt niet bereikbaar is.
• Een API zodat ontwikkelaars voort kunnen borduren op Thymer, een belangrijke factor in het succes van bijvoorbeeld Twitter.

Thymer is eerder genoemd op Lifehacking.nl in het artikel “Thymer is online projectmanagement. Simpel.” en later, enthousiast geraakt door de manier waarop Thymer omgaat met feedback, is een interview met de Nederlandse ontwikkelaars van Thymer gepubliceerd. In het interview geeft Thymer ook aan hoe de tool ingezet kan worden voor de Getting Things Done (GTD) stappen Collect/Process, Organise en Review. Alle Thymer artikelen op Lifehacking.nl, ook de toekomstige, zijn te vinden onder de tag Thymer.

Betaalde pakketten

Gedurende de Beta periode is Thymer gratis te gebruiken. Ook na de beta zal er een gratis versie beschikbaar blijven voor persoonlijk gebruik. Daarnaast komen er betaalde pakketten voor teams/bedrijven en professionals/freelancers.

Via het weblog kun je meer te weten komen over de visie en het ontstaan van Stunf, het Nederlandse bedrijf (uit Eindhoven) achter Thymer. Het weblog informeert ook over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Thymer.

Op mijn weblog Een manier om… staan meer informatieve artikelen en praktische tools. Deze tekst is daar in onderhoud als het artikel “Een manier om met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf“. Voor kortere berichten kun je me volgen op http://twitter.com/mackaaij

Wanneer je een vraag stelt, vraag je je ontvanger een afweging te gaan maken. Die afweging maken mensen nadat je je vraag gesteld hebt, dus na het bereiden en opdienen van je vraag. In het maken van die afweging spelen, zoals in iedere maaltijd, drie dingen een belangrijke rol:

• feitelijke informatie (de ingrediënten)
• gevoelsinformatie (de bereidingswijze)
• gunningsgezindheid (je reputatie als kok)

Compacte en heldere ingrediënten

Voor het feitelijke gedeelte, heeft je ontvanger informatie nodig in hapklare brokken (de kruiden volgen later, eerst inkopen doen). Die kun je makkelijk maken.

1. Stel je vraag duidelijk en helder. Maak je vraag SMART en vermijd woorden als: ‘maar’, ‘wellicht’, ‘ik hoop’.
2. Vraag om wat je ècht nodig hebt. Er zijn genoeg dingen die er niet echt toe doen. Vraag naar iets dat belangrijk voor je is.
3. Vraag het aan de juiste persoon. Dus als je veel geld nodig hebt, vraag dat dan ook aan iemand die dat heeft èn kan missen.
4. Zorg dat je goed kunt uitleggen waarom je om hulp vraagt. Hier blijkt bijvoorbeeld ook uit waarom je het niet zonder hulp kunt.

De kruiden en het bereiden van je vraag

Wanneer je iets vraagt proeft de ontvanger jouw vraag. Wat voor (bij) smaak heeft je vraag? Dat is een belangrijk stuk, goede ingrediënten zijn geen garantie voor een lekker gerecht. De smaak van je vraag is niet altijd duidbaar en hij is er altijd, dus je kunt er rekening mee houden. Deze kruiden doen het goed:

1. Laat je verlangen je leidraad zijn. Dus laat gevoelens van angst of spanning niet meer dan je gevoelens zijn. We zijn allemaal mensen, wees mild voor jezelf en verlang naar wat je wèl wilt. Wat je niet wilt is even niet belangrijk.
2. Wees creatief. Gebruik je humor, inventiviteit. Maak het leuk.
3. Wees bereid nee te krijgen. Nee heb je al dus, dus nog een nee erbij blijft nee. Zo erg is dat niet, dat is pas erg als jij ervan uit ging dat je ja zou krijgen. Als je bereid bent nee te krijgen, dan voelen mensen dat je ontspannen bent.
4. Vraag bij voorkeur iets dat niet alleen voor jezelf is, maar waar anderen ook baat bij hebben. Mensen geven makkelijker aan doelen waar meer mensen bij betrokken zijn. De win-win is groter en het is nu eenmaal gezellig tafelen met veel.

Opdienen en afwachten

Als de ingrediënten en de smaak goed zijn, is er nog één stuk dat een rol speelt. Geven en nemen, gaat over gunnen. Daarbij spelen gevoelens en feiten een rol die minder vrijblijvend zijn dan smaak en ingrediënten. Zaken als oprechtheid, integriteit en betrouwbaarheid. Dit stuk wordt belangrijker naarmate datgene waar je om vraagt groter wordt.

1. Mensen geven makkelijker wanneer ze in je geloven. Dus als je er zelf niet helemaal in gelooft of zelfs twijfelt, zoek dan eerst uit waarom dat zo is, en wat je kunt doen om er wel in te (gaan) geloven.
2. Mensen geven makkelijker wanneer ze ooit iets van je gekregen hebben dat niet met dit verzoek te maken heeft. (Eerst iets geven aan iemand omdat je al weet dat je iets gedaan wilt gaan krijgen, oftewel ‘geven met een verborgen agenda’, werkt dus niet. Soms werkt het zelfs tegen je).
3. Het helpt als je ooit je excuses aangeboden hebt aan deze persoon, nadat je iets fout had gedaan. Mensen weten dan dat je eerlijkheid en oprechtheid belangrijk vindt. Kortom je bent te vertrouwen.

En dan is het nu tijd om de gasten te laten eten, en je keuken te gaan schoonmaken…

Mocht je na een stevige poetsbeurt toch een nee gekregen hebben. Vraag dan even waarom en schrijf die waardevolle informatie op je koelkast. Vaak gaat feedback over het belangrijkste punt waarop je iets kunt verbeteren. De meeste *** sterren restaurants zijn begonnen met * ster. Nee heb je, ja kun je krijgen, en leren doe je altijd als iets anders loopt dan je verwacht had. Soms worden er zo zelfs nieuwe gerechten geboren. Eet smakelijk!

© Jasper Jobse